總結是對過去一段時間的經(jīng)歷和收獲進行總結的重要方式。需要反思過去的經(jīng)驗和教訓；以下是小編為大家搜集的總結范文，供大家參考和借鑒。
檔案室安全管理制度篇一
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經(jīng)常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。
檔案室安全管理制度篇二
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內容。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案室安全管理制度篇三
檔案管理是一項規(guī)范化、科學化、制度?化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化?水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓，導致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊[4]。
1.2檔案管理硬件設備投入不足
目前，醫(yī)院經(jīng)常將各種高科技硬件設備應用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設備。隨著經(jīng)濟?的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質量。
1.3檔案管理分工不明確
受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現(xiàn)象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設備檔案、會計?檔案、x線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。
2.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的策略
2.1建立完善的檔案管理制度
檔案管理制度的建立和完善對醫(yī)院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫(yī)院要根據(jù)實際情況，結合《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律?法規(guī)，建立和完善符合自身發(fā)展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫(yī)院檔案管理人員的行為進行約束[5]。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，醫(yī)院要建立合理的獎罰制度，對表現(xiàn)良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規(guī)操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。
2.2提高檔案管理意識
檔案管理的主要目的是為了開發(fā)利用檔案信息，發(fā)揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫(yī)院領導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫(yī)院檔案管理同醫(yī)院的發(fā)展建設?聯(lián)系起來，做到檔案管理與醫(yī)院業(yè)務同步發(fā)展。醫(yī)院要加大宣傳力度，讓醫(yī)院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫(yī)院帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案管理人員要加強對醫(yī)院病案、文書、財會、設備、基建等各種檔案信息的開發(fā)利用，從而有效地提高醫(yī)院檔案的利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供服務。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質
醫(yī)院檔案管理是一項專業(yè)性系統(tǒng)工作，對管理人員的綜合素質有很高的要求，因此，醫(yī)院要積極的引進專業(yè)的檔案管理人員，確保醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)定、有序的開展，同時醫(yī)院要根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃?，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術水平[6]。醫(yī)院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結?，不斷積累工作經(jīng)驗，從而全面提高自身的業(yè)務水平。要注重對檔案管理人員進行思想?教育?，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規(guī)章制度?進行檔案管理；要注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創(chuàng)新方法，創(chuàng)新思路，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務。
2.4加大檔案硬件設施的投入
在新時期，醫(yī)院要想提高檔案管理水平，就需要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況，加大對檔案硬件設施的投入，從而提高檔案管理的建設力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。醫(yī)院要將計算機?網(wǎng)絡?技術應用到檔案管理中，采用計算機進行檔案資料的收集、傳輸、歸檔、檢索等，醫(yī)院要建立自己的局域網(wǎng)，對病歷、圖書資料、人事檔案等進行編制，并使用專門的軟件進行管理，這樣不僅能有效地減輕檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理人員的工作效率，還能促進醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展。
3.總結
醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著不可估量的作用，隨著經(jīng)濟的快速和科技的不斷進步，醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院快速發(fā)展的需求，在新時期，醫(yī)院要正確的認識到檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質，加大檔案硬件設施的投入，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平和檔案資料的利用率，從而為醫(yī)院的快速發(fā)展提供有力的后勤保障。
一、負責對本院檔案工作的領導，使檔案管理機構適應單位檔案工作的開展。
二、檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和事業(yè)計劃管理，列入領導議事日程。
三、聽取檔案部門的工作匯報，支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責。
四、適應現(xiàn)代化管理需要，為單位檔案事業(yè)的發(fā)展提供人力、物力、財力上的方便。
綜合檔案室主任職責
在院長領導下，負責組織綜合檔案室全面工作。
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策及本院各項有關規(guī)章制度。
二、負責組織全室同志全面完成本院及主管部門布置的各項工作任務，并做好工作總結。
三、負責編制本室工作計劃、工作制度、工作程序、工作范圍，不斷總結、改進工作，提高管理水平。
四、經(jīng)常檢查本室各項任務完成情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對完成任務好的，提出表揚獎勵意見;對不認真履行職責者給予批評處罰。
五、負責本室人員政治、業(yè)務學習，組織專題研究，搞好經(jīng)常性崗位練兵。
六、負責本室政治思想教育、勞動考勤及組織競賽評比活動。
專職檔案員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高工作效率，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，為醫(yī)院兩個文明建設服務。
2、加強與各科室的聯(lián)系，協(xié)助做好需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整及時歸檔。
3、積極開展檔案利用，做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄.及時提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策提供信息。
4、嚴格執(zhí)行檔案管理制度和查閱制度，提高警惕，嚴防失密泄密。
5、定期組織兼職檔案員業(yè)務學習、交流，不斷提高檔案業(yè)務水平，為實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化而努力。
6、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光的"六防"工作.做到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
7、熱情接待查閱者，為查閱者提供方便，努力做到提供檔案迅速、準確、及時.
兼職檔案員職責
1、忠于職守，工作細心，責任心強，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，嚴守本單位機密，認真學習檔案管理知識，不斷提高檔案管理業(yè)務水平。
2、熟悉本科室工作性質和范圍，本部門應立卷歸檔的文件材料，按規(guī)定負責收集，做好文件材料形成、積累和資料管理工作，督促有關人員資料歸檔，任何個人不得占為己有.
3、做好本科室文件材料的預立卷工作，于次年三月底前交綜合檔案室.接受綜合檔案室業(yè)務指導，確保案卷符合歸檔要求。
4、參加本部門儀器設備開箱等工作，驗收應歸檔的文件材料，及時交綜合檔案室建卡、編號、登記、歸檔。
檔案歸檔制度
為加強檔案管理，確保各種歸檔資料準確、及時、完整歸擋，特制定本制度。
1、本院檔案的歸檔工作，是按照《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案管理細則(試行〉》和《蕭山市第一人民醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》，對各科室工作中形成的文件材料進行收集、整理，組織保管單位，集中到院綜合檔案室實行統(tǒng)一管理。
2、本年度辦理完畢的文件材料，由各科室兼職檔案員負責立卷，要求在次年第一季度未交綜合檔案室歸檔，集中管理?？剖液蛡€人不得私自保存，以保證檔案的完整與安全。
會計檔案可在財務科保留一年，期滿后由財務部門編造清冊，按檔案要求，負責整理組卷，交綜合檔案室歸檔。
基本建設項目，要求在竣工驗收合格，交付使用后，由基建部門按城建檔案要求立卷，交綜合檔案室歸檔。
科研項目檔案在鑒定結束后，將材料交課題負責人整理立卷，組成保管單位，及時交綜合檔案室歸檔。
3、歸檔的文件材料要求齊全、完整，遵循文件自然形成規(guī)律，按文件之間的聯(lián)系，按《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》分類、立卷。分類要求準確，能反映本院工作活動的基本面貌，便于保管和利用。
4、歸檔文件的案卷要求有確切簡明的案卷題名，要根據(jù)《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案保管期限表》確立保管期限，卷內文件應按一定次序排列，并逐頁編號，填好"卷內目錄"和"卷內備考表"。
5、歸檔文件材料要求是原件，底稿和印件一并歸檔，紙張質量和規(guī)格符合要求，書寫要求使用碳素墨水、藍黑墨水等符合檔案要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久材料。
6、歸檔的材料必須經(jīng)形成部門的負責人審定，并在卷末備考表檢查人一欄上簽字。
各科室預立卷制度
為加強文件材料的歸檔管理，發(fā)揮科室在文件收集整理中的作用，確保文件收集整理的齊全、系統(tǒng)、完整，提高案卷質量，特制訂本制度。
1、各業(yè)務科室開展醫(yī)療衛(wèi)生管理、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的文件材料，由各科室兼職檔案員負責收集、整理并進行預立卷。
2、預立卷的內容包括：確定歸檔不歸檔范圍、劃定保管期限、按分類方案集中、按文件材料的內容在聯(lián)系組成基本保管單位，初步編排頁號及卷內目錄，草擬案卷題名，并由科主任審查后送綜合檔案室審定，再進行裝訂歸檔。
3、各科工作中形成的各種文件材料，應于第二年第一季度未完成預立卷，交綜合檔案室歸檔。
4、本院的發(fā)文、簡報及上級來文等由醫(yī)院文書做好平時的分分登記，辦理完畢的文件及時整理，并按要求進行檔案的預立卷工作，于第二年材料第一季度末交綜合檔案室歸檔。
5、基建、設備、科研檔案應于驗收、鑒定結束后立即整理，預立卷，交綜合檔案室歸檔。
文件材料形成、積累、整理、
歸檔工作制度
一、文件材料形成要把好書寫質量關，凡質量不符的一律由文件作者負責返工。書寫質量要符合下列要求：
1、凡歸檔文件材料，除必須是一式二份以上的以外都必須用藍黑墨水或碳素墨水書寫。
2、書寫紙張一般采用16k紙張，書寫時要滿足裝訂位置（2cm以上)，如必須使用小于1蝕的不規(guī)范紙張時，由文件責任者被貼在16k標準紙張上。
3、對領導在修改、簽發(fā)中不符合書寫要求的要當即更正.。
二、文件材料的積累。各種歸檔材料的收集工作由工作的
分管人收集齊全。打印件要求與原稿一起收集，一并歸檔.其中本院發(fā)文、簡報等印稿、原稿及上級來文由院文書收集。
三、文件材料的整理.該項工作負責人在該工作結束后，將歸檔文件收集齊全，移交給科室檔案員，科室檔案員在初審后交綜合檔案員核審.合格后移交綜合檔案室。
四、文件材料的歸檔?？剖乙平坏臋n案要及時辦理移交手續(xù)，及時入庫，并及時將庫房管理的項目編入計算機信息庫.
五、檔案資料的質量納入醫(yī)院目標責任書年度考核，同時納入專業(yè)技術人員年度考核。
檔案管理制度
一、貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和上級有關檔案工作的指示、條例、規(guī)定、制度，不斷提高檔案工作管理水平。
二、檔案工作在院檔案管理領導小組領導下，由綜合檔案室及各科兼職檔案員具體實施。
三、全院黨群行政、醫(yī)療衛(wèi)生、預防保健、科研教育、基建、設備、會計、個人業(yè)務、特種材料等檔案進行集中統(tǒng)一管理。
四、對各科室檔案立卷工作進行檢查督促，符合要求的，由綜合檔案室檔案管理人員接收入庫，并做好登記、交接簽字手續(xù)。
檔案庫房管理制度
一、非本室人員，未經(jīng)允許不準進入庫房。
二、經(jīng)常檢查庫房，定期清點、核實庫存檔案，檢查檔案褪變破損情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
三、保持庫房整潔，庫內不得吸煙，不得放置雜物。
四、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠等要求，采取室內適時通風，控制、調節(jié)庫房溫濕度，嚴禁易燃、易爆品帶入庫房，設置窗簾，配備滅火機、防盜設施，安放防蛙藥物等措施。
五、庫房檔案分類存放，排列整齊美觀，箱〈柜〉編號并標明保存檔案類別、年代。
檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作由綜合檔案室負責。
2、建立登記冊，對檔案收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析。
3、按檔案業(yè)務部門的規(guī)定和要求，按時向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作統(tǒng)計報表。
4、檔案統(tǒng)計每年一次，于次年六月底前統(tǒng)計上報。
檔案利用查閱制度
1、凡本單位工作人員，因工作需要，除秘密文件材料外，一般均可到檔案室查閱檔案。
2、利用檔案必須辦理登記手續(xù)。如需摘錄材料作證明的，需經(jīng)檔案員核對無誤，蓋章后方能生效，并向檔案員反饋利用效果。
3、本院綜合檔案室存入檔案主要供本院利用，外單位利用檔案須持介紹信，經(jīng)辦公室負責人或綜合檔案室批準后方可查閱。
4、可借閱。借閱須及時歸還。
5、查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負責人批準。涉及未公開的技術問題，需經(jīng)有關部門負責人批準，查閱絕密檔案須經(jīng)分管領導批準。
6、利用檔案者必須自覺愛護檔案，不得涂改、圈劃、損耗、污染檔案。查閱檔案請勿吸煙、喝茶。
檔案修改補充制度
本制度適用于歸檔后檔案的修改、補充。
一、修改條件
1、主要的、真實的、原始的材料遺漏歸檔。
2、發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤或表達不確切。
二、修改補充辦法
1、修改檔案須由檔案員填寫修改檔案申請書，隨同修改文件經(jīng)領導批準方可修改。
2、修改內容較小時可在原始檔案上扛改，并在修改處作修改標記。
3、修改較大時，需以新代舊，重新組卷。
4、部分補充插入相應卷內，整卷補充，另立案卷。
文書檔案管理制度
一、及時完整地收集、整理下列文書材料。
1、具有保存和利用價值的各類文件。
2、本院簽發(fā)的文件(包括文件原稿)、簡報、通報、報告。
3、院、科室工作計劃要點、小結、總結、重要會議記錄及講話稿。
4、院史、歷史考證，組織沿革(包括院領導人名單)，大事記，年鑒。
5、群眾來信來訪處理意見。
6、黨、工、團等組織形成的有保存價值的資料及職代會文件材料。
7、本院機構設置、啟用印章、干部任免、人員處分、專業(yè)技術人員職稱評聘和干部、職工錄用、調資等文件材料。
8、本院規(guī)章制度。
9、各類先進集體和先進工作者的'文件材料。
10、各類報表和統(tǒng)計分析資料。
11、本院發(fā)生的突發(fā)性事件形成的材料。
12、本院在醫(yī)療衛(wèi)生工作方面所形成的文件材料。
13、其它應予歸檔的材料。
二、須歸檔的文件資料必須于次年第二季度內整理完整，涉及各科業(yè)務工作的文件，移交給各科兼職檔案員并辦理必要手續(xù)。
三、對于沒有保存利用價值的文件經(jīng)挑選、復核后登記、呈送院領導審查批準后，指定人員負責監(jiān)督。
四、查閱文書檔案資料，須由管理人員幫助查找，資料一般不出借。
會計檔案管理制度
1、為認真貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，加強對會計檔案的管理，特制訂本制度。
2、財務部門應按歸檔要求，負責整理、立卷、裝訂成冊，由本部門保管一年后，在次年三月底前歸檔完畢并移交給綜合檔案室。
3、檔案室負責會計檔案的接收保管和提供利用等日常業(yè)務工作。
4、會計檔案保管期限可分為永久、定期二類。
5、查閱會計檔案應按規(guī)定辦理手續(xù)。
6、會計檔案滿保管期限時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同檔案鑒定小組、財務部門共同審查，并編制銷毀清冊，報請單位領導及上級主管部門批準。凡需永久性保存的會計憑證、工資名冊以及涉及經(jīng)濟案件的會計材料均應抽出另行保管。
7、銷毀時由上級專管部門派員監(jiān)督，銷毀現(xiàn)場必須有三人以上在場，監(jiān)督員在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應立卷歸檔。
科技檔案管理制度
為了健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理科技檔案，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，特制訂本制度。
一、科技檔案的范圍是指科學研究、設備購置、安裝、管理、基本建設活動中直接形成的有使用、保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。
二、科技檔案管理工作的基本任務是：收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計在本院的技術資料檔案，保證技術資料檔案完整、準確、系統(tǒng)為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、設備利用、科技研究服務。
三、科技檔案歸檔要求及時，基建、業(yè)務科室必須由專人負責做好材料的積累、保管工作，為立卷歸檔作好準備，待科技項目實施，告一個段落后，應由專人負責收集整理，及時歸檔，送交檔案室入庫。
四、所購置的器械、電器等貴重設備在開箱、安裝、使用時必須有檔案人員在場，并由檔案員登記造冊，任何人不得擅自開箱啟用。
五、檔案人員參與每一項科研成果、專題調查項目的評審、鑒定和工程竣工驗收活動，對應當歸檔的科技文件材料的項目，不能通過鑒定、驗收。
科研課題管理制度
一、院職能部門每年根據(jù)上級科研立題導向提出下年度調查研究指導性意見，經(jīng)院長同意后發(fā)給各科室參考。
二、每年經(jīng)上級批準下達任務書后的課題，有關科室向院職能部門報當年科研項目開題申請報告(研究的目的、意義、有關國內外動態(tài)、主要內容、資料的主要來源z研究的方法、步驟、進度、經(jīng)費預算、成果表現(xiàn)形式、交流和應用、保證措施及完成時間)等。
三、課題承擔人在院學術委員會會議上宣讀開題申請報告，院學術小組及邀請的著名專家對開題報告的可行性、科學性進行審核及評議，簽署意見，經(jīng)院長批準，編制正式計劃，按縣(市)、市、省、部、國家級逐級上報(凡列入縣(市)以上有二個或二個以上協(xié)作單位的科研項目的課題，填報科研合同或合作協(xié)議，協(xié)議內要注明主要完成單位及完成人員分工和任務)。
四、院重點課題開題后每半年上報進度一次，按要求填寫進度、經(jīng)費報表，由院職能部門定期進行檢查，一季度檢查一次，半年進行小結，年終做出總結。
五、課題進展中出現(xiàn)的問題，及時向院職能部門提出。
六、下達的科研經(jīng)費，實行?？顚Ｓ?，由課題負責人按用款計劃經(jīng)院長批準用于本研究課題。
七、課題完成鑒定或評審后，應在一個月內將課題的審批文件、任務、委托書、協(xié)議書、合同、研究計劃、方案、各種載體的原始記錄、實驗方法、實驗報告、數(shù)據(jù)分析、總結報告、成果申報書、鑒定證書、獲獎證書等全套資料科技檔案管理方法、要求、分類立卷歸檔。
基建檔案管理制度
為加強本院基建檔案管理，特制訂本制度。
1、本院召開基建工程竣工驗收會，必須通知檔案部門。小型項目，可委托基建管理部門兼職檔案員參加。
2、基建工程項目的全部材料由院基建管理部門在竣工驗收后收集齊全、完整交綜合檔案室。
3、基建需歸檔的材料:本院建設的總體規(guī)劃、圖紙說明，工程立項報告及有關批準文件，設計任務書，設計總方案、工程選址和地質勘測記錄、報告、工程計劃，初步設計、技術設計，施工計劃文件、施工合同、工程協(xié)議、開工報告、施工說明、組織設計、驗收文件、工程總結報告、平面圖、地形圖、施工實體圖、水電通訊管網(wǎng)圖、維修及改、擴建記錄等以及論述與反映單位和改進前后的文書、圖紙、圖片等文件材料。
儀器設備開箱制度
為確保儀器設備的圖紙、說明書、合格證、質量證明書、保修卡等原始資料的完整歸檔，有利于儀器設備的維修、保養(yǎng)和管理，更好為醫(yī)療衛(wèi)生工作服務，特制訂本措施:
1、凡購得或調撥的各種儀器設備，開箱驗收時，經(jīng)辦人員必須通知有關科室及綜合檔案室。
2、儀器設備開箱前六面拍照，驗收時由經(jīng)辦人、倉庫保管員現(xiàn)場將隨機的所有技術資料(包括圖紙、說明書、合格證、量說明書等)交有關科檔案人員檢驗歸檔。
3、對無法包裝或不需包裝的設備，其所有的隨機技術資料，經(jīng)辦人員必須給檔案人員檢驗，出具證明書，方可入庫。
4、購置設備技術資料不全，經(jīng)辦人員應設法補足技術資料，方可入庫。
聲像檔案管理暫行規(guī)定
聲像檔案是指聲像材料為載體的照片、錄音、錄像等歷史資料，為認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強聲像檔案管理，特制訂如下規(guī)定:
一、聲像檔案的建立本院、各科室、個人在工作活動中形成的照片、錄像、錄音帶等凡有保存價值的，均應及時交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。
二、聲像檔案的歸檔
1、各科室、個人必須把拍攝的底片、照片及文字說明、錄制的錄像帶按規(guī)定一并交給綜合檔案室。
2、向綜合檔案室移交的照片應包括底片、照片和文字說明三部分，文字說明應包括時間、地點、內容、攝影者等。
3、向綜合檔案室移交的錄像帶、錄音帶應是原片，并在錄像帶、錄音帶上貼上文字說明。
4、聲像檔案的編目應簡扼，便于查找和統(tǒng)計。
三、聲像檔案的保管存放聲像檔案的庫房，要采取防止高溫、高濕和強化的措施，并要定期檢查錄音的柜箱和庫房的溫濕度，達到規(guī)定標準，以防損壞。
四、聲像檔案的交接、查閱、借用
1、向綜合檔案室移交聲像檔案時，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。
2、因工作需要查閱和借用聲像檔案應辦理登記手續(xù)。
照片檔案管理制度
1、為加強照片檔案管理，建立健全照片管理制度，更好開發(fā)利用照片檔案信息資源，特制訂本制度。
2、照片檔案由底片、照片和文字說明三部分組成，文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，要求文字簡潔，語言通順。
3、按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，整理成編寫總說明及每張照片分說明，一年一次隨其它載體檔案一起歸檔。
4、照片檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的照片入庫，對本室收藏的照片檔案要根據(jù)具體的情況定期檢查，一般宜三個月檢查一次。
5、接觸底片，應帶潔凈的手套操作。
檔案保密制度
1、認真執(zhí)行《保密法》，遵守國家保密制度和保密紀律，維護檔案的完整和安全。
2、凡涉及黨和國-家-機-密、專利的檔案，不得對外開放。
3、檔案人員加強自身修養(yǎng)，忠于職守，不準盜竊、出賣秘密和口頭泄密。對造成泄密事件的責任者，及時上報，按有關規(guī)定，嚴肅處理。
4、利用檔案者要遵守保密規(guī)定，除需要查閱的內容，其它檔案不得隨意翻閱。
5、查閱絕密檔案，須經(jīng)單位分管領導批準。機密、秘密級檔案僅限本院內部查閱。
檔案鑒定銷毀制度
一、對本單位形成的材料，應遵照各類檔案的歸檔范圍和實際有無保存價值進行認真鑒定。檔案鑒定標準按國家檔案局編制的《文書檔案管理期限表》、《浙江省科學技術事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》規(guī)定執(zhí)行。
二、對各種檔案的鑒定工作，由鑒定小組負責，必要時也可由上級檔案部門派員參加。
三、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。根據(jù)保管期限規(guī)定，經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案文件材料，由檔案管理人員編造銷毀清冊，交鑒定小組審定，報院領導審批后，指定專人監(jiān)督銷毀，報上級部門備案。其中會計檔案中的定期保管案卷的銷毀須報市衛(wèi)生局批準后方可實施。銷毀時應在指定地點，須有二人以上監(jiān)督，監(jiān)督人員在清冊上簽字，銷毀清冊立卷歸檔。
個人業(yè)務技術檔案在人員調出、離退休、死亡時上交市衛(wèi)生局保存。
檔案室安全管理制度篇四
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料（包括文字、統(tǒng)計數(shù)學、圖紙、相片、錄音（像）、報表等）均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結束歸檔工作，學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔，并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全，組卷合理，分類清楚，卷內文件排列系統(tǒng)，保管期限劃分準確，案卷標題簡明確切，裝訂結實、美觀，字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續(xù)后方可借出，并在2—3天內歸還。
2、借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案，須經(jīng)領導批準，并在指定地點查閱，不得翻閱其他無關材料。
4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，并說明查閱內容，年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意涂改做記號，不得擅自復制、轉借他人或單位，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。
6、凡未經(jīng)整理，登記完畢的檔案，一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料，嚴格按照密級規(guī)定執(zhí)行審批手續(xù)。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作，切實做到“八防”，確保檔案的安全和質量，特制定本制度：
1、檔案室應有專人專管，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內、開啟。
2、檔案室內嚴禁吸煙，工作人員離開檔案室時，要關閉門窗，切斷電源。
3、檔案室內要經(jīng)常進行通風，打掃，保持清潔干燥，按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保檔案安全。
5、調查檔案要嚴格履行登記手續(xù)，做到調卷登記，還卷注銷。
五、檔案統(tǒng)計、鑒定、移交制度
檔案統(tǒng)計：
1、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統(tǒng)計表，提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交：
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位保管期限表，定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案進行再鑒定，準確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見。登記造冊，經(jīng)單位領導人批準后由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的.重要組成部分。學校應根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛(wèi)部門負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括以下內容：
（一）年度安全工作計劃、部署，各種安全文件資料。
（二）單位基本概況，重點部位情況。
（三）安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
（四）各種安全制度。
（五）各種安全設施、器材情況。
（六）其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內容：
（一）安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
（二）安全隱患及其整改情況的記錄。
（三）安全檢查、巡查記錄。
（四）安全宣傳教育培訓記錄。
（五）安全情況、事件、事故及處理記錄。
（六）獎懲情況記錄。
（七）其他有關安全管理的情況。
檔案室安全管理制度篇五
1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的主要在于為學校領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。
2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。
3.檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，檔案員要定期征集歸檔、建檔。
5.檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。
6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
7.校內人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
8.健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。
9.加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。
檔案室安全管理制度篇六
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
1、檔案文件編號原則：a1a2a3a4—b1b2c1c2—d1d2,其中a1a2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），a3a4為兩位數(shù)年份號，b1b2為部門（科室）代字（大類）號，c1c2為文件類型（小類）號，d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：jx06—xztz—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
1檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。3文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。
3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
4檔案類型
4.1行政檔案。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養(yǎng)記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
1總經(jīng)理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。
3其他員工因工作需要應經(jīng)過審批方可借閱有關檔案。
4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。
6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。
檔案室安全管理制度篇七
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度。
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
檔案室安全管理制度篇八
一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整。
二、保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。
三、檔案庫房設施符合"八防"的.要求，要安裝鐵門(防盜門)鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
五、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。
八、不準向家屬、子女、親友及其他不應該知悉者談論國家秘密。
九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。
十、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。
檔案室安全管理制度篇九
一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關主要領導任組長、成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)及時組織對到期檔案進行鑒定。
三、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要填好銷毀清冊，經(jīng)主要領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。
四、對已超過保管期限檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的`年限算起。
五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部室或責任人負責修改、補充。
六、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。
檔案室安全管理制度篇十
一,認真貫徹《中華人民共和國檔案法》,以及其它有關檔案工作的規(guī)定.二,各種檔案須科學管理,存放有序,查找方便.
三,嚴格保密制度做好檔案安全保密工作.
四,做好防火,防水,防潮,防盜,防有害生物,防塵,防光,防高溫等工作,定期檢查保管情況,確保檔案的安全,做到無丟失,無霉變,無蟲蛀,無差錯.
五,借閱檔案須經(jīng)學校領導同意,并辦理借閱登記手續(xù),借閱人要愛護檔案原件,用后及時歸還.
六,外單位借閱利用檔案,須持單位介紹信,注明利用目的,經(jīng)學校領導同意,才能借閱.
要按照國家,政府及教育行政部門的有著規(guī)定,把學校,各部門和師生每個人手中分散的有關教育,教學,科研,人事,行政,財務,經(jīng)營等方面的文件材料及各種資料,經(jīng)過挑選,集中于學校檔案室.任何部門和個人都不得私自保存,占有,銷毀和帶走應歸檔的材料.
1,依法按章。
檔案的收集必須依法按章實施.要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義,樹立檔案工作人人有責的觀念,增強檔案意識,明確工作性檔案資料與個人的學術,科技等具有知識產(chǎn)權的資料的區(qū)別.管理部門不應把屬于具有個人知識產(chǎn)權范圍的資料強行收集(個人自愿貢獻的另當別論),個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔.
2,完善機制。
檔案的收集必須建立必要的機制,對收集的范圍,對象,時限等有明確的要求,建立必要的工作制度和考核制度.
3,建立網(wǎng)絡。
由于學校的工作條線多,歸檔資料牽涉的面也廣,檔案資料的收集要建立必要的組織網(wǎng)絡,有關條線和各個層面都應有相關的節(jié)點,每個節(jié)點都要有具體的責任人.
檔案的整理,是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料,進行基本的分類的,,組合和編目,使其系統(tǒng)化,科學化.有利于檔案的保管和使用.
1,規(guī)范分類。
由于以校為本自主發(fā)展的步伐加快,教育教學改革的不斷發(fā)展,改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規(guī)定的分類范圍.因此,在改革實踐與時俱進的新時期,相關的檔案資料分類規(guī)則也必然不斷發(fā)展,各單位應該尊重這一現(xiàn)實,積極探索,同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯(lián)系,爭取指導,服從整體調控,不各行其是.
2,保持結構完整性。
學校檔案的整理,要按照教育,教學,科研,人事,行政,財務和經(jīng)營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規(guī)律,保持其結構的完整性.
3,保持整體系統(tǒng)性。
學校檔案的整理,還要按照學校檔案的來源,時間,內容和性質等條件,保持其歷史聯(lián)系,保持其整體的系統(tǒng)性.
1,為有利于學校立卷部門做好平時歸卷工作,提高立卷質量,方便歸檔前的查。
找利用,學校應按照上級要求,推行預立卷制度.
2,學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集,積累,并定期進行整理.
3,學校檔案室要隨時了解,檢查,指導兼職檔案員做好預立卷工作.
4,組卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律,保持其相互之間的有機聯(lián)系,便利于查考和利用.
5,組卷的技術要求:。
1)內容相同的文件材料組成一卷,同一內容的文件材料數(shù)量多時,可分別組成若干卷,每卷不超過200頁.
2)卷內密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批復在前,請示在后的順序排列.
3)按順序編頁號,頁號位置在非裝訂線一側的上角.
4)填寫卷內目錄及備考表.每份文件材料必須注明單位,責任者,時間.
5)卷內材料一律拆掉金屬物,用線裝訂,破損的文件材料應進行修補.
6)案卷封面各欄目應填寫齊全,標題擬寫應簡明扼要,并體現(xiàn)作者,問題,文種三要素.
7)檔案盒封面和卷盒按有關規(guī)定要求.
1,必要的硬件保障。
為了檔案的完整和安全,工作的方便,一般應實行。
檔案庫房要保證通風,干燥,配備必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),調溫和通風等設施,要有防盜設施.
2,完善的軟件建設。
建立檔案管理的常規(guī)工作制度.如收集,整理,分類,立卷,借閱,鑒定,剔除,銷毀等制度.建立相應的工作資料.
3,認真做好歸檔驗收工作.檔案室應對整理組卷完畢垢檔案進行入庫前的鑒定和驗收,凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔.
4,按規(guī)定做好分類編號工作.
5,按規(guī)定做好編目工作.目錄每條目基本著錄項目包括:順序號,檔號,題名,日期,頁數(shù),保管期限等.實行計算機輔助檔案管理的,應將目錄輸入計算機,建立信息庫,實現(xiàn)檢索,統(tǒng)計的機上操作.
6,按照檔案順序號,依次排列上架.
7,要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補。
救措施,并報告分管領導,確保檔案安全.
8,要嚴格做好鑒定和銷毀工作.要根據(jù)歸檔范圍和保管期限表,對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見,并經(jīng)學校領導批準.銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷,并在銷毀清單上簽字.
9,認真做好統(tǒng)計工作.建立檔案的收進,移出,利用,銷毀等統(tǒng)計臺帳,及時報送統(tǒng)計報表.
10,及時做好檔案的補充工作.歸檔的文件材料如有遺漏,學校應及時補充歸檔,檔案室應將補充歸檔材料插入相應的案卷或另行組卷,排在對應年度案卷目錄的最末位.
官地坪鎮(zhèn)中學。
檔案室安全管理制度篇十一
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的.使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從xxxx年十月一日起執(zhí)行。
檔案室安全管理制度篇十二
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室柜具要編制順序號,排列整齊,便于工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的溫、濕度,定期分析、積累資料,要根據(jù)室內外的溫、濕度情況,隨時通風,除濕降溫。
5、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經(jīng)常打掃,柜具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內外清潔衛(wèi)生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室安全管理制度篇十三
1、歸檔范圍。
公司在物業(yè)管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，光盤等材料。
2、歸檔要求。
歸檔文件應原件（特別情況下可用復印件代替），要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰。
3、歸檔時間：輸完畢后，應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù)：各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續(xù)，由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點材料，移交雙方簽字后，各存一份，以備查考。
1、歸檔的文件材料，應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對，做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟?、濕度，一般溫度保持?4~24攝氏度，相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象，可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序。
具體要求：
1、借閱、復印檔案應先批準，再辦理登記手續(xù)；
2、要愛護檔案，不得丟失；
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案；
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出（除工作外），以防丟失、泄密；
5、辦理完畢，應立即歸還，如有差錯，應追究當事者責任；
6、調離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清后，方可辦理調離手續(xù)。
檔案室安全管理制度篇一
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經(jīng)常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。
檔案室安全管理制度篇二
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內容。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案室安全管理制度篇三
檔案管理是一項規(guī)范化、科學化、制度?化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化?水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓，導致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊[4]。
1.2檔案管理硬件設備投入不足
目前，醫(yī)院經(jīng)常將各種高科技硬件設備應用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設備。隨著經(jīng)濟?的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質量。
1.3檔案管理分工不明確
受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現(xiàn)象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設備檔案、會計?檔案、x線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。
2.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的策略
2.1建立完善的檔案管理制度
檔案管理制度的建立和完善對醫(yī)院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫(yī)院要根據(jù)實際情況，結合《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律?法規(guī)，建立和完善符合自身發(fā)展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫(yī)院檔案管理人員的行為進行約束[5]。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，醫(yī)院要建立合理的獎罰制度，對表現(xiàn)良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規(guī)操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。
2.2提高檔案管理意識
檔案管理的主要目的是為了開發(fā)利用檔案信息，發(fā)揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫(yī)院領導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫(yī)院檔案管理同醫(yī)院的發(fā)展建設?聯(lián)系起來，做到檔案管理與醫(yī)院業(yè)務同步發(fā)展。醫(yī)院要加大宣傳力度，讓醫(yī)院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫(yī)院帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案管理人員要加強對醫(yī)院病案、文書、財會、設備、基建等各種檔案信息的開發(fā)利用，從而有效地提高醫(yī)院檔案的利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供服務。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質
醫(yī)院檔案管理是一項專業(yè)性系統(tǒng)工作，對管理人員的綜合素質有很高的要求，因此，醫(yī)院要積極的引進專業(yè)的檔案管理人員，確保醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)定、有序的開展，同時醫(yī)院要根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃?，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術水平[6]。醫(yī)院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結?，不斷積累工作經(jīng)驗，從而全面提高自身的業(yè)務水平。要注重對檔案管理人員進行思想?教育?，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規(guī)章制度?進行檔案管理；要注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創(chuàng)新方法，創(chuàng)新思路，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務。
2.4加大檔案硬件設施的投入
在新時期，醫(yī)院要想提高檔案管理水平，就需要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況，加大對檔案硬件設施的投入，從而提高檔案管理的建設力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。醫(yī)院要將計算機?網(wǎng)絡?技術應用到檔案管理中，采用計算機進行檔案資料的收集、傳輸、歸檔、檢索等，醫(yī)院要建立自己的局域網(wǎng)，對病歷、圖書資料、人事檔案等進行編制，并使用專門的軟件進行管理，這樣不僅能有效地減輕檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理人員的工作效率，還能促進醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展。
3.總結
醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著不可估量的作用，隨著經(jīng)濟的快速和科技的不斷進步，醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院快速發(fā)展的需求，在新時期，醫(yī)院要正確的認識到檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質，加大檔案硬件設施的投入，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平和檔案資料的利用率，從而為醫(yī)院的快速發(fā)展提供有力的后勤保障。
一、負責對本院檔案工作的領導，使檔案管理機構適應單位檔案工作的開展。
二、檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和事業(yè)計劃管理，列入領導議事日程。
三、聽取檔案部門的工作匯報，支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責。
四、適應現(xiàn)代化管理需要，為單位檔案事業(yè)的發(fā)展提供人力、物力、財力上的方便。
綜合檔案室主任職責
在院長領導下，負責組織綜合檔案室全面工作。
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策及本院各項有關規(guī)章制度。
二、負責組織全室同志全面完成本院及主管部門布置的各項工作任務，并做好工作總結。
三、負責編制本室工作計劃、工作制度、工作程序、工作范圍，不斷總結、改進工作，提高管理水平。
四、經(jīng)常檢查本室各項任務完成情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對完成任務好的，提出表揚獎勵意見;對不認真履行職責者給予批評處罰。
五、負責本室人員政治、業(yè)務學習，組織專題研究，搞好經(jīng)常性崗位練兵。
六、負責本室政治思想教育、勞動考勤及組織競賽評比活動。
專職檔案員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高工作效率，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，為醫(yī)院兩個文明建設服務。
2、加強與各科室的聯(lián)系，協(xié)助做好需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整及時歸檔。
3、積極開展檔案利用，做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄.及時提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策提供信息。
4、嚴格執(zhí)行檔案管理制度和查閱制度，提高警惕，嚴防失密泄密。
5、定期組織兼職檔案員業(yè)務學習、交流，不斷提高檔案業(yè)務水平，為實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化而努力。
6、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光的"六防"工作.做到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
7、熱情接待查閱者，為查閱者提供方便，努力做到提供檔案迅速、準確、及時.
兼職檔案員職責
1、忠于職守，工作細心，責任心強，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，嚴守本單位機密，認真學習檔案管理知識，不斷提高檔案管理業(yè)務水平。
2、熟悉本科室工作性質和范圍，本部門應立卷歸檔的文件材料，按規(guī)定負責收集，做好文件材料形成、積累和資料管理工作，督促有關人員資料歸檔，任何個人不得占為己有.
3、做好本科室文件材料的預立卷工作，于次年三月底前交綜合檔案室.接受綜合檔案室業(yè)務指導，確保案卷符合歸檔要求。
4、參加本部門儀器設備開箱等工作，驗收應歸檔的文件材料，及時交綜合檔案室建卡、編號、登記、歸檔。
檔案歸檔制度
為加強檔案管理，確保各種歸檔資料準確、及時、完整歸擋，特制定本制度。
1、本院檔案的歸檔工作，是按照《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案管理細則(試行〉》和《蕭山市第一人民醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》，對各科室工作中形成的文件材料進行收集、整理，組織保管單位，集中到院綜合檔案室實行統(tǒng)一管理。
2、本年度辦理完畢的文件材料，由各科室兼職檔案員負責立卷，要求在次年第一季度未交綜合檔案室歸檔，集中管理?？剖液蛡€人不得私自保存，以保證檔案的完整與安全。
會計檔案可在財務科保留一年，期滿后由財務部門編造清冊，按檔案要求，負責整理組卷，交綜合檔案室歸檔。
基本建設項目，要求在竣工驗收合格，交付使用后，由基建部門按城建檔案要求立卷，交綜合檔案室歸檔。
科研項目檔案在鑒定結束后，將材料交課題負責人整理立卷，組成保管單位，及時交綜合檔案室歸檔。
3、歸檔的文件材料要求齊全、完整，遵循文件自然形成規(guī)律，按文件之間的聯(lián)系，按《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》分類、立卷。分類要求準確，能反映本院工作活動的基本面貌，便于保管和利用。
4、歸檔文件的案卷要求有確切簡明的案卷題名，要根據(jù)《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案保管期限表》確立保管期限，卷內文件應按一定次序排列，并逐頁編號，填好"卷內目錄"和"卷內備考表"。
5、歸檔文件材料要求是原件，底稿和印件一并歸檔，紙張質量和規(guī)格符合要求，書寫要求使用碳素墨水、藍黑墨水等符合檔案要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久材料。
6、歸檔的材料必須經(jīng)形成部門的負責人審定，并在卷末備考表檢查人一欄上簽字。
各科室預立卷制度
為加強文件材料的歸檔管理，發(fā)揮科室在文件收集整理中的作用，確保文件收集整理的齊全、系統(tǒng)、完整，提高案卷質量，特制訂本制度。
1、各業(yè)務科室開展醫(yī)療衛(wèi)生管理、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的文件材料，由各科室兼職檔案員負責收集、整理并進行預立卷。
2、預立卷的內容包括：確定歸檔不歸檔范圍、劃定保管期限、按分類方案集中、按文件材料的內容在聯(lián)系組成基本保管單位，初步編排頁號及卷內目錄，草擬案卷題名，并由科主任審查后送綜合檔案室審定，再進行裝訂歸檔。
3、各科工作中形成的各種文件材料，應于第二年第一季度未完成預立卷，交綜合檔案室歸檔。
4、本院的發(fā)文、簡報及上級來文等由醫(yī)院文書做好平時的分分登記，辦理完畢的文件及時整理，并按要求進行檔案的預立卷工作，于第二年材料第一季度末交綜合檔案室歸檔。
5、基建、設備、科研檔案應于驗收、鑒定結束后立即整理，預立卷，交綜合檔案室歸檔。
文件材料形成、積累、整理、
歸檔工作制度
一、文件材料形成要把好書寫質量關，凡質量不符的一律由文件作者負責返工。書寫質量要符合下列要求：
1、凡歸檔文件材料，除必須是一式二份以上的以外都必須用藍黑墨水或碳素墨水書寫。
2、書寫紙張一般采用16k紙張，書寫時要滿足裝訂位置（2cm以上)，如必須使用小于1蝕的不規(guī)范紙張時，由文件責任者被貼在16k標準紙張上。
3、對領導在修改、簽發(fā)中不符合書寫要求的要當即更正.。
二、文件材料的積累。各種歸檔材料的收集工作由工作的
分管人收集齊全。打印件要求與原稿一起收集，一并歸檔.其中本院發(fā)文、簡報等印稿、原稿及上級來文由院文書收集。
三、文件材料的整理.該項工作負責人在該工作結束后，將歸檔文件收集齊全，移交給科室檔案員，科室檔案員在初審后交綜合檔案員核審.合格后移交綜合檔案室。
四、文件材料的歸檔?？剖乙平坏臋n案要及時辦理移交手續(xù)，及時入庫，并及時將庫房管理的項目編入計算機信息庫.
五、檔案資料的質量納入醫(yī)院目標責任書年度考核，同時納入專業(yè)技術人員年度考核。
檔案管理制度
一、貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和上級有關檔案工作的指示、條例、規(guī)定、制度，不斷提高檔案工作管理水平。
二、檔案工作在院檔案管理領導小組領導下，由綜合檔案室及各科兼職檔案員具體實施。
三、全院黨群行政、醫(yī)療衛(wèi)生、預防保健、科研教育、基建、設備、會計、個人業(yè)務、特種材料等檔案進行集中統(tǒng)一管理。
四、對各科室檔案立卷工作進行檢查督促，符合要求的，由綜合檔案室檔案管理人員接收入庫，并做好登記、交接簽字手續(xù)。
檔案庫房管理制度
一、非本室人員，未經(jīng)允許不準進入庫房。
二、經(jīng)常檢查庫房，定期清點、核實庫存檔案，檢查檔案褪變破損情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
三、保持庫房整潔，庫內不得吸煙，不得放置雜物。
四、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠等要求，采取室內適時通風，控制、調節(jié)庫房溫濕度，嚴禁易燃、易爆品帶入庫房，設置窗簾，配備滅火機、防盜設施，安放防蛙藥物等措施。
五、庫房檔案分類存放，排列整齊美觀，箱〈柜〉編號并標明保存檔案類別、年代。
檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作由綜合檔案室負責。
2、建立登記冊，對檔案收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析。
3、按檔案業(yè)務部門的規(guī)定和要求，按時向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作統(tǒng)計報表。
4、檔案統(tǒng)計每年一次，于次年六月底前統(tǒng)計上報。
檔案利用查閱制度
1、凡本單位工作人員，因工作需要，除秘密文件材料外，一般均可到檔案室查閱檔案。
2、利用檔案必須辦理登記手續(xù)。如需摘錄材料作證明的，需經(jīng)檔案員核對無誤，蓋章后方能生效，并向檔案員反饋利用效果。
3、本院綜合檔案室存入檔案主要供本院利用，外單位利用檔案須持介紹信，經(jīng)辦公室負責人或綜合檔案室批準后方可查閱。
4、可借閱。借閱須及時歸還。
5、查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負責人批準。涉及未公開的技術問題，需經(jīng)有關部門負責人批準，查閱絕密檔案須經(jīng)分管領導批準。
6、利用檔案者必須自覺愛護檔案，不得涂改、圈劃、損耗、污染檔案。查閱檔案請勿吸煙、喝茶。
檔案修改補充制度
本制度適用于歸檔后檔案的修改、補充。
一、修改條件
1、主要的、真實的、原始的材料遺漏歸檔。
2、發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤或表達不確切。
二、修改補充辦法
1、修改檔案須由檔案員填寫修改檔案申請書，隨同修改文件經(jīng)領導批準方可修改。
2、修改內容較小時可在原始檔案上扛改，并在修改處作修改標記。
3、修改較大時，需以新代舊，重新組卷。
4、部分補充插入相應卷內，整卷補充，另立案卷。
文書檔案管理制度
一、及時完整地收集、整理下列文書材料。
1、具有保存和利用價值的各類文件。
2、本院簽發(fā)的文件(包括文件原稿)、簡報、通報、報告。
3、院、科室工作計劃要點、小結、總結、重要會議記錄及講話稿。
4、院史、歷史考證，組織沿革(包括院領導人名單)，大事記，年鑒。
5、群眾來信來訪處理意見。
6、黨、工、團等組織形成的有保存價值的資料及職代會文件材料。
7、本院機構設置、啟用印章、干部任免、人員處分、專業(yè)技術人員職稱評聘和干部、職工錄用、調資等文件材料。
8、本院規(guī)章制度。
9、各類先進集體和先進工作者的'文件材料。
10、各類報表和統(tǒng)計分析資料。
11、本院發(fā)生的突發(fā)性事件形成的材料。
12、本院在醫(yī)療衛(wèi)生工作方面所形成的文件材料。
13、其它應予歸檔的材料。
二、須歸檔的文件資料必須于次年第二季度內整理完整，涉及各科業(yè)務工作的文件，移交給各科兼職檔案員并辦理必要手續(xù)。
三、對于沒有保存利用價值的文件經(jīng)挑選、復核后登記、呈送院領導審查批準后，指定人員負責監(jiān)督。
四、查閱文書檔案資料，須由管理人員幫助查找，資料一般不出借。
會計檔案管理制度
1、為認真貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，加強對會計檔案的管理，特制訂本制度。
2、財務部門應按歸檔要求，負責整理、立卷、裝訂成冊，由本部門保管一年后，在次年三月底前歸檔完畢并移交給綜合檔案室。
3、檔案室負責會計檔案的接收保管和提供利用等日常業(yè)務工作。
4、會計檔案保管期限可分為永久、定期二類。
5、查閱會計檔案應按規(guī)定辦理手續(xù)。
6、會計檔案滿保管期限時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同檔案鑒定小組、財務部門共同審查，并編制銷毀清冊，報請單位領導及上級主管部門批準。凡需永久性保存的會計憑證、工資名冊以及涉及經(jīng)濟案件的會計材料均應抽出另行保管。
7、銷毀時由上級專管部門派員監(jiān)督，銷毀現(xiàn)場必須有三人以上在場，監(jiān)督員在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應立卷歸檔。
科技檔案管理制度
為了健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理科技檔案，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，特制訂本制度。
一、科技檔案的范圍是指科學研究、設備購置、安裝、管理、基本建設活動中直接形成的有使用、保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。
二、科技檔案管理工作的基本任務是：收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計在本院的技術資料檔案，保證技術資料檔案完整、準確、系統(tǒng)為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、設備利用、科技研究服務。
三、科技檔案歸檔要求及時，基建、業(yè)務科室必須由專人負責做好材料的積累、保管工作，為立卷歸檔作好準備，待科技項目實施，告一個段落后，應由專人負責收集整理，及時歸檔，送交檔案室入庫。
四、所購置的器械、電器等貴重設備在開箱、安裝、使用時必須有檔案人員在場，并由檔案員登記造冊，任何人不得擅自開箱啟用。
五、檔案人員參與每一項科研成果、專題調查項目的評審、鑒定和工程竣工驗收活動，對應當歸檔的科技文件材料的項目，不能通過鑒定、驗收。
科研課題管理制度
一、院職能部門每年根據(jù)上級科研立題導向提出下年度調查研究指導性意見，經(jīng)院長同意后發(fā)給各科室參考。
二、每年經(jīng)上級批準下達任務書后的課題，有關科室向院職能部門報當年科研項目開題申請報告(研究的目的、意義、有關國內外動態(tài)、主要內容、資料的主要來源z研究的方法、步驟、進度、經(jīng)費預算、成果表現(xiàn)形式、交流和應用、保證措施及完成時間)等。
三、課題承擔人在院學術委員會會議上宣讀開題申請報告，院學術小組及邀請的著名專家對開題報告的可行性、科學性進行審核及評議，簽署意見，經(jīng)院長批準，編制正式計劃，按縣(市)、市、省、部、國家級逐級上報(凡列入縣(市)以上有二個或二個以上協(xié)作單位的科研項目的課題，填報科研合同或合作協(xié)議，協(xié)議內要注明主要完成單位及完成人員分工和任務)。
四、院重點課題開題后每半年上報進度一次，按要求填寫進度、經(jīng)費報表，由院職能部門定期進行檢查，一季度檢查一次，半年進行小結，年終做出總結。
五、課題進展中出現(xiàn)的問題，及時向院職能部門提出。
六、下達的科研經(jīng)費，實行?？顚Ｓ?，由課題負責人按用款計劃經(jīng)院長批準用于本研究課題。
七、課題完成鑒定或評審后，應在一個月內將課題的審批文件、任務、委托書、協(xié)議書、合同、研究計劃、方案、各種載體的原始記錄、實驗方法、實驗報告、數(shù)據(jù)分析、總結報告、成果申報書、鑒定證書、獲獎證書等全套資料科技檔案管理方法、要求、分類立卷歸檔。
基建檔案管理制度
為加強本院基建檔案管理，特制訂本制度。
1、本院召開基建工程竣工驗收會，必須通知檔案部門。小型項目，可委托基建管理部門兼職檔案員參加。
2、基建工程項目的全部材料由院基建管理部門在竣工驗收后收集齊全、完整交綜合檔案室。
3、基建需歸檔的材料:本院建設的總體規(guī)劃、圖紙說明，工程立項報告及有關批準文件，設計任務書，設計總方案、工程選址和地質勘測記錄、報告、工程計劃，初步設計、技術設計，施工計劃文件、施工合同、工程協(xié)議、開工報告、施工說明、組織設計、驗收文件、工程總結報告、平面圖、地形圖、施工實體圖、水電通訊管網(wǎng)圖、維修及改、擴建記錄等以及論述與反映單位和改進前后的文書、圖紙、圖片等文件材料。
儀器設備開箱制度
為確保儀器設備的圖紙、說明書、合格證、質量證明書、保修卡等原始資料的完整歸檔，有利于儀器設備的維修、保養(yǎng)和管理，更好為醫(yī)療衛(wèi)生工作服務，特制訂本措施:
1、凡購得或調撥的各種儀器設備，開箱驗收時，經(jīng)辦人員必須通知有關科室及綜合檔案室。
2、儀器設備開箱前六面拍照，驗收時由經(jīng)辦人、倉庫保管員現(xiàn)場將隨機的所有技術資料(包括圖紙、說明書、合格證、量說明書等)交有關科檔案人員檢驗歸檔。
3、對無法包裝或不需包裝的設備，其所有的隨機技術資料，經(jīng)辦人員必須給檔案人員檢驗，出具證明書，方可入庫。
4、購置設備技術資料不全，經(jīng)辦人員應設法補足技術資料，方可入庫。
聲像檔案管理暫行規(guī)定
聲像檔案是指聲像材料為載體的照片、錄音、錄像等歷史資料，為認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強聲像檔案管理，特制訂如下規(guī)定:
一、聲像檔案的建立本院、各科室、個人在工作活動中形成的照片、錄像、錄音帶等凡有保存價值的，均應及時交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。
二、聲像檔案的歸檔
1、各科室、個人必須把拍攝的底片、照片及文字說明、錄制的錄像帶按規(guī)定一并交給綜合檔案室。
2、向綜合檔案室移交的照片應包括底片、照片和文字說明三部分，文字說明應包括時間、地點、內容、攝影者等。
3、向綜合檔案室移交的錄像帶、錄音帶應是原片，并在錄像帶、錄音帶上貼上文字說明。
4、聲像檔案的編目應簡扼，便于查找和統(tǒng)計。
三、聲像檔案的保管存放聲像檔案的庫房，要采取防止高溫、高濕和強化的措施，并要定期檢查錄音的柜箱和庫房的溫濕度，達到規(guī)定標準，以防損壞。
四、聲像檔案的交接、查閱、借用
1、向綜合檔案室移交聲像檔案時，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。
2、因工作需要查閱和借用聲像檔案應辦理登記手續(xù)。
照片檔案管理制度
1、為加強照片檔案管理，建立健全照片管理制度，更好開發(fā)利用照片檔案信息資源，特制訂本制度。
2、照片檔案由底片、照片和文字說明三部分組成，文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，要求文字簡潔，語言通順。
3、按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，整理成編寫總說明及每張照片分說明，一年一次隨其它載體檔案一起歸檔。
4、照片檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的照片入庫，對本室收藏的照片檔案要根據(jù)具體的情況定期檢查，一般宜三個月檢查一次。
5、接觸底片，應帶潔凈的手套操作。
檔案保密制度
1、認真執(zhí)行《保密法》，遵守國家保密制度和保密紀律，維護檔案的完整和安全。
2、凡涉及黨和國-家-機-密、專利的檔案，不得對外開放。
3、檔案人員加強自身修養(yǎng)，忠于職守，不準盜竊、出賣秘密和口頭泄密。對造成泄密事件的責任者，及時上報，按有關規(guī)定，嚴肅處理。
4、利用檔案者要遵守保密規(guī)定，除需要查閱的內容，其它檔案不得隨意翻閱。
5、查閱絕密檔案，須經(jīng)單位分管領導批準。機密、秘密級檔案僅限本院內部查閱。
檔案鑒定銷毀制度
一、對本單位形成的材料，應遵照各類檔案的歸檔范圍和實際有無保存價值進行認真鑒定。檔案鑒定標準按國家檔案局編制的《文書檔案管理期限表》、《浙江省科學技術事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》規(guī)定執(zhí)行。
二、對各種檔案的鑒定工作，由鑒定小組負責，必要時也可由上級檔案部門派員參加。
三、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。根據(jù)保管期限規(guī)定，經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案文件材料，由檔案管理人員編造銷毀清冊，交鑒定小組審定，報院領導審批后，指定專人監(jiān)督銷毀，報上級部門備案。其中會計檔案中的定期保管案卷的銷毀須報市衛(wèi)生局批準后方可實施。銷毀時應在指定地點，須有二人以上監(jiān)督，監(jiān)督人員在清冊上簽字，銷毀清冊立卷歸檔。
個人業(yè)務技術檔案在人員調出、離退休、死亡時上交市衛(wèi)生局保存。
檔案室安全管理制度篇四
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料（包括文字、統(tǒng)計數(shù)學、圖紙、相片、錄音（像）、報表等）均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結束歸檔工作，學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔，并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全，組卷合理，分類清楚，卷內文件排列系統(tǒng)，保管期限劃分準確，案卷標題簡明確切，裝訂結實、美觀，字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續(xù)后方可借出，并在2—3天內歸還。
2、借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案，須經(jīng)領導批準，并在指定地點查閱，不得翻閱其他無關材料。
4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，并說明查閱內容，年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意涂改做記號，不得擅自復制、轉借他人或單位，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。
6、凡未經(jīng)整理，登記完畢的檔案，一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料，嚴格按照密級規(guī)定執(zhí)行審批手續(xù)。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作，切實做到“八防”，確保檔案的安全和質量，特制定本制度：
1、檔案室應有專人專管，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內、開啟。
2、檔案室內嚴禁吸煙，工作人員離開檔案室時，要關閉門窗，切斷電源。
3、檔案室內要經(jīng)常進行通風，打掃，保持清潔干燥，按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保檔案安全。
5、調查檔案要嚴格履行登記手續(xù)，做到調卷登記，還卷注銷。
五、檔案統(tǒng)計、鑒定、移交制度
檔案統(tǒng)計：
1、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統(tǒng)計表，提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交：
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位保管期限表，定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案進行再鑒定，準確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見。登記造冊，經(jīng)單位領導人批準后由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的.重要組成部分。學校應根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛(wèi)部門負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括以下內容：
（一）年度安全工作計劃、部署，各種安全文件資料。
（二）單位基本概況，重點部位情況。
（三）安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
（四）各種安全制度。
（五）各種安全設施、器材情況。
（六）其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內容：
（一）安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
（二）安全隱患及其整改情況的記錄。
（三）安全檢查、巡查記錄。
（四）安全宣傳教育培訓記錄。
（五）安全情況、事件、事故及處理記錄。
（六）獎懲情況記錄。
（七）其他有關安全管理的情況。
檔案室安全管理制度篇五
1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的主要在于為學校領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。
2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。
3.檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，檔案員要定期征集歸檔、建檔。
5.檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。
6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
7.校內人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
8.健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。
9.加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。
檔案室安全管理制度篇六
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
1、檔案文件編號原則：a1a2a3a4—b1b2c1c2—d1d2,其中a1a2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），a3a4為兩位數(shù)年份號，b1b2為部門（科室）代字（大類）號，c1c2為文件類型（小類）號，d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：jx06—xztz—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
1檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。3文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。
3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
4檔案類型
4.1行政檔案。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養(yǎng)記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
1總經(jīng)理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。
3其他員工因工作需要應經(jīng)過審批方可借閱有關檔案。
4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。
6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。
檔案室安全管理制度篇七
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度。
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
檔案室安全管理制度篇八
一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整。
二、保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。
三、檔案庫房設施符合"八防"的.要求，要安裝鐵門(防盜門)鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
五、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。
八、不準向家屬、子女、親友及其他不應該知悉者談論國家秘密。
九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。
十、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。
檔案室安全管理制度篇九
一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關主要領導任組長、成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)及時組織對到期檔案進行鑒定。
三、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要填好銷毀清冊，經(jīng)主要領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。
四、對已超過保管期限檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的`年限算起。
五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部室或責任人負責修改、補充。
六、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。
檔案室安全管理制度篇十
一,認真貫徹《中華人民共和國檔案法》,以及其它有關檔案工作的規(guī)定.二,各種檔案須科學管理,存放有序,查找方便.
三,嚴格保密制度做好檔案安全保密工作.
四,做好防火,防水,防潮,防盜,防有害生物,防塵,防光,防高溫等工作,定期檢查保管情況,確保檔案的安全,做到無丟失,無霉變,無蟲蛀,無差錯.
五,借閱檔案須經(jīng)學校領導同意,并辦理借閱登記手續(xù),借閱人要愛護檔案原件,用后及時歸還.
六,外單位借閱利用檔案,須持單位介紹信,注明利用目的,經(jīng)學校領導同意,才能借閱.
要按照國家,政府及教育行政部門的有著規(guī)定,把學校,各部門和師生每個人手中分散的有關教育,教學,科研,人事,行政,財務,經(jīng)營等方面的文件材料及各種資料,經(jīng)過挑選,集中于學校檔案室.任何部門和個人都不得私自保存,占有,銷毀和帶走應歸檔的材料.
1,依法按章。
檔案的收集必須依法按章實施.要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義,樹立檔案工作人人有責的觀念,增強檔案意識,明確工作性檔案資料與個人的學術,科技等具有知識產(chǎn)權的資料的區(qū)別.管理部門不應把屬于具有個人知識產(chǎn)權范圍的資料強行收集(個人自愿貢獻的另當別論),個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔.
2,完善機制。
檔案的收集必須建立必要的機制,對收集的范圍,對象,時限等有明確的要求,建立必要的工作制度和考核制度.
3,建立網(wǎng)絡。
由于學校的工作條線多,歸檔資料牽涉的面也廣,檔案資料的收集要建立必要的組織網(wǎng)絡,有關條線和各個層面都應有相關的節(jié)點,每個節(jié)點都要有具體的責任人.
檔案的整理,是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料,進行基本的分類的,,組合和編目,使其系統(tǒng)化,科學化.有利于檔案的保管和使用.
1,規(guī)范分類。
由于以校為本自主發(fā)展的步伐加快,教育教學改革的不斷發(fā)展,改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規(guī)定的分類范圍.因此,在改革實踐與時俱進的新時期,相關的檔案資料分類規(guī)則也必然不斷發(fā)展,各單位應該尊重這一現(xiàn)實,積極探索,同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯(lián)系,爭取指導,服從整體調控,不各行其是.
2,保持結構完整性。
學校檔案的整理,要按照教育,教學,科研,人事,行政,財務和經(jīng)營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規(guī)律,保持其結構的完整性.
3,保持整體系統(tǒng)性。
學校檔案的整理,還要按照學校檔案的來源,時間,內容和性質等條件,保持其歷史聯(lián)系,保持其整體的系統(tǒng)性.
1,為有利于學校立卷部門做好平時歸卷工作,提高立卷質量,方便歸檔前的查。
找利用,學校應按照上級要求,推行預立卷制度.
2,學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集,積累,并定期進行整理.
3,學校檔案室要隨時了解,檢查,指導兼職檔案員做好預立卷工作.
4,組卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律,保持其相互之間的有機聯(lián)系,便利于查考和利用.
5,組卷的技術要求:。
1)內容相同的文件材料組成一卷,同一內容的文件材料數(shù)量多時,可分別組成若干卷,每卷不超過200頁.
2)卷內密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批復在前,請示在后的順序排列.
3)按順序編頁號,頁號位置在非裝訂線一側的上角.
4)填寫卷內目錄及備考表.每份文件材料必須注明單位,責任者,時間.
5)卷內材料一律拆掉金屬物,用線裝訂,破損的文件材料應進行修補.
6)案卷封面各欄目應填寫齊全,標題擬寫應簡明扼要,并體現(xiàn)作者,問題,文種三要素.
7)檔案盒封面和卷盒按有關規(guī)定要求.
1,必要的硬件保障。
為了檔案的完整和安全,工作的方便,一般應實行。
檔案庫房要保證通風,干燥,配備必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),調溫和通風等設施,要有防盜設施.
2,完善的軟件建設。
建立檔案管理的常規(guī)工作制度.如收集,整理,分類,立卷,借閱,鑒定,剔除,銷毀等制度.建立相應的工作資料.
3,認真做好歸檔驗收工作.檔案室應對整理組卷完畢垢檔案進行入庫前的鑒定和驗收,凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔.
4,按規(guī)定做好分類編號工作.
5,按規(guī)定做好編目工作.目錄每條目基本著錄項目包括:順序號,檔號,題名,日期,頁數(shù),保管期限等.實行計算機輔助檔案管理的,應將目錄輸入計算機,建立信息庫,實現(xiàn)檢索,統(tǒng)計的機上操作.
6,按照檔案順序號,依次排列上架.
7,要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補。
救措施,并報告分管領導,確保檔案安全.
8,要嚴格做好鑒定和銷毀工作.要根據(jù)歸檔范圍和保管期限表,對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見,并經(jīng)學校領導批準.銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷,并在銷毀清單上簽字.
9,認真做好統(tǒng)計工作.建立檔案的收進,移出,利用,銷毀等統(tǒng)計臺帳,及時報送統(tǒng)計報表.
10,及時做好檔案的補充工作.歸檔的文件材料如有遺漏,學校應及時補充歸檔,檔案室應將補充歸檔材料插入相應的案卷或另行組卷,排在對應年度案卷目錄的最末位.
官地坪鎮(zhèn)中學。
檔案室安全管理制度篇十一
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的.使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從xxxx年十月一日起執(zhí)行。
檔案室安全管理制度篇十二
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室柜具要編制順序號,排列整齊,便于工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的溫、濕度,定期分析、積累資料,要根據(jù)室內外的溫、濕度情況,隨時通風,除濕降溫。
5、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經(jīng)常打掃,柜具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內外清潔衛(wèi)生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室安全管理制度篇十三
1、歸檔范圍。
公司在物業(yè)管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，光盤等材料。
2、歸檔要求。
歸檔文件應原件（特別情況下可用復印件代替），要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰。
3、歸檔時間：輸完畢后，應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù)：各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續(xù)，由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點材料，移交雙方簽字后，各存一份，以備查考。
1、歸檔的文件材料，應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對，做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟?、濕度，一般溫度保持?4~24攝氏度，相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象，可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序。
具體要求：
1、借閱、復印檔案應先批準，再辦理登記手續(xù)；
2、要愛護檔案，不得丟失；
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案；
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出（除工作外），以防丟失、泄密；
5、辦理完畢，應立即歸還，如有差錯，應追究當事者責任；
6、調離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清后，方可辦理調離手續(xù)。