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(六)按照層級的不同正確選用文種
有的文種適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯(lián)合公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等。會議公報的發(fā)布機關(guān)屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規(guī)格高，黨的其他機關(guān)和組織都不宜使用這個文種;聯(lián)合公報的內(nèi)容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等一般由國家或省(區(qū)、市)有關(guān)職能部門發(fā)布，層級也較高。
(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種
擬制公文選擇文種時，往往會出現(xiàn)好像這個文種也行那個文種也可以的現(xiàn)象。如通過會議作出的有關(guān)某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。
(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種
有時應用以上幾點依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關(guān)或行政機關(guān)擬表彰某些集體和個人，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結(jié)合長期以來本機關(guān)、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習慣，恰當?shù)剡x用相應的文種。例如，在全國范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。
總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質(zhì)、適用范圍，切實把握各個文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限、隸屬關(guān)系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。
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