電話鈴響，拿起話筒，首先以禮貌用語，通報自己的單位名稱，明確所找的人后，可立即回答，如遇要找的人不在，可婉轉(zhuǎn)回答對方或告訴對方過會兒再打來，對方有重要事可轉(zhuǎn)告或被要求記錄下來，應(yīng)認真予以記錄，其中的重點內(nèi)容再復(fù)述一遍，以證實是否有誤。
當電話交談結(jié)束時，可詢問對方，說些客套話，這既是尊重對方也是提醒對方，最后可說“再見”，一般是在對方放下話筒后再放下自己的話筒。交談中(包括電話交談)要使朋友做到“投機”、“合拍”收到良好的效果，除了遵循的規(guī)范禮儀，還要注意交談中的“忌諱”，一般注意以下四點：
1.內(nèi)容應(yīng)以雙方共同感興趣、需要商量的事為主，對別人不愿談及的事或容易引起悲痛傷心的事，應(yīng)盡量回避，如遇不得已而提及，語言應(yīng)婉轉(zhuǎn)含蓄。
2.交談中避免提及對方的生理缺陷。
3.不應(yīng)隨便議論長者和名人，特別不應(yīng)把他們的私生活當作談資，否則給人留下淺薄無聊的印象。
4.交談中，如果無意涉及某些話題，刺傷了對方，應(yīng)立即道歉，請求原諒，這是交談中應(yīng)有的風(fēng)度。
接聽電話應(yīng)使用普通話，說話語速要均勻、語音要清晰，語氣溫和，音量適中;
電話鈴響3聲內(nèi)必須拿起電話，主動問候：您好!客戶服務(wù)中心×××。請問您有什么問題。對服務(wù)請求電話，要按規(guī)范做好記錄;
對無法當場解決的問題，要給客戶一個帶確切時間的答復(fù)。并在該時間內(nèi)給客戶一個處理方案。
接聽投訴電話應(yīng)保持平和的心態(tài)，多聽少說，尤其不能推托責(zé)任，避免向客戶表露情緒，避免與客戶糾纏以往的不快，避免向客戶陳述公司內(nèi)部的運作細節(jié)，對由于我們的工作或產(chǎn)品質(zhì)量問題給客戶所帶來的不便及不滿，應(yīng)給予真誠的道歉;同時應(yīng)認真做好記錄，并按規(guī)定程序逐級反映。