賓參加活動(dòng)，除請(qǐng)柬外，還需專(zhuān)門(mén)發(fā)邀請(qǐng)信。請(qǐng)柬應(yīng)提前一周至二周發(fā)出，以便被邀請(qǐng)人早做安排。請(qǐng)柬內(nèi)容包括宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、形式、主人的姓名(或單位名稱(chēng))，有時(shí)還寫(xiě)明事由、服裝、請(qǐng)客人答復(fù)等要求。請(qǐng)柬中文行文不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，括號(hào)除外，所提到的人名、單位、節(jié)日都應(yīng)用全稱(chēng)。中文請(qǐng)柬行文中不寫(xiě)被邀請(qǐng)人姓名，其姓名寫(xiě)在請(qǐng)柬信封上，而主人姓名應(yīng)印在落款處。落款不寫(xiě)時(shí)間。請(qǐng)柬格式與行文，中外文本差異較大，注意不能生搬硬套。請(qǐng)柬信封上被邀請(qǐng)人姓名、職務(wù)要書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確。國(guó)際上習(xí)慣對(duì)夫婦兩人發(fā)一張請(qǐng)柬，國(guó)內(nèi)憑請(qǐng)柬入場(chǎng)的場(chǎng)合，則應(yīng)發(fā)每人一張。菜單制定宴請(qǐng)選菜主要考慮主賓的喜好與禁忌。例如：伊斯蘭教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何帶酒精的飲料;印度教人士不吃牛肉;佛教人士吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。大型宴請(qǐng)，則應(yīng)照顧到各個(gè)方面，在我國(guó)一般用清真。例如：我國(guó)在人民大會(huì)堂舉行的國(guó)慶招待會(huì)，都采用清真菜肴。菜肴選擇要有針對(duì)性，菜量要適當(dāng)。海參、鮑魚(yú)、魚(yú)翅、燕窩等價(jià)格昂貴，有些客人并不喜歡，宜選用有本地特色的食品。無(wú)論何種宴請(qǐng)，事先均應(yīng)開(kāi)列菜單，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意。有外賓出席的宴會(huì)，需印制菜單并譯成外文。國(guó)宴或小型宴會(huì)菜單每人一份。西餐菜單順序是冷盤(pán)、湯、熱菜、甜點(diǎn)、水果，中餐則把湯放在熱菜之后(目前在涉外宴請(qǐng)時(shí)，中餐上菜順序一般與西餐同)。席位安排國(guó)際上的習(xí)慣，桌次高低以離主桌位置遠(yuǎn)近而定，同樣遠(yuǎn)近者，右高左低。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠(yuǎn)近而定，同樣遠(yuǎn)近者，右高左低。男女間隔安排，在國(guó)外流行女陪男，即以女主人為準(zhǔn)，男主賓在女主人右側(cè)，主賓夫人在男主人右側(cè)。在我國(guó)宴請(qǐng)，習(xí)慣男陪男，女陪女，以便于談話，即男主賓坐男主人右側(cè)，主賓夫人坐女主人右側(cè)。禮賓次序是排席位的主要依據(jù)。主賓身份高于主人，為表示尊重，可請(qǐng)主賓坐在主人的位置，主人則坐主賓位置，第二主人坐在主賓的左側(cè)。但也可按常規(guī)安排。主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席時(shí)，可請(qǐng)其他身份適當(dāng)?shù)呐孔鞯诙魅?。如無(wú)合適人選，也可把主賓夫婦安排在主人的左右兩側(cè)。在許多國(guó)家，譯員不入席，坐在主人和主賓身后。我一般將譯員安排在主賓右側(cè)(圓桌)或主人左側(cè)、對(duì)面(長(zhǎng)桌)。