首先了解下匯報材料的定義。一般來說，匯報材料是指一個地區(qū)、一個部門、一個單位的負責人在一些比較正規(guī)的場合向上級領(lǐng)導或機關(guān)進行工作匯報時所用的文稿。工作匯報的好壞，直接反映出匯報人的思想水平和工作能力，關(guān)系到能否贏得上級領(lǐng)導或機關(guān)對有關(guān)工作的認可和支持。那么匯報材料到底怎樣寫?應注意和把握哪些問題?談幾點以下。
一、圍繞主旨要求，做到有的放矢。
上級領(lǐng)導到所屬單位調(diào)研或檢查指導工作，一般會事前打招呼，會提出要聽取某項工作或全面工作情況匯報，有時還會提出具體要求。這就在一定程度上決定了匯報材料“寫什么、怎么寫”的問題。明確了這一點，就能有的放矢，少走或不走彎路。
要圍繞上級領(lǐng)導聽匯報的意圖、要求來寫。上級領(lǐng)導聽取下級工作匯報，總有一定的目的性，對于聽什么情況、聽多長時間、采取什么形式、在多大范圍匯報等都有明確要求。因此，撰寫匯報材料必須緊緊圍繞上級領(lǐng)導聽匯報的意圖和要求來準備。
要圍繞上級領(lǐng)導的關(guān)注點來寫。如果上級領(lǐng)導或機關(guān)對聽取工作匯報沒有具體要求，是不是就無法準備匯報材料呢?當然不是。一個有效的做法，就是緊緊抓住上級領(lǐng)導的關(guān)注點來起草匯報材料。這就要求在起草匯報材料前，認真研究和了解聽匯報的領(lǐng)導人以往和近期最關(guān)注什么、當前在抓什么、強調(diào)最多的是什么，進而把握其關(guān)注點，搞清“最想聽什么”這個基本問題，并以此準備材料。
二、突出工作重點，切忌面面俱到。
突出工作重點，就是堅持重點論。重點論告訴我們，在認識復雜事物的發(fā)展過程中，要著重把握它的主要矛盾;在認識某個矛盾時，要著重把握矛盾的主要方面。起草匯報材料，也必須抓主要矛盾，突出工作重點。突不出重點，一則浪費領(lǐng)導時間，二則讓領(lǐng)導在短時間內(nèi)難以把握其核心所在。
那么，在起草匯報材料過程中，如何突出重點呢?首先要明確什么是重點。一般來說，凡是能反映事物本質(zhì)具有普遍指導意義的重要問題、主要任務、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、工作做法、經(jīng)驗教訓、辦法措施等都是重點。
三、展現(xiàn)特色亮點，避免平淡乏味。
什么是特色?特色就是個性，就是“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的優(yōu)勢。亮點就是工作閃光點，就是突出的成績。聽匯報的領(lǐng)導總是喜歡聽有內(nèi)容、有特色、閃亮點的工作匯報，不喜歡聽毫無特點、平淡乏味、“一般化”的匯報。
那么，怎樣才能抓住特色亮點呢?一是要把最鮮亮、最感人的內(nèi)容放到最前邊，放到最顯眼的位置上，越是有特色、閃亮點的工作越要濃墨重彩，集中反映，使之成為整個材料的重頭戲，而對于一般化的、共性的東西則要盡量少匯報，或一筆帶過，點到為止。二是要把閃現(xiàn)亮點、最有特色的做法、制度、措施等說清說透，把最得意、最主要的工作成績盡量展現(xiàn)出來，把最具個性、最鮮活的經(jīng)驗體會充分挖掘出來，給人以深刻的啟迪。三是要把那些有話可說、有思想可挖、有經(jīng)驗可總結(jié)的內(nèi)容，作為出彩的地方努力把它寫實、寫好、寫到位。
四、認真提煉概括，寫出思想深度。
起草匯報材料不但是一個搜集資料、積累資料的過程，而且是一個研究工作、總結(jié)經(jīng)驗、升華理論的過程。匯報材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例、情況和闡述的道理之中。匯報工作是要適當發(fā)議論的。“發(fā)議論”就是要通過對一系列材料的解釋、分析、綜合、提煉，更清晰、更系統(tǒng)、全面地說明情況，從而讓上級領(lǐng)導了解事情的真相和來龍去脈，并從事實背后找出本質(zhì)問題，上升到理論高度，得出規(guī)律性的結(jié)論。
那么，怎樣在匯報材料中體現(xiàn)出思想性呢?主要應把握三點：一是要善于理性分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于綜合概括。
五、講究結(jié)構(gòu)層次，注意語言得體。
匯報材料一般包括工作開展情況、做法成效、經(jīng)驗啟示、存在的問題與不足、今后打算等內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上首先脈絡要十分清晰，其次是線條要單一，再次層次不要過多。
匯報材料主要是說給人聽的，這就要求匯報語言要實在、簡明，要客觀、翔實，有血有肉，有鮮活的東西，不能老是干巴巴的，就幾個觀點、幾根筋，該用事例、數(shù)字說話時就要用事例、數(shù)字說話，該量化的就要量化。需要虛化時也得“虛”，該歸納的就要歸納，該概括的就要概括。
六、首尾相應，請領(lǐng)導指出錯誤和紕漏。
提示一點：在整個匯報過程中需備錄音設備，便于事后整理領(lǐng)導指示精神等。
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