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文秘專業(yè)素質(zhì)知識(一)
(一)、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì)：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好!
(二)、業(yè)務素質(zhì)
1、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。
2、 實踐經(jīng)驗：要注意總結工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。
3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)
(三)、文化素質(zhì)
1、 社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。
2、 自然科學：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。
3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。
(四)此外
學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。
俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。
但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術
工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。
工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。
作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：
1、要協(xié)調(diào)好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關系;與當事人的關系，與律師的關系;與有關部門的關系等。
在協(xié)調(diào)與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領導幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。
一、秘書工作的任務
秘書工作的任務主要有以下7個方面：
1.調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領導者了解情況、進行決策的基礎，而領導的調(diào)查研究工作大部分，甚至全部要靠秘書人員進行，秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息，及時提供給領導。
2.文書工作
文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面，收到的文件要分輕重緩急交給領導批閱處理，發(fā)文要在領導的指示下按程序認真進行，很多時候秘書還要進行文件、報告的起草，所以秘書對文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉，處理完的文檔要及時分類歸檔。
3.會議籌辦
秘書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。
4.來賓接待
秘書應負責來賓的接待工作，包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀，力求樹立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個單位沒有專門的檔案部門，秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。
6.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待，在領導的授權下可以作適當?shù)奶幚恚瑢ψ约禾幚聿缓没虿辉谧约簷嘞薹秶鷥?nèi)的問題，要及時向領導匯報。
7.日常事務工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設備管理、環(huán)境管理等工作，常常都需要秘書來處理。
文秘專業(yè)素質(zhì)知識(二)
一、填空題
1、秘書信息工作針對性主要體現(xiàn)在： 、 、針對問題 上。
2、領導活動的核心是 ，是 管理 活動的 ，管理活動的 核心是 ，是領導活動的 。
3、秘書部門 檢查 督辦工作的特點： 、 、
4、 能使組織不穩(wěn)定的無序狀態(tài)迅速轉變?yōu)榉€(wěn)定的有序狀態(tài)。
5、各地各級(省、市、縣)的專門信訪機構，是一個領導綜合部門，不可能具體 處理大量的信訪問題，所以必須實行“ ”的原則。
6、秘密是保密的 ，保密是秘密的 ，保密工作則是實現(xiàn) 保密目標的 。
7、公告和通告的區(qū)別是(1)發(fā)布的權限不同：(2) ; (3) 。
8、演講稿的特點是： 、 、口語化。
9、上訴狀的核心部分是 ;上訴請求，主要寫明請求 撤銷(一部分或全部)、變更原審叛決、裁定，或者請求重新審判。
10、“浙江省計算機應用能力(win98)培訓5月21日開班，報名從速”這是屬于 式的廣告標題：“長城旅游公司歡迎您和我們一起分享祖國的美景” 這是屬于 的廣告標題：“家有‘郁金香’，滿屋生輝 煌”這是屬于 式的廣告標題。
11、祝詞和賀信不同，祝詞使用的能象一般是 ，表示良好的祝愿： 賀信使用的對象一般是 ，表示慶賀、道喜。
12、催辦的方法主要有：電話催辦 、 。
13、 是發(fā)文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。
14、裝封的作用是：第一， ;第二，保護文件，避免磨損;第 三， 。
二、選擇題
1、某地欲興建一個水電站，需對該地區(qū)的自然條件、人口、交通、人才、環(huán)境保 護等進行調(diào)查，這種調(diào)查方法是屬于( )
A、典型調(diào)查 B、普遍調(diào)查 C、綜合調(diào)查 D、重點調(diào)查
E、抽樣調(diào)查
2、秘書的“不管部”作用，主要通過下列內(nèi)容來體現(xiàn)：( )
A、帶全面性的任務或活動 B、圍繞中心工作產(chǎn)生的任務
C、臨時發(fā)生的突擊任務 D、為領導提供決策依據(jù)的任務
E、為領導服務的其他任務 F、與外界聯(lián)系和接待任務
3、秘書工作的助手作用的具體內(nèi)容有：( )
A、督促作用 B、文書處理 C、事務處理
D、文字把關 E、篩選文件
4、秘書保管印章有嚴格的規(guī)定，下列選項符合規(guī)定的有：( )
A、保管印章和使用印章不應是同一位秘書人員 B、不得委托他人
C、不蓋人情章 D、不論什么情況，按領導批示蓋印 E、不得帶出辦公室5、在決策實施過程中，人民群眾的情緒、心聲，通過來信來訪表達出來，信訪部門對收集到的情況，經(jīng)過加工制作，以“信訪摘編”等形式向領導匯報，就能起到：( )
A、反饋作用 B、信息作用 C、監(jiān)督作用
D、保障黨內(nèi)外群眾行使民主權利
6、屬于秘書職業(yè)秘密的范圍的是：( )
A、領導秘密 B、公文秘密 C、信訪秘密
D、交際秘密 E、決策秘密 F、通訊秘密
7、下列不符合文件保密方www.liuxue86.com法的有( )
A、遞送秘密文件，途中不得辦理與文件無關的事。
B、草稿、修改稿以及歷次印刷的清樣，應就地銷毀。
C、不經(jīng)制文部門批準，不得擴大秘密文件的閱讀范圍。
D、移交秘密文件時，要做到“疑人不用，用人不疑”。
E、秘密文件必須放在保密有保障的庫房或文件柜內(nèi)。
8、“以公有制為主體發(fā)展多種所有制經(jīng)濟，允許個體經(jīng)濟、私營經(jīng)濟的存在和發(fā)展，發(fā)行 債券 、股票等，以前是一個不可逾越的禁區(qū)，今天都已成為習以為常，合情合理的事情。”這說明分析研究( )
A、要高屋建瓴 B、要客觀把握 C、要注意創(chuàng)新 D、要判斷風險
9、秘書在輔佐決策中的協(xié)助式輔佐工作，應出現(xiàn)在下列什么環(huán)節(jié)中?( )
A、決策實施中 B、決策之前 C、決策形成中 D、決策效果評估中
10、“下級單位向上級單位或者個人向組織提出請求時”用的文書是( )
A、請示 B、請示性函 C、投標書 D、 申請 書
11、解說詞具有下列特點：( )
A、通俗化、口語化 B、針對性強 C、文藝性強 D、時效性強
12、在電報紙的內(nèi)容中，由發(fā)報人填寫，要拍發(fā)、計費的項目有：( )
A、電報頭欄 B、發(fā)報人性名、住址、電話
C、收報人住址、姓名 D、電文和署名
13、請柬的作用有( )
A、莊重通知 B、盛情邀請 C、美觀、大方 D、入場報到的憑證
14、下列表述符合經(jīng)濟類應用文的是：( )
A、意向書不具備法律效力 B、任何 合同 都有標的
C、市場預測報告具有科學性的特點 D、廣告是買方和賣方的“聯(lián)姻紅娘”
15、公文制發(fā)的規(guī)范化要求指的是：( )
A、行文規(guī)范 B、結構規(guī)范 C、格式規(guī)范 D、內(nèi)容規(guī)范
16、緊急而又簡短的文件，適合于哪種傳閱方法?( )
A、分送傳閱 B、集中傳閱 C、設立閱文室 D、建立文件交換站
17、對絕密文件或特別緊急的重要文件，可采用什么傳遞方法?( )
A、計算機聯(lián)網(wǎng)傳遞 B、專人護送
C、機要通信部門投送 D、建立文件交換站18、以××市第一中學為例,下列文件不需立卷的有:( )
A、《××市第一中學2001年招生簡章》
B、《××市教委關于任××同志為××市第十八中學校長的通知》
C、《××市第一中學第十周中層干部工作會議通知》(草稿)
D、《××市第一中學2001年度關于教職工醫(yī)藥費報銷規(guī)定試行方案》
19、某中學五十周年校慶活動所形成的文件材料，應采用什么方法立卷?( )
A、按文件特征立卷 B、按“三分一調(diào)”立卷法立卷
C、按“四分四注意”立卷法 D、立“小卷”
20、在案卷移交的過程中，檔案室要對案卷進行哪些方面的 檢查 ?( )
A、查數(shù)量 B、查質(zhì)量 C、查封面
D、查卷內(nèi)文件頁數(shù) E、查保管期限
三、名詞解釋
1、領導意圖
2、統(tǒng)計調(diào)查
3、總 結
4、案卷類目
5、催 辦
四、問答題
1、怎樣理解秘書工作在領導活動中的綜合性特點?
2、代表性會議有何個性特點?
3、經(jīng)濟合同的結構和寫法是怎樣的?
4、公文案卷應在何時歸檔?為什么?