2012年4月16日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，從今年7月1日起施行。新《條例》既是對(duì)新中國(guó)成立60多年來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作寶貴經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與升華，又是我國(guó)今后一個(gè)時(shí)期指導(dǎo)公文處理工作的一部經(jīng)典法規(guī)，新《條例》綜合了舊《條例》和舊《辦法》的內(nèi)容、既適用于黨的機(jī)關(guān)公文處理工作，又適用于政府部門的公文處理工作，結(jié)束了多年來(lái)黨政機(jī)關(guān)公文條例分制狀況，統(tǒng)一的公文處理規(guī)范極大地方便了地方與基層黨政機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化的開(kāi)展;新《條例》對(duì)公文、公文處理工作的涵義，以及15種正式主要文種適用范圍的界定更加科學(xué)明確;新《條例》主要突出強(qiáng)調(diào)了公文處理方面的內(nèi)容，對(duì)各文種的確立使用、公文格式的標(biāo)注、行文規(guī)則的要求更加簡(jiǎn)明，對(duì)有關(guān)公文管理的要求更加全面、嚴(yán)密、具體。根據(jù)中央辦公廳、省委辦公廳的部署的要求，學(xué)習(xí)好、貫徹好《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》是各級(jí)黨委、政府辦公室的一項(xiàng)重要工作，也是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公室文秘人員義不容辭的責(zé)任。
一、公文處理概述
(一)公文及公文處理的涵義
1.公文的定義。所謂公文(即公務(wù)文書(shū))，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)時(shí)所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布署和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況的工具”。公文包括文件、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議材料、申請(qǐng)表、統(tǒng)計(jì)表、呈報(bào)表等在我國(guó)，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學(xué)習(xí)上可以用作依據(jù)或參考的書(shū)面材料;狹義的“文件”，指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。
公文的本質(zhì)，是國(guó)家統(tǒng)治階級(jí)，在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國(guó)家、處理公務(wù)時(shí)所使用的書(shū)面文字工具。黨政機(jī)關(guān)的公文，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布黨政規(guī)章和法規(guī)，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告和交流情況的工具。文書(shū)與公文、文件的關(guān)系是：①用特寫(xiě)版頭印制的文件;②用電報(bào)傳輸?shù)墓?1.公務(wù)文書(shū)③公開(kāi)發(fā)布的公文;④會(huì)議上印發(fā)的公文;⑤其他文字材料等。文書(shū)①信函;②申請(qǐng)書(shū)：2.私人文書(shū)③報(bào)告：④日記：⑤其他文字記錄等。
2.公文處理涵義。公文處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理包括公文簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等7個(gè)程序;發(fā)文辦理包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等4個(gè)程序。公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。管理的原則是：即發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密安全。管理的內(nèi)容是：傳達(dá)范圍的管理、密級(jí)管理、復(fù)制(包括翻印、復(fù)印和其他手段復(fù)制公文)管理，匯編公文管理、秘密文件(包括各種載體文件)管理、公文清理清退銷毀和機(jī)關(guān)合并、撤銷時(shí)公文管理、新設(shè)立機(jī)關(guān)發(fā)文立戶管理等。公文歸檔，根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為兼職的，由兼職機(jī)關(guān)歸檔。
(二)公文的地位與作用
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理工作的重要工具。公文處理(寫(xiě)作)工作水平代表一個(gè)機(jī)關(guān)(單位)的決策水平、工作水平及整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理水平。在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文處理是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要的不可或缺的公務(wù)行為，是機(jī)關(guān)之間進(jìn)行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，在黨政機(jī)關(guān)、行政機(jī)構(gòu)以及人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的實(shí)際工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下級(jí)、同級(jí)之間協(xié)調(diào)溝通的有效載體。公文以其嚴(yán)格的行為規(guī)范和體式要求，同其他工作系統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系，在各級(jí)各類的機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮著重要的樞紐作用。主要有10大作用，即：?jiǎn)⑹竞蛡鬟_(dá)作用、規(guī)范作用、請(qǐng)示報(bào)告作用、控制作用、傳遞信息作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。
(三)公文的特點(diǎn)
公文是人類社會(huì)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、管理和處理公務(wù)時(shí)所使用的書(shū)面文字工具。它具有以下8個(gè)特點(diǎn)：
1.鮮明的政治性。公文是階級(jí)統(tǒng)治的工具，是管理工作的工具。它的內(nèi)容反映了統(tǒng)治階級(jí)的意志，代表統(tǒng)治階級(jí)的利益。因此，它的階級(jí)性、政治性非常鮮明。
2.法定的權(quán)威性。公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的工具，其管轄范圍內(nèi)的所有單位和個(gè)人必須不折不扣地貫徹執(zhí)行，不允許有任何反對(duì)地表示。如果對(duì)某些條文有不同意見(jiàn)，只能用合法的方式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映，在上級(jí)機(jī)關(guān)未改變決定之前，必須遵照?qǐng)?zhí)行。
3.特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。公文寫(xiě)作，是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)(單位)。公文的讀者，是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件時(shí)規(guī)定的，只能按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的意見(jiàn)辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴(yán)格的程序。公文辦理人員，必須嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦理，不得減少和超越規(guī)定的程序;必須恪盡職守，不得越權(quán)越位。
4.文字表述的準(zhǔn)確性和語(yǔ)言的生動(dòng)性。文字表述的準(zhǔn)確性，是指公文的語(yǔ)言表達(dá)必須做到準(zhǔn)確、規(guī)范，無(wú)歧義，否則，無(wú)法貫徹落實(shí)或出現(xiàn)執(zhí)行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強(qiáng)，便于貫徹和執(zhí)行。一個(gè)規(guī)定，只能是一種解釋。公文語(yǔ)言的生動(dòng)性，是指公文語(yǔ)言的運(yùn)用在確保其準(zhǔn)確、鮮明、樸實(shí)、簡(jiǎn)潔的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用我國(guó)語(yǔ)言、詞匯豐富的特點(diǎn)，在一篇公文中或在局部的段落內(nèi)，做到句法、構(gòu)詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復(fù)、累贅。
5.內(nèi)容上的公務(wù)性和現(xiàn)實(shí)性。內(nèi)容的公務(wù)性，是指公文是機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物，是機(jī)關(guān)處理公務(wù)活動(dòng)的工具，必須完全徹底地為公務(wù)活動(dòng)服務(wù)，不得把私人的事務(wù)寫(xiě)入公文之中。內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)性，指公文必須充分全面地反映實(shí)際情況，實(shí)事求是;必須為現(xiàn)實(shí)管理工作服務(wù)，具有現(xiàn)行功用和指導(dǎo)性、實(shí)踐性。
6.強(qiáng)烈的時(shí)效性和特定的意向性。公文是為一定時(shí)期的管理工作服務(wù)的，過(guò)了一定的時(shí)期，就失去了現(xiàn)行功用，變成了檔案材料(歷史資料)。所以說(shuō)，公文的時(shí)效性很強(qiáng)，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草、審批、發(fā)出和產(chǎn)生效用。否則，公文就失去了現(xiàn)行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對(duì)象在起草之前就確定了。不同的受文對(duì)象，用不同的公文語(yǔ)言表述。7.嚴(yán)密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規(guī)律構(gòu)思、布局、撰寫(xiě)，做到邏輯嚴(yán)密，言簡(jiǎn)意賅，以其獨(dú)有的邏輯力量說(shuō)服讀者(執(zhí)行者)，實(shí)現(xiàn)其管理作用、處理公務(wù)的作用。8.規(guī)范的體式。通用公文是法定的，每一個(gè)文種的撰寫(xiě)方式、格式都是固定的。公文寫(xiě)作人員必須按規(guī)定的體式寫(xiě)作、印制公文，不得違反。
(四)公文處理的原則
⑴實(shí)事求是的原則;
⑵準(zhǔn)確規(guī)范的原則;
⑶精簡(jiǎn)高效的原則;
⑷安全保密的原則。
(五)公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
新條例第7條規(guī)定：各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公(廳)室主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。
(六)文秘人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)
素質(zhì)，本指事物的本來(lái)性質(zhì)，這里是指人們?cè)诶碚?、知識(shí)、藝術(shù)、思想、能力等方面的素養(yǎng)及所具備的水平。公文寫(xiě)作人員(秘書(shū)人員)應(yīng)當(dāng)具有較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵紀(jì)守法，恪盡職守。由于公文處理工作的政治性、知識(shí)性、專業(yè)性很強(qiáng)，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)比較廣泛，要求秘書(shū)人員必須具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到博而專。博，指廣博的知識(shí)，博大的胸懷、健全的人格與寬廣深厚的人文素養(yǎng);專，指在核文專業(yè)方面造詣?shì)^深，精通核文業(yè)務(wù)，成為核文工作的專家。也就是說(shuō)，既要做通才，又要做專才;在“博”中求“專”，在“專”中求“博”。具體說(shuō)來(lái)，必須具備較高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力素質(zhì)、心理素質(zhì)、品德作風(fēng)素質(zhì)等。
1.政治素質(zhì)(1)具有較高的馬列主義理論水平;(2)具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義信念;(3)具有較強(qiáng)的政治敏銳性和政治辨別力;(4)在政治上與黨中央保持高度一致。
2.業(yè)務(wù)素質(zhì)(1)廣博的知識(shí)修養(yǎng)。必須熟悉社會(huì)科學(xué)知識(shí)、熟悉自然科學(xué)知識(shí)和熟悉新興學(xué)科、邊緣學(xué)科知識(shí);必須熟悉政策法律。(2)精湛的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。(3)熟悉情況。包括熟悉世界情況和國(guó)內(nèi)情況。熟悉國(guó)情、省情、市情、縣情、鄉(xiāng)情及本機(jī)關(guān)本單位的情況等。
3.能力素質(zhì)能力，是指夠勝某任某項(xiàng)任務(wù)所具備的主觀條件。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的文字處理能力、服務(wù)能力、預(yù)決策能力、組織管理、溝通協(xié)調(diào)能力、調(diào)研能力、創(chuàng)新能力等等。
4.心理品德作風(fēng)素質(zhì)(1)良好的心理素質(zhì)。要能“聽(tīng)得話、受得氣、耐得煩、吃得虧。”也就是說(shuō)，文秘人員必須具備健康的心理，正確觀察和處理各類問(wèn)題，積極穩(wěn)妥地應(yīng)對(duì)各類問(wèn)題;既要有宏大的胸懷，能海納百川，又要有小中見(jiàn)大的自律意識(shí)和自我調(diào)節(jié)意識(shí)，處處小心謹(jǐn)慎，有“如臨深淵、如履薄冰”的危機(jī)感;既要正確對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人，又要正確對(duì)待干部和群眾;既要熱愛(ài)本職工作，又要服從組織安排，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄，為黨和人民的事業(yè)，奉獻(xiàn)自己應(yīng)有的智慧和力量。(2)高尚的品德。必須具有堅(jiān)定的共產(chǎn)主義信念，忠誠(chéng)于所從事的事業(yè)。遵紀(jì)守法，清正廉潔，樂(lè)于奉獻(xiàn)，模范地遵守公民道德。維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的形象。(3)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)。必須做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，熱情周到，優(yōu)質(zhì)高效，廉潔奉公，做到密切聯(lián)系群眾、理論聯(lián)系實(shí)際、批評(píng)與自我批評(píng)和兩個(gè)“務(wù)必”。
二、公文種類
新《條例》第八條規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)公文種類主要有：決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種。
1.決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。
2.決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作用決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
3.命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。
4.公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
5.公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。公報(bào)和公告的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容一般十分簡(jiǎn)要;而公報(bào)的內(nèi)容一般比較詳細(xì)、具體地報(bào)道某一重要會(huì)議或重要事項(xiàng)的內(nèi)容。
6.通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
7.意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法
8.通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
9.通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
10.報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
11.請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
12.批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。
13.議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
14.函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15.紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。
三、公文格式
(一)公文格式概述
公文格式是公文內(nèi)容的表現(xiàn)形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于公文的內(nèi)容。
1.公文格式的含義
公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進(jìn)行管理和公務(wù)交往過(guò)程中逐步形成的習(xí)慣，并把它確定下來(lái)，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說(shuō)，公文格式就是公文的規(guī)格樣式，即公文各組成部分在頁(yè)面上的表現(xiàn)形式，也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。它反映了公文的客觀需要和內(nèi)在規(guī)律，體現(xiàn)公文的權(quán)威和功能。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文的內(nèi)容起表現(xiàn)和保證作用。公文格式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定，其所轄范圍的各級(jí)各類機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體，都要共同遵守。之所以對(duì)公文格式進(jìn)行規(guī)定，其目的都是為了規(guī)范公文處理工作，提高工作效率，做到運(yùn)行有序，易于識(shí)別，便于管理和批閱處理，便于歸檔查考。認(rèn)真學(xué)習(xí)公文的格式，就是為了正確使用和處理公文格式，做到規(guī)范化和科學(xué)化，提高公文處理工作水平。
2.公文格式的組成
2012年4月16日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對(duì)公文格式作了明確的規(guī)定。為提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，2012年6月29日，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(GB/T9704-2012)。該標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日起正式實(shí)施。此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)國(guó)標(biāo)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)的修訂，從技術(shù)方面對(duì)通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則，都作了更加明確具體的規(guī)定。這個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3大部分組成。
(二)公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書(shū)面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。根據(jù)新《條例》的規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明(附件名稱)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注(印發(fā)傳達(dá)范圍)、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等18個(gè)要素組成。
這18個(gè)要素按其所在的位置，又可分成眉首(文頭)部分(前6個(gè)要素)、主體部分(中間9個(gè)要素)、版記(文尾)部分(最后3個(gè)要素)。
眉首部分，位于公文首頁(yè)上部，一般占整個(gè)頁(yè)面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文(黨發(fā)、黨通、黨辦發(fā))，眉首部分與主體部分用兩條各長(zhǎng)71mm、寬1mm的紅色橫線中間加2號(hào)實(shí)體五角星隔開(kāi)，此外，可用一條長(zhǎng)156mm(與版心同寬)的紅色橫線;[LU1]行政機(jī)關(guān)的公文用一條長(zhǎng)156mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開(kāi),中間沒(méi)有五角星。
主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位于公文最后一頁(yè)下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間2個(gè)要素。
1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志(版頭或報(bào)頭)。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識(shí)別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級(jí)別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機(jī)關(guān)的普發(fā)性公文中，還可起到印信的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭,但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同黨政機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委員會(huì)文件”“中共××縣委文件”;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種組成,例如,“中國(guó)共產(chǎn)黨××市委員會(huì)(請(qǐng)示)”“中共××縣委文件(通知)。版頭字居中排印在公文首頁(yè)上部，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字(以前用長(zhǎng)牟體字或長(zhǎng)宋體字)，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則,每個(gè)字的長(zhǎng)度在22×15毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少而定，但都要小于“中共中央文件”(27mm)“中共貴州省委文件”(省25mm)字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定,須長(zhǎng)期固定使用,一般情況下不作變動(dòng)，更不得隨意變動(dòng)。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前;如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。
2.份號(hào)。份號(hào)，即份數(shù)序號(hào)，是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，例如，經(jīng)會(huì)議討論要收回的公文、領(lǐng)導(dǎo)講話等。在黨政機(jī)關(guān)，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)從000001號(hào)開(kāi)始，用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁(yè)左上角第一行。秘密公文印制份號(hào)的目的是：便于對(duì)秘密公文進(jìn)行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。用電報(bào)傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號(hào)。但是，絕密、機(jī)密、秘密電報(bào)均屬密碼電報(bào),均應(yīng)按密碼電報(bào)的管理辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。
3.密級(jí)和保密期限。
密級(jí)和保密期，即公文的秘密等級(jí)和保密的期限。公文中的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級(jí)。用特定版頭印發(fā)的公文，密級(jí)一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，在份號(hào)下方，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開(kāi)。比如：“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注在公文首頁(yè)報(bào)頭部分的“密級(jí)”欄內(nèi)。
4.緊急程度(等級(jí))。
緊急程度(等級(jí))，是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間的要求叫等級(jí)。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁(yè)左上角密級(jí)和保密期限下面，兩字之間空1字。用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳;二是使用電報(bào)報(bào)頭電傳公文。電報(bào)的緊急程度叫等級(jí)，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號(hào)黑體字標(biāo)注，其辦理公文的時(shí)間要求分別是即刻、2天、4天、6天，即受文單位必須分別在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完畢。確定公文的緊急程度(等級(jí))應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。
5.發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)是公文的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號(hào)3部分組成，是每一個(gè)用特定版頭(報(bào)頭)制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識(shí)別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，發(fā)文年度號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)寫(xiě)，例如，“〔2012〕”不能簡(jiǎn)寫(xiě)為“〔12〕”。發(fā)文順序號(hào)分年度從1號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留有空號(hào),不隨意編號(hào)，不編虛位(即“1”不編為“01”)，不加“第”字。使用發(fā)文字號(hào),應(yīng)注意3個(gè)問(wèn)題：一是發(fā)文字號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)長(zhǎng)期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號(hào)，黨政機(jī)關(guān)都用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注于版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí))下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注，上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱，左右邊各空1字排印。電報(bào)的發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，用特定報(bào)頭印制的電報(bào)，標(biāo)注在“密級(jí)”欄之后。
6.簽發(fā)人。上報(bào)公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號(hào)與簽發(fā)人姓名組成，“簽發(fā)人”3個(gè)字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(版頭)下空2行紅色橫隔線之上，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體體。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者，即單位的主要負(fù)責(zé)人。在縣級(jí)黨委、政府辦公室，以辦公室名義印發(fā)的公文一般由辦公室主任或主任委托的副主任簽發(fā)，兩辦聯(lián)合行文的，由兩辦主任簽發(fā)，但涉及內(nèi)容重要的必須有黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)審定，甚至經(jīng)過(guò)會(huì)議研究同意后，由辦公室主任簽發(fā)。
7.標(biāo)題。
標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱)、事由(公文主題)和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號(hào)楷體字，居中排印?；匦袝r(shí)應(yīng)做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡(jiǎn)潔、無(wú)歧義。在處理公文標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意3個(gè)問(wèn)題：一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文中，應(yīng)簡(jiǎn)化標(biāo)題(關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)什么的通知的通知等情形)。三是標(biāo)題中一般不用除書(shū)名號(hào)以外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
8.主送機(jī)關(guān)。
主送機(jī)關(guān)，即公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱;在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字排印，回行時(shí)頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。“如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。”普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān);決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、紀(jì)要8種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān);通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，即一般情況下不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、通報(bào)人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。州直部門行文中，主送單位普遍存在的問(wèn)題是：“各縣(市、區(qū))××××××”，這里的“區(qū)”容易與區(qū)一級(jí)政府的“區(qū)”混淆，應(yīng)該改為“各縣(市)、凱里經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)××××××”。
9.正文。正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方;不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。公文首頁(yè)必須顯示正文。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。常見(jiàn)的錯(cuò)誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫(xiě)成了“1、”，把小圓點(diǎn)寫(xiě)成了頓號(hào)。②第一層次用“一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級(jí)。在正文層次不多的情況下，第一級(jí)用“一、”，第二級(jí)可用“1.”，但不能用“(1)”。為簡(jiǎn)化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號(hào)字印制。正文中只有一級(jí)小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排印;有兩級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印;有多級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第三級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印，第四級(jí)小標(biāo)題用仿宋體字排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號(hào)楷體字排印，第二文種的正文用3號(hào)仿宋體字排印。獨(dú)立成段的小標(biāo)題，末尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào);小標(biāo)題之后接著排印正文的,末尾用句號(hào)。
10.附件說(shuō)明(附件名稱)。
附件說(shuō)明，是指公文附件的順序號(hào)和名稱。附件應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。公文附件在正文之后空1行，左側(cè)空2字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字，后面標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。附件的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字(如“附件：1.XXXXX”)，附件名稱前后的標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊
11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文之后的右下方。
⑴加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內(nèi)。
⑵不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文(或附件說(shuō)明)下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。標(biāo)注成文日期時(shí)注意：成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn);經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決議、決定等，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。新《條例》規(guī)定：成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。對(duì)于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)用3號(hào)楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見(jiàn)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。
使用印章時(shí)注意：一般情況下，在黨政機(jī)關(guān)，除會(huì)議紀(jì)要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報(bào)頭印制的電報(bào)外，其余的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時(shí)，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，每行一般排3個(gè)印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心;最后一行如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
12.附注(印發(fā)傳達(dá)范圍)公文如有印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。(附注)印發(fā)傳達(dá)范圍，它一般用于普發(fā)性公文。對(duì)于有主送機(jī)關(guān)的公文，對(duì)印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說(shuō)明;對(duì)于沒(méi)有主送機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對(duì)印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。“請(qǐng)示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼。印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對(duì)固定，做到規(guī)范化,以便準(zhǔn)確及時(shí)地確定公文的印發(fā)份數(shù)。例如：“此件公開(kāi)發(fā)表”，根據(jù)實(shí)際情況，工作確實(shí)需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。
13.附件。
附件，是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說(shuō)明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，并與主件裝訂在一起。附件的首頁(yè)左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。僅一個(gè)附件的,不排附件的順序號(hào)。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號(hào)字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注附件(或帶順序號(hào))。在這種情況下，印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁(yè)的下端。附件與主件裝訂在一起的，印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁(yè)的下端。
14.抄送機(jī)關(guān)。
抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)(上級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān))，應(yīng)當(dāng)用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。用特定版頭(報(bào)頭)印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期(印制版記)的上一行，并用橫線與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期(印制版記)隔開(kāi)，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。一般用4號(hào)仿宋體字，左右各空一字編排。
如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
15.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期(版記)版記由印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用4號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字。版記中的分隔線與版心同寬。版記位于文件末頁(yè)版心的最后一行。如果版記頁(yè)和前面的一頁(yè)都沒(méi)有正文，則版記頁(yè)不標(biāo)頁(yè)碼。新條例規(guī)定不再使用主題詞。印發(fā)時(shí)間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。上行文的,印發(fā)日期后接著排印“印”字,下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天;用電報(bào)傳送的公文，印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。16.頁(yè)碼頁(yè)碼是公文頁(yè)碼的順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
(三)公文用紙格式、公文排印、裝訂格式
新《條例》12條規(guī)定：“公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定”。實(shí)現(xiàn)了黨政機(jī)關(guān)公文用紙的規(guī)范統(tǒng)一。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，成品尺寸為210毫米×297毫米。定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙排印公文，正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字，行間距用3號(hào)漢字高度的7/8個(gè)，公文用紙頁(yè)邊與版心尺寸為：天頭(上白邊)為37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm，版心尺寸為156毫米×225毫米(不含頁(yè)碼)。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少1行、每行可減少1-2個(gè)字，也可每頁(yè)增加1-2行、每行增加1-2個(gè)字。公文要求雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)1mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。
(五)公文的特定格式和應(yīng)注意的問(wèn)題
在處理公文格式過(guò)程中，除了堅(jiān)持正確的格式外，還要善于正確處理經(jīng)常碰到的具體問(wèn)題和特殊問(wèn)題，既要堅(jiān)持公文格式的規(guī)范性，又要把原則性與靈活性恰當(dāng)?shù)亟Y(jié)合起來(lái)，正確處理具體問(wèn)題和特殊問(wèn)題，以確保公文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。
黨政機(jī)關(guān)的公文，除了規(guī)定的常用格式外，還有用其他形式印制的公文格式。凡是公文，都有一個(gè)格式問(wèn)題，都要做到科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。具體說(shuō)來(lái)，主要有以下幾種公文需規(guī)范其格式：
1.會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。2.信函式公文格式。信函式公文使用比較廣泛，首頁(yè)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加武文線與文武線組成，均套紅印制。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm;發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下4mm處為一條武文線(紅色雙線，上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(紅色雙線，上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。其他要素標(biāo)注方法與用特定版頭印制的公文相同。
3.會(huì)議材料。會(huì)議材料使用比較多，有不少的公文是以會(huì)議材料的形式發(fā)布的。規(guī)范會(huì)議材料格式，是做好會(huì)議秘書(shū)工作的重要任務(wù)之一。會(huì)議有多種類型，但不論召開(kāi)什么會(huì)議，只要在會(huì)議上印發(fā)會(huì)議材料，其格式應(yīng)統(tǒng)一，并做到規(guī)范化。會(huì)議材料的格式，除首頁(yè)與特定版頭的首頁(yè)不同外，其余大致相同。即：在會(huì)議材料的首頁(yè)左上角標(biāo)注“××會(huì)議材料之×”或“××會(huì)議材料”，字號(hào)一般用4號(hào)楷體或仿宋體。如果是秘密材料，在“××會(huì)議材料之×”之下標(biāo)注份數(shù)序號(hào)，在右上角頂格標(biāo)注密級(jí)。標(biāo)題居中排印，在標(biāo)題之下居中用3號(hào)楷體字排印成文機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名，在成文機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人姓名之下加圓括號(hào)排印。
成文日期(也可將發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期加括號(hào)并列標(biāo)注在標(biāo)題之下居中位置)。在成文日期之下排印正文，在正文之后、最末一頁(yè)下端標(biāo)注公文印發(fā)范圍和印制版記。其字體使用與用特定版頭印制的公文字體用法相同。
4.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政協(xié)會(huì)議和其他重要的、召開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，除發(fā)會(huì)議材料之外，還編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)其一般格式是：有報(bào)頭“會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)”或“×××會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)”，用長(zhǎng)宋體字或小標(biāo)宋體字或行書(shū)體字印制;報(bào)頭之下居中標(biāo)注“第×期”;期數(shù)之下排印一條橫線;橫線的左上方排印“××會(huì)議秘書(shū)處”，右上方排印簡(jiǎn)報(bào)的成文日期“××××年×月×日”;橫線之下排印標(biāo)題及正文。一期簡(jiǎn)報(bào)可以排印一篇至幾篇文章，其排印標(biāo)準(zhǔn)與用特定版頭印制的公文相同;正文之后排印印制版記。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)與會(huì)議材料都要存檔。
5.領(lǐng)導(dǎo)講話稿。領(lǐng)導(dǎo)講話稿，一般由領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上講話時(shí)使用，也有作書(shū)面發(fā)言的。領(lǐng)導(dǎo)講話之前，有的講話稿已先印好;有的是待領(lǐng)導(dǎo)講話之后，在會(huì)議上印發(fā)，并在報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)表，或在內(nèi)參材料、通報(bào)材料中印發(fā)，也有不印發(fā)的。凡做會(huì)議材料、內(nèi)參材料、通報(bào)材料印發(fā)的，分別按其格式印發(fā)。如果領(lǐng)導(dǎo)講話之后，不另印發(fā)，只作存檔備查。對(duì)于這樣的講話稿，應(yīng)標(biāo)明何人、何時(shí)在何種會(huì)議上的講話。其中，有兩級(jí)標(biāo)題的，在主標(biāo)題中闡明講話主題內(nèi)容，在副標(biāo)題中標(biāo)明在什么會(huì)議上的講話，標(biāo)題之下居中署講話人姓名，姓名之下居中加圓括號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注成文日期，年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。只有一個(gè)標(biāo)題的，應(yīng)在標(biāo)題中標(biāo)明在何種會(huì)議上的講話，標(biāo)題之下居中標(biāo)注講話人姓名，姓名之下居中加圓括號(hào)標(biāo)注講話日期;或者在標(biāo)題中標(biāo)明某某在什么會(huì)議上的講話，標(biāo)題之下居中標(biāo)注講話日期。正文之后、末頁(yè)下端可標(biāo)注公文主題詞與印制版記。
6.工作簡(jiǎn)報(bào)。黨政機(jī)關(guān)因工作需要，經(jīng)常定期或不定期地編印一些簡(jiǎn)報(bào)，發(fā)有關(guān)單位，以溝通信息和指導(dǎo)工作。工作簡(jiǎn)報(bào)的名稱由各機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要確定。有的用“內(nèi)參”、“××通報(bào)”、“參考材料”、“情況通報(bào)”等字印制。但是編印工作簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)從實(shí)際和工作需要出發(fā)，不能過(guò)多、過(guò)濫，均應(yīng)按有規(guī)定分別報(bào)同級(jí)黨委辦公室或政府的辦公室進(jìn)行審批、登記，經(jīng)登記之后才能編印工作簡(jiǎn)報(bào)。工作簡(jiǎn)報(bào)的格式，其版頭部分一般占公文首頁(yè)頁(yè)面的1/3左右,由各機(jī)關(guān)自己制定。版頭字的字號(hào)未作統(tǒng)一規(guī)定，但要莊重、大方、美觀，一經(jīng)確定，不得輕易改變。版頭字下居中標(biāo)注發(fā)文字號(hào)或“第×期”;發(fā)文字號(hào)之下排印一條紅線的橫隔線;橫隔線之下排印公文標(biāo)題;標(biāo)題之下排印正文;正文之后、末頁(yè)下端排印印發(fā)范圍和印制版記。用這些版頭印制的公文，一般無(wú)主送機(jī)關(guān)，其字體型號(hào)與用特定版頭印制的公文字體型號(hào)相同。
四、公文起草
撰寫(xiě)公文，是機(jī)關(guān)工作人員和一切公務(wù)人員特別是文秘人員的基本功。一個(gè)機(jī)關(guān)的公文，體現(xiàn)了這個(gè)機(jī)關(guān)的決策水平、工作水平及整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理水平。要撰寫(xiě)好公文，從領(lǐng)導(dǎo)到文秘人員必須重視公文寫(xiě)作工作;必須具備和掌握公文寫(xiě)作業(yè)務(wù)知識(shí);必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于公文處理工作的各項(xiàng)規(guī)定;必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，反復(fù)實(shí)踐，不斷總結(jié)提高，正確把握公文寫(xiě)作的特點(diǎn)和規(guī)律。只有這樣，才能提高公文寫(xiě)作水平。1.公文起草的基本要求公文起草是公文處理工作的基礎(chǔ)性和核心環(huán)節(jié)，是確保公文質(zhì)量的第一道關(guān)口。公文起草應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下12項(xiàng)基本要求。
(1)必須符合國(guó)家的法律法規(guī)和黨的路線方針政策
這是公文寫(xiě)作必須遵循的第一位的、根本的要求。它是公文的階級(jí)性和黨的政治紀(jì)律、組織紀(jì)律、組織原則在公文寫(xiě)作工作中的具體體現(xiàn)，也是以法治國(guó)、依法行政的具體體現(xiàn)?！吨腥A人民共和國(guó)憲法》規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)和武裝力量、各政黨和各社會(huì)團(tuán)體、各企業(yè)事業(yè)組織都必須遵守憲法和法律。”“任何組織或者個(gè)人都不得有超越憲法和法律的特權(quán)。”《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》規(guī)定：“黨必須在憲法和法律的范圍內(nèi)活動(dòng)。”我國(guó)的一切活動(dòng),包括黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、經(jīng)濟(jì)文化組織和社會(huì)團(tuán)體組織的各項(xiàng)活動(dòng),必須在黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)允許的范圍內(nèi)活動(dòng)。黨政機(jī)關(guān)的公文起草工作，是黨政機(jī)關(guān)的決策、領(lǐng)導(dǎo)、管理等公務(wù)活動(dòng)的重要組成部分。黨政機(jī)關(guān)制定的方針、政策、措施和工作部署等，制成公文發(fā)布后才能實(shí)施。所以，公文起草工作在加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施國(guó)家管理等工作中具有舉足輕重的和不可替代的重要作用。
(2)必須符合上級(jí)機(jī)關(guān)的指示
這是我們黨的民主集中制的組織原則在公文起草工作中的具體體現(xiàn)，也是維護(hù)我國(guó)政令統(tǒng)一的具體體現(xiàn)。下級(jí)必須服從上級(jí)，全國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)必須維護(hù)中央的權(quán)威，維護(hù)國(guó)家的政令統(tǒng)一，不得政出多門、各自為政。這不僅是組織原則和組織紀(jì)律的要求，而且是從實(shí)踐中得出的正確結(jié)論。因?yàn)樯霞?jí)機(jī)關(guān)比本級(jí)機(jī)關(guān)更了解全局情況，更能把握全局，熟悉它的下級(jí)機(jī)關(guān)，它的指示有很強(qiáng)的針對(duì)性。這里的指示，是廣義的指示，包括上級(jí)機(jī)關(guān)用各種文種發(fā)布的政策、規(guī)定、措施等。所以，在起草公文時(shí)，不但要了解和研究黨的路線方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)，而且要了解和研究上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)文件精神，把上級(jí)機(jī)關(guān)的指示同本地區(qū)本部門本單位的實(shí)際結(jié)合起來(lái)，體現(xiàn)在本級(jí)的公文中，使之具體化和切實(shí)可行，從而使上級(jí)機(jī)關(guān)的指示在本地區(qū)、本部門得以貫徹落實(shí)。
(3)必須完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖
這是指發(fā)文的目的和公文的主要內(nèi)容都要很好地、全面地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖，即發(fā)文要達(dá)到的目的和設(shè)想。它包括兩層意思：一是指發(fā)文的目的(主旨)，即通過(guò)發(fā)文所要解決的問(wèn)題;二是指在公文中提出政策和措施辦法，即公文的主要內(nèi)容。切忌把個(gè)人的想法當(dāng)成的機(jī)關(guān)的意圖,自己有好的建議，必須報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可之后才能寫(xiě)進(jìn)公文中。有些公文是以領(lǐng)導(dǎo)人署名印發(fā)的，但這不是領(lǐng)導(dǎo)人的私人身份，而是公務(wù)行為，以機(jī)關(guān)代表的身份署名。這類公文體現(xiàn)的同樣是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖，有的署名文還要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)集體研究和審定。要做到完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，必須注意以下三件事：①必須在黨的路線方針政策、國(guó)家法律法規(guī)范圍內(nèi)體現(xiàn)，在馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想的指導(dǎo)下的體現(xiàn)，而不是部分的、片面的、機(jī)械的、形而上學(xué)的體現(xiàn);②必須是全局利益的體現(xiàn)，而不是小團(tuán)利益的體現(xiàn)。③公文起草人員應(yīng)全面地、仔細(xì)地了解和聽(tīng)取機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意見(jiàn)和要求，特別要聽(tīng)取機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的意見(jiàn)，從領(lǐng)導(dǎo)角度和全局的高度思考問(wèn)題。
(4)必須同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接
這里包含四個(gè)方面的含義：①指同有現(xiàn)行效用的公文相銜接。②有關(guān)公文包括本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)的有現(xiàn)行效用的有關(guān)公文。③在同一個(gè)問(wèn)題上，有關(guān)公文可以從不同側(cè)面作出某些規(guī)定，但它們之間應(yīng)當(dāng)互相配合，統(tǒng)一于上級(jí)的某一規(guī)定之中，不能互相矛盾。④根據(jù)新情況、新問(wèn)題、新形勢(shì)對(duì)現(xiàn)行公文的有關(guān)規(guī)定作某些改變，制定新的政策、規(guī)定等，既要符合實(shí)際情況，切實(shí)可行，又要在新制發(fā)的公文中以適當(dāng)?shù)男问接兴淮蛘f(shuō)明。例如，在公文的未尾可以加上交待性語(yǔ)言：“凡過(guò)去的文件規(guī)定與本文不一致的，以本文為準(zhǔn)。”這樣，清楚明了。在公文起草時(shí)，涉及有關(guān)部門的事項(xiàng)，不僅要認(rèn)真查閱有關(guān)部門的文件，而且要同有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，以防公文與公文之間相互矛盾和不相銜接。
(5)必須全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況
全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，是黨的實(shí)事求是的思想路線和公文處理實(shí)事求是的原則在公文起草工作中的具體體現(xiàn)。正確地理解和實(shí)踐這一要求,應(yīng)把握以下三點(diǎn)：①全面性。這是對(duì)反映實(shí)際情況“量”的方面的要求。在縱向方面，有歷史情況、現(xiàn)實(shí)情況及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，即某一事物產(chǎn)生以來(lái)的全部情況與未來(lái)發(fā)展方向;在橫向方面，有各部分、各方面的情況，本單位和外單位的情況，本地和外地的情況等。在工作分類方面，有黨務(wù)工作、思想政治工作、業(yè)務(wù)工作、經(jīng)濟(jì)工作等;在工作業(yè)績(jī)方面，有成績(jī),也有缺點(diǎn)。在上行文中,應(yīng)有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，喜憂兼報(bào);在下行文中，既要注意點(diǎn)上的情況，又要注意面上的情況。典型情況反映事物發(fā)展的方向，面上的情況反映事物的本來(lái)面貌，不能偏聽(tīng)偏信，一葉障目，以偏概全，應(yīng)從事物的各個(gè)層面反映實(shí)際情況。②準(zhǔn)確性。這是反映客觀實(shí)際情況“質(zhì)”的方面的要求。公文中所反映的情況必須是真實(shí)的、可靠的，是沒(méi)有“水分”的情況，必須體現(xiàn)事物的本質(zhì)和規(guī)律性的情況。應(yīng)透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，抓住事物的主要矛盾和本質(zhì)特征。③客觀性。這是馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論中唯物主義觀點(diǎn)在公文起草中的體現(xiàn)。公文中所反映的情況必須是客觀存在的實(shí)際情況，不是主觀臆想或故意編造的情況，不能斷章取義或搞實(shí)用主義。要作深入細(xì)致地調(diào)查研究，取得大量的真實(shí)的第一手資料，以增強(qiáng)公文所反映的情況的客觀性。公文所反映的情況的全面性、準(zhǔn)確性和客觀性，是一個(gè)不可分割的整體，互相聯(lián)系，互相依存。只有全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況,才能對(duì)事物作出正確的結(jié)論,找到解決問(wèn)題的方法，增強(qiáng)決策的科學(xué)性和公文的可行性。
(6)提出的政策、措施必須切實(shí)可行
這是公文寫(xiě)作及整個(gè)公文處理工作的核心問(wèn)題，是公文的生命力之所在。政策、措施制定必須符合現(xiàn)實(shí)條件的要求，充分估計(jì)各種環(huán)境因素對(duì)政策的影響與制約。也就是說(shuō)，政策、措施的制定，必須以現(xiàn)實(shí)可行為前提。政策、措施的可行性一般包括四個(gè)方面：(1)政治可行性，即某項(xiàng)政策、措施可能被多數(shù)政治團(tuán)體或大多數(shù)群眾接受，政治風(fēng)險(xiǎn)不高;(2)經(jīng)濟(jì)可行性，即實(shí)施政策、措施必需的資源是能夠充分獲得的，是不會(huì)產(chǎn)生難以承受的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)的;(3)技術(shù)可行性，即將政策、措施付諸實(shí)施在技術(shù)上是可行的;(4)心理可行性，即政策、措施的實(shí)施與受文對(duì)象及執(zhí)行者的心理承受能力是相適應(yīng)的。具體的政策、措施主要是兩類：一是屬于規(guī)范行為方面的，主要是：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了政策規(guī)定怎樣處理等。二是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財(cái)、物的問(wèn)題。制定具體的政策、措施，必須堅(jiān)持“按照實(shí)際情況決定工作方針”的馬克思主義的原則，既要作深入細(xì)致地調(diào)查研究,又要作周到的科學(xué)論證;既要堅(jiān)持政策制定的原則，又要堅(jiān)持正常的程序;既要講速度，更要講質(zhì)量;既要考慮需要,又要考慮可能,使之切實(shí)可行。
(7)表述要準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)
這是從公文內(nèi)容方面對(duì)運(yùn)用語(yǔ)言文字的要求，應(yīng)做到觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。①觀點(diǎn)鮮明。是指公文語(yǔ)言表述的主題要鮮明突出，贊成什么,反對(duì)什么,提出的各種主張、意見(jiàn)、政策、措施、要求等,都應(yīng)清楚明白,一看就懂，沒(méi)有含糊或模凌兩可之辭。②條理清晰。是指公文寫(xiě)作都應(yīng)按照人們的思維規(guī)律和各部分內(nèi)容及各詞、句之間的邏輯關(guān)系布局，即先說(shuō)什么，后說(shuō)什么，將公文分成若干部分依次進(jìn)行表述。每一部分的內(nèi)容集中表述，部分與部分之間、層次與層次之間，在內(nèi)容上不交叉。每個(gè)句群的內(nèi)部，陳述有序，語(yǔ)言流暢，生動(dòng)活潑，條理清晰，易讀易記。③內(nèi)容簡(jiǎn)潔充實(shí)。起草公文，必須占有豐富的材料，有充分的論據(jù)，以增強(qiáng)公文的說(shuō)服力，使受文者知其然，并知其所以然。占有材料，是起草公文的基礎(chǔ)。起草公文必須下大力氣收集和占有豐富的材料，包括各種情況、典型事例、論點(diǎn)(提出問(wèn)題)、論據(jù)(解決問(wèn)題的實(shí)例和理論依據(jù))等。然后將收集來(lái)的材料進(jìn)行認(rèn)真地閱讀和分析研究，選用與公文要闡述的問(wèn)題有關(guān)的、真實(shí)的、新穎的、典型的、有代表性的、能揭示事物本質(zhì)的材料，按照公文寫(xiě)作的規(guī)律和公文的需要組合在公文中。④結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。這是從公文的邏輯結(jié)構(gòu)、布局上對(duì)起草公文提出的要求，即公文的開(kāi)頭、主體和結(jié)尾各部分的段落、層次安排井然有序，環(huán)環(huán)緊扣，脈絡(luò)清晰，層次分明，無(wú)贅述，無(wú)交叉，無(wú)重復(fù)，無(wú)矛盾，全文構(gòu)成一個(gè)不可分割的有機(jī)整體。⑤表述準(zhǔn)確。這是從公文的準(zhǔn)確性上對(duì)起草公文提出的要求。公文的觀點(diǎn)、論述要符合實(shí)際情況，符合黨的路線方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)，符合發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，符合行文的規(guī)定和語(yǔ)法規(guī)則，使公文表述的每一句話、每一個(gè)詞、每一項(xiàng)政策規(guī)定、每一項(xiàng)實(shí)施措施，均非常周密明確，無(wú)歧義、無(wú)漏洞、無(wú)語(yǔ)法邏輯方面的問(wèn)題，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)和邏輯檢驗(yàn)，無(wú)懈可擊。