（一）相關(guān)知識(shí)
1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容
（1）確定會(huì)議的主題與議題
會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。
確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
例：()的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi)
a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過(guò)多d.地點(diǎn)
答案：b
解析：明確的目的是開(kāi)會(huì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵
例：會(huì)議主題的確定應(yīng)做到（）
a.有切實(shí)依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實(shí)際c.主題盡量細(xì)化d.有明確的目的
答案：abd
解析：確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。
（2）確定會(huì)議的名稱(chēng)
（3）確定會(huì)議的流程：根據(jù)到會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)，安排會(huì)議主持人；根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；
（4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長(zhǎng)短
會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全
（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具
（6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作
（7）確定會(huì)議代表的組成
（8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算
（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排
（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工
例：秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（）
a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報(bào)d.綜合檢查
答案：abd
2.會(huì)議籌備方案的作用
（1）確保會(huì)議的周密組織
（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位
（3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。
3.電話(huà)會(huì)議及視頻會(huì)議
（1）電話(huà)會(huì)議
電話(huà)會(huì)議是利用程控電話(huà)的“會(huì)議電話(huà)”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。
1）電話(huà)會(huì)議的交流的特點(diǎn)
a．電話(huà)會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。
b．電話(huà)會(huì)議缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。
c．為了提高電話(huà)會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。
d．電話(huà)會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)
2）電話(huà)會(huì)議信息工作的要求
a．準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
b．認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料
c．合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
d．按時(shí)接通電話(huà)
e．互相通報(bào)出席情況。
f．做好會(huì)議記錄。（用錄音電話(huà)系統(tǒng)記錄會(huì)議信息）
（2）視頻會(huì)議
視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定
1）視頻會(huì)議的特點(diǎn)（視頻會(huì)議屬于同步會(huì)議）
a.實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳遞
b.打破了空間的限制
c.節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。
d.交流效果較好
e.視頻會(huì)議局限，準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)，投入成本高，交流不夠深入廣泛
2）視頻會(huì)議信息工作的要求
a.發(fā)出開(kāi)會(huì)信息
b.分發(fā)文件信息資料
c.布置會(huì)場(chǎng)
d.設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備
e.做好會(huì)議信息準(zhǔn)備
f.采用先集中后分散的形式。
g.匯總情況信息
4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)
（1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，與電話(huà)服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。
（2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)先預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)要求，并提前將開(kāi)會(huì)內(nèi)容告知電信公司。
（3）會(huì)議材料‘程序必須盡量寄給與會(huì)人員
（4）要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備
例：1.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議是建立在高科技的基礎(chǔ)上的。（）
2.現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會(huì)議可以使傳統(tǒng)的會(huì)議記錄方式不復(fù)存在。（）
3.遠(yuǎn)程會(huì)議實(shí)現(xiàn)了（）進(jìn)行會(huì)議的交流和溝通。
a.異時(shí)b.異種c.異地d.異向e.異常
答案：ac