背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。
一、
便條
鐘苗：
江蘇遠洋公司副總經理等五人將于9月25日至28日來我公司進行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準后再去相關部門交辦具體適宜。
謝謝
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案：
1、說明接待計劃的三項內容：
（1）接待規(guī)格；
（2）日程安排；
（3）經費列支。
2、人員安排中計劃中應寫明；
（1）主要陪同人員；
（2）主要工作人員；
（3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；
（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)；
（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。
3、日程安排計劃：
（1）日期、時間、地點；
（2）活動內容；
（3）陪同人員。
4、接待經費計劃（列支）；
（1）工作經費；
（2）餐飲費；
（3）住宿費；
（4）交通費；
（5）參觀費；
（6）其他不可預見費用。
二、
備忘錄
發(fā)自：行政經理蘇明
發(fā)給：秘書鐘苗
日期：XX.11.21
內容：
公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。
謝謝
參考答案：
我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟是；
1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。
2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。
3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。
4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。
5、商務工作結束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。
6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。
三、
便條
鐘苗：
一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案：
1、登記：
（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。
（2）登記分為兩種類型；
①總括登記，對存儲信息按批分類登記；
②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。
（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。
2、編碼：
（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。
（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)
（3）編碼的兩種方法：
①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；
②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。