強將手下無弱兵,優(yōu)秀的企業(yè)領導必須配備有優(yōu)秀的秘書。而如何才能做好企業(yè)經理的秘書工作，也是秘書及秘書部門的一個需要認真探討的問題。
近年來，秘書理論不斷發(fā)展深入，涌現(xiàn)了諸多不同角度、不同深度的觀點與見解。筆者通過一年多來對本企業(yè)的認識與對自身工作的理解，對秘書及秘書工作談一些粗淺的看法，即新時期的秘書及秘書部門如何認識和對待協(xié)調、修養(yǎng)、文“武”雙全、職業(yè)道德等一系列問題以用來指導實際業(yè)務工作。
秘書有多種涵義，而我們通常所說的秘書，是指人，指的是秘書人員。《辭海》中把它解釋為職務名稱之一，是領導的助手。也有的學者把它定義為一種工作職位，如袁維國認為“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位”。在這里，本文暫且把秘書當作秘書人員和秘書職務來展開對“如何做好企業(yè)經理秘書工作”的論述。
一、企業(yè)秘書及秘書部門必須意識到自身工作的重要性
秘書是一個復雜廣泛的群體。從國內到國外，從軍隊到地方從黨政機關到工礦企業(yè)，從國營單位到個體戶，到處都有秘書。而且，秘書及秘書工作在改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設中起著越來越重要的作用。
作為一個企業(yè)經理的秘書，其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達，也可進一步理解為關系協(xié)調、工作協(xié)調。協(xié)調就是溝通信息，通報情況，解決矛盾。企業(yè)是一個復雜的集合體，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人員，他們的情況、利益、看問題的角度、認知水平都會有差異，有差異就會有分歧，有分歧就會有矛盾。因而需要進行科學的協(xié)調，統(tǒng)一人們的認識，進而解決各種矛盾。協(xié)調的過程也就是解決矛盾的過程。作為秘書人員特別是新時期的秘書人員，要能做好協(xié)調工作，解決好各種矛盾分歧，使組織管理合理化，組織系統(tǒng)正常運轉，組織績效顯著；做到目標統(tǒng)一、步調一致、綜合平衡、協(xié)調發(fā)展。
一般說來，協(xié)調本是領導的重要職責，但在實際工作當中，任何都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過其服務的秘書部門和其它部門來進行協(xié)調工作，特別是處理屬于協(xié)調方面的問題。因此，秘書或秘書部門必須首先意識到協(xié)調工作是自己理所當然要承擔的責任。其次，秘書工作的指導思想要求秘書工作做好“三服務”，即為領導服務，為平行的和下級的單位服務，為群眾服務。秘書或秘書部門通過直接協(xié)調或授權協(xié)調各種問題、各方面關系，使信息渠道暢通，整個單位及系統(tǒng)上下左右和諧一致，減少推諉扯皮現(xiàn)象，從而提高辦事效率。再次，秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性?，F(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構成。在橫向的職能部門中，秘書部門處于各職能部門的中介；在縱向的層次結構中，秘書部門又處于決策層與執(zhí)行層的中介。這種中介位置，這種處于縱橫管理網絡交集點上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調職能，而且為發(fā)揮協(xié)調作用提供了有利條件。
二、企業(yè)經理的秘書必須提高自身的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)指個人在思想，道德品質和行為舉止等方面，經過長期鍛煉和培養(yǎng)所達到的一定水平。秘書作為決策者和執(zhí)行者之間的橋梁，往往代表某位領導去工作。雖然他們主要從事的是一些日常性的服務工作，但是作為領導的重要助手，自當必備一定的職業(yè)素養(yǎng)：
（一）以頂尖的個人形象塑造并維護領導的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現(xiàn)在人們通常可能會以某某領導的秘書記住他，卻忽略其本人。大多數(shù)領導對自己的形象是很注重的，當然一般也會對自己秘書的形象有一定的要求。沒有一個領導會希望自己的秘書是一個蓬頭垢面、形象齷齪的人。另外，從某種意義上講，秘書就是公司的商標。其在接待客人和工作中的形象及態(tài)度，就是整個公司的縮影。因此，秘書必須隨時注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌。
首先，秘書的衣著打扮必須注意分寸。作為領導身邊的秘書，其穿著打扮應當保持大眾化，切忌標新立異，當然也不可太過隨意?；疽髴撌亲匀磺逍?，與自身體形、性格相稱，同時由于工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調。其次，秘書應當言談得體，舉止優(yōu)雅。在日常生活中，由于每個人的生活條件、個人習慣、職業(yè)特點的不同，每個人都有自己獨特的個人習慣。對一個秘書來說，其言談舉止對內代表領導的形象，對外代表公司的形象，因此必須適當注意。說話時應清晰明快，同時在交談中學會傾聽。日常行為應自然得體，不矯揉造作。第三，秘書要有強烈的生活激情。如果說秘書的外在形象反襯了領導的素質，那么秘書的內在形象就反映著領導的能力。因此，在工作中，秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情，這才是秘書外在形象與內在品質相統(tǒng)一的客觀要求。通過在工作中體現(xiàn)出的從容不迫、事半功倍的形象，充分展現(xiàn)秘書較強的自我調節(jié)能力，以對生活的樂觀態(tài)度，體現(xiàn)秘書樂觀向上的感染力，也是秘書塑造良好個人形象的重要一環(huán)。
（二）以頂尖的道德素質和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心
所謂的道德素質與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務性、事務性、繁瑣性、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
首先，秘書應當熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會活動的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認識到自己的工作性質，輕名薄利，甘當無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應當謙虛謹慎，平等待人。秘書接近領導，常常出面替領導辦各種事情 ，故人們常把他們看成機關的代表，領導的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領導的聲譽。因此，秘書必須寬厚謙和。對上固然要尊敬請教，對下切莫盛氣凌人。第三，秘書應當養(yǎng)成嚴守機密的習慣。秘書經常接觸和掌握機密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要對象。而秘書經常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時提高警覺，加強保密觀念，養(yǎng)成保密習慣。第四，秘書需要有堅定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅定，因為他代表的不僅僅是他個人，還有其領導其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)?！?BR> 作為秘書人員，要深入學習馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導工作。秘書人員只有達到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項方針政策并把它們貫徹到各項工作實踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權力比較大，用權比較方便，用權的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報端，就是因為他們沒有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領導名義辦各種私事，搞不正之風。在廉政建設中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經常提醒領導，堅持原則，秉公辦事。
三、企業(yè)經理的秘書必須擁有善于做好各項秘書工作的能力
作為新時期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質就要求秘書不但要能說會做，能得心應手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當好領導的參謀助手，為領導提供所需求的工作信息，協(xié)調處理好本單位的內外事務。所以，作為一個企業(yè)經理的秘書，就必須具備多方面的能力。
（一）表達能力
表達能力是秘書的“看家本領”，它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經?！罢f話”。一般說來，領導的講話精神上出自于領導，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領悟領導的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時迅速的反映出領導的思維。口頭表達能力主要體現(xiàn)在上傳下達、匯報情況、接待來訪等情況之下，這些時候就要求秘書講究說話藝術，說話時要清楚明白，注意分寸。
（二）組織協(xié)調能力
秘書的組織協(xié)調作用主要是由秘書的輔助性決定的。領導的任務是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動已實現(xiàn)決策，這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關系的協(xié)調。組織協(xié)調工作做得好，結果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領導和其部屬之間的一個樞紐位置，上下、左右、內外各種關系的溝通，雖不能說，但在很大程度上要通過秘書這個中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強的組織協(xié)調能力。在這項工作中，服務性、事務性、填補性為主要特點，秘書的主要工作是為領導的決策提供一個切實實行的平臺，其任務是為領導決策提供方便而不是干擾甚至代替領導決策。因此，秘書的工作首先是位領導的決策提供準確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預選方案，并將領導的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當先有輔助領導進行決策的能力，同時也要準確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調好日常工作，做到上通下達信息靈通。
（三）操作能力
秘書活動具有強烈的事務性特征，辦實事成了秘書的一項基礎性、經常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領會能力，分析能力，應變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學技術的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動化設備的應用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務工作技能，提高對辦公設備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設備的運用，聲像信息設備的運用和通迅網絡設備的運用以及計算機的運用等。
（四）交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領導、與同事、與下屬之間的各種關系。秘書需要有才能，但不必有心計。坦誠待人，謙虛謹慎，便是贏得尊重與賞識的途徑。
（五）心理承受能力
秘書應付日常工作一般說來當不是什么難事，但是秘書還有一個任務，就是要能及時妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強的心理承受能力。在遇到緊急情況時，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當前，危難當頭，正是秘書施展其才華的大好機會。而此時的秘書應當保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發(fā)事件。
總之，最為一個企業(yè)經理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質與較強的能力，才能在輔助領導決策、當好高參，以及處理日常事務的過程中成為領導的貼心人；才能在幫助領導協(xié)調好各種關系，把秘書的各項具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個工作領域中縱橫馳騁，游刃有余。
近年來，秘書理論不斷發(fā)展深入，涌現(xiàn)了諸多不同角度、不同深度的觀點與見解。筆者通過一年多來對本企業(yè)的認識與對自身工作的理解，對秘書及秘書工作談一些粗淺的看法，即新時期的秘書及秘書部門如何認識和對待協(xié)調、修養(yǎng)、文“武”雙全、職業(yè)道德等一系列問題以用來指導實際業(yè)務工作。
秘書有多種涵義，而我們通常所說的秘書，是指人，指的是秘書人員。《辭海》中把它解釋為職務名稱之一，是領導的助手。也有的學者把它定義為一種工作職位，如袁維國認為“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位”。在這里，本文暫且把秘書當作秘書人員和秘書職務來展開對“如何做好企業(yè)經理秘書工作”的論述。
一、企業(yè)秘書及秘書部門必須意識到自身工作的重要性
秘書是一個復雜廣泛的群體。從國內到國外，從軍隊到地方從黨政機關到工礦企業(yè)，從國營單位到個體戶，到處都有秘書。而且，秘書及秘書工作在改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設中起著越來越重要的作用。
作為一個企業(yè)經理的秘書，其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達，也可進一步理解為關系協(xié)調、工作協(xié)調。協(xié)調就是溝通信息，通報情況，解決矛盾。企業(yè)是一個復雜的集合體，在日常工作中，往往涉及到若干不同方面、不同人員，他們的情況、利益、看問題的角度、認知水平都會有差異，有差異就會有分歧，有分歧就會有矛盾。因而需要進行科學的協(xié)調，統(tǒng)一人們的認識，進而解決各種矛盾。協(xié)調的過程也就是解決矛盾的過程。作為秘書人員特別是新時期的秘書人員，要能做好協(xié)調工作，解決好各種矛盾分歧，使組織管理合理化，組織系統(tǒng)正常運轉，組織績效顯著；做到目標統(tǒng)一、步調一致、綜合平衡、協(xié)調發(fā)展。
一般說來，協(xié)調本是領導的重要職責，但在實際工作當中，任何都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過其服務的秘書部門和其它部門來進行協(xié)調工作，特別是處理屬于協(xié)調方面的問題。因此，秘書或秘書部門必須首先意識到協(xié)調工作是自己理所當然要承擔的責任。其次，秘書工作的指導思想要求秘書工作做好“三服務”，即為領導服務，為平行的和下級的單位服務，為群眾服務。秘書或秘書部門通過直接協(xié)調或授權協(xié)調各種問題、各方面關系，使信息渠道暢通，整個單位及系統(tǒng)上下左右和諧一致，減少推諉扯皮現(xiàn)象，從而提高辦事效率。再次，秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性?，F(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構成。在橫向的職能部門中，秘書部門處于各職能部門的中介；在縱向的層次結構中，秘書部門又處于決策層與執(zhí)行層的中介。這種中介位置，這種處于縱橫管理網絡交集點上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調職能，而且為發(fā)揮協(xié)調作用提供了有利條件。
二、企業(yè)經理的秘書必須提高自身的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)指個人在思想，道德品質和行為舉止等方面，經過長期鍛煉和培養(yǎng)所達到的一定水平。秘書作為決策者和執(zhí)行者之間的橋梁，往往代表某位領導去工作。雖然他們主要從事的是一些日常性的服務工作，但是作為領導的重要助手，自當必備一定的職業(yè)素養(yǎng)：
（一）以頂尖的個人形象塑造并維護領導的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現(xiàn)在人們通常可能會以某某領導的秘書記住他，卻忽略其本人。大多數(shù)領導對自己的形象是很注重的，當然一般也會對自己秘書的形象有一定的要求。沒有一個領導會希望自己的秘書是一個蓬頭垢面、形象齷齪的人。另外，從某種意義上講，秘書就是公司的商標。其在接待客人和工作中的形象及態(tài)度，就是整個公司的縮影。因此，秘書必須隨時注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌。
首先，秘書的衣著打扮必須注意分寸。作為領導身邊的秘書，其穿著打扮應當保持大眾化，切忌標新立異，當然也不可太過隨意?；疽髴撌亲匀磺逍?，與自身體形、性格相稱，同時由于工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調。其次，秘書應當言談得體，舉止優(yōu)雅。在日常生活中，由于每個人的生活條件、個人習慣、職業(yè)特點的不同，每個人都有自己獨特的個人習慣。對一個秘書來說，其言談舉止對內代表領導的形象，對外代表公司的形象，因此必須適當注意。說話時應清晰明快，同時在交談中學會傾聽。日常行為應自然得體，不矯揉造作。第三，秘書要有強烈的生活激情。如果說秘書的外在形象反襯了領導的素質，那么秘書的內在形象就反映著領導的能力。因此，在工作中，秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情，這才是秘書外在形象與內在品質相統(tǒng)一的客觀要求。通過在工作中體現(xiàn)出的從容不迫、事半功倍的形象，充分展現(xiàn)秘書較強的自我調節(jié)能力，以對生活的樂觀態(tài)度，體現(xiàn)秘書樂觀向上的感染力，也是秘書塑造良好個人形象的重要一環(huán)。
（二）以頂尖的道德素質和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心
所謂的道德素質與職業(yè)修養(yǎng)，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德。鑒于秘書工作的從屬性、服務性、事務性、繁瑣性、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。
首先，秘書應當熱愛自身工作，甘于平凡。秘書崗位十分重要，但秘書人員不處于社會活動的前沿陳地，通常默默無聞。所以，秘書必須要充分認識到自己的工作性質，輕名薄利，甘當無名英雄，只有這樣才能做好本職工作。其次，秘書應當謙虛謹慎，平等待人。秘書接近領導，常常出面替領導辦各種事情 ，故人們常把他們看成機關的代表，領導的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領導的聲譽。因此，秘書必須寬厚謙和。對上固然要尊敬請教，對下切莫盛氣凌人。第三，秘書應當養(yǎng)成嚴守機密的習慣。秘書經常接觸和掌握機密。因此，常有人向他們打探消息，他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要對象。而秘書經常與各種人打交道，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時提高警覺，加強保密觀念，養(yǎng)成保密習慣。第四，秘書需要有堅定的立場。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊，要立場堅定，因為他代表的不僅僅是他個人，還有其領導其部門。第五，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)?！?BR> 作為秘書人員，要深入學習馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導工作。秘書人員只有達到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項方針政策并把它們貫徹到各項工作實踐中去。第六，秘書必須自尊自重，克己奉公。秘書的官職雖不大，但權力比較大，用權比較方便，用權的渠道和方式比較多。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報端，就是因為他們沒有真正擺正自己的位置。因此，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問題也不能攙雜私心，更不能擅用領導名義辦各種私事，搞不正之風。在廉政建設中，秘書也要發(fā)揮重要作用，經常提醒領導，堅持原則，秉公辦事。
三、企業(yè)經理的秘書必須擁有善于做好各項秘書工作的能力
作為新時期的秘書人員，要做好本職工作，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質就要求秘書不但要能說會做，能得心應手處理本職工作中所遇到的各種問題，而且要能當好領導的參謀助手，為領導提供所需求的工作信息，協(xié)調處理好本單位的內外事務。所以，作為一個企業(yè)經理的秘書，就必須具備多方面的能力。
（一）表達能力
表達能力是秘書的“看家本領”，它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面。秘書人員雖然很少去演說，但卻要經?！罢f話”。一般說來，領導的講話精神上出自于領導，但必須形成在秘書工作之中。因此，秘書必須要能充分領悟領導的思想，并將其形成為書面語言。這主要考驗的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好，還要寫得快，要求能及時迅速的反映出領導的思維。口頭表達能力主要體現(xiàn)在上傳下達、匯報情況、接待來訪等情況之下，這些時候就要求秘書講究說話藝術，說話時要清楚明白，注意分寸。
（二）組織協(xié)調能力
秘書的組織協(xié)調作用主要是由秘書的輔助性決定的。領導的任務是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動已實現(xiàn)決策，這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關系的協(xié)調。組織協(xié)調工作做得好，結果是一加一大于二，事半功倍；做得不好則事倍功半。秘書處在領導和其部屬之間的一個樞紐位置，上下、左右、內外各種關系的溝通，雖不能說，但在很大程度上要通過秘書這個中間環(huán)節(jié)。因此，秘書必須要有超強的組織協(xié)調能力。在這項工作中，服務性、事務性、填補性為主要特點，秘書的主要工作是為領導的決策提供一個切實實行的平臺，其任務是為領導決策提供方便而不是干擾甚至代替領導決策。因此，秘書的工作首先是位領導的決策提供準確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預選方案，并將領導的決策最終形成文字，以利施行。作為秘書人員，當先有輔助領導進行決策的能力，同時也要準確地把握工作范圍，巧妙的“有所為有所不為”，組織協(xié)調好日常工作，做到上通下達信息靈通。
（三）操作能力
秘書活動具有強烈的事務性特征，辦實事成了秘書的一項基礎性、經常性的工作。特別是現(xiàn)在，主要決策者主要是集中精力研究帶關鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題，而把務實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門。因此，秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的，包括理解和領會能力，分析能力，應變能力等。在日常工作中，秘書需要思維敏捷，行動干練，辦事果斷，全面做好辦公室日常管理、通訊、接待、督察、信息、保密、印信、值班安排等各種工作。應該說，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學技術的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動化設備的應用，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務工作技能，提高對辦公設備的操作能力。其操作能力主要包括：文字處理設備的運用，聲像信息設備的運用和通迅網絡設備的運用以及計算機的運用等。
（四）交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人信賴，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領導、與同事、與下屬之間的各種關系。秘書需要有才能，但不必有心計。坦誠待人，謙虛謹慎，便是贏得尊重與賞識的途徑。
（五）心理承受能力
秘書應付日常工作一般說來當不是什么難事，但是秘書還有一個任務，就是要能及時妥善的解決突發(fā)事件。因此，秘書必須要有超強的心理承受能力。在遇到緊急情況時，要處之泰然，要求做到寵辱不驚。誘惑當前，危難當頭，正是秘書施展其才華的大好機會。而此時的秘書應當保持清醒的頭腦，以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發(fā)事件。
總之，最為一個企業(yè)經理的秘書或秘書部門，必須首先擁有良好的品質與較強的能力，才能在輔助領導決策、當好高參，以及處理日常事務的過程中成為領導的貼心人；才能在幫助領導協(xié)調好各種關系，把秘書的各項具體工作做好做活；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應手；也才可能使秘書在今后可能從事的各個工作領域中縱橫馳騁，游刃有余。