在系統(tǒng)需求分析階段，項(xiàng)目組成員和客戶的深入交流是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。但是由于雙方的誤解通常使交流難以進(jìn)行。AMT的劉立軍先生總結(jié)的Why、What、How方式可以非常有效的使溝通順暢。簡(jiǎn)單的說，在項(xiàng)目初期，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要考察客戶做這個(gè)項(xiàng)目有什么用處，就是“為什么”，這樣才能真正從客戶的角度來考慮系統(tǒng)的設(shè)計(jì)；接下來需要總結(jié)出整個(gè)項(xiàng)目是“做什么”，并能概括出各個(gè)子任務(wù)，讓開發(fā)人員對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的大方向有很好的把握；最重要的當(dāng)然是“怎么做”了，對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目而言，這個(gè)階段多花點(diǎn)時(shí)間絕對(duì)值得。其中也有些小技巧：需求分析報(bào)告應(yīng)以客戶認(rèn)為易于翻閱和理解的方式進(jìn)行編寫，同時(shí)也要有助于開發(fā)人員開發(fā)出真正需要的系統(tǒng)；項(xiàng)目組成員就需求分析報(bào)告給客戶詳細(xì)的講述，并達(dá)成共識(shí)，溝通手段在這里很重要；另外，需求確認(rèn)之后，讓客戶方管理層書面簽字，作為終止需求分析過程的標(biāo)志，但是絕不是作為拒絕范圍變更的手段。
四、行之有效的變更控制
一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒有什么不對(duì)，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。
但是如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至于導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。根據(jù)1995年斯坦迪什公司的研究結(jié)果，最可能引起IT項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。
因此，必須進(jìn)行范圍變更管理。潘東先生認(rèn)為：“變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行?！?BR> 為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。
但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。
目前流行的變更管理思想認(rèn)為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制，既：誰有權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。
1、誰有權(quán)確認(rèn)變更：
不應(yīng)當(dāng)為節(jié)省時(shí)間而允許客戶的業(yè)務(wù)人員與開發(fā)人員直接聯(lián)系，這樣無法控制變更。必須事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員，變更請(qǐng)求必須有書面材料。
在筆者參與實(shí)施某大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目感受頗深：項(xiàng)目經(jīng)理曾提醒我們，客戶出錢請(qǐng)我們來做實(shí)施，這應(yīng)該算是“公對(duì)公”的事情，如果有用戶以“私人感情”為由要求范圍變更，開發(fā)人員可以拒絕。
當(dāng)時(shí)用戶如果發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要向客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，由客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理。
這樣對(duì)所有的變更，雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己科室內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。
2、什么樣的變更需要執(zhí)行：
不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，來決定哪些變更需要修改和什么時(shí)候修改。
客戶一般對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情，可能由計(jì)算機(jī)來解決會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜的分析：用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實(shí)現(xiàn)其目的。
以筆者的經(jīng)驗(yàn)來看，一般來說用戶的鍍金（Golden Plating）需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。
四、行之有效的變更控制
一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒有什么不對(duì)，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。
但是如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至于導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。根據(jù)1995年斯坦迪什公司的研究結(jié)果，最可能引起IT項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。
因此，必須進(jìn)行范圍變更管理。潘東先生認(rèn)為：“變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行?！?BR> 為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。
但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。
目前流行的變更管理思想認(rèn)為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制，既：誰有權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。
1、誰有權(quán)確認(rèn)變更：
不應(yīng)當(dāng)為節(jié)省時(shí)間而允許客戶的業(yè)務(wù)人員與開發(fā)人員直接聯(lián)系，這樣無法控制變更。必須事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員，變更請(qǐng)求必須有書面材料。
在筆者參與實(shí)施某大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目感受頗深：項(xiàng)目經(jīng)理曾提醒我們，客戶出錢請(qǐng)我們來做實(shí)施，這應(yīng)該算是“公對(duì)公”的事情，如果有用戶以“私人感情”為由要求范圍變更，開發(fā)人員可以拒絕。
當(dāng)時(shí)用戶如果發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要向客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，由客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理。
這樣對(duì)所有的變更，雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己科室內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。
2、什么樣的變更需要執(zhí)行：
不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，來決定哪些變更需要修改和什么時(shí)候修改。
客戶一般對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情，可能由計(jì)算機(jī)來解決會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜的分析：用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實(shí)現(xiàn)其目的。
以筆者的經(jīng)驗(yàn)來看，一般來說用戶的鍍金（Golden Plating）需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。