ACCESS入門教程(十四)用圖表顯示數據

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如何插入圖表
     將數據用圖表方式顯示很簡單,在Access2000中,不管在窗體、報表還是在頁中都可以插入圖表。這里我們講述在窗體上插入一個圖表的過程,而在報表和頁中插入圖表是完全相同的,
    我們先打開一個數據庫,這里以天智公司1999年各分公司銷售情況數據庫為例,在數據庫的主窗體上插入一個餅圖,以分析比較各分公司一年的銷售總額。 首先打開這個需要添加圖表的主窗體“年度銷售額窗體”,等窗體打開以后,將它切換到設計視圖上。然后用鼠標單擊“插入”菜單中的“圖表”命令。完成這些之后當將鼠標移動到窗體的“主體”上,會發(fā)現鼠標的光標左上方有一個“圖表”圖標?,F在單擊鼠標左鍵,就會在這個窗體上插入一個圖表,此時的視圖如下圖所示,并在屏幕上彈出一個“圖表向導”對話框。
    接著單擊視圖框中的“兩者都有”選項按鈕,然后在列表框中選擇建立這個圖表所需要依據的表或查詢。為了創(chuàng)建剛才提到的各個分公司一年銷售總額餅形圖,要選擇“銷售總額”這個查詢,然后單擊“下一步”按鈕。
    這一步要求我們選擇在餅形圖中所用到的字段。只要在左邊提供的字段列表中選擇好一個字段,然后單擊“>”按鈕就可以將這個字段作為一個已經選中的字段了。 要將這兩個字段都選到右邊用于圖表的字段列表中,只要單擊“>>”按鈕即可,這里我們將這兩個字段都選為圖表需要的字段。繼續(xù)單擊“下一步”按鈕。
    此時我們看到的對話框如下圖所示,現在我們看到在對話框的左邊有很多的圖標按鈕, 這些圖標表示的就是在Access中能畫出的圖表類型,當我們需要畫某種圖表的時候,只要單擊相應的圖標按鈕就可以了。現在我們要畫“餅圖”,只要單擊“餅圖”按鈕就可以了。同時這個“餅圖”圖標按鈕會凹陷下去,并且在列表框右邊會顯示出一個“餅圖”。以便我們對這種類型的圖表有一個直觀的認識。
    單擊完“下一步”按鈕就可以看到向導要求我們來規(guī)劃“餅圖”中的數據,就是將對話框右邊的“備選字段”拖到“示例圖”中相應的“字段備選框”中去,成為圖表中相應的數據來源就可以了。這樣就可以利用“字段備選框”中“字段”提供的數據來繪制“餅圖”了。在這個“餅圖”中,我們將“單位”字段拖到“系列”備選框中,將“總銷售額”拖到“數據”備選框中
    現在,我們單擊“圖表預覽”按鈕,來觀察一下生成的圖表正確與否。
    讀者應該注意到了這個問題,即拖到“數據”備選框中的字段“年銷售額”變成了“年銷售額之和”呢! 這是由于“數據”這個備選框中的數據會自動進行各種匯總計算,而“求和”計算又是這個“數據”備選框中的默認選項,所以才出現了這個情況,應該把它改一下。其修改的方法為:在“數據”備選框中雙擊鼠標左鍵就會彈出一個列表框,在這個列表框中,有很多種匯總計算的方法,現在單擊任何一個選項都可以進行對應的匯總操作。但這種操作只限于備選框中字段是“數字”類型?,F在由于我們不需要什么匯總計算,選擇“無”就可以了。這時你再看“數據”備選框中的字段已經變成“年銷售額”了。 完成這些以后就可以單擊“下一步”按鈕去向導的后面過程。
    這一步為圖表向導的最后一步,給圖表加個標題,比如“全年各分公司銷售總額圖”,如果這個圖表還要顯示一個圖例,(圖例就是表中某種顏色的塊或線條所代表含義的說明),則選中對話框中“是,顯示圖例”選項,如果要給別人看的話,有個圖例會很方便的。