隨著改革開放的逐步深入，工廠企業(yè)與客戶、企業(yè)界、經(jīng)濟(jì)界、新聞廣告界以及外國客商發(fā)生聯(lián)系越來越多，在目前各企業(yè)大都還沒有設(shè)置專職的公共關(guān)系工作機(jī)構(gòu)的情況下，企業(yè)辦公室作為一個單位的“門面”和“窗口”，在認(rèn)真履行“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”職責(zé)的同時，應(yīng)主動承擔(dān)起“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的公關(guān)工作重任。而且，當(dāng)今企業(yè)面對激烈競爭的大市場，為了取勝和求得生存發(fā)展，廠長經(jīng)理需要辦公室各方面強(qiáng)有力的輔佐。而辦公室主任和秘書運(yùn)用公關(guān)謀略，做好公關(guān)工作，為企業(yè)宣傳擴(kuò)大影響和為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的社會交往穿針引線、鋪路搭橋，這不僅是當(dāng)前辦公室對領(lǐng)導(dǎo)輔佐的重要方面，也是辦公室介入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手的一項(xiàng)基本職能。
搞好公關(guān)工作首先要加強(qiáng)公關(guān)意識，公關(guān)意識的強(qiáng)弱決定了公關(guān)工作的好壞與成敗。什么是公共關(guān)系呢? 根據(jù)英國公共關(guān)系學(xué)會對公共關(guān)系所下的定義： “公共關(guān)系就是在組織和它的公眾之間建立和維持相互了解、有目的、有計(jì)劃的持續(xù)過程”。而這里指的公關(guān)意識即關(guān)于利用公共關(guān)系這種現(xiàn)代管理方法來處理組織各種事務(wù)的總體觀念。有沒有公關(guān)意識，在一定意義上是衡量領(lǐng)導(dǎo)和秘書人員是否具有現(xiàn)代化水準(zhǔn)的一個重要尺度。若想使自己的組織獲得社會公眾的支持和合作，就要堅(jiān)持和公眾的長期、友好、和諧的溝通和協(xié)調(diào)。尊重公眾的觀念是公關(guān)意識的基礎(chǔ)?？v觀當(dāng)前企業(yè)公關(guān)工作現(xiàn)狀是不能令人滿意的，這主要是對公關(guān)工作的認(rèn)識、意識、觀念上還存在一些問題：(1) 對公關(guān)缺乏自覺意識。由于長期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)、封閉觀念的束縛和影響，對現(xiàn)代開放社會客觀存在的公共關(guān)系和公關(guān)工作視而不見，不當(dāng)一回事，把企業(yè)與別單位的工作聯(lián)系和經(jīng)濟(jì)技術(shù)往來看作公事公辦，無須搞什么公關(guān)工作；(2) 對公關(guān)工作不認(rèn)真不熱心。思想上承認(rèn)有公共關(guān)系，在行動上不重視，不認(rèn)真，有的應(yīng)付差使，馬虎湊合，有的當(dāng)作額外負(fù)擔(dān)，有的“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；(3) 低標(biāo)準(zhǔn)。庸俗化。有的人認(rèn)為公關(guān)工作就是迎來送往，接待客人，把公關(guān)工作局限于接待工作，更有甚者把公關(guān)工作視為拉拉關(guān)系，吃吃喝喝。凡此種種，都是公關(guān)意識淺薄，對公關(guān)工作重要性和必要性認(rèn)識不足的表現(xiàn)，必須及時予以克服。
公關(guān)工作的根本目標(biāo)在于使企業(yè)在社會上和公眾中建樹起良好的形象和信譽(yù)，這是企業(yè)謀求生存、爭取發(fā)展的重要基礎(chǔ)和條件。良好的信譽(yù)和形象可以給企業(yè)贏得眾多公眾真誠的支持和合作，使自己在和諧的社會環(huán)境中施展經(jīng)營運(yùn)作和實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。因此，企業(yè)辦公室必須圍繞上述目標(biāo)，精心擬訂公關(guān)計(jì)劃，運(yùn)籌公關(guān)謀略，調(diào)動各種公關(guān)手段，為擴(kuò)大企業(yè)影響，提高企業(yè)的知名度，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與社會方方面面的聯(lián)系交往架起公關(guān)橋梁。筆者認(rèn)為，當(dāng)前企業(yè)要架通五座公關(guān)大橋。
1、架通企業(yè)與客戶的橋梁?？蛻?含用戶)是企業(yè)的“上帝”。辦公室是來客接待的第一站，是反映企業(yè)形象的“窗口”?？蛻魜碓L、洽談、訂貨，辦公室同志特別是負(fù)責(zé)公關(guān)接待的秘書，應(yīng)做到文明禮貌，笑臉相迎，熱情接待，介紹企業(yè)和產(chǎn)品情況，給客人以好客可信感。不僅要引見客戶與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)的職能部門洽談，而且要按照不同對象安排好生活和業(yè)余活動。杭州二棉廠辦公室同志自改革開放以來，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和具體指導(dǎo)下，不僅接待了眾多的國內(nèi)客戶，還接待了日本、美國、俄羅斯、澳大利亞等國家的商人，在接待工作中做到剛?cè)嵯酀?jì)，冷熱結(jié)合；察顏觀色，隨機(jī)應(yīng)變；熱情而不卑微，嚴(yán)肅而不失禮，善談而不浮吹。有，日本客商由省市外貿(mào)部門同志陪同來廠，在介紹了情況以后，陪同外商到車間生產(chǎn)現(xiàn)場察看，由于該廠棉紗質(zhì)量過硬，加上接待工作周到，外商甚為滿意，并指定要這家廠的棉紗。
2、架通企業(yè)與政府有關(guān)部門的橋梁。目前，企業(yè)仍受制于電力、鐵路、財(cái)稅、銀行、工商、商檢、海關(guān)、環(huán)保乃至公安消防、衛(wèi)生防疫等權(quán)力部門，加之行業(yè)不正之風(fēng)未能得到根本遏制，有的權(quán)力部門往往是門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦，使得關(guān)系復(fù)雜微妙，企業(yè)行為小心翼翼，步履艱難。面對這種情況，企業(yè)辦公室要主動上門，經(jīng)常拜訪，疏系，保持聯(lián)系，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，便于企業(yè)正常開展工作。又以杭州二棉廠為例，因該廠有出口任務(wù)，與海關(guān)部門工作上有聯(lián)系。為了聯(lián)絡(luò)感情，增進(jìn)友誼，廠辦公室在工會等部門配合下，與杭州海關(guān)工作人員舉行聯(lián)歡，收到了較好效果。
3、架通企業(yè)與橫向單位的橋梁。企業(yè)辦公室要本著來的都是客的精神，熱情接待前來參觀交流、培訓(xùn)實(shí)習(xí)、咨詢服務(wù)以及聯(lián)系工作的客人，在衣、食、住、行及有關(guān)活動方面做好周密的安排，在工作上給予積極配合和支持，使他們對本企業(yè)留下美好而難忘的印象，從而成為企業(yè)的義務(wù)“宣傳員、信息員”。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要賦予辦公室以小車管理調(diào)度、來客招待、開具客飯單等權(quán)力。同時，企業(yè)辦公室人員要積極爭取參加有關(guān)的橫向聯(lián)系組織。如杭州二棉廠的廠辦主任和秘書分別參加了全國部分棉紡織廠辦公室主任研究會，全省輕紡系統(tǒng)信息協(xié)會、杭州市秘書協(xié)會等組織。不僅增進(jìn)兄弟單位秘書人員之間的友誼，還為廠長出門聯(lián)系工作創(chuàng)造條件，只要辦公室打個電話，對方單位就會從工作到生活做好安排。
4、架通企業(yè)與職工群眾的橋梁。目前正值深化改革和轉(zhuǎn)換企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的關(guān)鍵時期。勞動用工、干部聘用、工資住房、醫(yī)療保險等方面的配套改革已全面展開，勢必會觸動一部分人的切身利益。辦公室人員對上訪職工不能“擋架”和簡單打發(fā)了事，應(yīng)耐心宣傳解釋政策和規(guī)定，做好思想政治工作；對于職工反映的問題，如確實(shí)符合政策的，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，力爭盡快解決，以穩(wěn)定人心，避免矛盾激化。
搞好公關(guān)工作首先要加強(qiáng)公關(guān)意識，公關(guān)意識的強(qiáng)弱決定了公關(guān)工作的好壞與成敗。什么是公共關(guān)系呢? 根據(jù)英國公共關(guān)系學(xué)會對公共關(guān)系所下的定義： “公共關(guān)系就是在組織和它的公眾之間建立和維持相互了解、有目的、有計(jì)劃的持續(xù)過程”。而這里指的公關(guān)意識即關(guān)于利用公共關(guān)系這種現(xiàn)代管理方法來處理組織各種事務(wù)的總體觀念。有沒有公關(guān)意識，在一定意義上是衡量領(lǐng)導(dǎo)和秘書人員是否具有現(xiàn)代化水準(zhǔn)的一個重要尺度。若想使自己的組織獲得社會公眾的支持和合作，就要堅(jiān)持和公眾的長期、友好、和諧的溝通和協(xié)調(diào)。尊重公眾的觀念是公關(guān)意識的基礎(chǔ)?？v觀當(dāng)前企業(yè)公關(guān)工作現(xiàn)狀是不能令人滿意的，這主要是對公關(guān)工作的認(rèn)識、意識、觀念上還存在一些問題：(1) 對公關(guān)缺乏自覺意識。由于長期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)、封閉觀念的束縛和影響，對現(xiàn)代開放社會客觀存在的公共關(guān)系和公關(guān)工作視而不見，不當(dāng)一回事，把企業(yè)與別單位的工作聯(lián)系和經(jīng)濟(jì)技術(shù)往來看作公事公辦，無須搞什么公關(guān)工作；(2) 對公關(guān)工作不認(rèn)真不熱心。思想上承認(rèn)有公共關(guān)系，在行動上不重視，不認(rèn)真，有的應(yīng)付差使，馬虎湊合，有的當(dāng)作額外負(fù)擔(dān)，有的“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；(3) 低標(biāo)準(zhǔn)。庸俗化。有的人認(rèn)為公關(guān)工作就是迎來送往，接待客人，把公關(guān)工作局限于接待工作，更有甚者把公關(guān)工作視為拉拉關(guān)系，吃吃喝喝。凡此種種，都是公關(guān)意識淺薄，對公關(guān)工作重要性和必要性認(rèn)識不足的表現(xiàn)，必須及時予以克服。
公關(guān)工作的根本目標(biāo)在于使企業(yè)在社會上和公眾中建樹起良好的形象和信譽(yù)，這是企業(yè)謀求生存、爭取發(fā)展的重要基礎(chǔ)和條件。良好的信譽(yù)和形象可以給企業(yè)贏得眾多公眾真誠的支持和合作，使自己在和諧的社會環(huán)境中施展經(jīng)營運(yùn)作和實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。因此，企業(yè)辦公室必須圍繞上述目標(biāo)，精心擬訂公關(guān)計(jì)劃，運(yùn)籌公關(guān)謀略，調(diào)動各種公關(guān)手段，為擴(kuò)大企業(yè)影響，提高企業(yè)的知名度，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與社會方方面面的聯(lián)系交往架起公關(guān)橋梁。筆者認(rèn)為，當(dāng)前企業(yè)要架通五座公關(guān)大橋。
1、架通企業(yè)與客戶的橋梁?？蛻?含用戶)是企業(yè)的“上帝”。辦公室是來客接待的第一站，是反映企業(yè)形象的“窗口”?？蛻魜碓L、洽談、訂貨，辦公室同志特別是負(fù)責(zé)公關(guān)接待的秘書，應(yīng)做到文明禮貌，笑臉相迎，熱情接待，介紹企業(yè)和產(chǎn)品情況，給客人以好客可信感。不僅要引見客戶與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)的職能部門洽談，而且要按照不同對象安排好生活和業(yè)余活動。杭州二棉廠辦公室同志自改革開放以來，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和具體指導(dǎo)下，不僅接待了眾多的國內(nèi)客戶，還接待了日本、美國、俄羅斯、澳大利亞等國家的商人，在接待工作中做到剛?cè)嵯酀?jì)，冷熱結(jié)合；察顏觀色，隨機(jī)應(yīng)變；熱情而不卑微，嚴(yán)肅而不失禮，善談而不浮吹。有，日本客商由省市外貿(mào)部門同志陪同來廠，在介紹了情況以后，陪同外商到車間生產(chǎn)現(xiàn)場察看，由于該廠棉紗質(zhì)量過硬，加上接待工作周到，外商甚為滿意，并指定要這家廠的棉紗。
2、架通企業(yè)與政府有關(guān)部門的橋梁。目前，企業(yè)仍受制于電力、鐵路、財(cái)稅、銀行、工商、商檢、海關(guān)、環(huán)保乃至公安消防、衛(wèi)生防疫等權(quán)力部門，加之行業(yè)不正之風(fēng)未能得到根本遏制，有的權(quán)力部門往往是門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦，使得關(guān)系復(fù)雜微妙，企業(yè)行為小心翼翼，步履艱難。面對這種情況，企業(yè)辦公室要主動上門，經(jīng)常拜訪，疏系，保持聯(lián)系，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，便于企業(yè)正常開展工作。又以杭州二棉廠為例，因該廠有出口任務(wù)，與海關(guān)部門工作上有聯(lián)系。為了聯(lián)絡(luò)感情，增進(jìn)友誼，廠辦公室在工會等部門配合下，與杭州海關(guān)工作人員舉行聯(lián)歡，收到了較好效果。
3、架通企業(yè)與橫向單位的橋梁。企業(yè)辦公室要本著來的都是客的精神，熱情接待前來參觀交流、培訓(xùn)實(shí)習(xí)、咨詢服務(wù)以及聯(lián)系工作的客人，在衣、食、住、行及有關(guān)活動方面做好周密的安排，在工作上給予積極配合和支持，使他們對本企業(yè)留下美好而難忘的印象，從而成為企業(yè)的義務(wù)“宣傳員、信息員”。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要賦予辦公室以小車管理調(diào)度、來客招待、開具客飯單等權(quán)力。同時，企業(yè)辦公室人員要積極爭取參加有關(guān)的橫向聯(lián)系組織。如杭州二棉廠的廠辦主任和秘書分別參加了全國部分棉紡織廠辦公室主任研究會，全省輕紡系統(tǒng)信息協(xié)會、杭州市秘書協(xié)會等組織。不僅增進(jìn)兄弟單位秘書人員之間的友誼，還為廠長出門聯(lián)系工作創(chuàng)造條件，只要辦公室打個電話，對方單位就會從工作到生活做好安排。
4、架通企業(yè)與職工群眾的橋梁。目前正值深化改革和轉(zhuǎn)換企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的關(guān)鍵時期。勞動用工、干部聘用、工資住房、醫(yī)療保險等方面的配套改革已全面展開，勢必會觸動一部分人的切身利益。辦公室人員對上訪職工不能“擋架”和簡單打發(fā)了事，應(yīng)耐心宣傳解釋政策和規(guī)定，做好思想政治工作；對于職工反映的問題，如確實(shí)符合政策的，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，力爭盡快解決，以穩(wěn)定人心，避免矛盾激化。