一、系統(tǒng)概述
本系統(tǒng)是針對汽車貨運公司的具體業(yè)務特點,專門開發(fā)的一套具有行業(yè)特色的軟件系統(tǒng)。功能包括:資料登記﹑車輛管理、業(yè)務處理﹑財務管理、統(tǒng)計分析等模塊。軟件支持具有分公司、辦事處等分支機構(gòu)的汽車貨運公司的業(yè)務管理。本系統(tǒng)根據(jù)相應的貨運業(yè)務處理自動生成公司與托運人的應收款業(yè)務、公司與司機的應付款業(yè)務等諸多環(huán)節(jié)的財務數(shù)據(jù)。本軟件界面友好、操作簡便、系統(tǒng)安全可靠,是一套非常實用的汽車貨運管理軟件系統(tǒng)。
二 、資料登記
為了便于系統(tǒng)更好的操作,以及規(guī)范公司管理,同時也便于業(yè)務操作過程中進行引用,對一些基本資料的信息進行初始定義,如在日后的工作中有新的資料,則進行相應的新增或修改即可,具體包括:
1、員工
2、司機
由于司機是本軟件系統(tǒng)中很重要的信息,關于到與公司的運費結(jié)算等環(huán)節(jié)。
3、托運人
托運人(托運人)是整個系統(tǒng)中最重要的基礎信息,許多業(yè)務如:接單登記、發(fā)貨管理、財務管理等都是圍繞托運人進行展開的。
4、收貨人
5、物品
三、車輛管理
作為汽車貨運公司,車輛是相當重要的資產(chǎn)之一,同時車輛運行狀態(tài)直接關系到公司業(yè)務能否正常運作,具體包括以下幾部分內(nèi)容:
1、車輛資料
2、車輛管理
對車輛資料進行日常管理,包括:車輛投保、車輛年審、車輛維修、車輛事故等記錄的登記。
3、年審提醒
對接近年審期或已過年審有效期的車輛進行提醒。
4、投保提醒
對接近保期結(jié)束日期或已過投保有效期的車輛進行提醒。
四、業(yè)務處理
功能覆蓋了接單登記、發(fā)貨管理、到貨情況處理(貨到付款運費結(jié)算、委托結(jié)貨款實結(jié)確認、回單管理)等內(nèi)容,在業(yè)務處理過程中,系統(tǒng)內(nèi)部自動生成公司與托運人、司機等財務信息。
1、基本定義
對業(yè)務處理中需引用到的基本信息進行定義,包括保險率、提貨方式、結(jié)算方式、款項歸屬。
2、接單登記
當托運人前來托運業(yè)務時,操作員進行運單登記。托運單是整個系統(tǒng)中最基礎,也是最重要的表單,它與發(fā)貨管理、貨到付款、委托結(jié)貨款、回單管理等業(yè)務均有關聯(lián)。
3、發(fā)貨管理
發(fā)貨管理主要是到還未發(fā)貨的物品進行配貨,生成相應的送貨清單。同時系統(tǒng)自動完成相應的財務處理。
4、貨到付款 運費結(jié)算
對結(jié)算方式為貨到付款的那些托運單,根據(jù)運費實結(jié)情況進行操作(主要是財務處理)。
5、委托結(jié)貨款 實結(jié)確認
在實際貨運公司業(yè)務中,經(jīng)常會發(fā)生托運人委托貨運公司幫助結(jié)貨款情況,這種業(yè)務稱為“委托結(jié)貨款”。實結(jié)確認是根據(jù)實際結(jié)到的款項,對公司相應收款機構(gòu)進行收入處理。
6、回單管理
托運單一般分幾聯(lián),通常:一聯(lián)公司留底,一聯(lián)給托運人,一聯(lián)給收貨人,其中收貨人那一聯(lián)需收貨人簽字后帶回,公司對已返回的托運單進行編號,稱為回單管理。
五、財務管理
主要實現(xiàn)公司對托運人的應收管理、對司機的運費結(jié)算、以及公司各機構(gòu)內(nèi)部的財務收支情況的管理。
1、托運人運費結(jié)算
實現(xiàn)對托運人的運費管理,包括總應收款情況、交款登記,以及系統(tǒng)自動對未付的托運單進行結(jié)清處理。
2、托運人委托結(jié)貨款結(jié)算
由公司向托運人支付從收貨人那邊收到的貨款。
3、司機運費結(jié)算
系統(tǒng)顯明當前所有司機結(jié)算情況,并按發(fā)貨單,對每一司機的運費支付情況進行處理。
4、公司各機構(gòu)財務收支
指公司、分公司、辦事處等公司自行的機構(gòu)在財務方面的收支情況。提供查詢、新增等功能。許多收支是在業(yè)務處理過程中(發(fā)貨確認、貨到付款運費結(jié)算、委托結(jié)貨款實結(jié)確認、托運人交款、支付司機運費、公司各機構(gòu)財務流轉(zhuǎn)等)過程自動完成。
如一些額外的收支,可以針對公司某一機構(gòu)進行新增操作。
5、公司各機構(gòu)內(nèi)部資金流轉(zhuǎn)
指公司、分公司、辦事處等公司內(nèi)部機構(gòu)的資金流轉(zhuǎn),如總公司借錢給辦事處等。
六、統(tǒng)計分析
1、運單查詢
根據(jù)托運人或收貨人,查詢某一時段內(nèi)貨物的托運情況。該功能在實際汽車貨運公司管理中非常實用,使用頻率很高。
2、委托結(jié)貨款查詢
針對某一托運人,查詢某一時段內(nèi)該托運人委托結(jié)貨款的結(jié)算情況,包括:委托結(jié)貨款額、委托結(jié)貨款實結(jié)金額、公司支付托運人貨款等信息。
3、運費查詢
查詢某一時段內(nèi),運費情況,包括:未付、已付、貨到付款(歸屬為:司機、辦事處等機構(gòu)),以及相應的托運單明細。
4、毛利潤分析
根據(jù)發(fā)貨單,分析某一時段內(nèi),合計運費、全程運費、毛利潤。
5、運單按月對比分析
針對托運單,提供按托運人分析某一年的所有月份的數(shù)量或運費的對比分析。
6、托運人運費結(jié)算統(tǒng)計
提供某一時段的,各托運人應付款總額、已付總額、未付總額(欠款)的情況,以及相應的明細情況。
7、司機運費結(jié)算統(tǒng)計
提供某一時段的,各托運人應付款總額、已付總額、未付總額(欠款)的情況,以及相應的明細情況。
8、公司當前財務狀況
分四部分顯示公司當前財務狀況:1)公司內(nèi)部機構(gòu)資金情況;2)托運人應付情況;3)應付司機運費情況;4)貨到付款未結(jié)的運費。
七 、系統(tǒng)管理
1、系統(tǒng)表定義
主要用于生成托運單、發(fā)貨單、托運單回單編號的單據(jù)編號。(生成規(guī)則:前綴+年月日+序列號)
2、操作員及權(quán)限定義
增加、刪除本系統(tǒng)的操作員,并分配密碼和相應的操作權(quán)限。以后用戶根據(jù)這個用戶名和密碼來操作系統(tǒng)所給的模塊。
3、系統(tǒng)日志
可以查看本系統(tǒng)使用情況,操作員、登記時間、退出時間。
4、數(shù)據(jù)備份和恢復
備份的主要功能,是將您的數(shù)據(jù)由硬盤保存到硬盤上或軟盤上?;謴偷闹饕δ?,若您的數(shù)據(jù)被意外破壞,可以用系統(tǒng)提供的恢復功能,將最近一次做的備份數(shù)據(jù),恢復到系統(tǒng)中,以使損失減少到最小程度。
本系統(tǒng)是針對汽車貨運公司的具體業(yè)務特點,專門開發(fā)的一套具有行業(yè)特色的軟件系統(tǒng)。功能包括:資料登記﹑車輛管理、業(yè)務處理﹑財務管理、統(tǒng)計分析等模塊。軟件支持具有分公司、辦事處等分支機構(gòu)的汽車貨運公司的業(yè)務管理。本系統(tǒng)根據(jù)相應的貨運業(yè)務處理自動生成公司與托運人的應收款業(yè)務、公司與司機的應付款業(yè)務等諸多環(huán)節(jié)的財務數(shù)據(jù)。本軟件界面友好、操作簡便、系統(tǒng)安全可靠,是一套非常實用的汽車貨運管理軟件系統(tǒng)。
二 、資料登記
為了便于系統(tǒng)更好的操作,以及規(guī)范公司管理,同時也便于業(yè)務操作過程中進行引用,對一些基本資料的信息進行初始定義,如在日后的工作中有新的資料,則進行相應的新增或修改即可,具體包括:
1、員工
2、司機
由于司機是本軟件系統(tǒng)中很重要的信息,關于到與公司的運費結(jié)算等環(huán)節(jié)。
3、托運人
托運人(托運人)是整個系統(tǒng)中最重要的基礎信息,許多業(yè)務如:接單登記、發(fā)貨管理、財務管理等都是圍繞托運人進行展開的。
4、收貨人
5、物品
三、車輛管理
作為汽車貨運公司,車輛是相當重要的資產(chǎn)之一,同時車輛運行狀態(tài)直接關系到公司業(yè)務能否正常運作,具體包括以下幾部分內(nèi)容:
1、車輛資料
2、車輛管理
對車輛資料進行日常管理,包括:車輛投保、車輛年審、車輛維修、車輛事故等記錄的登記。
3、年審提醒
對接近年審期或已過年審有效期的車輛進行提醒。
4、投保提醒
對接近保期結(jié)束日期或已過投保有效期的車輛進行提醒。
四、業(yè)務處理
功能覆蓋了接單登記、發(fā)貨管理、到貨情況處理(貨到付款運費結(jié)算、委托結(jié)貨款實結(jié)確認、回單管理)等內(nèi)容,在業(yè)務處理過程中,系統(tǒng)內(nèi)部自動生成公司與托運人、司機等財務信息。
1、基本定義
對業(yè)務處理中需引用到的基本信息進行定義,包括保險率、提貨方式、結(jié)算方式、款項歸屬。
2、接單登記
當托運人前來托運業(yè)務時,操作員進行運單登記。托運單是整個系統(tǒng)中最基礎,也是最重要的表單,它與發(fā)貨管理、貨到付款、委托結(jié)貨款、回單管理等業(yè)務均有關聯(lián)。
3、發(fā)貨管理
發(fā)貨管理主要是到還未發(fā)貨的物品進行配貨,生成相應的送貨清單。同時系統(tǒng)自動完成相應的財務處理。
4、貨到付款 運費結(jié)算
對結(jié)算方式為貨到付款的那些托運單,根據(jù)運費實結(jié)情況進行操作(主要是財務處理)。
5、委托結(jié)貨款 實結(jié)確認
在實際貨運公司業(yè)務中,經(jīng)常會發(fā)生托運人委托貨運公司幫助結(jié)貨款情況,這種業(yè)務稱為“委托結(jié)貨款”。實結(jié)確認是根據(jù)實際結(jié)到的款項,對公司相應收款機構(gòu)進行收入處理。
6、回單管理
托運單一般分幾聯(lián),通常:一聯(lián)公司留底,一聯(lián)給托運人,一聯(lián)給收貨人,其中收貨人那一聯(lián)需收貨人簽字后帶回,公司對已返回的托運單進行編號,稱為回單管理。
五、財務管理
主要實現(xiàn)公司對托運人的應收管理、對司機的運費結(jié)算、以及公司各機構(gòu)內(nèi)部的財務收支情況的管理。
1、托運人運費結(jié)算
實現(xiàn)對托運人的運費管理,包括總應收款情況、交款登記,以及系統(tǒng)自動對未付的托運單進行結(jié)清處理。
2、托運人委托結(jié)貨款結(jié)算
由公司向托運人支付從收貨人那邊收到的貨款。
3、司機運費結(jié)算
系統(tǒng)顯明當前所有司機結(jié)算情況,并按發(fā)貨單,對每一司機的運費支付情況進行處理。
4、公司各機構(gòu)財務收支
指公司、分公司、辦事處等公司自行的機構(gòu)在財務方面的收支情況。提供查詢、新增等功能。許多收支是在業(yè)務處理過程中(發(fā)貨確認、貨到付款運費結(jié)算、委托結(jié)貨款實結(jié)確認、托運人交款、支付司機運費、公司各機構(gòu)財務流轉(zhuǎn)等)過程自動完成。
如一些額外的收支,可以針對公司某一機構(gòu)進行新增操作。
5、公司各機構(gòu)內(nèi)部資金流轉(zhuǎn)
指公司、分公司、辦事處等公司內(nèi)部機構(gòu)的資金流轉(zhuǎn),如總公司借錢給辦事處等。
六、統(tǒng)計分析
1、運單查詢
根據(jù)托運人或收貨人,查詢某一時段內(nèi)貨物的托運情況。該功能在實際汽車貨運公司管理中非常實用,使用頻率很高。
2、委托結(jié)貨款查詢
針對某一托運人,查詢某一時段內(nèi)該托運人委托結(jié)貨款的結(jié)算情況,包括:委托結(jié)貨款額、委托結(jié)貨款實結(jié)金額、公司支付托運人貨款等信息。
3、運費查詢
查詢某一時段內(nèi),運費情況,包括:未付、已付、貨到付款(歸屬為:司機、辦事處等機構(gòu)),以及相應的托運單明細。
4、毛利潤分析
根據(jù)發(fā)貨單,分析某一時段內(nèi),合計運費、全程運費、毛利潤。
5、運單按月對比分析
針對托運單,提供按托運人分析某一年的所有月份的數(shù)量或運費的對比分析。
6、托運人運費結(jié)算統(tǒng)計
提供某一時段的,各托運人應付款總額、已付總額、未付總額(欠款)的情況,以及相應的明細情況。
7、司機運費結(jié)算統(tǒng)計
提供某一時段的,各托運人應付款總額、已付總額、未付總額(欠款)的情況,以及相應的明細情況。
8、公司當前財務狀況
分四部分顯示公司當前財務狀況:1)公司內(nèi)部機構(gòu)資金情況;2)托運人應付情況;3)應付司機運費情況;4)貨到付款未結(jié)的運費。
七 、系統(tǒng)管理
1、系統(tǒng)表定義
主要用于生成托運單、發(fā)貨單、托運單回單編號的單據(jù)編號。(生成規(guī)則:前綴+年月日+序列號)
2、操作員及權(quán)限定義
增加、刪除本系統(tǒng)的操作員,并分配密碼和相應的操作權(quán)限。以后用戶根據(jù)這個用戶名和密碼來操作系統(tǒng)所給的模塊。
3、系統(tǒng)日志
可以查看本系統(tǒng)使用情況,操作員、登記時間、退出時間。
4、數(shù)據(jù)備份和恢復
備份的主要功能,是將您的數(shù)據(jù)由硬盤保存到硬盤上或軟盤上?;謴偷闹饕δ?,若您的數(shù)據(jù)被意外破壞,可以用系統(tǒng)提供的恢復功能,將最近一次做的備份數(shù)據(jù),恢復到系統(tǒng)中,以使損失減少到最小程度。