公文，簡(jiǎn)言之就是處理公務(wù)的文件，也有稱為文書(shū)、文件的。公文、文書(shū)、文件這三個(gè)名詞的概念，在具體理解上雖有所不同，但通常說(shuō)來(lái)，都是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，在工作往來(lái)中所形成和使用的記述和傳遞的文字。按照馬克思主義觀點(diǎn)，公文是統(tǒng)治階級(jí)在管理國(guó)家、處理政務(wù)時(shí)用來(lái)頒布法律、傳達(dá)政策法令、請(qǐng)示問(wèn)題、報(bào)告情況、聯(lián)系工作、商洽事務(wù)、制定計(jì)劃以及記載各種活動(dòng)的必不可缺的重要工具。如果從更廣義的范圍來(lái)看，則除黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)外，我國(guó)各級(jí)群眾團(tuán)體以至基層企事業(yè)單位在工作中形成的公務(wù)文件，實(shí)際上也常在一定范圍內(nèi)帶有公文的性質(zhì)。再?gòu)默F(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)看，則除了書(shū)面文字形成的公文外，某些表冊(cè)、照片、圖像、錄音磁帶以至錄像帶，也可以具有公文的性質(zhì)。在美國(guó)，造成前總統(tǒng)尼克松下臺(tái)的"水*"中，錄音帶就被作為正式的"公文"證據(jù)而起了重要作用；國(guó)內(nèi)有些重要會(huì)議，也已經(jīng)以錄音記錄代替了書(shū)面記錄，并正式定為"文件"歸檔保存。不過(guò)，現(xiàn)階段的公文仍以書(shū)面文字公文為主，我們?cè)谶@里所要探討的，主要也是指的書(shū)面文字公文的寫(xiě)作問(wèn)題。
我國(guó)的公文歷史悠久，傳說(shuō)堯舜部落聯(lián)盟的司法官皋陶時(shí)代，就已出現(xiàn)了"皋陶之刑"一類的原始"公文"?！蹲髠鳌ふ压哪辍酚?，晉國(guó)的刑候同雍子爭(zhēng)奪土田，打官司久無(wú)結(jié)果。韓宣子命代理司法官叔魚(yú)判案，罪在雍子。雍子趕快把女兒嫁給叔魚(yú)，乃改判刑候有罪。刑侯怒殺了叔魚(yú)和雍子。韓宣子問(wèn)叔向(叔魚(yú)兄)這三個(gè)人該如何治罪?叔向引《夏書(shū)》"昏、墨、賊。殺"的條例，答曰：三人同罪，都該處死。所謂"昏"是指自己有罪而掠取別人的美名，"墨"是指貪贓枉法，"賊"是指任意殺人，這也說(shuō)明奴隸制國(guó)家已有了處理行賄、受賄的法規(guī)，這大約是原始公文的雛型。不過(guò)那時(shí)還沒(méi)有正式的文字。及至公元前一千多年殷商時(shí)代，從出土的甲骨文中，已可發(fā)現(xiàn)不少殷王室的公務(wù)文書(shū)及其他帶公文性質(zhì)的文件。試舉一例："丁酉卜×貞今者王登五千征土方三月"(《殷墟書(shū)契后編》)。翻譯成現(xiàn)代話就是，"丁酉日，卜打仗，貞：今天王宜派五千人征土部落。三月"。這已經(jīng)有事出、有情況、有時(shí)間、有辦法、有記載人姓名，公文格式大致完備了。《尚書(shū)·多士》稱:"惟殷先人，有冊(cè)有典"，典冊(cè)指秘書(shū)記載，也是原始的文件。由于公文是統(tǒng)治階級(jí)管理國(guó)家機(jī)器的重要工具，歷代統(tǒng)治者都十分重視公文的寫(xiě)作與處理問(wèn)題。西周專設(shè)史官掌管文書(shū)起草與記錄工作，并由六官中的大宰協(xié)助朝廷總管。秦始皇統(tǒng)一中國(guó)稱帝后，對(duì)各種公文的名稱、用途與寫(xiě)作規(guī)格作出嚴(yán)格規(guī)定。秦漢時(shí)期皇帝頒發(fā)的公文制、詔、策、戒，臣僚上達(dá)皇帝的公文有章、表、奏、議等。曹操當(dāng)魏王時(shí)，第一個(gè)設(shè)立"秘書(shū)令"，其任務(wù)是"典尚書(shū)奏事";后來(lái)的中書(shū)令、監(jiān)、舍人、丞、郎等多種官職，雖然歷朝體制與名稱不一，但大多是掌管典籍，起草文書(shū)的專職官員。唐宋時(shí)代，更進(jìn)而以翰林學(xué)土負(fù)責(zé)"掌內(nèi)制、制誥、赦敕、國(guó)書(shū)及宮禁所用之文辭"，甚至連對(duì)后妃、親王、大臣的冊(cè)立除拜，都必須由學(xué)士草擬，反映了古代公文寫(xiě)作的政策性越來(lái)越強(qiáng)，文字技巧要求也越來(lái)越高，重要公文必須由有較廣闊的政治閱歷與淵博知識(shí)的學(xué)士們來(lái)?yè)?dān)負(fù)了。我國(guó)封建時(shí)代的公文，當(dāng)然是為封建統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的，但也確實(shí)積累有豐富的寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，至今不無(wú)可借鑒之處。比如漢高祖劉邦進(jìn)占關(guān)中后制定的的《約法三章》，“…與父老約，法三章耳：殺人者死，傷人及盜抵罪。余悉除去秦法。”其核心部分只有十六個(gè)字，文字極簡(jiǎn)，威力卻很巨大，頒布后就取得了民心歸向，對(duì)漢王朝的建立與鞏固起了很大作用。１９４９年4月全國(guó)解放前夕，毛澤東同志親手草擬了《中國(guó)人民解放軍布告》，通稱為《約法八章》，就吸取了《約法三章》的某些形式、技巧。明太祖朱元璋于洪武九年(1376年)大力整頓公文，對(duì)于"故行沉滯公文"的官員給以嚴(yán)厲處分，屢次下詔禁繁文，減案牘。有刑部主事茹太素上了一個(gè)陳時(shí)務(wù)書(shū)，長(zhǎng)達(dá)一萬(wàn)七千字。朱元璋叫人念到六千三百七十個(gè)字還沒(méi)談到正題，當(dāng)即大怒，責(zé)令把茹太素杖打了一百大板；第二天夜里又叫人再念，直到一萬(wàn)六千五百字時(shí)，才接觸到正題。后來(lái)朱元璋針對(duì)類似現(xiàn)象下令說(shuō):"虛詞失實(shí)，浮文亂真，朕甚厭之"。制定了上書(shū)陳事的公文格式，榜示內(nèi)外，"凡以繁文違式者罪之"。當(dāng)然，封建時(shí)代豈止虛詞浮文、文牘主義不能根除，利用公文舞文弄墨，營(yíng)私舞弊實(shí)為常事。不過(guò)歷代較有作為的帝王總是反對(duì)繁文之弊，提倡公文改革的。這對(duì)于我們今天改革文風(fēng)，精簡(jiǎn)公文，提高公文的質(zhì)量與效率，也多少有可借鑒之處。
新中國(guó)建立以來(lái)，對(duì)公文的寫(xiě)作、處理十分重視，國(guó)務(wù)院曾多次制定有關(guān)規(guī)定、條例，反復(fù)強(qiáng)調(diào)了公文對(duì)于傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布法規(guī)、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要性。并要求各級(jí)干部應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義作風(fēng)，不斷提高公文的質(zhì)量。毛澤東同志在《工作方法六十條》中，強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手寫(xiě)公文，“不可以一切依賴秘書(shū)”；同時(shí)也要求中央和省、地、縣都要培養(yǎng)"較多地懂得馬克思主義，又有一定的文化水平、科學(xué)知識(shí)、詞章修養(yǎng)"的“秀才”。周恩來(lái)同志也曾明確指出，“我們必須反對(duì)那些空洞的不提出問(wèn)題不解決問(wèn)題的文牘”，“反對(duì)那些只會(huì)坐機(jī)關(guān)、開(kāi)會(huì)、簽公文而不研究業(yè)務(wù)、不熟悉情況、不檢查工作、不接近群眾”(第全國(guó)人民代表大會(huì)《政府工作報(bào)告》)的官僚主義作風(fēng)。上述這些規(guī)定與論述，指出了社會(huì)主義公文的重要性，對(duì)于研究公文寫(xiě)作也具有重要指導(dǎo)意義。但由于建國(guó)僅三十多年歷史，對(duì)社會(huì)主義公文的研究不夠，加之十年內(nèi)亂的破壞，公文寫(xiě)作中的"假、大、空、"惡劣文風(fēng)遺毒仍待肅清，這是我們研究公文寫(xiě)作時(shí)首先必須正視的問(wèn)題。同時(shí)，由于公文知識(shí)普及不夠，還有些干部對(duì)于社會(huì)主義公文的性質(zhì)、作用、種類、體式等不很熟悉，公文寫(xiě)作質(zhì)量不高，混亂現(xiàn)象與差錯(cuò)也常有發(fā)生，影響和削弱了公文的效果。至于處理重大政策性問(wèn)題或緊急公務(wù)時(shí)，由于公文內(nèi)容不確切、邏輯混亂、辭不達(dá)意而給事業(yè)造成危害，也時(shí)有所聞?？梢?jiàn)開(kāi)展公文寫(xiě)作研究，提高公文寫(xiě)作水平，是很重要的，應(yīng)當(dāng)刻不容緩地提到議事日程上來(lái)。
公文寫(xiě)作是干部的基本功之一。不管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或基層單位，既要工作，就必然要形成一定數(shù)量的公文。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)干部、一般干部，做政治工作或從事具體業(yè)務(wù)工作，也都會(huì)在本職工作中碰到公文寫(xiě)作問(wèn)題，而絕非僅僅是秘書(shū)的事。那末，有沒(méi)有簡(jiǎn)易速成的公文寫(xiě)作捷徑呢?怎樣才能提高公文寫(xiě)作的水平呢?
首先，公文寫(xiě)作是一門(mén)科學(xué)，公文寫(xiě)作水平是多方面綜合功力的反映，而不是一個(gè)純寫(xiě)作技巧問(wèn)題。從這個(gè)意義上說(shuō)，捷徑是沒(méi)有的。我們常聽(tīng)到一些單位要求上級(jí)，"給我們一個(gè)筆桿子吧"，但調(diào)來(lái)了文科畢業(yè)的大學(xué)生，卻未必就能很快寫(xiě)好公文。這說(shuō)明通常所謂 "筆桿子"的說(shuō)法，是把公文寫(xiě)作僅僅看作語(yǔ)言文字技巧，而忽略了它的科學(xué)體系，這是很不確切的。公文寫(xiě)作水平的高低，至少是由以下五個(gè)方面決定的：一，馬列主義理論水平與政策水平，包括領(lǐng)會(huì)中央、上級(jí)意圖的能力；二，政治、經(jīng)濟(jì)、哲學(xué)、歷史、法律等多方面的知識(shí)；三、本行本業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)；四，工作閱歷、群眾觀點(diǎn)、調(diào)查研究作風(fēng)等基本修養(yǎng)；五，語(yǔ)言、文字、邏輯基礎(chǔ)。以上五個(gè)方面是公文這門(mén)科學(xué)的金字塔基，僅僅依靠文筆通順、了解一些公文體例與格式，固可起草一般簡(jiǎn)易文件，卻無(wú)法攀登公文學(xué)科的塔尖。公文寫(xiě)作也需要"積學(xué)以儲(chǔ)寶，酌理以富才，研閱以窮照，馴致以繹辭"(《文心雕龍·神思》，即也存在廣泛學(xué)習(xí)、積累知識(shí)、認(rèn)真思考、深入生活等問(wèn)題，語(yǔ)言文字也只是一個(gè)方面。日前國(guó)外的專業(yè)高級(jí)秘書(shū)，還必須在大學(xué)秘書(shū)系學(xué)習(xí)外語(yǔ)、數(shù)學(xué)、會(huì)計(jì)以及工具學(xué)與某些自然科學(xué)知識(shí)。我們專職從事公文寫(xiě)作的"秀才"，有條件時(shí)也還可以學(xué)點(diǎn)外語(yǔ)與自然科學(xué)知識(shí)，這將有利于寫(xiě)出高質(zhì)量的現(xiàn)代公文，以適應(yīng)和推動(dòng)"四化"建設(shè)。
其次，公文既是一門(mén)科學(xué)，也就有這門(mén)科學(xué)的規(guī)律可循。從這個(gè)意義上說(shuō)，提高公文寫(xiě)作水平也還是有一定途徑的。公文學(xué)科具有兩方面的特性：一方面它既是一種書(shū)面文字，每篇公文也就是一篇單獨(dú)成文的文章，自然離不開(kāi)字、詞、章、句、題目、標(biāo)點(diǎn)，遣詞造句，謀篇布局，以及諸如主題、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、邏輯等帶共性的寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)。這方面前人今人的研究著述都很多，各級(jí)各種文科學(xué)校也多開(kāi)設(shè)有類似課程，努力掌握這些基礎(chǔ)知識(shí)，可以扎扎實(shí)實(shí)打好基礎(chǔ)。另一方面，公文又是具有強(qiáng)烈法規(guī)性的文件，上級(jí)對(duì)下級(jí)的下行公文，一經(jīng)制定出來(lái)下級(jí)就必須貫徹執(zhí)行，就是平行、上行公文，也是為了解決一定問(wèn)題而制定的。這就決定了公文寫(xiě)作的特殊性，國(guó)家對(duì)于公文寫(xiě)作有一系列基本原則要求，例如公文盡管是由一個(gè)人或幾個(gè)人起草，但它的法定作者卻是一定的機(jī)關(guān)單位，它只能根據(jù)這些法定作者的職能和權(quán)限來(lái)起草制定，而不同于文學(xué)的自由創(chuàng)作，也不同于一般應(yīng)用文。國(guó)家對(duì)公文規(guī)定了明確的種類，有特定的公文體式，還有一定的行文運(yùn)轉(zhuǎn)制度，這些都與公文寫(xiě)作緊密有關(guān)。又如多數(shù)公文從結(jié)構(gòu)組成上講，都應(yīng)有標(biāo)題、受文單位、編號(hào)、正文等部分，缺一不可。正文內(nèi)容應(yīng)有情況、理論(根據(jù))特別是意見(jiàn)措施等部分，一件公文如果只有情況、理論(根據(jù))而沒(méi)有措施辦法，就接近一紙空文，所提的措施辦法如果超越了法定作者的職能權(quán)限，也就無(wú)法推行，文字再好也談不上質(zhì)量。像這樣一些問(wèn)題，也都是有明文規(guī)定或有慣例可循的，研究掌握這些規(guī)律，有助于正確起草文件，使公文盡快產(chǎn)生效果。
公文寫(xiě)作與其他學(xué)科的重要區(qū)別之一是，它是一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科。毛澤東同志和魯迅、郭沫若等談?wù)搶?xiě)作時(shí)，多次強(qiáng)調(diào)要多看、多寫(xiě)、多改，都是強(qiáng)調(diào)的實(shí)踐性。提高公文寫(xiě)作水平的重要的方法，是加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐訓(xùn)練。包括“看”——既看一點(diǎn)古代優(yōu)秀公文，更多看一些黨中央、國(guó)務(wù)院發(fā)布的各類典范公文；"寫(xiě)" ——有機(jī)會(huì)就寫(xiě)，反復(fù)練習(xí)；"改"——虛心征求上下左右的意見(jiàn)，精心修改。此外，對(duì)于自己參與起草的公文，隔一段時(shí)間還可以翻出來(lái)看看，經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，取得深刻的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
我國(guó)的公文歷史悠久，傳說(shuō)堯舜部落聯(lián)盟的司法官皋陶時(shí)代，就已出現(xiàn)了"皋陶之刑"一類的原始"公文"?！蹲髠鳌ふ压哪辍酚?，晉國(guó)的刑候同雍子爭(zhēng)奪土田，打官司久無(wú)結(jié)果。韓宣子命代理司法官叔魚(yú)判案，罪在雍子。雍子趕快把女兒嫁給叔魚(yú)，乃改判刑候有罪。刑侯怒殺了叔魚(yú)和雍子。韓宣子問(wèn)叔向(叔魚(yú)兄)這三個(gè)人該如何治罪?叔向引《夏書(shū)》"昏、墨、賊。殺"的條例，答曰：三人同罪，都該處死。所謂"昏"是指自己有罪而掠取別人的美名，"墨"是指貪贓枉法，"賊"是指任意殺人，這也說(shuō)明奴隸制國(guó)家已有了處理行賄、受賄的法規(guī)，這大約是原始公文的雛型。不過(guò)那時(shí)還沒(méi)有正式的文字。及至公元前一千多年殷商時(shí)代，從出土的甲骨文中，已可發(fā)現(xiàn)不少殷王室的公務(wù)文書(shū)及其他帶公文性質(zhì)的文件。試舉一例："丁酉卜×貞今者王登五千征土方三月"(《殷墟書(shū)契后編》)。翻譯成現(xiàn)代話就是，"丁酉日，卜打仗，貞：今天王宜派五千人征土部落。三月"。這已經(jīng)有事出、有情況、有時(shí)間、有辦法、有記載人姓名，公文格式大致完備了。《尚書(shū)·多士》稱:"惟殷先人，有冊(cè)有典"，典冊(cè)指秘書(shū)記載，也是原始的文件。由于公文是統(tǒng)治階級(jí)管理國(guó)家機(jī)器的重要工具，歷代統(tǒng)治者都十分重視公文的寫(xiě)作與處理問(wèn)題。西周專設(shè)史官掌管文書(shū)起草與記錄工作，并由六官中的大宰協(xié)助朝廷總管。秦始皇統(tǒng)一中國(guó)稱帝后，對(duì)各種公文的名稱、用途與寫(xiě)作規(guī)格作出嚴(yán)格規(guī)定。秦漢時(shí)期皇帝頒發(fā)的公文制、詔、策、戒，臣僚上達(dá)皇帝的公文有章、表、奏、議等。曹操當(dāng)魏王時(shí)，第一個(gè)設(shè)立"秘書(shū)令"，其任務(wù)是"典尚書(shū)奏事";后來(lái)的中書(shū)令、監(jiān)、舍人、丞、郎等多種官職，雖然歷朝體制與名稱不一，但大多是掌管典籍，起草文書(shū)的專職官員。唐宋時(shí)代，更進(jìn)而以翰林學(xué)土負(fù)責(zé)"掌內(nèi)制、制誥、赦敕、國(guó)書(shū)及宮禁所用之文辭"，甚至連對(duì)后妃、親王、大臣的冊(cè)立除拜，都必須由學(xué)士草擬，反映了古代公文寫(xiě)作的政策性越來(lái)越強(qiáng)，文字技巧要求也越來(lái)越高，重要公文必須由有較廣闊的政治閱歷與淵博知識(shí)的學(xué)士們來(lái)?yè)?dān)負(fù)了。我國(guó)封建時(shí)代的公文，當(dāng)然是為封建統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的，但也確實(shí)積累有豐富的寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，至今不無(wú)可借鑒之處。比如漢高祖劉邦進(jìn)占關(guān)中后制定的的《約法三章》，“…與父老約，法三章耳：殺人者死，傷人及盜抵罪。余悉除去秦法。”其核心部分只有十六個(gè)字，文字極簡(jiǎn)，威力卻很巨大，頒布后就取得了民心歸向，對(duì)漢王朝的建立與鞏固起了很大作用。１９４９年4月全國(guó)解放前夕，毛澤東同志親手草擬了《中國(guó)人民解放軍布告》，通稱為《約法八章》，就吸取了《約法三章》的某些形式、技巧。明太祖朱元璋于洪武九年(1376年)大力整頓公文，對(duì)于"故行沉滯公文"的官員給以嚴(yán)厲處分，屢次下詔禁繁文，減案牘。有刑部主事茹太素上了一個(gè)陳時(shí)務(wù)書(shū)，長(zhǎng)達(dá)一萬(wàn)七千字。朱元璋叫人念到六千三百七十個(gè)字還沒(méi)談到正題，當(dāng)即大怒，責(zé)令把茹太素杖打了一百大板；第二天夜里又叫人再念，直到一萬(wàn)六千五百字時(shí)，才接觸到正題。后來(lái)朱元璋針對(duì)類似現(xiàn)象下令說(shuō):"虛詞失實(shí)，浮文亂真，朕甚厭之"。制定了上書(shū)陳事的公文格式，榜示內(nèi)外，"凡以繁文違式者罪之"。當(dāng)然，封建時(shí)代豈止虛詞浮文、文牘主義不能根除，利用公文舞文弄墨，營(yíng)私舞弊實(shí)為常事。不過(guò)歷代較有作為的帝王總是反對(duì)繁文之弊，提倡公文改革的。這對(duì)于我們今天改革文風(fēng)，精簡(jiǎn)公文，提高公文的質(zhì)量與效率，也多少有可借鑒之處。
新中國(guó)建立以來(lái)，對(duì)公文的寫(xiě)作、處理十分重視，國(guó)務(wù)院曾多次制定有關(guān)規(guī)定、條例，反復(fù)強(qiáng)調(diào)了公文對(duì)于傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布法規(guī)、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要性。并要求各級(jí)干部應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義作風(fēng)，不斷提高公文的質(zhì)量。毛澤東同志在《工作方法六十條》中，強(qiáng)調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手寫(xiě)公文，“不可以一切依賴秘書(shū)”；同時(shí)也要求中央和省、地、縣都要培養(yǎng)"較多地懂得馬克思主義，又有一定的文化水平、科學(xué)知識(shí)、詞章修養(yǎng)"的“秀才”。周恩來(lái)同志也曾明確指出，“我們必須反對(duì)那些空洞的不提出問(wèn)題不解決問(wèn)題的文牘”，“反對(duì)那些只會(huì)坐機(jī)關(guān)、開(kāi)會(huì)、簽公文而不研究業(yè)務(wù)、不熟悉情況、不檢查工作、不接近群眾”(第全國(guó)人民代表大會(huì)《政府工作報(bào)告》)的官僚主義作風(fēng)。上述這些規(guī)定與論述，指出了社會(huì)主義公文的重要性，對(duì)于研究公文寫(xiě)作也具有重要指導(dǎo)意義。但由于建國(guó)僅三十多年歷史，對(duì)社會(huì)主義公文的研究不夠，加之十年內(nèi)亂的破壞，公文寫(xiě)作中的"假、大、空、"惡劣文風(fēng)遺毒仍待肅清，這是我們研究公文寫(xiě)作時(shí)首先必須正視的問(wèn)題。同時(shí)，由于公文知識(shí)普及不夠，還有些干部對(duì)于社會(huì)主義公文的性質(zhì)、作用、種類、體式等不很熟悉，公文寫(xiě)作質(zhì)量不高，混亂現(xiàn)象與差錯(cuò)也常有發(fā)生，影響和削弱了公文的效果。至于處理重大政策性問(wèn)題或緊急公務(wù)時(shí)，由于公文內(nèi)容不確切、邏輯混亂、辭不達(dá)意而給事業(yè)造成危害，也時(shí)有所聞?？梢?jiàn)開(kāi)展公文寫(xiě)作研究，提高公文寫(xiě)作水平，是很重要的，應(yīng)當(dāng)刻不容緩地提到議事日程上來(lái)。
公文寫(xiě)作是干部的基本功之一。不管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或基層單位，既要工作，就必然要形成一定數(shù)量的公文。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)干部、一般干部，做政治工作或從事具體業(yè)務(wù)工作，也都會(huì)在本職工作中碰到公文寫(xiě)作問(wèn)題，而絕非僅僅是秘書(shū)的事。那末，有沒(méi)有簡(jiǎn)易速成的公文寫(xiě)作捷徑呢?怎樣才能提高公文寫(xiě)作的水平呢?
首先，公文寫(xiě)作是一門(mén)科學(xué)，公文寫(xiě)作水平是多方面綜合功力的反映，而不是一個(gè)純寫(xiě)作技巧問(wèn)題。從這個(gè)意義上說(shuō)，捷徑是沒(méi)有的。我們常聽(tīng)到一些單位要求上級(jí)，"給我們一個(gè)筆桿子吧"，但調(diào)來(lái)了文科畢業(yè)的大學(xué)生，卻未必就能很快寫(xiě)好公文。這說(shuō)明通常所謂 "筆桿子"的說(shuō)法，是把公文寫(xiě)作僅僅看作語(yǔ)言文字技巧，而忽略了它的科學(xué)體系，這是很不確切的。公文寫(xiě)作水平的高低，至少是由以下五個(gè)方面決定的：一，馬列主義理論水平與政策水平，包括領(lǐng)會(huì)中央、上級(jí)意圖的能力；二，政治、經(jīng)濟(jì)、哲學(xué)、歷史、法律等多方面的知識(shí)；三、本行本業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)；四，工作閱歷、群眾觀點(diǎn)、調(diào)查研究作風(fēng)等基本修養(yǎng)；五，語(yǔ)言、文字、邏輯基礎(chǔ)。以上五個(gè)方面是公文這門(mén)科學(xué)的金字塔基，僅僅依靠文筆通順、了解一些公文體例與格式，固可起草一般簡(jiǎn)易文件，卻無(wú)法攀登公文學(xué)科的塔尖。公文寫(xiě)作也需要"積學(xué)以儲(chǔ)寶，酌理以富才，研閱以窮照，馴致以繹辭"(《文心雕龍·神思》，即也存在廣泛學(xué)習(xí)、積累知識(shí)、認(rèn)真思考、深入生活等問(wèn)題，語(yǔ)言文字也只是一個(gè)方面。日前國(guó)外的專業(yè)高級(jí)秘書(shū)，還必須在大學(xué)秘書(shū)系學(xué)習(xí)外語(yǔ)、數(shù)學(xué)、會(huì)計(jì)以及工具學(xué)與某些自然科學(xué)知識(shí)。我們專職從事公文寫(xiě)作的"秀才"，有條件時(shí)也還可以學(xué)點(diǎn)外語(yǔ)與自然科學(xué)知識(shí)，這將有利于寫(xiě)出高質(zhì)量的現(xiàn)代公文，以適應(yīng)和推動(dòng)"四化"建設(shè)。
其次，公文既是一門(mén)科學(xué)，也就有這門(mén)科學(xué)的規(guī)律可循。從這個(gè)意義上說(shuō)，提高公文寫(xiě)作水平也還是有一定途徑的。公文學(xué)科具有兩方面的特性：一方面它既是一種書(shū)面文字，每篇公文也就是一篇單獨(dú)成文的文章，自然離不開(kāi)字、詞、章、句、題目、標(biāo)點(diǎn)，遣詞造句，謀篇布局，以及諸如主題、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、邏輯等帶共性的寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)。這方面前人今人的研究著述都很多，各級(jí)各種文科學(xué)校也多開(kāi)設(shè)有類似課程，努力掌握這些基礎(chǔ)知識(shí)，可以扎扎實(shí)實(shí)打好基礎(chǔ)。另一方面，公文又是具有強(qiáng)烈法規(guī)性的文件，上級(jí)對(duì)下級(jí)的下行公文，一經(jīng)制定出來(lái)下級(jí)就必須貫徹執(zhí)行，就是平行、上行公文，也是為了解決一定問(wèn)題而制定的。這就決定了公文寫(xiě)作的特殊性，國(guó)家對(duì)于公文寫(xiě)作有一系列基本原則要求，例如公文盡管是由一個(gè)人或幾個(gè)人起草，但它的法定作者卻是一定的機(jī)關(guān)單位，它只能根據(jù)這些法定作者的職能和權(quán)限來(lái)起草制定，而不同于文學(xué)的自由創(chuàng)作，也不同于一般應(yīng)用文。國(guó)家對(duì)公文規(guī)定了明確的種類，有特定的公文體式，還有一定的行文運(yùn)轉(zhuǎn)制度，這些都與公文寫(xiě)作緊密有關(guān)。又如多數(shù)公文從結(jié)構(gòu)組成上講，都應(yīng)有標(biāo)題、受文單位、編號(hào)、正文等部分，缺一不可。正文內(nèi)容應(yīng)有情況、理論(根據(jù))特別是意見(jiàn)措施等部分，一件公文如果只有情況、理論(根據(jù))而沒(méi)有措施辦法，就接近一紙空文，所提的措施辦法如果超越了法定作者的職能權(quán)限，也就無(wú)法推行，文字再好也談不上質(zhì)量。像這樣一些問(wèn)題，也都是有明文規(guī)定或有慣例可循的，研究掌握這些規(guī)律，有助于正確起草文件，使公文盡快產(chǎn)生效果。
公文寫(xiě)作與其他學(xué)科的重要區(qū)別之一是，它是一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科。毛澤東同志和魯迅、郭沫若等談?wù)搶?xiě)作時(shí)，多次強(qiáng)調(diào)要多看、多寫(xiě)、多改，都是強(qiáng)調(diào)的實(shí)踐性。提高公文寫(xiě)作水平的重要的方法，是加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐訓(xùn)練。包括“看”——既看一點(diǎn)古代優(yōu)秀公文，更多看一些黨中央、國(guó)務(wù)院發(fā)布的各類典范公文；"寫(xiě)" ——有機(jī)會(huì)就寫(xiě)，反復(fù)練習(xí)；"改"——虛心征求上下左右的意見(jiàn)，精心修改。此外，對(duì)于自己參與起草的公文，隔一段時(shí)間還可以翻出來(lái)看看，經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，取得深刻的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。