進入21世紀以來，黨政各機關、各部門向無紙化辦公發(fā)展，實現(xiàn)電子政務的腳步明顯加快了。從秘書工作的角度來說，電子公文作為電子政務的附屬產品，它對文秘人員提出了哪些挑戰(zhàn)?應該怎樣積極應對?
一是“電子公文"的規(guī)范性對辦大過程的個性化提出了挑戰(zhàn)。一般發(fā)文，首先是擬稿，紙質公文擬稿和電子公文的擬稿大致是一樣的，都是由承辦人起草，由部門負責人審核，都是要領會上級意圖、收集資料，再起草公文，不同的只是一個在紙上書寫，另一個直接用電腦操作。紙質公文是承辦人員直接用書寫的方式在紙上表達出來，電子公文則是由承辦人員在電腦上打印出來的，它不僅為秘書人員節(jié)省了大量的收集資料的時間，更可以在電腦上完成擬稿、審核、簽發(fā)、打印、存檔這一系列的工作環(huán)節(jié)。一般來說，電子公文的審核要比紙質公文的審核簡單一些。紙質公文要將擬寫好的初稿送領導審批，而常常會遇到領導外出、開會等情況無法及時送審。而電子公文，秘書人員可以直接通過專網(wǎng)將文稿發(fā)送到領導的郵箱，領導只要上網(wǎng)就可以直接審批了。網(wǎng)上辦文要求更加規(guī)范，盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，提高運轉效率。更值得一提的是電子公文的標準化。按照《國家行政機關公大格式》標準，在電子公文處理系統(tǒng)中可自動生成行政機關各個文種的格式，可自動按規(guī)范化的程序排列主送、抄送單位等，與傳統(tǒng)的辦文手段相比，要求我們更加規(guī)范、更加標準、更加科學地處理公文。
二是“電子公文"的一體性對各單位的檔案工作提出了挑戰(zhàn)。文檔一體化是電子公文的特性。電子公文傳輸實際上就是在專用的通信平臺上安全收發(fā)加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實現(xiàn)一"點"對多"點"的收發(fā)功能，簡單化處理了繁雜的工作環(huán)節(jié)和程序，推動了公文內容的有效快速傳達，這不僅是傳統(tǒng)發(fā)文方式的變革，而且?guī)砹藱C關辦公方式的轉變。目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過彩色打印機，打印成紙質公文，再進入辦文過程。實際上，傳輸?shù)碾娮庸膽苯舆M入本單位的電子公文運轉管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公文要素的轉換，同時應實現(xiàn)文檔一體化，電子公文辦理完畢后，直接將公文的基本信息轉換到檔案管理系統(tǒng)。對于電子公文的歸檔管理，可以分為兩個階段，第一個階段是先將紙質公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機保存的載體將電子公文備份下來，以紙頁與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯(lián)系。這樣，可以利用紙質公文將電子公文的內容固定，解決電子公文屬于被修改的問題，確保電子公文的法律效應。第二階段是逐步實現(xiàn)文檔一體化。該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運作與管理，將電子公文與電子檔案管理統(tǒng)一起來，有利于對電子公文的形成、收集、積累鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實行全過程管理，從而確保電子公文的真實性、完整性和有效性。
三是“電子公文”的共享性對文件使用的權限提出了挑戰(zhàn)。公文資源的共享與保密始終是一對矛盾。要解決好這個問題，必須加強安全保密工作。電子公文可以同時滿足多用戶共享要求，但公文的共享并不是沒有限制的，而是只能經(jīng)提供給核準的人員使用。在電子公文處理系統(tǒng)中應建立安全可靠的加密機制和分級權限控制，并對登錄的所有人員的工作時間、操作過程、擬稿和修改的內容進行全過程的跟蹤和登記。此外，不論任何公文數(shù)據(jù)，系統(tǒng)必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關重要的。只有做到保密要求的永恒性，才能保證公文資源的共享性。
面對上述挑戰(zhàn)，我們必須爭取積極的對策：
首先，要增強緊迫感，加速培養(yǎng)復合型人才?，F(xiàn)在，各級黨政部門、大小企業(yè)、公司都配置了電腦，可以在電腦上辦公。對每一個從事公文工作的人員來說，處在這個網(wǎng)絡時代，應當懷著一種強烈的緊迫感，要不斷地學習掌握新知識、新技能。只有這樣，才能很好的駕馭它，不被它所淘汰。長期以來，一些人認為公文處理電子化就是辦公室內的文字處理電腦化，我們要從根本上改變這一觀念。要勇于面對挑戰(zhàn)，接受挑戰(zhàn)。要不斷的跟上社會的進步腳步，去完善我們文秘人員的職責。要想做新時代的復合型人才，我們就必須熟練的做到公文處理電子化，熟悉公文處理業(yè)務，又能快速掌握現(xiàn)代信息技術。
其次，要提高科學性，盡快制定統(tǒng)一的標準。以往與公文有關的國家標準或辦法主要有《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》，這些多是針對紙質公文制定的。雖然對電子公文也有所考慮，但這方面的規(guī)范還十分簡單和粗疏，無法適應公文處理電子化的需要。應盡快提出新的標準和辦法，使得全國的標準統(tǒng)一。另外，人們對于電子公文的開發(fā)和利用也還缺乏正確的認識，重硬件、輕軟件、重建設、輕應用、重網(wǎng)絡、輕信息的現(xiàn)象仍然存在。長期以來各級黨政信息部門的大量建設資金投入到硬件建設上，應用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項資金和技術。有關部門應與技術人員多溝通，加大協(xié)調力度，多開發(fā)社會需要的系統(tǒng)軟件。
最后，要實現(xiàn)法制化，有效提供法律性保障。電子公文處理是較為復雜的系統(tǒng)，其復雜度體現(xiàn)在兩個方面：首先，公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結構系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)被多級組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統(tǒng)具有不同特點，不同組織級別的公文處理流程有較大的差異，由于受到多方面因素的影響變得復雜多樣。由于這個特殊性，我們在送達、接收文件時，需要設置一定的權限，譬如說電子簽名、電子簽章或電子指紋，經(jīng)確認后才能打開文件。與此同時，我國電子公文尚不具備與紙質公文同等的法定效力，這是當前迫切需要解決的問題。目前，法律地位的不確定，對電子公文的發(fā)展使用帶來了許多麻煩，從而阻擋了電子公文發(fā)展的前進方向。解決了這個問題，電子公文無論是權威性還是可信度都具有了很強的法定效力，是被法律所認同的公文。電子公文還有一特殊認證，那就是電子印章。對于紙質公文來說，印章是公文生效的重要標志，而電子公文也是通過印章來認定公文生效的，電子印章是通過專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機。以往電子印章和紙質公文所用的印章不完全相同，經(jīng)過技術人員的改造，現(xiàn)在這一問題已經(jīng)得到解決，有了可喜的前景。
一是“電子公文"的規(guī)范性對辦大過程的個性化提出了挑戰(zhàn)。一般發(fā)文，首先是擬稿，紙質公文擬稿和電子公文的擬稿大致是一樣的，都是由承辦人起草，由部門負責人審核，都是要領會上級意圖、收集資料，再起草公文，不同的只是一個在紙上書寫，另一個直接用電腦操作。紙質公文是承辦人員直接用書寫的方式在紙上表達出來，電子公文則是由承辦人員在電腦上打印出來的，它不僅為秘書人員節(jié)省了大量的收集資料的時間，更可以在電腦上完成擬稿、審核、簽發(fā)、打印、存檔這一系列的工作環(huán)節(jié)。一般來說，電子公文的審核要比紙質公文的審核簡單一些。紙質公文要將擬寫好的初稿送領導審批，而常常會遇到領導外出、開會等情況無法及時送審。而電子公文，秘書人員可以直接通過專網(wǎng)將文稿發(fā)送到領導的郵箱，領導只要上網(wǎng)就可以直接審批了。網(wǎng)上辦文要求更加規(guī)范，盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，提高運轉效率。更值得一提的是電子公文的標準化。按照《國家行政機關公大格式》標準，在電子公文處理系統(tǒng)中可自動生成行政機關各個文種的格式，可自動按規(guī)范化的程序排列主送、抄送單位等，與傳統(tǒng)的辦文手段相比，要求我們更加規(guī)范、更加標準、更加科學地處理公文。
二是“電子公文"的一體性對各單位的檔案工作提出了挑戰(zhàn)。文檔一體化是電子公文的特性。電子公文傳輸實際上就是在專用的通信平臺上安全收發(fā)加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實現(xiàn)一"點"對多"點"的收發(fā)功能，簡單化處理了繁雜的工作環(huán)節(jié)和程序，推動了公文內容的有效快速傳達，這不僅是傳統(tǒng)發(fā)文方式的變革，而且?guī)砹藱C關辦公方式的轉變。目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過彩色打印機，打印成紙質公文，再進入辦文過程。實際上，傳輸?shù)碾娮庸膽苯舆M入本單位的電子公文運轉管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公文要素的轉換，同時應實現(xiàn)文檔一體化，電子公文辦理完畢后，直接將公文的基本信息轉換到檔案管理系統(tǒng)。對于電子公文的歸檔管理，可以分為兩個階段，第一個階段是先將紙質公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機保存的載體將電子公文備份下來，以紙頁與磁盤制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯(lián)系。這樣，可以利用紙質公文將電子公文的內容固定，解決電子公文屬于被修改的問題，確保電子公文的法律效應。第二階段是逐步實現(xiàn)文檔一體化。該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運作與管理，將電子公文與電子檔案管理統(tǒng)一起來，有利于對電子公文的形成、收集、積累鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實行全過程管理，從而確保電子公文的真實性、完整性和有效性。
三是“電子公文”的共享性對文件使用的權限提出了挑戰(zhàn)。公文資源的共享與保密始終是一對矛盾。要解決好這個問題，必須加強安全保密工作。電子公文可以同時滿足多用戶共享要求，但公文的共享并不是沒有限制的，而是只能經(jīng)提供給核準的人員使用。在電子公文處理系統(tǒng)中應建立安全可靠的加密機制和分級權限控制，并對登錄的所有人員的工作時間、操作過程、擬稿和修改的內容進行全過程的跟蹤和登記。此外，不論任何公文數(shù)據(jù)，系統(tǒng)必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關重要的。只有做到保密要求的永恒性，才能保證公文資源的共享性。
面對上述挑戰(zhàn)，我們必須爭取積極的對策：
首先，要增強緊迫感，加速培養(yǎng)復合型人才?，F(xiàn)在，各級黨政部門、大小企業(yè)、公司都配置了電腦，可以在電腦上辦公。對每一個從事公文工作的人員來說，處在這個網(wǎng)絡時代，應當懷著一種強烈的緊迫感，要不斷地學習掌握新知識、新技能。只有這樣，才能很好的駕馭它，不被它所淘汰。長期以來，一些人認為公文處理電子化就是辦公室內的文字處理電腦化，我們要從根本上改變這一觀念。要勇于面對挑戰(zhàn)，接受挑戰(zhàn)。要不斷的跟上社會的進步腳步，去完善我們文秘人員的職責。要想做新時代的復合型人才，我們就必須熟練的做到公文處理電子化，熟悉公文處理業(yè)務，又能快速掌握現(xiàn)代信息技術。
其次，要提高科學性，盡快制定統(tǒng)一的標準。以往與公文有關的國家標準或辦法主要有《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》，這些多是針對紙質公文制定的。雖然對電子公文也有所考慮，但這方面的規(guī)范還十分簡單和粗疏，無法適應公文處理電子化的需要。應盡快提出新的標準和辦法，使得全國的標準統(tǒng)一。另外，人們對于電子公文的開發(fā)和利用也還缺乏正確的認識，重硬件、輕軟件、重建設、輕應用、重網(wǎng)絡、輕信息的現(xiàn)象仍然存在。長期以來各級黨政信息部門的大量建設資金投入到硬件建設上，應用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項資金和技術。有關部門應與技術人員多溝通，加大協(xié)調力度，多開發(fā)社會需要的系統(tǒng)軟件。
最后，要實現(xiàn)法制化，有效提供法律性保障。電子公文處理是較為復雜的系統(tǒng)，其復雜度體現(xiàn)在兩個方面：首先，公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結構系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)被多級組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統(tǒng)具有不同特點，不同組織級別的公文處理流程有較大的差異，由于受到多方面因素的影響變得復雜多樣。由于這個特殊性，我們在送達、接收文件時，需要設置一定的權限，譬如說電子簽名、電子簽章或電子指紋，經(jīng)確認后才能打開文件。與此同時，我國電子公文尚不具備與紙質公文同等的法定效力，這是當前迫切需要解決的問題。目前，法律地位的不確定，對電子公文的發(fā)展使用帶來了許多麻煩，從而阻擋了電子公文發(fā)展的前進方向。解決了這個問題，電子公文無論是權威性還是可信度都具有了很強的法定效力，是被法律所認同的公文。電子公文還有一特殊認證，那就是電子印章。對于紙質公文來說，印章是公文生效的重要標志，而電子公文也是通過印章來認定公文生效的，電子印章是通過專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機。以往電子印章和紙質公文所用的印章不完全相同，經(jīng)過技術人員的改造，現(xiàn)在這一問題已經(jīng)得到解決，有了可喜的前景。