第三章 案卷及其封面的編目
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位,也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種:一是以全宗為單位編制的綜合目錄,二是以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄。
案卷目錄類型的選擇,應(yīng)根據(jù)全宗的大小、全宗內(nèi)案卷數(shù)量的多少、分類方案的結(jié)構(gòu)、立檔單位的組織狀況,以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結(jié)構(gòu)與編制方法
(一)封面和扉頁(里封)
其項(xiàng)目包括:擋案館(室)名稱;全宗號及案卷目錄號;全宗名稱及類別名稱(如果一個全宗編若干本目錄時,則應(yīng)有機(jī)構(gòu)或其他類別名稱);目錄中檔案的起止日期。
機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下:
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
(日年或組織機(jī)構(gòu))
全宗號: 檔案室編目錄號:
保管期限: 檔案館編目錄號:
(二)目次
要根據(jù)全宗內(nèi)案卷的分類排列情況,分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁碼,也可包括案卷的起止號。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內(nèi)容各結(jié)構(gòu)的綱要。
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位,也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一。
二、案卷目錄的類型及選擇
案卷目錄的類型基本上有兩種:一是以全宗為單位編制的綜合目錄,二是以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄。
案卷目錄類型的選擇,應(yīng)根據(jù)全宗的大小、全宗內(nèi)案卷數(shù)量的多少、分類方案的結(jié)構(gòu)、立檔單位的組織狀況,以及立卷歸檔和向檔案館移交的制度等情況而定。
三、案卷目錄的結(jié)構(gòu)與編制方法
(一)封面和扉頁(里封)
其項(xiàng)目包括:擋案館(室)名稱;全宗號及案卷目錄號;全宗名稱及類別名稱(如果一個全宗編若干本目錄時,則應(yīng)有機(jī)構(gòu)或其他類別名稱);目錄中檔案的起止日期。
機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的規(guī)定的案卷目錄封面格式如下:
案卷目錄封面
目 錄 名 稱
(日年或組織機(jī)構(gòu))
全宗號: 檔案室編目錄號:
保管期限: 檔案館編目錄號:
(二)目次
要根據(jù)全宗內(nèi)案卷的分類排列情況,分別寫明各案卷分類類目的名稱及其起止頁碼,也可包括案卷的起止號。它是案卷目錄的索引及案卷目錄內(nèi)容各結(jié)構(gòu)的綱要。