[摘要]本文從教學(xué)秘書(shū)工作性質(zhì)出發(fā)，闡述教學(xué)秘書(shū)履行職責(zé)必備的基本能力；處理信息資料的能力、溝通的能力、文字處理的能力、計(jì)算機(jī)管理的能力和創(chuàng)新的能力。這些基本能力對(duì)保證教學(xué)工作的完成起著重要的作用。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書(shū)；工作性質(zhì)；能力
教學(xué)活動(dòng)是各級(jí)各類(lèi)學(xué)校工作的核心，高等學(xué)校系級(jí)人員各司其職，盡大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級(jí)部門(mén)布置的各項(xiàng)任務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量，滿足社會(huì)對(duì)人才標(biāo)準(zhǔn)的要求。一個(gè)學(xué)校整體的教學(xué)水平和社會(huì)聲譽(yù)來(lái)自學(xué)校各級(jí)學(xué)院、系等基層單位的工作業(yè)績(jī)，以及培養(yǎng)出來(lái)的學(xué)生在社會(huì)上的聲譽(yù)。系級(jí)教學(xué)單位的一切工作是學(xué)校興旺發(fā)展的前提。在系級(jí)組織中，教學(xué)秘書(shū)從組織、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃到協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源都起著橋梁的作用。這項(xiàng)平凡而艱巨的工作對(duì)教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)要求甚高，明白這些能力要求并在工作實(shí)踐中有意識(shí)地培養(yǎng)這些能力，是教學(xué)秘書(shū)從新手到專(zhuān)家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會(huì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，競(jìng)爭(zhēng)已滲入高校的各個(gè)環(huán)節(jié)，作為教學(xué)秘書(shū)，認(rèn)識(shí)一個(gè)合格教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)，對(duì)增強(qiáng)高校的競(jìng)爭(zhēng)力和生存力具有重要的意義。
高校教學(xué)秘書(shū)的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務(wù)，執(zhí)行系領(lǐng)導(dǎo)指派的工作，是系領(lǐng)導(dǎo)的助手。從這個(gè)意義上講，教學(xué)秘書(shū)的工作既有制定教學(xué)計(jì)劃，任課申報(bào)、申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)、對(duì)教師教學(xué)效果的考評(píng)等活動(dòng)，又有參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議，與上下級(jí)溝通的交往活動(dòng)。工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具有不同于教師、資料員的能力。
1、 高校教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)
（1） 輔助性
教學(xué)秘書(shū)主要是從屬于領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)系領(lǐng)導(dǎo)每個(gè)階段的工作中心和要求，安排系里教學(xué)工作的具體事宜，保證各項(xiàng)工作的落實(shí)。在實(shí)際執(zhí)行決策過(guò)程中，由于系領(lǐng)導(dǎo)工作忙，不可能面面俱到對(duì)各種情況分清類(lèi)別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學(xué)秘書(shū)去適時(shí)建議和協(xié)助處理。然后，對(duì)布置的工作教學(xué)秘書(shū)要做好跟蹤，督促各有關(guān)人員完成。同時(shí)，收集實(shí)施工作時(shí)的各種反饋信息，及時(shí)客觀地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為進(jìn)一步推進(jìn)工作的進(jìn)程，為系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
教學(xué)秘書(shū)的輔助性要求克服無(wú)視教學(xué)實(shí)際的情況，消極地被動(dòng)地執(zhí)行任務(wù)，事事迎合領(lǐng)導(dǎo)的思想和做法，應(yīng)客觀、適時(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)中存在的問(wèn)題。此外，不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo)，言談舉止要和藹，有意見(jiàn)要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團(tuán)結(jié)出發(fā)，以提高教學(xué)質(zhì)量為己任。
（2） 參謀性
教學(xué)秘書(shū)的職責(zé)不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起參謀的作用。教學(xué)秘書(shū)是連結(jié)系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學(xué)科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，各教學(xué)人員的秉性及實(shí)際從事的各種活動(dòng)。 教學(xué)秘書(shū)的這種先天優(yōu)勢(shì)為充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了物質(zhì)條件，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)多提供一些建議和新方案，供領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)參考。決策做出后，教學(xué)秘書(shū)一方面應(yīng)及時(shí)收集決策執(zhí)行過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的反饋信息，及時(shí)向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，另一方面教學(xué)秘書(shū)應(yīng)積極調(diào)查教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類(lèi)整理存檔工作?？傊?，這些信息為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進(jìn)教學(xué)改革發(fā)揮著重要作用。
2、 教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)
能力是影響個(gè)體順利完成活動(dòng)所必備的心理?xiàng)l件的綜合。從教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)出發(fā)，教學(xué)秘書(shū)的能力是影響順利完成教學(xué)秘書(shū)工作的必備心理?xiàng)l件綜合。具體包括以下幾種：
（1） 處理信息資料的能力
教學(xué)秘書(shū)的工作是具體的，每天要面對(duì)大量的文件、電話、會(huì)議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。這些信息材料的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學(xué)的評(píng)估，教師的考核以及新專(zhuān)業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作，教學(xué)秘書(shū)必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力，也就是對(duì)材料分門(mén)別類(lèi)，收藏存檔，并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，向有關(guān)教師及時(shí)通知。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還要客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反饋信息，及時(shí)整理、報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充，完善決策，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求。
總之，教學(xué)秘書(shū)懼整理的信息是校（系）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做決策的依據(jù)，信息的及時(shí)，客觀全面，直接關(guān)系到校（系）級(jí)管理工作的效率，信息處理的不好，就會(huì)影響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。因此，處理信息不僅是教學(xué)秘書(shū)的重要工作也是他們必須具備的能力。
（2） 具有良好溝通的能力
秘書(shū)的工作是輔助系主任處理的日常事務(wù)，確保教學(xué)的工作有條不紊地展開(kāi)。
這種工作避免不了時(shí)刻與人打交道，既有聯(lián)系學(xué)校各部門(mén)機(jī)關(guān)和廣大教職工，又有來(lái)自基層的匯報(bào)和請(qǐng)示的問(wèn)題。這需要教學(xué)秘書(shū)是有較強(qiáng)的溝通能力。
這是因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議，經(jīng)常和上下左右部門(mén)的人員傳遞消息，加之他們的個(gè)性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達(dá)到溝通暢通，需要教學(xué)秘書(shū)在堅(jiān)持原則的前提下，要有靈活性和應(yīng)變性，適時(shí)地進(jìn)行印象整飭，熱情而又機(jī)智、幽默地傳遞信息。
在進(jìn)行口頭語(yǔ)言溝通時(shí)，秘書(shū)常常即席而發(fā)，沒(méi)有時(shí)間在表達(dá)思想時(shí)字斟句酌，這需要教學(xué)秘書(shū)在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。
（3） 協(xié)調(diào)合作的能力
協(xié)調(diào)是指多個(gè)部門(mén)，多個(gè)成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項(xiàng)工作的時(shí)間配合以及行動(dòng)的配合。與其它教師相比，教學(xué)秘書(shū)的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務(wù)。
教學(xué)秘書(shū)作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動(dòng)時(shí)，要積極主動(dòng)，同時(shí)對(duì)事物的發(fā)展要有預(yù)見(jiàn)性。
要充分考慮各個(gè)教師特點(diǎn)和需要的前提下對(duì)各項(xiàng)事情的輕重緩急，所需時(shí)間極易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)秘書(shū)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作時(shí)，應(yīng)有發(fā)展的觀點(diǎn)，對(duì)要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應(yīng)認(rèn)真思考一番，對(duì)可能出現(xiàn)的情況應(yīng)有準(zhǔn)備，以防意外。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)有這種能力，幫助系里領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理各種事務(wù)，以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)有合作的觀念和能力。教學(xué)秘書(shū)在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)和督促其他人員完成任務(wù)的同時(shí)，要有明確的角色定位，不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo)，言行舉止要和藹，不應(yīng)高人一等，實(shí)際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問(wèn)題。此外，教學(xué)秘書(shū)還要與上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)，如教務(wù)處、科研處等部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系合作。
總之，協(xié)同合作才能完成各項(xiàng)任務(wù)，教學(xué)秘書(shū)要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學(xué)工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工，許多事情要互相理解、體諒。
（4） 文字寫(xiě)作的能力
寫(xiě)作能力是教學(xué)秘書(shū)完成工作的基本功，無(wú)論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對(duì)外進(jìn)行交流，都離不開(kāi)信函和文稿的撰寫(xiě)。及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地使用書(shū)面語(yǔ)言寫(xiě)作，完整地表達(dá)思想，都將直接影響到教學(xué)秘書(shū)工作的質(zhì)量。文字寫(xiě)作能力對(duì)于教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是必不可少的，是一個(gè)合格教學(xué)秘書(shū)的基本要求。
要提高寫(xiě)作能力，必須不斷增加寫(xiě)作的修養(yǎng)、強(qiáng)化寫(xiě)作訓(xùn)練，日常工作中各種教學(xué)文稿寫(xiě)好后，要反復(fù)讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語(yǔ)法的句子。值得一提的是，教學(xué)秘書(shū)的寫(xiě)作應(yīng)從公文寫(xiě)作的特點(diǎn)出發(fā)，掌握好教學(xué)公文的格式和術(shù)語(yǔ)，寫(xiě)出的報(bào)告要結(jié)構(gòu)層次分明語(yǔ)言準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng)，這是對(duì)教學(xué)公文寫(xiě)作的基本要求。總之，多讀多寫(xiě)是提高寫(xiě)作的基本和手段，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)注意平時(shí)的積累和提高。
（5） 計(jì)算機(jī)管理操作的能力
計(jì)算機(jī)的使用已廣泛地進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)，熟練掌握和使用計(jì)算機(jī)是教學(xué)秘書(shū)的基本技能。計(jì)算機(jī)顯著特點(diǎn)是功能多、效率高、速度快。教學(xué)秘書(shū)的許多日常事務(wù)工作，如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。
計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)中的影響越來(lái)越廣泛，隨著加入世貿(mào)，高校與國(guó)外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語(yǔ)的聽(tīng)說(shuō)能力也日益顯得重要，計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)作現(xiàn)代社會(huì)的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學(xué)秘書(shū)要不斷加強(qiáng)使用這些工具的水平，以適應(yīng)未來(lái)工作的各種要求，教學(xué)秘書(shū)要有這種預(yù)見(jiàn)和緊迫感。
（6） 創(chuàng)新和開(kāi)創(chuàng)能力
創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境是生存和發(fā)展。
作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書(shū)，應(yīng)該具有創(chuàng)新和開(kāi)拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國(guó)外高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)、系專(zhuān)業(yè)設(shè)置的改革信息，社會(huì)對(duì)人才需求規(guī)格的信息，以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對(duì)有關(guān)信息材料分類(lèi)整理，向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外，還應(yīng)綜合分析，形成自己的思想和見(jiàn)解，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取新的發(fā)展信息，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。
總之，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學(xué)單位及教學(xué)管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項(xiàng)工作，對(duì)于高校系、處所領(lǐng)導(dǎo)順利開(kāi)展工作有積極的促進(jìn)作用。在這個(gè)過(guò)程中，教學(xué)秘書(shū)的橋梁和中介作用非常重要，高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，更新自己的管理科學(xué)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及應(yīng)用技能，更好地為教學(xué)服務(wù)，為推進(jìn)我國(guó)高等學(xué)校改革發(fā)揮重大的作用。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書(shū)；工作性質(zhì)；能力
教學(xué)活動(dòng)是各級(jí)各類(lèi)學(xué)校工作的核心，高等學(xué)校系級(jí)人員各司其職，盡大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級(jí)部門(mén)布置的各項(xiàng)任務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量，滿足社會(huì)對(duì)人才標(biāo)準(zhǔn)的要求。一個(gè)學(xué)校整體的教學(xué)水平和社會(huì)聲譽(yù)來(lái)自學(xué)校各級(jí)學(xué)院、系等基層單位的工作業(yè)績(jī)，以及培養(yǎng)出來(lái)的學(xué)生在社會(huì)上的聲譽(yù)。系級(jí)教學(xué)單位的一切工作是學(xué)校興旺發(fā)展的前提。在系級(jí)組織中，教學(xué)秘書(shū)從組織、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃到協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源都起著橋梁的作用。這項(xiàng)平凡而艱巨的工作對(duì)教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)要求甚高，明白這些能力要求并在工作實(shí)踐中有意識(shí)地培養(yǎng)這些能力，是教學(xué)秘書(shū)從新手到專(zhuān)家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會(huì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，競(jìng)爭(zhēng)已滲入高校的各個(gè)環(huán)節(jié)，作為教學(xué)秘書(shū)，認(rèn)識(shí)一個(gè)合格教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)，對(duì)增強(qiáng)高校的競(jìng)爭(zhēng)力和生存力具有重要的意義。
高校教學(xué)秘書(shū)的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務(wù)，執(zhí)行系領(lǐng)導(dǎo)指派的工作，是系領(lǐng)導(dǎo)的助手。從這個(gè)意義上講，教學(xué)秘書(shū)的工作既有制定教學(xué)計(jì)劃，任課申報(bào)、申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)、對(duì)教師教學(xué)效果的考評(píng)等活動(dòng)，又有參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議，與上下級(jí)溝通的交往活動(dòng)。工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具有不同于教師、資料員的能力。
1、 高校教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)
（1） 輔助性
教學(xué)秘書(shū)主要是從屬于領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)系領(lǐng)導(dǎo)每個(gè)階段的工作中心和要求，安排系里教學(xué)工作的具體事宜，保證各項(xiàng)工作的落實(shí)。在實(shí)際執(zhí)行決策過(guò)程中，由于系領(lǐng)導(dǎo)工作忙，不可能面面俱到對(duì)各種情況分清類(lèi)別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學(xué)秘書(shū)去適時(shí)建議和協(xié)助處理。然后，對(duì)布置的工作教學(xué)秘書(shū)要做好跟蹤，督促各有關(guān)人員完成。同時(shí)，收集實(shí)施工作時(shí)的各種反饋信息，及時(shí)客觀地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為進(jìn)一步推進(jìn)工作的進(jìn)程，為系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
教學(xué)秘書(shū)的輔助性要求克服無(wú)視教學(xué)實(shí)際的情況，消極地被動(dòng)地執(zhí)行任務(wù)，事事迎合領(lǐng)導(dǎo)的思想和做法，應(yīng)客觀、適時(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)中存在的問(wèn)題。此外，不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo)，言談舉止要和藹，有意見(jiàn)要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團(tuán)結(jié)出發(fā)，以提高教學(xué)質(zhì)量為己任。
（2） 參謀性
教學(xué)秘書(shū)的職責(zé)不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起參謀的作用。教學(xué)秘書(shū)是連結(jié)系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學(xué)科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，各教學(xué)人員的秉性及實(shí)際從事的各種活動(dòng)。 教學(xué)秘書(shū)的這種先天優(yōu)勢(shì)為充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了物質(zhì)條件，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)多提供一些建議和新方案，供領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)參考。決策做出后，教學(xué)秘書(shū)一方面應(yīng)及時(shí)收集決策執(zhí)行過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的反饋信息，及時(shí)向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，另一方面教學(xué)秘書(shū)應(yīng)積極調(diào)查教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類(lèi)整理存檔工作?？傊?，這些信息為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù)，為推進(jìn)教學(xué)改革發(fā)揮著重要作用。
2、 教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)
能力是影響個(gè)體順利完成活動(dòng)所必備的心理?xiàng)l件的綜合。從教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)出發(fā)，教學(xué)秘書(shū)的能力是影響順利完成教學(xué)秘書(shū)工作的必備心理?xiàng)l件綜合。具體包括以下幾種：
（1） 處理信息資料的能力
教學(xué)秘書(shū)的工作是具體的，每天要面對(duì)大量的文件、電話、會(huì)議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。這些信息材料的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學(xué)的評(píng)估，教師的考核以及新專(zhuān)業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作，教學(xué)秘書(shū)必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些材料的能力，也就是對(duì)材料分門(mén)別類(lèi)，收藏存檔，并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，向有關(guān)教師及時(shí)通知。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還要客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反饋信息，及時(shí)整理、報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充，完善決策，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求。
總之，教學(xué)秘書(shū)懼整理的信息是校（系）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做決策的依據(jù)，信息的及時(shí)，客觀全面，直接關(guān)系到校（系）級(jí)管理工作的效率，信息處理的不好，就會(huì)影響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。因此，處理信息不僅是教學(xué)秘書(shū)的重要工作也是他們必須具備的能力。
（2） 具有良好溝通的能力
秘書(shū)的工作是輔助系主任處理的日常事務(wù)，確保教學(xué)的工作有條不紊地展開(kāi)。
這種工作避免不了時(shí)刻與人打交道，既有聯(lián)系學(xué)校各部門(mén)機(jī)關(guān)和廣大教職工，又有來(lái)自基層的匯報(bào)和請(qǐng)示的問(wèn)題。這需要教學(xué)秘書(shū)是有較強(qiáng)的溝通能力。
這是因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議，經(jīng)常和上下左右部門(mén)的人員傳遞消息，加之他們的個(gè)性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達(dá)到溝通暢通，需要教學(xué)秘書(shū)在堅(jiān)持原則的前提下，要有靈活性和應(yīng)變性，適時(shí)地進(jìn)行印象整飭，熱情而又機(jī)智、幽默地傳遞信息。
在進(jìn)行口頭語(yǔ)言溝通時(shí)，秘書(shū)常常即席而發(fā)，沒(méi)有時(shí)間在表達(dá)思想時(shí)字斟句酌，這需要教學(xué)秘書(shū)在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。
（3） 協(xié)調(diào)合作的能力
協(xié)調(diào)是指多個(gè)部門(mén)，多個(gè)成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項(xiàng)工作的時(shí)間配合以及行動(dòng)的配合。與其它教師相比，教學(xué)秘書(shū)的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務(wù)。
教學(xué)秘書(shū)作為系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)部署、安排教學(xué)活動(dòng)時(shí)，要積極主動(dòng)，同時(shí)對(duì)事物的發(fā)展要有預(yù)見(jiàn)性。
要充分考慮各個(gè)教師特點(diǎn)和需要的前提下對(duì)各項(xiàng)事情的輕重緩急，所需時(shí)間極易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系里有關(guān)的教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)秘書(shū)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作時(shí)，應(yīng)有發(fā)展的觀點(diǎn)，對(duì)要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)安排、檢查、調(diào)研工作的各環(huán)節(jié)事先應(yīng)認(rèn)真思考一番，對(duì)可能出現(xiàn)的情況應(yīng)有準(zhǔn)備，以防意外。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)有這種能力，幫助系里領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理各種事務(wù)，以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)有合作的觀念和能力。教學(xué)秘書(shū)在協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)和督促其他人員完成任務(wù)的同時(shí)，要有明確的角色定位，不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo)，言行舉止要和藹，不應(yīng)高人一等，實(shí)際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問(wèn)題。此外，教學(xué)秘書(shū)還要與上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)，如教務(wù)處、科研處等部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系合作。
總之，協(xié)同合作才能完成各項(xiàng)任務(wù)，教學(xué)秘書(shū)要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學(xué)工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎(chǔ)上的分工，許多事情要互相理解、體諒。
（4） 文字寫(xiě)作的能力
寫(xiě)作能力是教學(xué)秘書(shū)完成工作的基本功，無(wú)論是學(xué)校內(nèi)部溝通信息或者是對(duì)外進(jìn)行交流，都離不開(kāi)信函和文稿的撰寫(xiě)。及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地使用書(shū)面語(yǔ)言寫(xiě)作，完整地表達(dá)思想，都將直接影響到教學(xué)秘書(shū)工作的質(zhì)量。文字寫(xiě)作能力對(duì)于教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是必不可少的，是一個(gè)合格教學(xué)秘書(shū)的基本要求。
要提高寫(xiě)作能力，必須不斷增加寫(xiě)作的修養(yǎng)、強(qiáng)化寫(xiě)作訓(xùn)練，日常工作中各種教學(xué)文稿寫(xiě)好后，要反復(fù)讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語(yǔ)法的句子。值得一提的是，教學(xué)秘書(shū)的寫(xiě)作應(yīng)從公文寫(xiě)作的特點(diǎn)出發(fā)，掌握好教學(xué)公文的格式和術(shù)語(yǔ)，寫(xiě)出的報(bào)告要結(jié)構(gòu)層次分明語(yǔ)言準(zhǔn)確、鮮明生動(dòng)，這是對(duì)教學(xué)公文寫(xiě)作的基本要求。總之，多讀多寫(xiě)是提高寫(xiě)作的基本和手段，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)注意平時(shí)的積累和提高。
（5） 計(jì)算機(jī)管理操作的能力
計(jì)算機(jī)的使用已廣泛地進(jìn)入高校機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)，熟練掌握和使用計(jì)算機(jī)是教學(xué)秘書(shū)的基本技能。計(jì)算機(jī)顯著特點(diǎn)是功能多、效率高、速度快。教學(xué)秘書(shū)的許多日常事務(wù)工作，如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。
計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)中的影響越來(lái)越廣泛，隨著加入世貿(mào)，高校與國(guó)外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語(yǔ)的聽(tīng)說(shuō)能力也日益顯得重要，計(jì)算機(jī)和外語(yǔ)作現(xiàn)代社會(huì)的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學(xué)秘書(shū)要不斷加強(qiáng)使用這些工具的水平，以適應(yīng)未來(lái)工作的各種要求，教學(xué)秘書(shū)要有這種預(yù)見(jiàn)和緊迫感。
（6） 創(chuàng)新和開(kāi)創(chuàng)能力
創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境是生存和發(fā)展。
作為系領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的教學(xué)秘書(shū)，應(yīng)該具有創(chuàng)新和開(kāi)拓的能力，經(jīng)常關(guān)注并收集各兄弟院校，甚至國(guó)外高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)、系專(zhuān)業(yè)設(shè)置的改革信息，社會(huì)對(duì)人才需求規(guī)格的信息，以及教學(xué)、管理的新措施等。除了對(duì)有關(guān)信息材料分類(lèi)整理，向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外，還應(yīng)綜合分析，形成自己的思想和見(jiàn)解，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)、管理的新建議。從而有效地獲取新的發(fā)展信息，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。
總之，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學(xué)單位及教學(xué)管理人員之間協(xié)調(diào)配合，做好這項(xiàng)工作，對(duì)于高校系、處所領(lǐng)導(dǎo)順利開(kāi)展工作有積極的促進(jìn)作用。在這個(gè)過(guò)程中，教學(xué)秘書(shū)的橋梁和中介作用非常重要，高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，更新自己的管理科學(xué)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及應(yīng)用技能，更好地為教學(xué)服務(wù)，為推進(jìn)我國(guó)高等學(xué)校改革發(fā)揮重大的作用。