用語準(zhǔn)確，是公文的一個最顯著特點，是保證公文政治性、政策性和嚴(yán)肅性的重要手段。如果在這方面不講究或稍有疏忽，那就不只是意思表達完整不完整、清楚不清楚的事情，弄不好還會出政治問題。因此，學(xué)好公文語言，確保用語準(zhǔn)確，是十分必要的。
一、區(qū)別詞義的大小和輕重，做到運用恰如其分。我國語言詞匯豐富，同義詞、近義詞很多，它們之間只是在所指的范圍和程度上有細(xì)微差別，如果不加區(qū)別隨意使用，很容易出現(xiàn)表情達意不準(zhǔn)確的問題。例如優(yōu)異、優(yōu)秀、優(yōu)良、良好四個詞的語意，是由重到輕排列的；楷模、模范、標(biāo)兵、榜樣四個詞的語意，是由大到小排列的。在寫作時，就應(yīng)該根據(jù)內(nèi)容的需要恰當(dāng)選用，準(zhǔn)確表達，防止出現(xiàn)大詞小用、重事輕說之類的毛病。尤其是對涉及褒貶方面內(nèi)容的用語，更應(yīng)該特別慎重。前幾年，一份材料中有這樣一句話：“對最近出臺的幾項改革舉措，百分之xx的同志有抵觸情緒?！薄暗钟|”二字顯然用詞不當(dāng)，把問題看的過重了，若改為“缺乏深刻理解”或“存有擔(dān)心疑慮”比較妥切。
二、適當(dāng)加以限制或補充，防止產(chǎn)生歧義。一詞多義是我國語言的一大特點，為使主觀理解符合文章本意，限度地減少讀者的誤解或曲解，確保公文的嚴(yán)肅性，在寫作過程中，有必要對有些詞語在適當(dāng)位置加以限制和補充，而這種功能大都是由定、狀、補語來完成的。例如“在同一時間、同一方面的思維過程中，每個概念所反映的事物具有確定性”這句話中，“同一時間、同一方面”作為狀語，對“概念”作了必要的限制，才使“確定性”得以成立。再如，中央關(guān)于加強作風(fēng)建設(shè)的《決定》中有一句話：“考察干部要全面深入，既要看……,也要看……，既要了解……，也要了解……?！焙竺娴乃膫€短句作為補語，都是對“全面深入”的具體解釋，使人看了非常清楚明白，對加深理解很有幫助。
三、適時使用模糊性語言，使語意表達更加準(zhǔn)確。在公文寫作中，經(jīng)常會遇到一些非表達不可，但又不宜或不易用具體數(shù)字、具體形象表達的事物，這就需要運用比較緩和、委婉的語言，對事物的輪廓做出大體的描述。在這方面，模糊性語言就派上了用場。例如“絕大多數(shù)……”，“……有所下降”，“……略有提高”，“基本維持在去年的水平”，“保持了基本穩(wěn)定”，“沒有發(fā)生大的波動”等等。這些語言雖然沒有用確切的數(shù)字加以說明，但所表達的意思卻是很明確的，并沒有模糊的感覺。
四、掌握關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句用法，解決語序凌亂、費解問題。有時一句話或一個語段要反映的內(nèi)容很多，如何排列好順序，讓人看著既簡潔又明白，是一個很關(guān)鍵的問題。關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句的功用就在于此。如果對關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句的用法把握不好，就容易出現(xiàn)像碼垛一樣的詞語堆積，造成句式雜糅、成份殘缺、先后無序、前后不能貫通等語病。因此，我們要準(zhǔn)確掌握復(fù)句用法和關(guān)聯(lián)詞語的運用，盡量避免出現(xiàn)詞句堆砌雜亂無章或關(guān)聯(lián)詞語運用失當(dāng)?shù)膯栴}。中央關(guān)于加強黨的作風(fēng)建設(shè)的《決定》中有一句話：“領(lǐng)導(dǎo)干部不論職位高低，都不允許凌駕于組織之上，獨斷專行，都不允許違背集體決定自行其是，擅自行動?！痹谶@個多重復(fù)句中，第一重是用“不論……都……”做關(guān)聯(lián)詞語的條件復(fù)句，第二重是用兩個“不允許”為關(guān)聯(lián)詞語的并列復(fù)句，表達得既明確又簡練。如果不這樣寫，恐怕用一大段話也難以把意思表達清楚。
五、注意語言邏輯關(guān)系，防止概念不清或判斷失當(dāng)。公文用語的準(zhǔn)確性，還與撰稿人的邏輯思維和表達能力密切相關(guān)。正確的語言邏輯關(guān)系，不僅要求遵循事物的內(nèi)在客觀聯(lián)系來安排語序，條分縷析，順理成章；還要求對事物的概念要表述得清清楚楚，作判斷也要準(zhǔn)確無誤。因此，搞公文寫作的同志都應(yīng)該學(xué)一些邏輯知識，要弄懂同一律、排中律、不矛盾律等形式邏輯的基本規(guī)律，并在寫作實踐中加以應(yīng)用。這樣，寫出來的材料就會嚴(yán)密得多，準(zhǔn)確得多，經(jīng)得住推敲。如果不掌握這一技能，就難以準(zhǔn)確地表情達意、反映客觀實際，很容易出概念不清或判斷失當(dāng)?shù)拿?。例如“?jīng)過比較深入的調(diào)查，我們對這個所的基本情況和人員情況有了一個大體的了解”這一病句，把“人員情況”這個種概念與“基本情況”這個屬概念并列起來了，犯了概念不清的毛病。再如“忠誠可靠是衡量一個人品質(zhì)好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)”這一病句，從同一角度對同一情況作出了完全相反的兩種結(jié)論，明顯屬于判斷失當(dāng)。
六、注意詞語的語氣特征，在不同文種中恰當(dāng)選用。公文的不同文種有不同的內(nèi)容、功用和行文方向，這就需要在寫作過程中注意詞語的感情色彩和語氣特征，恰當(dāng)?shù)剡x用，防止出現(xiàn)不適于文體的問題。比如對一些帶有強制性和規(guī)定性的文件，措辭就要堅定、嚴(yán)肅，不能有半點含糊，象“必須”、“一定”、“決不允許”、“嚴(yán)格執(zhí)行”等口氣強硬的詞語，在這類文件中經(jīng)常使用；而對一些指示性、指導(dǎo)性的文件，措辭就應(yīng)有所緩和，常用“應(yīng)該”、“要”、“望能遵照執(zhí)行”等較平和的詞語，如果用帶有強制性語氣的詞語就不妥當(dāng)了。再比如對一些須立即執(zhí)行的緊迫性文件，措辭要突出一個“快”字；而對那些報請性、函告性文件，用語則應(yīng)當(dāng)懇切、委婉、禮貌，不能讓人有生硬、催辦的感覺。
一、區(qū)別詞義的大小和輕重，做到運用恰如其分。我國語言詞匯豐富，同義詞、近義詞很多，它們之間只是在所指的范圍和程度上有細(xì)微差別，如果不加區(qū)別隨意使用，很容易出現(xiàn)表情達意不準(zhǔn)確的問題。例如優(yōu)異、優(yōu)秀、優(yōu)良、良好四個詞的語意，是由重到輕排列的；楷模、模范、標(biāo)兵、榜樣四個詞的語意，是由大到小排列的。在寫作時，就應(yīng)該根據(jù)內(nèi)容的需要恰當(dāng)選用，準(zhǔn)確表達，防止出現(xiàn)大詞小用、重事輕說之類的毛病。尤其是對涉及褒貶方面內(nèi)容的用語，更應(yīng)該特別慎重。前幾年，一份材料中有這樣一句話：“對最近出臺的幾項改革舉措，百分之xx的同志有抵觸情緒?！薄暗钟|”二字顯然用詞不當(dāng)，把問題看的過重了，若改為“缺乏深刻理解”或“存有擔(dān)心疑慮”比較妥切。
二、適當(dāng)加以限制或補充，防止產(chǎn)生歧義。一詞多義是我國語言的一大特點，為使主觀理解符合文章本意，限度地減少讀者的誤解或曲解，確保公文的嚴(yán)肅性，在寫作過程中，有必要對有些詞語在適當(dāng)位置加以限制和補充，而這種功能大都是由定、狀、補語來完成的。例如“在同一時間、同一方面的思維過程中，每個概念所反映的事物具有確定性”這句話中，“同一時間、同一方面”作為狀語，對“概念”作了必要的限制，才使“確定性”得以成立。再如，中央關(guān)于加強作風(fēng)建設(shè)的《決定》中有一句話：“考察干部要全面深入，既要看……,也要看……，既要了解……，也要了解……?！焙竺娴乃膫€短句作為補語，都是對“全面深入”的具體解釋，使人看了非常清楚明白，對加深理解很有幫助。
三、適時使用模糊性語言，使語意表達更加準(zhǔn)確。在公文寫作中，經(jīng)常會遇到一些非表達不可，但又不宜或不易用具體數(shù)字、具體形象表達的事物，這就需要運用比較緩和、委婉的語言，對事物的輪廓做出大體的描述。在這方面，模糊性語言就派上了用場。例如“絕大多數(shù)……”，“……有所下降”，“……略有提高”，“基本維持在去年的水平”，“保持了基本穩(wěn)定”，“沒有發(fā)生大的波動”等等。這些語言雖然沒有用確切的數(shù)字加以說明，但所表達的意思卻是很明確的，并沒有模糊的感覺。
四、掌握關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句用法，解決語序凌亂、費解問題。有時一句話或一個語段要反映的內(nèi)容很多，如何排列好順序，讓人看著既簡潔又明白，是一個很關(guān)鍵的問題。關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句的功用就在于此。如果對關(guān)聯(lián)詞語和復(fù)句的用法把握不好，就容易出現(xiàn)像碼垛一樣的詞語堆積，造成句式雜糅、成份殘缺、先后無序、前后不能貫通等語病。因此，我們要準(zhǔn)確掌握復(fù)句用法和關(guān)聯(lián)詞語的運用，盡量避免出現(xiàn)詞句堆砌雜亂無章或關(guān)聯(lián)詞語運用失當(dāng)?shù)膯栴}。中央關(guān)于加強黨的作風(fēng)建設(shè)的《決定》中有一句話：“領(lǐng)導(dǎo)干部不論職位高低，都不允許凌駕于組織之上，獨斷專行，都不允許違背集體決定自行其是，擅自行動?！痹谶@個多重復(fù)句中，第一重是用“不論……都……”做關(guān)聯(lián)詞語的條件復(fù)句，第二重是用兩個“不允許”為關(guān)聯(lián)詞語的并列復(fù)句，表達得既明確又簡練。如果不這樣寫，恐怕用一大段話也難以把意思表達清楚。
五、注意語言邏輯關(guān)系，防止概念不清或判斷失當(dāng)。公文用語的準(zhǔn)確性，還與撰稿人的邏輯思維和表達能力密切相關(guān)。正確的語言邏輯關(guān)系，不僅要求遵循事物的內(nèi)在客觀聯(lián)系來安排語序，條分縷析，順理成章；還要求對事物的概念要表述得清清楚楚，作判斷也要準(zhǔn)確無誤。因此，搞公文寫作的同志都應(yīng)該學(xué)一些邏輯知識，要弄懂同一律、排中律、不矛盾律等形式邏輯的基本規(guī)律，并在寫作實踐中加以應(yīng)用。這樣，寫出來的材料就會嚴(yán)密得多，準(zhǔn)確得多，經(jīng)得住推敲。如果不掌握這一技能，就難以準(zhǔn)確地表情達意、反映客觀實際，很容易出概念不清或判斷失當(dāng)?shù)拿?。例如“?jīng)過比較深入的調(diào)查，我們對這個所的基本情況和人員情況有了一個大體的了解”這一病句，把“人員情況”這個種概念與“基本情況”這個屬概念并列起來了，犯了概念不清的毛病。再如“忠誠可靠是衡量一個人品質(zhì)好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)”這一病句，從同一角度對同一情況作出了完全相反的兩種結(jié)論，明顯屬于判斷失當(dāng)。
六、注意詞語的語氣特征，在不同文種中恰當(dāng)選用。公文的不同文種有不同的內(nèi)容、功用和行文方向，這就需要在寫作過程中注意詞語的感情色彩和語氣特征，恰當(dāng)?shù)剡x用，防止出現(xiàn)不適于文體的問題。比如對一些帶有強制性和規(guī)定性的文件，措辭就要堅定、嚴(yán)肅，不能有半點含糊，象“必須”、“一定”、“決不允許”、“嚴(yán)格執(zhí)行”等口氣強硬的詞語，在這類文件中經(jīng)常使用；而對一些指示性、指導(dǎo)性的文件，措辭就應(yīng)有所緩和，常用“應(yīng)該”、“要”、“望能遵照執(zhí)行”等較平和的詞語，如果用帶有強制性語氣的詞語就不妥當(dāng)了。再比如對一些須立即執(zhí)行的緊迫性文件，措辭要突出一個“快”字；而對那些報請性、函告性文件，用語則應(yīng)當(dāng)懇切、委婉、禮貌，不能讓人有生硬、催辦的感覺。