秘書人員的能力素質(zhì)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要保障。一般而言，人們對文秘人員的文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷能力要求比較明確，認同程度較高。但筆者認為，隨著時代的變化，特別是秘書工作環(huán)境的變化，應(yīng)深化對文秘人員素質(zhì)內(nèi)涵的認識，尤其是對那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力，應(yīng)有意識地加以鍛煉和培養(yǎng)。
一、在工作要求提高、心理壓力加大的環(huán)境下，不可忽視保持快樂能力
嚴謹、細致是對文秘人員的基本要求，也是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基本內(nèi)涵。但文秘工作經(jīng)常是事連事，節(jié)奏快，要求高，特別是隨著領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的提高，對文秘工作的要求越來越高，使文秘人員極易患緊張型的“現(xiàn)代病”。沒有良好的心態(tài)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以落到實處。因此，在工作壓力加大的環(huán)境下，善于保持快樂非常重要。據(jù)報載，外國一家跨國公司招聘策劃總監(jiān)，層層篩選后將余下的三位佼佼者封閉在一個房間里，用閉錄電視觀察，要求等待考題的送達和最后的考核。五天過去后，考題沒有送達，結(jié)果出來了，那個不急不躁、保持快樂狀態(tài)的人被聘用了，理由是快樂是一種能力，能夠在任何環(huán)境中保持一顆快樂的心，可以更有把握地走近成功。這給我們提供了很好的啟示。如果神經(jīng)繃得過于緊張，就容易枯躁厭煩，力不從心，產(chǎn)生消極情緒，甚至缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)和高度；保持快樂，能使自己處在一個良好的狀態(tài)，更好地搞好服務(wù)。一要以苦為樂。但凡有所成就的人，都是經(jīng)過“勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身”體驗和考驗的。“不經(jīng)歷風(fēng)雨，怎能見彩虹”。當(dāng)你做出了成績，你就會感到苦也值得，苦也快樂。文字工作真正鉆進去了，進入了狀態(tài)，不僅思路豁然開朗，材料寫出來后還會有一種成功的喜悅，服務(wù)狀態(tài)也會不斷改進。二要以近為遠。即要看得遠，用大視野、大胸懷來看待文秘工作。態(tài)度決定行動。有了良好的心態(tài)，重壓之下的工作也會輕松，奉獻的事情也會樂意。文秘人員從事的是幕后工作，不登臺、不亮相、不留名。必須甘于奉獻，志存高遠，不能患得患失，斤斤計較。只有達樣，才能淡泊名利，寧靜致遠。三要以張為馳?！拔奈渲?，一張一弛”。要學(xué)會舉重若輕，自我調(diào)控，積極培養(yǎng)各種興趣和愛好，參加一些有益身心健康的文化娛樂活動，及時消除心理疲勞。遇急事不急，煩事不煩，沉著應(yīng)對，冷靜處理，在積極的心態(tài)中做好工作。
二、在知識更新加快、信息量顯著增加的情況下，不可忽視定向突破能力
具備寬廣的知識，熟悉各方面情況，有利于提高文秘人員的服務(wù)水平。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，知識量的大幅增加，成為各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的通才已不可能。因為無論多么優(yōu)秀的人才都有時間和精力的限制，必須在一定的時空范圍內(nèi)明確主攻方向，實行定向突破。面對服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)對象的變化，文秘人員應(yīng)樹立定向突破思維，一個主題、一個領(lǐng)域地鉆研。在商界，有一種“隱形冠軍”現(xiàn)象。很多國家出口創(chuàng)匯最多的往往不是那些有名的大公司、大企業(yè)，而是那些在某一個領(lǐng)域定向突破，業(yè)務(wù)做得非常精、尖的小公司、小企業(yè)。他們的產(chǎn)品比較專一，但遍布全球，需求量和效益十分驚人，是真正的“隱形冠軍”。所以，在力求拓寬知識廣度的基礎(chǔ)上，要注重向?qū)５膶用嫔罨?。一是要立足本職突破。要干一行，愛一行，精一行。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的每項任務(wù)，對于公文材料的撰寫，都要用珍惜機遇的眼光來看待，用科研選題的方式來運作，力求思考的廣度和深度，搭建發(fā)展的平臺。要明白組織和領(lǐng)導(dǎo)評價文秘人員能力素質(zhì)的一條標(biāo)準(zhǔn)，就是文字材料的思想深度。切忌認為會寫材料，就會變成“文字老人”，實際上很多領(lǐng)導(dǎo)同志都從事過文字工作，都是文章高手。二是要立足興趣突破。興趣是的老師。從事自己感興趣的工作有時能更快地取得突破。要結(jié)合自己的個性特點，在可能的范圍內(nèi)準(zhǔn)確定位事業(yè)發(fā)展的“著力點”，長期堅持，不懈努力。三是要立足需要突破?！皶r代需要什么，我們就干什么”。不能盲目去“突”，要用發(fā)展的眼光，根據(jù)社會發(fā)展需要選擇突破點。當(dāng)前，在人才的構(gòu)成上，普遍存在黨政人才多，科技人才和懂經(jīng)營、會管理的企業(yè)家人才偏少的現(xiàn)象。文秘人員要立足這一現(xiàn)實，注重改善知識結(jié)構(gòu)，努力將自己培養(yǎng)成為社會需要的人才，提前做好各項準(zhǔn)備。
三、在領(lǐng)導(dǎo)方式變化、價值取向多元化的背景下，不可忽視換位思考能力
換位思考能力是指站在對方的位置上思考問題、分析問題的能力。換位思考能力不強，參政設(shè)謀服務(wù)就會受到限制，層次就不會很高。對文秘人員而言，換位思考應(yīng)是一種立體的、動態(tài)的、多維度的，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)一種思想，一種境界。應(yīng)充分認識到，當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)方式發(fā)生了重大而深刻的變化，單純的行政命令已無法適應(yīng)時代的要求，黨政機關(guān)從權(quán)力運作為主向公共服務(wù)為主是大勢所趨；廣大人民群眾的思想觀念和價值取向也在發(fā)生相應(yīng)變化，尤其是民主訴求的意愿在不斷增強。這就要求文秘人員在參政設(shè)謀中，應(yīng)站在領(lǐng)導(dǎo)、地方、部門和群眾的角度，多方位思考。一是要強化換位思考意識。意識是行動的先導(dǎo)。意識增強了，換位思考的自覺性才會增強?，F(xiàn)在，文秘人才的整體素質(zhì)大大提高，但仍感到文秘人才十分缺乏。究其原因，很重要的一個方面，就是很多文秘人員習(xí)慣于被動服從，缺乏符合時代特征的思想和觀點，不能準(zhǔn)確地站在多個層面思考。譬如撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時，模擬領(lǐng)導(dǎo)的思路不夠、摸擬聽眾的角色意識不濃。所以，要學(xué)會觀察領(lǐng)導(dǎo)怎樣決策和分析解決問題，并假如自己是一名領(lǐng)導(dǎo)，遇到這些問題該如何處理。經(jīng)常比較自己的方法與領(lǐng)導(dǎo)的思路有哪些異同，從而激發(fā)靈感，尋找角度。二是要掌握換位思考方法。堅持辯證換位思考，既站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，也站在群眾的角度；既站在宏觀的角度，也站在微觀的角度；既站在歷史的角度，也站在現(xiàn)實的角度，根據(jù)不同的對象，不同的時間和場所來思考。對同一問題，也要根據(jù)不同條件，發(fā)生相應(yīng)的變化。三是要注重換位思考成果。換位思考不能只思不講，要敢思敢講，將思考變成成果。要克服心理障礙，對于一些超前性的問題，不能因為還沒有考慮成熟就認為沒有講的必要。實際上，有些不成熟的觀點對領(lǐng)導(dǎo)來說也有啟發(fā)、參考和提醒作用。因為思考是一種境界，講出來又是另一種境界。尤其是撰寫文稿，能否用書面的方式“講”出來，是檢驗文秘人員想不想問題、想問題深不深、能力水平強不強的一個重要標(biāo)尺。只有善于換位思考，寫出的材料才會立意高，參謀的層次才會高，文秘才會有深刻性和說服力?？荚嚧缶庉嬚?BR> 四、在人才評價內(nèi)涵拓展、職業(yè)競爭激烈的格局下，不可忽視自我成長能力
自我成長與優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個互動的整體，良好的自我成長能力有利于推進優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有利于促進文秘人員成長。文秘人員處在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有著得天獨厚的優(yōu)勢，理應(yīng)成長更快。但實事求是地講，有的同志從事文秘工作的時間雖然較長，卻一直沒有多大建樹。個別甚至除了會寫幾句領(lǐng)導(dǎo)講話稿，其他能力素質(zhì)非常弱，成為“書呆子”，很難適應(yīng)其他工作之需要，在職業(yè)競爭中處于弱勢地位。究其原因，主要是忽視自我成長的意識，喪失了踐行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的機會。環(huán)境和機遇給了文秘人員一個較好的成長空間，但并不等于你就能很快成長，關(guān)鍵要靠自己。所以，應(yīng)當(dāng)珍惜機會，將自己放在時代的大背景下，超前定位，適應(yīng)工作需要。一是要向標(biāo)桿學(xué)習(xí)。非學(xué)無以廣才。文秘人員要把學(xué)習(xí)作為第一任務(wù)、第一要求，時刻做好“戰(zhàn)備訓(xùn)練”。要見賢思齊，自覺樹立學(xué)習(xí)的標(biāo)桿，以謙虛的態(tài)度，克服“文人相輕”的傾向，虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，向同事學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)。二是要以激情發(fā)揮。進取心對一個人的成長十分重要，缺乏進取心，工作就會缺乏熱情和動力，自我成長就會無從談起。哈佛大學(xué)一項調(diào)查顯示，人的潛力在缺乏激勵時，只能發(fā)揮 20%—30%的潛力，而在良好激勵狀況下，將發(fā)揮80%—90%。時下，很多人不大熱愛文秘工作，尤其是寫材料，“熬”的思想十分嚴重，極不利于文秘人員的成長。要克服這種現(xiàn)象，樹立強烈的事業(yè)心，給自己制訂較高的人生目標(biāo)，時刻用目標(biāo)激勵。深刻領(lǐng)會“條條道路通羅馬”的道理，培養(yǎng)良好的文秘工作情結(jié)，始終保持蓬勃向上的進取心態(tài)，沉下心，鉆進去，以文秘工作能力的提高帶動整體工作能力的提高。很多實踐證明，在文秘工作崗位能夠取得突破的，不論今后從事何種工作，都是一種難得的能力儲備。三是要不斷超越。要經(jīng)常拿起鏡子照一照，靜下心來認真分析自己的優(yōu)劣長短、成功與失敗，有了一定成績和進步不能沾沾自喜，自我陶醉。要注重回顧總結(jié)，在總結(jié)中提升發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問的能力，邏輯思維能力和理性思維能力。
一、在工作要求提高、心理壓力加大的環(huán)境下，不可忽視保持快樂能力
嚴謹、細致是對文秘人員的基本要求，也是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基本內(nèi)涵。但文秘工作經(jīng)常是事連事，節(jié)奏快，要求高，特別是隨著領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的提高，對文秘工作的要求越來越高，使文秘人員極易患緊張型的“現(xiàn)代病”。沒有良好的心態(tài)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以落到實處。因此，在工作壓力加大的環(huán)境下，善于保持快樂非常重要。據(jù)報載，外國一家跨國公司招聘策劃總監(jiān)，層層篩選后將余下的三位佼佼者封閉在一個房間里，用閉錄電視觀察，要求等待考題的送達和最后的考核。五天過去后，考題沒有送達，結(jié)果出來了，那個不急不躁、保持快樂狀態(tài)的人被聘用了，理由是快樂是一種能力，能夠在任何環(huán)境中保持一顆快樂的心，可以更有把握地走近成功。這給我們提供了很好的啟示。如果神經(jīng)繃得過于緊張，就容易枯躁厭煩，力不從心，產(chǎn)生消極情緒，甚至缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)和高度；保持快樂，能使自己處在一個良好的狀態(tài)，更好地搞好服務(wù)。一要以苦為樂。但凡有所成就的人，都是經(jīng)過“勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身”體驗和考驗的。“不經(jīng)歷風(fēng)雨，怎能見彩虹”。當(dāng)你做出了成績，你就會感到苦也值得，苦也快樂。文字工作真正鉆進去了，進入了狀態(tài)，不僅思路豁然開朗，材料寫出來后還會有一種成功的喜悅，服務(wù)狀態(tài)也會不斷改進。二要以近為遠。即要看得遠，用大視野、大胸懷來看待文秘工作。態(tài)度決定行動。有了良好的心態(tài)，重壓之下的工作也會輕松，奉獻的事情也會樂意。文秘人員從事的是幕后工作，不登臺、不亮相、不留名。必須甘于奉獻，志存高遠，不能患得患失，斤斤計較。只有達樣，才能淡泊名利，寧靜致遠。三要以張為馳?！拔奈渲?，一張一弛”。要學(xué)會舉重若輕，自我調(diào)控，積極培養(yǎng)各種興趣和愛好，參加一些有益身心健康的文化娛樂活動，及時消除心理疲勞。遇急事不急，煩事不煩，沉著應(yīng)對，冷靜處理，在積極的心態(tài)中做好工作。
二、在知識更新加快、信息量顯著增加的情況下，不可忽視定向突破能力
具備寬廣的知識，熟悉各方面情況，有利于提高文秘人員的服務(wù)水平。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，知識量的大幅增加，成為各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的通才已不可能。因為無論多么優(yōu)秀的人才都有時間和精力的限制，必須在一定的時空范圍內(nèi)明確主攻方向，實行定向突破。面對服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)對象的變化，文秘人員應(yīng)樹立定向突破思維，一個主題、一個領(lǐng)域地鉆研。在商界，有一種“隱形冠軍”現(xiàn)象。很多國家出口創(chuàng)匯最多的往往不是那些有名的大公司、大企業(yè)，而是那些在某一個領(lǐng)域定向突破，業(yè)務(wù)做得非常精、尖的小公司、小企業(yè)。他們的產(chǎn)品比較專一，但遍布全球，需求量和效益十分驚人，是真正的“隱形冠軍”。所以，在力求拓寬知識廣度的基礎(chǔ)上，要注重向?qū)５膶用嫔罨?。一是要立足本職突破。要干一行，愛一行，精一行。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的每項任務(wù)，對于公文材料的撰寫，都要用珍惜機遇的眼光來看待，用科研選題的方式來運作，力求思考的廣度和深度，搭建發(fā)展的平臺。要明白組織和領(lǐng)導(dǎo)評價文秘人員能力素質(zhì)的一條標(biāo)準(zhǔn)，就是文字材料的思想深度。切忌認為會寫材料，就會變成“文字老人”，實際上很多領(lǐng)導(dǎo)同志都從事過文字工作，都是文章高手。二是要立足興趣突破。興趣是的老師。從事自己感興趣的工作有時能更快地取得突破。要結(jié)合自己的個性特點，在可能的范圍內(nèi)準(zhǔn)確定位事業(yè)發(fā)展的“著力點”，長期堅持，不懈努力。三是要立足需要突破?！皶r代需要什么，我們就干什么”。不能盲目去“突”，要用發(fā)展的眼光，根據(jù)社會發(fā)展需要選擇突破點。當(dāng)前，在人才的構(gòu)成上，普遍存在黨政人才多，科技人才和懂經(jīng)營、會管理的企業(yè)家人才偏少的現(xiàn)象。文秘人員要立足這一現(xiàn)實，注重改善知識結(jié)構(gòu)，努力將自己培養(yǎng)成為社會需要的人才，提前做好各項準(zhǔn)備。
三、在領(lǐng)導(dǎo)方式變化、價值取向多元化的背景下，不可忽視換位思考能力
換位思考能力是指站在對方的位置上思考問題、分析問題的能力。換位思考能力不強，參政設(shè)謀服務(wù)就會受到限制，層次就不會很高。對文秘人員而言，換位思考應(yīng)是一種立體的、動態(tài)的、多維度的，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)一種思想，一種境界。應(yīng)充分認識到，當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)方式發(fā)生了重大而深刻的變化，單純的行政命令已無法適應(yīng)時代的要求，黨政機關(guān)從權(quán)力運作為主向公共服務(wù)為主是大勢所趨；廣大人民群眾的思想觀念和價值取向也在發(fā)生相應(yīng)變化，尤其是民主訴求的意愿在不斷增強。這就要求文秘人員在參政設(shè)謀中，應(yīng)站在領(lǐng)導(dǎo)、地方、部門和群眾的角度，多方位思考。一是要強化換位思考意識。意識是行動的先導(dǎo)。意識增強了，換位思考的自覺性才會增強?，F(xiàn)在，文秘人才的整體素質(zhì)大大提高，但仍感到文秘人才十分缺乏。究其原因，很重要的一個方面，就是很多文秘人員習(xí)慣于被動服從，缺乏符合時代特征的思想和觀點，不能準(zhǔn)確地站在多個層面思考。譬如撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時，模擬領(lǐng)導(dǎo)的思路不夠、摸擬聽眾的角色意識不濃。所以，要學(xué)會觀察領(lǐng)導(dǎo)怎樣決策和分析解決問題，并假如自己是一名領(lǐng)導(dǎo)，遇到這些問題該如何處理。經(jīng)常比較自己的方法與領(lǐng)導(dǎo)的思路有哪些異同，從而激發(fā)靈感，尋找角度。二是要掌握換位思考方法。堅持辯證換位思考，既站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，也站在群眾的角度；既站在宏觀的角度，也站在微觀的角度；既站在歷史的角度，也站在現(xiàn)實的角度，根據(jù)不同的對象，不同的時間和場所來思考。對同一問題，也要根據(jù)不同條件，發(fā)生相應(yīng)的變化。三是要注重換位思考成果。換位思考不能只思不講，要敢思敢講，將思考變成成果。要克服心理障礙，對于一些超前性的問題，不能因為還沒有考慮成熟就認為沒有講的必要。實際上，有些不成熟的觀點對領(lǐng)導(dǎo)來說也有啟發(fā)、參考和提醒作用。因為思考是一種境界，講出來又是另一種境界。尤其是撰寫文稿，能否用書面的方式“講”出來，是檢驗文秘人員想不想問題、想問題深不深、能力水平強不強的一個重要標(biāo)尺。只有善于換位思考，寫出的材料才會立意高，參謀的層次才會高，文秘才會有深刻性和說服力?？荚嚧缶庉嬚?BR> 四、在人才評價內(nèi)涵拓展、職業(yè)競爭激烈的格局下，不可忽視自我成長能力
自我成長與優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個互動的整體，良好的自我成長能力有利于推進優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有利于促進文秘人員成長。文秘人員處在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有著得天獨厚的優(yōu)勢，理應(yīng)成長更快。但實事求是地講，有的同志從事文秘工作的時間雖然較長，卻一直沒有多大建樹。個別甚至除了會寫幾句領(lǐng)導(dǎo)講話稿，其他能力素質(zhì)非常弱，成為“書呆子”，很難適應(yīng)其他工作之需要，在職業(yè)競爭中處于弱勢地位。究其原因，主要是忽視自我成長的意識，喪失了踐行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的機會。環(huán)境和機遇給了文秘人員一個較好的成長空間，但并不等于你就能很快成長，關(guān)鍵要靠自己。所以，應(yīng)當(dāng)珍惜機會，將自己放在時代的大背景下，超前定位，適應(yīng)工作需要。一是要向標(biāo)桿學(xué)習(xí)。非學(xué)無以廣才。文秘人員要把學(xué)習(xí)作為第一任務(wù)、第一要求，時刻做好“戰(zhàn)備訓(xùn)練”。要見賢思齊，自覺樹立學(xué)習(xí)的標(biāo)桿，以謙虛的態(tài)度，克服“文人相輕”的傾向，虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，向同事學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)。二是要以激情發(fā)揮。進取心對一個人的成長十分重要，缺乏進取心，工作就會缺乏熱情和動力，自我成長就會無從談起。哈佛大學(xué)一項調(diào)查顯示，人的潛力在缺乏激勵時，只能發(fā)揮 20%—30%的潛力，而在良好激勵狀況下，將發(fā)揮80%—90%。時下，很多人不大熱愛文秘工作，尤其是寫材料，“熬”的思想十分嚴重，極不利于文秘人員的成長。要克服這種現(xiàn)象，樹立強烈的事業(yè)心，給自己制訂較高的人生目標(biāo)，時刻用目標(biāo)激勵。深刻領(lǐng)會“條條道路通羅馬”的道理，培養(yǎng)良好的文秘工作情結(jié)，始終保持蓬勃向上的進取心態(tài)，沉下心，鉆進去，以文秘工作能力的提高帶動整體工作能力的提高。很多實踐證明，在文秘工作崗位能夠取得突破的，不論今后從事何種工作，都是一種難得的能力儲備。三是要不斷超越。要經(jīng)常拿起鏡子照一照，靜下心來認真分析自己的優(yōu)劣長短、成功與失敗，有了一定成績和進步不能沾沾自喜，自我陶醉。要注重回顧總結(jié)，在總結(jié)中提升發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問的能力，邏輯思維能力和理性思維能力。