我們?cè)谟肳PS表格2005來(lái)處理相關(guān)的數(shù)據(jù)表時(shí)，常常要對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序操作。下面，我們以圖1所示的“員工 基本情況登記表”為例，全方位體驗(yàn)一下WPS表格2005的排序功能。
1、快捷排序。
如果我們希望對(duì)表格中的數(shù)據(jù)按“工齡”由短到長(zhǎng)進(jìn)行排列，我們可以直接利用“常用”工具格中的排序快捷按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn):
選中“工齡”列任意一個(gè)單元格(如I8)，然后單擊一下“常用”工具欄上的“長(zhǎng)序排序”按鈕即可。
[友情提醒]如果排序的對(duì)象是中文字符，則按“漢語(yǔ)拼音”順序排序;如果排序的對(duì)象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。
2、多條件排序。
如果我們需要依次按“學(xué)歷 、職稱、工齡”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:
選中數(shù)據(jù)表中任意一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、職稱、工齡”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕即可。
[友情提醒]如果數(shù)據(jù)表包括標(biāo)題行，請(qǐng)?jiān)谏鲜鰧?duì)話框中選中“有標(biāo)題行”選項(xiàng)，反之選中“無(wú)標(biāo)題行”選項(xiàng)。
3、按筆畫排序。
當(dāng)我們對(duì)“姓名”進(jìn)行排序時(shí)，通常要求按“姓氏筆劃”來(lái)進(jìn)行:
選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，選中其中的“筆畫排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對(duì)話框，再按下“確定”按鈕即可。
4、按行排序。
有時(shí)候，我們需要對(duì)數(shù)據(jù)表按某行的屬性進(jìn)行排序:
上述“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中，選中“按行排序”選項(xiàng)，確定返回后，設(shè)置好作為排序行的“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”及“第三關(guān)鍵字”等要素，然后確定返回即可。
[友情提醒]由于數(shù)據(jù)表通常是按列設(shè)置的，此時(shí)如果按某行的屬性進(jìn)行了排序，可能會(huì)引起數(shù)據(jù)的混亂，請(qǐng)謹(jǐn)慎使用“按行排序”功能。
5、自定義排序。
當(dāng)我們對(duì)“職稱”列進(jìn)行排序時(shí)，無(wú)論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問題，我們可以通過按“自定義序列”排序的方法來(lái)解決:
執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，將職稱序列按排序的標(biāo)輸入到“輸入序列”下面的方框中(每個(gè)序列元素占1行)，然后單擊一下“添加”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框返回。
打開“排序”對(duì)話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述自定義的序列，確定返回到“排序”對(duì)話框，將“主要關(guān)鍵字”設(shè)置為“職稱”，再按下“確定”按鈕即可。
6、用函數(shù)進(jìn)行排序
有時(shí)，我們對(duì)某些數(shù)值列(如“工齡”等)進(jìn)行排序時(shí)，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次。對(duì)于這樣的排序目的，我們可以用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn):
在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列(J列)，用于保存次序，然后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)(這種狀態(tài)，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示 出來(lái)。
[友情提醒]如果將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)(在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù))，則公式對(duì)數(shù)值按“升序”(即“工齡”越短，名次數(shù)值越小)給出次序數(shù)值。
1、快捷排序。
如果我們希望對(duì)表格中的數(shù)據(jù)按“工齡”由短到長(zhǎng)進(jìn)行排列，我們可以直接利用“常用”工具格中的排序快捷按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn):
選中“工齡”列任意一個(gè)單元格(如I8)，然后單擊一下“常用”工具欄上的“長(zhǎng)序排序”按鈕即可。
[友情提醒]如果排序的對(duì)象是中文字符，則按“漢語(yǔ)拼音”順序排序;如果排序的對(duì)象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。
2、多條件排序。
如果我們需要依次按“學(xué)歷 、職稱、工齡”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:
選中數(shù)據(jù)表中任意一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、職稱、工齡”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕即可。
[友情提醒]如果數(shù)據(jù)表包括標(biāo)題行，請(qǐng)?jiān)谏鲜鰧?duì)話框中選中“有標(biāo)題行”選項(xiàng)，反之選中“無(wú)標(biāo)題行”選項(xiàng)。
3、按筆畫排序。
當(dāng)我們對(duì)“姓名”進(jìn)行排序時(shí)，通常要求按“姓氏筆劃”來(lái)進(jìn)行:
選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，選中其中的“筆畫排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對(duì)話框，再按下“確定”按鈕即可。
4、按行排序。
有時(shí)候，我們需要對(duì)數(shù)據(jù)表按某行的屬性進(jìn)行排序:
上述“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中，選中“按行排序”選項(xiàng)，確定返回后，設(shè)置好作為排序行的“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”及“第三關(guān)鍵字”等要素，然后確定返回即可。
[友情提醒]由于數(shù)據(jù)表通常是按列設(shè)置的，此時(shí)如果按某行的屬性進(jìn)行了排序，可能會(huì)引起數(shù)據(jù)的混亂，請(qǐng)謹(jǐn)慎使用“按行排序”功能。
5、自定義排序。
當(dāng)我們對(duì)“職稱”列進(jìn)行排序時(shí)，無(wú)論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問題，我們可以通過按“自定義序列”排序的方法來(lái)解決:
執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，將職稱序列按排序的標(biāo)輸入到“輸入序列”下面的方框中(每個(gè)序列元素占1行)，然后單擊一下“添加”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框返回。
打開“排序”對(duì)話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述自定義的序列，確定返回到“排序”對(duì)話框，將“主要關(guān)鍵字”設(shè)置為“職稱”，再按下“確定”按鈕即可。
6、用函數(shù)進(jìn)行排序
有時(shí)，我們對(duì)某些數(shù)值列(如“工齡”等)進(jìn)行排序時(shí)，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次。對(duì)于這樣的排序目的，我們可以用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn):
在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列(J列)，用于保存次序，然后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)(這種狀態(tài)，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示 出來(lái)。
[友情提醒]如果將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)(在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù))，則公式對(duì)數(shù)值按“升序”(即“工齡”越短，名次數(shù)值越小)給出次序數(shù)值。