做好WPS文檔的備份管理

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正在書(shū)寫(xiě)文檔,突然停電,文檔會(huì)不會(huì)丟失了呢?這是很多用戶都常常碰到的問(wèn)題。怎樣才能限度保存已經(jīng)完成的文檔呢?WPS Office 2005提供了一套備份管理機(jī)制,合理地運(yùn)用這一機(jī)制,對(duì)保護(hù)文檔起著重要的作用。
    下面以WPS文字為例,講述怎樣做好文檔的備份管理。
    設(shè)置定時(shí)備份
     打開(kāi)WPS文字,在主菜單上選擇“工具|選項(xiàng)”菜單項(xiàng),在彈出的對(duì)話框中選擇“常規(guī)和保存”的選項(xiàng)卡。根據(jù)實(shí)際情況,更改恢復(fù)選項(xiàng)中的內(nèi)容。
    第一次保存時(shí)生成備份文件:表示打開(kāi)文檔進(jìn)行編輯后,第一次保存的時(shí)候,會(huì)在系統(tǒng)的備份目錄中生成備份,文件后綴名為bak。
    定時(shí)備份:在進(jìn)行文檔編輯時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)每10分鐘備份一次,備份文件夾的備份文件會(huì)自動(dòng)更新到最后一次自動(dòng)備份所產(chǎn)生的備份文件,文件后綴名為wps。
    主菜單選擇“視圖|任務(wù)窗格”菜單項(xiàng)或者按下“Ctrl + F1”組合鍵,從“任務(wù)窗格”下拉菜單中,選擇“備份管理”。
    在備份管理窗口中,列出在編輯狀態(tài)下未手動(dòng)保存而由系統(tǒng)自動(dòng)備份形成的自動(dòng)備份文檔列表信息。。如果需要?jiǎng)h除某個(gè)備份文檔,點(diǎn)擊該文檔右側(cè)的下拉按鈕,在下拉菜單中選擇“刪除”菜單項(xiàng)來(lái)刪掉備份文檔;如果要?jiǎng)h除全部的備份文檔,直接點(diǎn)擊下方的“全部刪除”按鈕即可。