關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點(diǎn)思考
引言
做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識(shí)：
1、角色意識(shí) 辦公室是個(gè)綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時(shí)還是個(gè)門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的工作?！稗k公室工作無(wú)小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識(shí)”。
2、服務(wù)意識(shí) 辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計(jì)有余，歲計(jì)不足”，因此必須有一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神，要會(huì)唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識(shí) 曾國(guó)藩云：勤則有材而見用，逸則無(wú)勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動(dòng)腦：多觀察，多思考。對(duì)工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。
勤動(dòng)手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。
勤動(dòng)腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動(dòng)口則所云不詳，動(dòng)筆則言之無(wú)物，言之無(wú)味，空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識(shí)素養(yǎng)，“腹有詩(shī)書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實(shí)現(xiàn)，我們要“所慮時(shí)光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場(chǎng)，少些無(wú)所事事，把自己融入知識(shí)的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。
一、秘書人員的素養(yǎng)
秘書是一種特定的社會(huì)角色，全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對(duì)秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力……
社會(huì)對(duì)秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。
作為秘書人員，對(duì)自己應(yīng)有較高期望。社會(huì)心理學(xué)認(rèn)為，對(duì)自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。
大致說(shuō)來(lái)，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
（一）才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在：
1）理解和領(lǐng)會(huì)能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3）口頭表達(dá)能力：這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話，這是一門學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說(shuō)話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為人的口語(yǔ)由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語(yǔ)言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語(yǔ)。
4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，甚至大相徑庭，有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置。
5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn)，人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
還有其他條件?？傊?，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力
自古以來(lái)，中國(guó)人就視文章為“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國(guó)安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。
寫作是個(gè)痛苦的過(guò)程，常給人“難產(chǎn)”的感覺。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記取：文章得失不由天，厚積善識(shí)多實(shí)踐。
公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。
3、操作能力
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化（OA）是時(shí)代潮流。
（二）智能素養(yǎng)
才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。
增強(qiáng)智能，可以從5個(gè)方面著手：
1、知識(shí)積累。主要包括：馬列主義基本理論、國(guó)際政治、國(guó)內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。
積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國(guó)家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來(lái)、鄧小平，都曾做過(guò)秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。
知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn)：一是“博而返約”，二是“真積力久”。
2、思維訓(xùn)練
人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說(shuō)，人的智慧，則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。
加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語(yǔ)言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。
語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開思維。甚至可以說(shuō)，沒有思維就沒有語(yǔ)言，沒有語(yǔ)言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力（包括認(rèn)識(shí)論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開烏云見青山”。
領(lǐng)會(huì)能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說(shuō)話簡(jiǎn)得無(wú)法再簡(jiǎn)，幾乎只是“嘣”出幾個(gè)單音節(jié)來(lái)；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說(shuō)不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對(duì)方的思想。
3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練
是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點(diǎn)，報(bào)告者情況，然后確定需要解決什么問(wèn)題，應(yīng)報(bào)告誰(shuí)，通知誰(shuí)，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。
4、記憶訓(xùn)練
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。
5、自省能力
一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足?？准屹t人曾子說(shuō)：“吾日三省吾身。”曹操也曾說(shuō)，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜?，容易開發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
（三）心理素養(yǎng)
就一般情況說(shuō)，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競(jìng)爭(zhēng)精神這幾種心理素養(yǎng)。
1、多些樂觀和幽默
秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn)，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。
樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國(guó)蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說(shuō)：“跟陰郁的人在一起毫無(wú)樂趣可言，跟不能說(shuō)笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對(duì)人與人的關(guān)系，而且對(duì)心理的健康也是非常重要的?！?BR> 我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂觀和活潑。
樂觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語(yǔ)言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對(duì)方。一般地說(shuō)，拿自己開玩笑可能效果更好些。
幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過(guò)來(lái)又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說(shuō)不出幽默語(yǔ)言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對(duì)方拘謹(jǐn)、緊張時(shí)，當(dāng)會(huì)談場(chǎng)合很嚴(yán)肅時(shí)，當(dāng)對(duì)滿堂聽眾演講時(shí)，你如說(shuō)兩句笑話，來(lái)一兩句幽默的語(yǔ)言，那會(huì)使現(xiàn)場(chǎng)氣氛立即輕松下來(lái)，會(huì)收到事半功倍的效果。
樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢(shì)，那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”，厭而煩之。
要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。
2、培植自信心
信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過(guò)分拘謹(jǐn)，對(duì)于做好工作感到氣餒，對(duì)于學(xué)習(xí)感到困難重重，對(duì)于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問(wèn)題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。
信心來(lái)自對(duì)自己、對(duì)環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長(zhǎng)處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長(zhǎng)處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長(zhǎng)處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí)，也要了解對(duì)象，分析對(duì)象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會(huì)大大提高。
3、崇尚競(jìng)爭(zhēng)，去除嫉妒
“水向低處流，人往高處走。”除了個(gè)別人，誰(shuí)都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無(wú)意地參加到一場(chǎng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去。
競(jìng)爭(zhēng)是進(jìn)步的動(dòng)力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì)，辦事業(yè)要競(jìng)爭(zhēng)，取得個(gè)人成就也要競(jìng)爭(zhēng)。
但是，競(jìng)爭(zhēng)絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思?，人家在某一方面超過(guò)了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長(zhǎng)處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對(duì)象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對(duì)別人的“冒尖”之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿Q”再世；進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語(yǔ)，揭隱私，上綱上線。
嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競(jìng)爭(zhēng)，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。
（四）職業(yè)道德
職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。
秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、埋頭苦干，樂于奉獻(xiàn)
世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無(wú)聞，卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績(jī)體現(xiàn)出來(lái)，不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙，無(wú)論是管理文件，組織會(huì)議，還是起草公文，常常需要加班加點(diǎn)，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說(shuō)得好，“一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來(lái)，最后光溜溜的離開這個(gè)世界而去，徹底想起來(lái)，名利都是身外物，只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事?！泵貢藛T應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。
為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來(lái)？來(lái)自黨性，來(lái)自對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)，來(lái)自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。
2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公
秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后，必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動(dòng)，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動(dòng)。同時(shí)，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營(yíng)私舞弊。
秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點(diǎn)對(duì)象，又是竊密重點(diǎn)對(duì)象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說(shuō)不說(shuō)，不該寫不寫。不在公共場(chǎng)所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。
3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。
秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在，不可弄虛作假；評(píng)論干部要實(shí)事求是，不可挾私褒貶；在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問(wèn)題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)、談話時(shí)，如果自己在場(chǎng)，除了必要的問(wèn)話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。
秘書人員對(duì)下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。
總起來(lái)說(shuō)，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項(xiàng)工作。
三、秘書的人際關(guān)系
人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個(gè)人，就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。
人們活在世界上，每天所面臨的，無(wú)非是處理兩大關(guān)系：一是人與自然的關(guān)系；二是人與人的關(guān)系。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國(guó)成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明，因?yàn)槿狈寄芏I(yè)或無(wú)法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無(wú)論從哪方面看，處理好人際關(guān)系都十分重要。所以，我們應(yīng)主動(dòng)地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。
根據(jù)社會(huì)心理學(xué)的研究，增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種：
1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因?yàn)榭臻g上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會(huì)，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺(tái)先得月”就是這個(gè)道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關(guān)系，對(duì)于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。
2）交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來(lái)。”有些人雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)水千山，仍書信不斷，關(guān)系密切。這說(shuō)明在一定的時(shí)間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗(yàn)和共同的語(yǔ)言，產(chǎn)生親密感。
3）類似性因素。俗話說(shuō)：“物以類聚，人以群分?！比伺c人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、職業(yè)、地位、態(tài)度等）因素，就會(huì)對(duì)相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會(huì)心理學(xué)證明：人們喜歡態(tài)度、信息、價(jià)值觀和自己一樣的人，的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。
4）互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們常常會(huì)看到這樣的現(xiàn)象：喜歡主動(dòng)支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會(huì)結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長(zhǎng)處和短處，彼此之間可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相滿足對(duì)方的需要?？梢哉f(shuō)，互補(bǔ)吸引是人際吸引的實(shí)質(zhì)所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補(bǔ)。
5）個(gè)性品質(zhì)因素。現(xiàn)實(shí)的人際關(guān)系是人們交往過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的個(gè)性互動(dòng)的結(jié)果。優(yōu)良的個(gè)性品質(zhì)如真誠(chéng)、熱情、有能力、大公無(wú)私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會(huì)導(dǎo)致人際吸引，有利于建立融洽的人際關(guān)系。
6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時(shí)興的穿戴等等，無(wú)疑都會(huì)造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過(guò)隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個(gè)性品質(zhì)上。
（一）秘書處理人際關(guān)系的原則
1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系，相互之間是獨(dú)立的、平等的。
2．誠(chéng)信。在秘書工作中，誠(chéng)信有著重要的價(jià)值。它實(shí)際上是單位或個(gè)人的無(wú)形資產(chǎn)，誠(chéng)信是單位或個(gè)人忠誠(chéng)的外在表現(xiàn)，它反映了單位或個(gè)人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠(chéng)而有信”，就能發(fā)揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵(lì)，更好地表現(xiàn)自身價(jià)值。講信譽(yù)，就是要守信，言行一致，說(shuō)到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對(duì)方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力，不負(fù)眾望。
3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計(jì)較個(gè)人利益得失?！昂＜{百川，有容乃大。”人際交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對(duì)方，做到謙虛禮讓。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們相互交往范圍的擴(kuò)大，價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個(gè)人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點(diǎn)、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己，寬以待人，關(guān)心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅(jiān)持，方法要靈活，以德報(bào)怨，得理讓人。
4、知人知言。社會(huì)中每個(gè)人的氣質(zhì)、性格皆不同，交往的動(dòng)機(jī)、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時(shí)，對(duì)交往對(duì)象必須有較深的了解和把握，掌握主動(dòng)。應(yīng)知“知其可以言而不與之言，為失人；知其不可言而與之言，為失言?！?BR> 5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式。它是道德的一種外在表現(xiàn)方式，在人際關(guān)系調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。英國(guó)哲學(xué)家洛克說(shuō)過(guò)：無(wú)論做什么事情，必須具有優(yōu)雅的風(fēng)度和態(tài)度，這樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西，它能使生疏變?yōu)橛H密，使隔閡化為融洽，使不順心變?yōu)殚_心。希爾頓飯店的成功之道。
6、慎獨(dú)。秘書人員在八小時(shí)以內(nèi)和八小時(shí)以外，都要遵章守紀(jì)，堅(jiān)持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎終如始，則無(wú)敗事”。怎么樣“慎獨(dú)”？一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧?kù)o而致遠(yuǎn)，戒驕戒躁，慣于自?。欢且鳌敖挥选?，牢記“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲”。私欲膨脹，利欲熏心，就難免不出問(wèn)題。秘書人員應(yīng)遠(yuǎn)離一切腐朽的、低級(jí)趣味的東西。
（二）秘書交際的藝術(shù)技巧
1．尋找共同語(yǔ)言。交往雙方有共同的話題，共同的語(yǔ)言，共同的體驗(yàn)和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點(diǎn)，就成為交往的關(guān)鍵。由于任何一個(gè)人都是一個(gè)多元性的集合體，從文化、民族、地域、知識(shí)、能力、職業(yè)、年齡、個(gè)人經(jīng)歷、思想觀點(diǎn)等，總能找到共同語(yǔ)言的基點(diǎn)，以利交往的進(jìn)行?！熬品曛呵П?，話不投機(jī)半句多”就是這個(gè)道理。
2.向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。以誠(chéng)相待是人際交往中的基本的道德準(zhǔn)則。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范圍內(nèi)敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會(huì)成功。虛假遮掩，或表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)性，對(duì)別人過(guò)于防范，都難于使交往成功。在一定條件下，應(yīng)采取“欲取之，則先予之”的方法，合理地實(shí)施交往策略技巧，實(shí)現(xiàn)交往目的。
3．善解人意，站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題。“己所不欲，勿施于人。”成功的交往者總是善于聽取對(duì)方的言論，善于理解對(duì)方的意見和意圖，總是能站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題，設(shè)身處地為對(duì)方著想，考慮對(duì)方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對(duì)方帶來(lái)的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價(jià)，但給組織或個(gè)人帶來(lái)的利益將是穩(wěn)定的、長(zhǎng)期的。
4．學(xué)會(huì)傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態(tài)度，既表示了你的涵養(yǎng)，又體現(xiàn)了你對(duì)他的關(guān)心。任何人都需要傾聽對(duì)象，當(dāng)人們?cè)谏鷼狻⒈瘋?、憤怒、憂愁或興奮、激動(dòng)時(shí)，都希望有人來(lái)和自己交往，希望有人細(xì)聽他們?cè)V說(shuō)衷腸。秘書人員在和來(lái)訪者交談時(shí)，要認(rèn)真聽取來(lái)訪者的訴說(shuō)，熱情接待，并根據(jù)情況及時(shí)作出處理。
5．真誠(chéng)地贊賞。每個(gè)人都希望獲得別人肯定，并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性，因此，內(nèi)心都非常渴望他人的贊賞。贊美對(duì)方的行為，往往會(huì)收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠(chéng)的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。無(wú)私的、適當(dāng)?shù)馁澝溃瓤梢越o對(duì)方帶來(lái)快樂，贏得對(duì)方的好感，又能得到對(duì)方真誠(chéng)的理解和熱情的支持與幫助，有利于做好辦公室工作。
6．沉著應(yīng)付。人際交往中，時(shí)時(shí)會(huì)有意想不到的事情出現(xiàn)，這需要秘書人員具有應(yīng)變能力，去應(yīng)付突來(lái)的一切。因?yàn)榻浑H活動(dòng)絕對(duì)不依其中一方設(shè)計(jì)的“程序”走，要在變化中去重新調(diào)整、重新組織，去適應(yīng)變化了的情境，緩和氣氛，扭轉(zhuǎn)形勢(shì)，化解矛盾，變被動(dòng)為主動(dòng)。要學(xué)會(huì)巧妙地避開所談的話題，模糊地對(duì)答，靈活地變通，避實(shí)就虛，運(yùn)用幽默等處理意料之外的情況。
引言
做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識(shí)：
1、角色意識(shí) 辦公室是個(gè)綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時(shí)還是個(gè)門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的工作?！稗k公室工作無(wú)小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識(shí)”。
2、服務(wù)意識(shí) 辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計(jì)有余，歲計(jì)不足”，因此必須有一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神，要會(huì)唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識(shí) 曾國(guó)藩云：勤則有材而見用，逸則無(wú)勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動(dòng)腦：多觀察，多思考。對(duì)工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。
勤動(dòng)手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。
勤動(dòng)腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動(dòng)口則所云不詳，動(dòng)筆則言之無(wú)物，言之無(wú)味，空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識(shí)素養(yǎng)，“腹有詩(shī)書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實(shí)現(xiàn)，我們要“所慮時(shí)光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場(chǎng)，少些無(wú)所事事，把自己融入知識(shí)的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。
一、秘書人員的素養(yǎng)
秘書是一種特定的社會(huì)角色，全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對(duì)秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力……
社會(huì)對(duì)秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。
作為秘書人員，對(duì)自己應(yīng)有較高期望。社會(huì)心理學(xué)認(rèn)為，對(duì)自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。
大致說(shuō)來(lái)，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
（一）才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在：
1）理解和領(lǐng)會(huì)能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3）口頭表達(dá)能力：這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話，這是一門學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說(shuō)話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為人的口語(yǔ)由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語(yǔ)言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語(yǔ)。
4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，甚至大相徑庭，有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置。
5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn)，人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
還有其他條件?？傊?，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力
自古以來(lái)，中國(guó)人就視文章為“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國(guó)安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。
寫作是個(gè)痛苦的過(guò)程，常給人“難產(chǎn)”的感覺。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記取：文章得失不由天，厚積善識(shí)多實(shí)踐。
公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。
3、操作能力
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化（OA）是時(shí)代潮流。
（二）智能素養(yǎng)
才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。
增強(qiáng)智能，可以從5個(gè)方面著手：
1、知識(shí)積累。主要包括：馬列主義基本理論、國(guó)際政治、國(guó)內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。
積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國(guó)家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來(lái)、鄧小平，都曾做過(guò)秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。
知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn)：一是“博而返約”，二是“真積力久”。
2、思維訓(xùn)練
人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說(shuō)，人的智慧，則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。
加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語(yǔ)言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。
語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開思維。甚至可以說(shuō)，沒有思維就沒有語(yǔ)言，沒有語(yǔ)言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力（包括認(rèn)識(shí)論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開烏云見青山”。
領(lǐng)會(huì)能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說(shuō)話簡(jiǎn)得無(wú)法再簡(jiǎn)，幾乎只是“嘣”出幾個(gè)單音節(jié)來(lái)；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說(shuō)不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對(duì)方的思想。
3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練
是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點(diǎn)，報(bào)告者情況，然后確定需要解決什么問(wèn)題，應(yīng)報(bào)告誰(shuí)，通知誰(shuí)，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。
4、記憶訓(xùn)練
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。
5、自省能力
一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足?？准屹t人曾子說(shuō)：“吾日三省吾身。”曹操也曾說(shuō)，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜?，容易開發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
（三）心理素養(yǎng)
就一般情況說(shuō)，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競(jìng)爭(zhēng)精神這幾種心理素養(yǎng)。
1、多些樂觀和幽默
秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn)，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。
樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國(guó)蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說(shuō)：“跟陰郁的人在一起毫無(wú)樂趣可言，跟不能說(shuō)笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對(duì)人與人的關(guān)系，而且對(duì)心理的健康也是非常重要的?！?BR> 我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂觀和活潑。
樂觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語(yǔ)言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對(duì)方。一般地說(shuō)，拿自己開玩笑可能效果更好些。
幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過(guò)來(lái)又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說(shuō)不出幽默語(yǔ)言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對(duì)方拘謹(jǐn)、緊張時(shí)，當(dāng)會(huì)談場(chǎng)合很嚴(yán)肅時(shí)，當(dāng)對(duì)滿堂聽眾演講時(shí)，你如說(shuō)兩句笑話，來(lái)一兩句幽默的語(yǔ)言，那會(huì)使現(xiàn)場(chǎng)氣氛立即輕松下來(lái)，會(huì)收到事半功倍的效果。
樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢(shì)，那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”，厭而煩之。
要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。
2、培植自信心
信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過(guò)分拘謹(jǐn)，對(duì)于做好工作感到氣餒，對(duì)于學(xué)習(xí)感到困難重重，對(duì)于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問(wèn)題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。
信心來(lái)自對(duì)自己、對(duì)環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長(zhǎng)處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長(zhǎng)處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長(zhǎng)處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí)，也要了解對(duì)象，分析對(duì)象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會(huì)大大提高。
3、崇尚競(jìng)爭(zhēng)，去除嫉妒
“水向低處流，人往高處走。”除了個(gè)別人，誰(shuí)都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無(wú)意地參加到一場(chǎng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去。
競(jìng)爭(zhēng)是進(jìn)步的動(dòng)力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì)，辦事業(yè)要競(jìng)爭(zhēng)，取得個(gè)人成就也要競(jìng)爭(zhēng)。
但是，競(jìng)爭(zhēng)絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思?，人家在某一方面超過(guò)了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長(zhǎng)處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對(duì)象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對(duì)別人的“冒尖”之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿Q”再世；進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語(yǔ)，揭隱私，上綱上線。
嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競(jìng)爭(zhēng)，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。
（四）職業(yè)道德
職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。
秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、埋頭苦干，樂于奉獻(xiàn)
世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無(wú)聞，卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績(jī)體現(xiàn)出來(lái)，不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙，無(wú)論是管理文件，組織會(huì)議，還是起草公文，常常需要加班加點(diǎn)，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說(shuō)得好，“一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來(lái)，最后光溜溜的離開這個(gè)世界而去，徹底想起來(lái)，名利都是身外物，只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事?！泵貢藛T應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。
為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來(lái)？來(lái)自黨性，來(lái)自對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)，來(lái)自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。
2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公
秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后，必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動(dòng)，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動(dòng)。同時(shí)，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營(yíng)私舞弊。
秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點(diǎn)對(duì)象，又是竊密重點(diǎn)對(duì)象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說(shuō)不說(shuō)，不該寫不寫。不在公共場(chǎng)所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。
3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。
秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在，不可弄虛作假；評(píng)論干部要實(shí)事求是，不可挾私褒貶；在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問(wèn)題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)、談話時(shí)，如果自己在場(chǎng)，除了必要的問(wèn)話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。
秘書人員對(duì)下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。
總起來(lái)說(shuō)，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項(xiàng)工作。
三、秘書的人際關(guān)系
人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個(gè)人，就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。
人們活在世界上，每天所面臨的，無(wú)非是處理兩大關(guān)系：一是人與自然的關(guān)系；二是人與人的關(guān)系。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系，具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國(guó)成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明，因?yàn)槿狈寄芏I(yè)或無(wú)法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無(wú)論從哪方面看，處理好人際關(guān)系都十分重要。所以，我們應(yīng)主動(dòng)地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。
根據(jù)社會(huì)心理學(xué)的研究，增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種：
1）空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因?yàn)榭臻g上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會(huì)，而且可以很快滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺(tái)先得月”就是這個(gè)道理。最后，鄰近的人是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關(guān)系，對(duì)于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。
2）交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞，老死不相往來(lái)。”有些人雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)水千山，仍書信不斷，關(guān)系密切。這說(shuō)明在一定的時(shí)間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多，越容易加深相互間的印象和了解，形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗(yàn)和共同的語(yǔ)言，產(chǎn)生親密感。
3）類似性因素。俗話說(shuō)：“物以類聚，人以群分?！比伺c人之間假若存在某些類似性（如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、職業(yè)、地位、態(tài)度等）因素，就會(huì)對(duì)相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會(huì)心理學(xué)證明：人們喜歡態(tài)度、信息、價(jià)值觀和自己一樣的人，的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。
4）互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們常常會(huì)看到這樣的現(xiàn)象：喜歡主動(dòng)支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰；脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會(huì)結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長(zhǎng)處和短處，彼此之間可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相滿足對(duì)方的需要?？梢哉f(shuō)，互補(bǔ)吸引是人際吸引的實(shí)質(zhì)所在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補(bǔ)。
5）個(gè)性品質(zhì)因素。現(xiàn)實(shí)的人際關(guān)系是人們交往過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的個(gè)性互動(dòng)的結(jié)果。優(yōu)良的個(gè)性品質(zhì)如真誠(chéng)、熱情、有能力、大公無(wú)私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會(huì)導(dǎo)致人際吸引，有利于建立融洽的人際關(guān)系。
6）儀表因素。愛美之心，人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時(shí)興的穿戴等等，無(wú)疑都會(huì)造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用，儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過(guò)隨著歲月的流逝，儀表因素的吸引力逐漸減弱，轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個(gè)性品質(zhì)上。
（一）秘書處理人際關(guān)系的原則
1．平等。人際交往中，平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系，相互之間是獨(dú)立的、平等的。
2．誠(chéng)信。在秘書工作中，誠(chéng)信有著重要的價(jià)值。它實(shí)際上是單位或個(gè)人的無(wú)形資產(chǎn)，誠(chéng)信是單位或個(gè)人忠誠(chéng)的外在表現(xiàn)，它反映了單位或個(gè)人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠(chéng)而有信”，就能發(fā)揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵(lì)，更好地表現(xiàn)自身價(jià)值。講信譽(yù)，就是要守信，言行一致，說(shuō)到做到；就是要取信于人，相信別人能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對(duì)方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力，不負(fù)眾望。
3．寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計(jì)較個(gè)人利益得失?！昂＜{百川，有容乃大。”人際交往中，在宏觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對(duì)方，做到謙虛禮讓。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們相互交往范圍的擴(kuò)大，價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變，思想方法的差異，思維方式的不同，更需要組織或個(gè)人具有更大的相容度，容天下難容之事，容納各種不同觀點(diǎn)、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己，寬以待人，關(guān)心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅(jiān)持，方法要靈活，以德報(bào)怨，得理讓人。
4、知人知言。社會(huì)中每個(gè)人的氣質(zhì)、性格皆不同，交往的動(dòng)機(jī)、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時(shí)，對(duì)交往對(duì)象必須有較深的了解和把握，掌握主動(dòng)。應(yīng)知“知其可以言而不與之言，為失人；知其不可言而與之言，為失言?！?BR> 5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式。它是道德的一種外在表現(xiàn)方式，在人際關(guān)系調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。英國(guó)哲學(xué)家洛克說(shuō)過(guò)：無(wú)論做什么事情，必須具有優(yōu)雅的風(fēng)度和態(tài)度，這樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西，它能使生疏變?yōu)橛H密，使隔閡化為融洽，使不順心變?yōu)殚_心。希爾頓飯店的成功之道。
6、慎獨(dú)。秘書人員在八小時(shí)以內(nèi)和八小時(shí)以外，都要遵章守紀(jì)，堅(jiān)持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎終如始，則無(wú)敗事”。怎么樣“慎獨(dú)”？一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧?kù)o而致遠(yuǎn)，戒驕戒躁，慣于自?。欢且鳌敖挥选?，牢記“近朱者赤，近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲”。私欲膨脹，利欲熏心，就難免不出問(wèn)題。秘書人員應(yīng)遠(yuǎn)離一切腐朽的、低級(jí)趣味的東西。
（二）秘書交際的藝術(shù)技巧
1．尋找共同語(yǔ)言。交往雙方有共同的話題，共同的語(yǔ)言，共同的體驗(yàn)和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能，尋找這樣的共同點(diǎn)，就成為交往的關(guān)鍵。由于任何一個(gè)人都是一個(gè)多元性的集合體，從文化、民族、地域、知識(shí)、能力、職業(yè)、年齡、個(gè)人經(jīng)歷、思想觀點(diǎn)等，總能找到共同語(yǔ)言的基點(diǎn)，以利交往的進(jìn)行?！熬品曛呵П?，話不投機(jī)半句多”就是這個(gè)道理。
2.向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。以誠(chéng)相待是人際交往中的基本的道德準(zhǔn)則。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定的范圍內(nèi)敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任，交往才會(huì)成功。虛假遮掩，或表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)性，對(duì)別人過(guò)于防范，都難于使交往成功。在一定條件下，應(yīng)采取“欲取之，則先予之”的方法，合理地實(shí)施交往策略技巧，實(shí)現(xiàn)交往目的。
3．善解人意，站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題。“己所不欲，勿施于人。”成功的交往者總是善于聽取對(duì)方的言論，善于理解對(duì)方的意見和意圖，總是能站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題，設(shè)身處地為對(duì)方著想，考慮對(duì)方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給對(duì)方帶來(lái)的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價(jià)，但給組織或個(gè)人帶來(lái)的利益將是穩(wěn)定的、長(zhǎng)期的。
4．學(xué)會(huì)傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講話人的情感和態(tài)度，既表示了你的涵養(yǎng)，又體現(xiàn)了你對(duì)他的關(guān)心。任何人都需要傾聽對(duì)象，當(dāng)人們?cè)谏鷼狻⒈瘋?、憤怒、憂愁或興奮、激動(dòng)時(shí)，都希望有人來(lái)和自己交往，希望有人細(xì)聽他們?cè)V說(shuō)衷腸。秘書人員在和來(lái)訪者交談時(shí)，要認(rèn)真聽取來(lái)訪者的訴說(shuō)，熱情接待，并根據(jù)情況及時(shí)作出處理。
5．真誠(chéng)地贊賞。每個(gè)人都希望獲得別人肯定，并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性，因此，內(nèi)心都非常渴望他人的贊賞。贊美對(duì)方的行為，往往會(huì)收到意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊美是真誠(chéng)的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。無(wú)私的、適當(dāng)?shù)馁澝溃瓤梢越o對(duì)方帶來(lái)快樂，贏得對(duì)方的好感，又能得到對(duì)方真誠(chéng)的理解和熱情的支持與幫助，有利于做好辦公室工作。
6．沉著應(yīng)付。人際交往中，時(shí)時(shí)會(huì)有意想不到的事情出現(xiàn)，這需要秘書人員具有應(yīng)變能力，去應(yīng)付突來(lái)的一切。因?yàn)榻浑H活動(dòng)絕對(duì)不依其中一方設(shè)計(jì)的“程序”走，要在變化中去重新調(diào)整、重新組織，去適應(yīng)變化了的情境，緩和氣氛，扭轉(zhuǎn)形勢(shì)，化解矛盾，變被動(dòng)為主動(dòng)。要學(xué)會(huì)巧妙地避開所談的話題，模糊地對(duì)答，靈活地變通，避實(shí)就虛，運(yùn)用幽默等處理意料之外的情況。