關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點(diǎn)思考
引言
做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識(shí):
1、角色意識(shí) 辦公室是個(gè)綜合部門,聯(lián)系上下,溝通左右,同時(shí)還是個(gè)門面、窗口。辦公室工作的好壞,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作,關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的工作?!稗k公室工作無(wú)小事”。作為辦公室的一員,不管身處何崗位,都要有很強(qiáng)的“角色意識(shí)”。
2、服務(wù)意識(shí) 辦公室工作就是服務(wù):為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作,就得甘于平凡、甘于繁瑣,搞好服務(wù)。辦公室工作“日計(jì)有余,歲計(jì)不足”,因此必須有一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神,要會(huì)唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識(shí) 曾國(guó)藩云:勤則有材而見用,逸則無(wú)勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”:勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動(dòng)腦:多觀察,多思考。對(duì)工作中的事情反應(yīng)敏捷,要有悟性,善于“感悟”。
勤動(dòng)手:多收集第一手資料,多寫。勤能補(bǔ)拙。
勤動(dòng)腳:多跑腿,多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路,耳聽八方”,方能耳聰目明。不深入基層,不搞調(diào)查研究,動(dòng)口則所云不詳,動(dòng)筆則言之無(wú)物,言之無(wú)味,空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí):辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識(shí)素養(yǎng),“腹有詩(shī)書氣自華”,“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí),有一雙慧眼,方能清醒做人,成功辦事。為了事業(yè)的成功,為了理想的實(shí)現(xiàn),我們要“所慮時(shí)光疾,常懷緊迫情”,少些應(yīng)酬,少些閑聊,少些酒杯牌場(chǎng),少些無(wú)所事事,把自己融入知識(shí)的海洋,吸取智慧的瓊漿玉液。
一、秘書人員的素養(yǎng)
秘書是一種特定的社會(huì)角色,全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對(duì)秘書人員的要求是:要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈;要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字;要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度;要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力……
社會(huì)對(duì)秘書人員有一種期望:能干、善于處事、謙虛友好等。
作為秘書人員,對(duì)自己應(yīng)有較高期望。社會(huì)心理學(xué)認(rèn)為,對(duì)自己期望高的人,相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。
大致說(shuō)來(lái),秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之,一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
(一)才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色,這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些?
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事,辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力,必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在:
1)理解和領(lǐng)會(huì)能力:就是要聽得快,聽得清,記得牢。為此,要有集中的注意力,靈敏的反應(yīng)力,深刻的理解力,牢固的記憶力,機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
2)條理和駕馭能力:善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3)口頭表達(dá)能力:這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話,這是一門學(xué)問(wèn),而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說(shuō)話呢?起碼要做到:①口齒清楚,②達(dá)意準(zhǔn)確,③有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù)。前兩條是最基本的,第三條是進(jìn)一步的要求,它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為人的口語(yǔ)由兩部分構(gòu)成:聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì),功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語(yǔ)言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語(yǔ)。
4)應(yīng)變能力:世界上的事物總是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的,人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案,常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符,甚至大相徑庭,有時(shí)會(huì)突然變化,把原來(lái)的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下,秘書人員要胸有成竹,臨機(jī)不亂,迅速做出抉擇,一案不行另?yè)Q一案,原則不變,靈活處置。
5)交際能力:處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)?!笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn),人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際,見面就熟,使人很容易接近,也容易被人信賴,那么,辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力,多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系,秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
還有其他條件??傊?,辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力
自古以來(lái),中國(guó)人就視文章為“經(jīng)國(guó)之大業(yè),不朽之盛事”(曹丕《與吳質(zhì)書》)。真正寫好文章,不是小事,而是關(guān)系治國(guó)安邦的大事,千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”,道理正在于此。
寫作是個(gè)痛苦的過(guò)程,常給人“難產(chǎn)”的感覺。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高,有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記取:文章得失不由天,厚積善識(shí)多實(shí)踐。
公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是:“信、達(dá)、雅”,準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味,但不可掉書袋。
3、操作能力
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高,秘書人員必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求,學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化(OA)是時(shí)代潮流。
(二)智能素養(yǎng)
才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱,智能是才干的基礎(chǔ)。
增強(qiáng)智能,可以從5個(gè)方面著手:
1、知識(shí)積累。主要包括:馬列主義基本理論、國(guó)際政治、國(guó)內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外,工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí),而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。
積累,意味著積少成多,意味著勤奮好學(xué),絕不是聽其自然,坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國(guó)家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人,都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來(lái)、鄧小平,都曾做過(guò)秘書工作。他們的成功之道,有理想、有追求是一方面,勤奮好學(xué)是另一方面。
知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn):一是“博而返約”,二是“真積力久”。
2、思維訓(xùn)練
人的智能高低,是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說(shuō),人的智慧,則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此,加強(qiáng)智能訓(xùn)練,途徑之一,就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),加強(qiáng)思維訓(xùn)練。
加強(qiáng)思維訓(xùn)練,從秘書工作角度看,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語(yǔ)言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。
語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具,絕對(duì)離不開思維。甚至可以說(shuō),沒有思維就沒有語(yǔ)言,沒有語(yǔ)言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜,越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá),詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng),表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員,既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道,又不斷同各種普通人員打交道,缺乏思維訓(xùn)練,語(yǔ)言表達(dá)能力低,就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力(包括認(rèn)識(shí)論、方法論等)都是思維的基本功,都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力,就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象,能夠“撥開烏云見青山”。
領(lǐng)會(huì)能力(包括聽力、反應(yīng)反射能力)也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì),下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作,也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn),才能正確貫徹意圖,提高辦事效率。有的人說(shuō)話簡(jiǎn)得無(wú)法再簡(jiǎn),幾乎只是“嘣”出幾個(gè)單音節(jié)來(lái);有的人則是口若懸河,滔滔不絕,但又說(shuō)不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對(duì)方的思想。
3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練
是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的,并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些,一要靠思維開發(fā),二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后,應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù),發(fā)生地點(diǎn),報(bào)告者情況,然后確定需要解決什么問(wèn)題,應(yīng)報(bào)告誰(shuí),通知誰(shuí),怎么做,做到靈機(jī)泉涌,左右逢源,分秒不誤,毫厘不差。
4、記憶訓(xùn)練
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便,秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取,應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。
5、自省能力
一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行,善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn),特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足??准屹t人曾子說(shuō):“吾日三省吾身。”曹操也曾說(shuō),“伏自三省?!背3W允〉娜?,容易開發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作,特別要求把事情辦得妥善、得體,這就要不斷反思自己的言行,使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
(三)心理素養(yǎng)
就一般情況說(shuō),秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競(jìng)爭(zhēng)精神這幾種心理素養(yǎng)。
1、多些樂觀和幽默
秘書人員事務(wù)繁重,精神緊張,如履薄水,如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮,工作就很難做得有生氣,有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn),秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。
樂觀和幽默,不但有益于身心健康,還有益于事業(yè)成功。美國(guó)蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說(shuō):“跟陰郁的人在一起毫無(wú)樂趣可言,跟不能說(shuō)笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對(duì)人與人的關(guān)系,而且對(duì)心理的健康也是非常重要的?!?BR> 我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真,但這并不妨礙樂觀和活潑。
樂觀和幽默,不應(yīng)是輕薄,更不應(yīng)是夸夸其談,嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語(yǔ)言藝術(shù),但不能傷害別人,尤其是不能傷害交談的對(duì)方。一般地說(shuō),拿自己開玩笑可能效果更好些。
幽默是一種自信心的表現(xiàn),反過(guò)來(lái)又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說(shuō)不出幽默語(yǔ)言的,同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對(duì)方拘謹(jǐn)、緊張時(shí),當(dāng)會(huì)談場(chǎng)合很嚴(yán)肅時(shí),當(dāng)對(duì)滿堂聽眾演講時(shí),你如說(shuō)兩句笑話,來(lái)一兩句幽默的語(yǔ)言,那會(huì)使現(xiàn)場(chǎng)氣氛立即輕松下來(lái),會(huì)收到事半功倍的效果。
樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑,而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言,橫眉怒目,裝腔作勢(shì),那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”,厭而煩之。
要樂觀和幽默,就要能容人,就要寬懷大度,遇事冷靜。
2、培植自信心
信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn),特別是同上交往過(guò)分拘謹(jǐn),對(duì)于做好工作感到氣餒,對(duì)于學(xué)習(xí)感到困難重重,對(duì)于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪,常被職稱、待遇等問(wèn)題纏住,怨氣很盛等等,都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心,成效就難以取得。
信心來(lái)自對(duì)自己、對(duì)環(huán)境的清醒分析,而不是盲目自信。既要看到自己的長(zhǎng)處,也要看到自己的短處,既要不滿足、不陶醉于長(zhǎng)處,也要不忌諱短處。只有正視自己的長(zhǎng)處和短處,才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí),也要了解對(duì)象,分析對(duì)象,擇善而處之。這樣,取得成功的可能性就會(huì)大大提高。
3、崇尚競(jìng)爭(zhēng),去除嫉妒
“水向低處流,人往高處走。”除了個(gè)別人,誰(shuí)都想使自己的成就大些,景況好些。于是,人們有意無(wú)意地參加到一場(chǎng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去。
競(jìng)爭(zhēng)是進(jìn)步的動(dòng)力,是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì),辦事業(yè)要競(jìng)爭(zhēng),取得個(gè)人成就也要競(jìng)爭(zhēng)。
但是,競(jìng)爭(zhēng)絕不是嫉妒!嫉妒是消極因素,是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私,導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思?,人家在某一方面超過(guò)了自己。有妒癖的人,總是不愿承認(rèn)別人的長(zhǎng)處和成就,總是“眼紅”人家的所得(包括精神的和物質(zhì)的)。嫉妒的對(duì)象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是,對(duì)別人的“冒尖”之處,有的是默不承認(rèn),絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞,有的是非議、饒舌、貶低,不然,就是“阿Q”再世;進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語(yǔ),揭隱私,上綱上線。
嫉妒心理,既不利于智能發(fā)展,也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競(jìng)爭(zhēng),最可取的態(tài)度,則是向別人學(xué)習(xí),同別人友好,相互諒解和支持,在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。
(四)職業(yè)道德
職業(yè)道德,就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。
秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、埋頭苦干,樂于奉獻(xiàn)
世上三百六十行,行行不一樣。有些是“有名有利”,赫然于世間,顯榮于人前,也有些是默默無(wú)聞,卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù),秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績(jī)體現(xiàn)出來(lái),不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。秘書工作機(jī)密性強(qiáng),許多工作,秘書只能埋頭去做,不能公開宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙,無(wú)論是管理文件,組織會(huì)議,還是起草公文,常常需要加班加點(diǎn),夜以繼日,“眼睛一睜,忙到熄燈”,很少出頭露面,留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說(shuō)得好,“一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來(lái),最后光溜溜的離開這個(gè)世界而去,徹底想起來(lái),名利都是身外物,只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益,才是人生最愉快的事?!泵貢藛T應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。
為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來(lái)?來(lái)自黨性,來(lái)自對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng),來(lái)自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力,是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。
2、嚴(yán)守紀(jì)律,克己奉公
秘書人員必須信守本分,自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后,必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動(dòng),有政策可循的事,一定要按政策辦事。不可自行其是,越權(quán)行動(dòng)。同時(shí),按規(guī)矩和職權(quán)辦事,不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意,假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事,更不能盜用職權(quán)謀私利,營(yíng)私舞弊。
秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律,又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深,既是保密重點(diǎn)對(duì)象,又是竊密重點(diǎn)對(duì)象。秘書人員的保密守則是:不該看不看,不該聽不聽,不該說(shuō)不說(shuō),不該寫不寫。不在公共場(chǎng)所、私人通信中涉及機(jī)密,不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。
3、謙虛謹(jǐn)慎,平等待人
秘書人員身居中樞,上接觸領(lǐng)導(dǎo),在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào),下接觸各方各界人士和群眾,如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。
秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在,不可弄虛作假;評(píng)論干部要實(shí)事求是,不可挾私褒貶;在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話,不可涉及他們之間的關(guān)系問(wèn)題,不可左右傾斜,更不允許撥弄是非、挑撥離間;領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)、談話時(shí),如果自己在場(chǎng),除了必要的問(wèn)話,不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則,也是政治紀(jì)律。
秘書人員對(duì)下不可蠻橫跋扈,盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置,有自知之明。
總起來(lái)說(shuō),秘書要政治上可靠,思想上敏銳,工作上勤奮,學(xué)習(xí)上刻苦,作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn),還要有較高的政治和文化水平。只有這樣,才能做好各項(xiàng)工作。
三、秘書的人際關(guān)系
人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個(gè)人,就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。
人們活在世界上,每天所面臨的,無(wú)非是處理兩大關(guān)系:一是人與自然的關(guān)系;二是人與人的關(guān)系。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系,具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國(guó)成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為,一個(gè)人事業(yè)上的成功,只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù),另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明,因?yàn)槿狈寄芏I(yè)或無(wú)法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無(wú)論從哪方面看,處理好人際關(guān)系都十分重要。所以,我們應(yīng)主動(dòng)地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。
根據(jù)社會(huì)心理學(xué)的研究,增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種:
1)空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小,越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因?yàn)榭臻g上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會(huì),而且可以很快滿足自己多方面的愿望,如社交的需要,信息的獲得,生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺(tái)先得月”就是這個(gè)道理。最后,鄰近的人是“抬頭不見低頭見”,處好同鄰近人的關(guān)系,對(duì)于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。
2)交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件,但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞,老死不相往來(lái)。”有些人雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)水千山,仍書信不斷,關(guān)系密切。這說(shuō)明在一定的時(shí)間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多,越容易加深相互間的印象和了解,形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗(yàn)和共同的語(yǔ)言,產(chǎn)生親密感。
3)類似性因素。俗話說(shuō):“物以類聚,人以群分?!比伺c人之間假若存在某些類似性(如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、職業(yè)、地位、態(tài)度等)因素,就會(huì)對(duì)相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會(huì)心理學(xué)證明:人們喜歡態(tài)度、信息、價(jià)值觀和自己一樣的人,的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。
4)互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時(shí),就會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實(shí)生活中,我們常常會(huì)看到這樣的現(xiàn)象:喜歡主動(dòng)支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰;脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處;活潑健談的人和沉默寡言的人會(huì)結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長(zhǎng)處和短處,彼此之間可以取長(zhǎng)補(bǔ)短,互相滿足對(duì)方的需要??梢哉f(shuō),互補(bǔ)吸引是人際吸引的實(shí)質(zhì)所在。其他人際吸引因素,最終都是需要的互補(bǔ)。
5)個(gè)性品質(zhì)因素。現(xiàn)實(shí)的人際關(guān)系是人們交往過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的個(gè)性互動(dòng)的結(jié)果。優(yōu)良的個(gè)性品質(zhì)如真誠(chéng)、熱情、有能力、大公無(wú)私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會(huì)導(dǎo)致人際吸引,有利于建立融洽的人際關(guān)系。
6)儀表因素。愛美之心,人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時(shí)興的穿戴等等,無(wú)疑都會(huì)造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用,儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過(guò)隨著歲月的流逝,儀表因素的吸引力逐漸減弱,轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個(gè)性品質(zhì)上。
(一)秘書處理人際關(guān)系的原則
1.平等。人際交往中,平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等,即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系,相互之間是獨(dú)立的、平等的。
2.誠(chéng)信。在秘書工作中,誠(chéng)信有著重要的價(jià)值。它實(shí)際上是單位或個(gè)人的無(wú)形資產(chǎn),誠(chéng)信是單位或個(gè)人忠誠(chéng)的外在表現(xiàn),它反映了單位或個(gè)人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠(chéng)而有信”,就能發(fā)揮出自身能力,得到他人或組織的支持、鼓勵(lì),更好地表現(xiàn)自身價(jià)值。講信譽(yù),就是要守信,言行一致,說(shuō)到做到;就是要取信于人,相信別人能夠做好本身所期望的事情;還要自信,給人以信任的力量,使對(duì)方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力,不負(fù)眾望。
3.寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計(jì)較個(gè)人利益得失?!昂<{百川,有容乃大。”人際交往中,在宏觀方面(政治、法律、民族)不具有矛盾沖突的情況下,即使存在某些交往中的摩擦,也要以博大的胸懷寬容對(duì)方,做到謙虛禮讓。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們相互交往范圍的擴(kuò)大,價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變,思想方法的差異,思維方式的不同,更需要組織或個(gè)人具有更大的相容度,容天下難容之事,容納各種不同觀點(diǎn)、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己,寬以待人,關(guān)心人,理解人,大事清楚,小事糊涂,原則要堅(jiān)持,方法要靈活,以德報(bào)怨,得理讓人。
4、知人知言。社會(huì)中每個(gè)人的氣質(zhì)、性格皆不同,交往的動(dòng)機(jī)、所抱的目的也不同,秘書人員在開展人際交往時(shí),對(duì)交往對(duì)象必須有較深的了解和把握,掌握主動(dòng)。應(yīng)知“知其可以言而不與之言,為失人;知其不可言而與之言,為失言?!?BR> 5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式。它是道德的一種外在表現(xiàn)方式,在人際關(guān)系調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。英國(guó)哲學(xué)家洛克說(shuō)過(guò):無(wú)論做什么事情,必須具有優(yōu)雅的風(fēng)度和態(tài)度,這樣才能顯得漂亮,得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西,它能使生疏變?yōu)橛H密,使隔閡化為融洽,使不順心變?yōu)殚_心。希爾頓飯店的成功之道。
6、慎獨(dú)。秘書人員在八小時(shí)以內(nèi)和八小時(shí)以外,都要遵章守紀(jì),堅(jiān)持道德品格操守,防止誤入歧途。老子言:“慎終如始,則無(wú)敗事”。怎么樣“慎獨(dú)”?一是要慎“浮躁”,淡泊以明志,寧?kù)o而致遠(yuǎn),戒驕戒躁,慣于自?。欢且鳌敖挥选?,牢記“近朱者赤,近墨者黑”,避免在社交圈里栽跟頭;三是要慎“私欲”。私欲膨脹,利欲熏心,就難免不出問(wèn)題。秘書人員應(yīng)遠(yuǎn)離一切腐朽的、低級(jí)趣味的東西。
(二)秘書交際的藝術(shù)技巧
1.尋找共同語(yǔ)言。交往雙方有共同的話題,共同的語(yǔ)言,共同的體驗(yàn)和共同的情感,就意味著交往有走向成功的可能,尋找這樣的共同點(diǎn),就成為交往的關(guān)鍵。由于任何一個(gè)人都是一個(gè)多元性的集合體,從文化、民族、地域、知識(shí)、能力、職業(yè)、年齡、個(gè)人經(jīng)歷、思想觀點(diǎn)等,總能找到共同語(yǔ)言的基點(diǎn),以利交往的進(jìn)行?!熬品曛呵П?,話不投機(jī)半句多”就是這個(gè)道理。
2.向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。以誠(chéng)相待是人際交往中的基本的道德準(zhǔn)則。交往中,一方要吸引另一方,只有在一定的范圍內(nèi)敞開胸懷,言明所求,喚起理解和同情,取得信任,交往才會(huì)成功。虛假遮掩,或表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)性,對(duì)別人過(guò)于防范,都難于使交往成功。在一定條件下,應(yīng)采取“欲取之,則先予之”的方法,合理地實(shí)施交往策略技巧,實(shí)現(xiàn)交往目的。
3.善解人意,站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題。“己所不欲,勿施于人。”成功的交往者總是善于聽取對(duì)方的言論,善于理解對(duì)方的意見和意圖,總是能站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題,設(shè)身處地為對(duì)方著想,考慮對(duì)方的需要、利益、興趣、愛好和方便,減少給對(duì)方帶來(lái)的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價(jià),但給組織或個(gè)人帶來(lái)的利益將是穩(wěn)定的、長(zhǎng)期的。
4.學(xué)會(huì)傾聽。耐心地聽別人講話,尊重講話人的情感和態(tài)度,既表示了你的涵養(yǎng),又體現(xiàn)了你對(duì)他的關(guān)心。任何人都需要傾聽對(duì)象,當(dāng)人們?cè)谏鷼狻⒈瘋?、憤怒、憂愁或興奮、激動(dòng)時(shí),都希望有人來(lái)和自己交往,希望有人細(xì)聽他們?cè)V說(shuō)衷腸。秘書人員在和來(lái)訪者交談時(shí),要認(rèn)真聽取來(lái)訪者的訴說(shuō),熱情接待,并根據(jù)情況及時(shí)作出處理。
5.真誠(chéng)地贊賞。每個(gè)人都希望獲得別人肯定,并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性,因此,內(nèi)心都非常渴望他人的贊賞。贊美對(duì)方的行為,往往會(huì)收到意想不到的效果。所以,秘書人員在交往中,不要吝嗇贊美,只要這種贊美是真誠(chéng)的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。無(wú)私的、適當(dāng)?shù)馁澝溃瓤梢越o對(duì)方帶來(lái)快樂,贏得對(duì)方的好感,又能得到對(duì)方真誠(chéng)的理解和熱情的支持與幫助,有利于做好辦公室工作。
6.沉著應(yīng)付。人際交往中,時(shí)時(shí)會(huì)有意想不到的事情出現(xiàn),這需要秘書人員具有應(yīng)變能力,去應(yīng)付突來(lái)的一切。因?yàn)榻浑H活動(dòng)絕對(duì)不依其中一方設(shè)計(jì)的“程序”走,要在變化中去重新調(diào)整、重新組織,去適應(yīng)變化了的情境,緩和氣氛,扭轉(zhuǎn)形勢(shì),化解矛盾,變被動(dòng)為主動(dòng)。要學(xué)會(huì)巧妙地避開所談的話題,模糊地對(duì)答,靈活地變通,避實(shí)就虛,運(yùn)用幽默等處理意料之外的情況。
引言
做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識(shí):
1、角色意識(shí) 辦公室是個(gè)綜合部門,聯(lián)系上下,溝通左右,同時(shí)還是個(gè)門面、窗口。辦公室工作的好壞,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作,關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的工作?!稗k公室工作無(wú)小事”。作為辦公室的一員,不管身處何崗位,都要有很強(qiáng)的“角色意識(shí)”。
2、服務(wù)意識(shí) 辦公室工作就是服務(wù):為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作,就得甘于平凡、甘于繁瑣,搞好服務(wù)。辦公室工作“日計(jì)有余,歲計(jì)不足”,因此必須有一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神,要會(huì)唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識(shí) 曾國(guó)藩云:勤則有材而見用,逸則無(wú)勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”:勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動(dòng)腦:多觀察,多思考。對(duì)工作中的事情反應(yīng)敏捷,要有悟性,善于“感悟”。
勤動(dòng)手:多收集第一手資料,多寫。勤能補(bǔ)拙。
勤動(dòng)腳:多跑腿,多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路,耳聽八方”,方能耳聰目明。不深入基層,不搞調(diào)查研究,動(dòng)口則所云不詳,動(dòng)筆則言之無(wú)物,言之無(wú)味,空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí):辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識(shí)素養(yǎng),“腹有詩(shī)書氣自華”,“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí),有一雙慧眼,方能清醒做人,成功辦事。為了事業(yè)的成功,為了理想的實(shí)現(xiàn),我們要“所慮時(shí)光疾,常懷緊迫情”,少些應(yīng)酬,少些閑聊,少些酒杯牌場(chǎng),少些無(wú)所事事,把自己融入知識(shí)的海洋,吸取智慧的瓊漿玉液。
一、秘書人員的素養(yǎng)
秘書是一種特定的社會(huì)角色,全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對(duì)秘書人員的要求是:要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈;要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字;要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度;要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力……
社會(huì)對(duì)秘書人員有一種期望:能干、善于處事、謙虛友好等。
作為秘書人員,對(duì)自己應(yīng)有較高期望。社會(huì)心理學(xué)認(rèn)為,對(duì)自己期望高的人,相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。
大致說(shuō)來(lái),秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之,一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
(一)才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色,這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些?
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事,辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力,必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在:
1)理解和領(lǐng)會(huì)能力:就是要聽得快,聽得清,記得牢。為此,要有集中的注意力,靈敏的反應(yīng)力,深刻的理解力,牢固的記憶力,機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
2)條理和駕馭能力:善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3)口頭表達(dá)能力:這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話,這是一門學(xué)問(wèn),而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說(shuō)話呢?起碼要做到:①口齒清楚,②達(dá)意準(zhǔn)確,③有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù)。前兩條是最基本的,第三條是進(jìn)一步的要求,它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為人的口語(yǔ)由兩部分構(gòu)成:聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì),功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語(yǔ)言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語(yǔ)。
4)應(yīng)變能力:世界上的事物總是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的,人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案,常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符,甚至大相徑庭,有時(shí)會(huì)突然變化,把原來(lái)的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下,秘書人員要胸有成竹,臨機(jī)不亂,迅速做出抉擇,一案不行另?yè)Q一案,原則不變,靈活處置。
5)交際能力:處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)?!笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn),人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際,見面就熟,使人很容易接近,也容易被人信賴,那么,辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力,多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系,秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
還有其他條件??傊?,辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力
自古以來(lái),中國(guó)人就視文章為“經(jīng)國(guó)之大業(yè),不朽之盛事”(曹丕《與吳質(zhì)書》)。真正寫好文章,不是小事,而是關(guān)系治國(guó)安邦的大事,千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”,道理正在于此。
寫作是個(gè)痛苦的過(guò)程,常給人“難產(chǎn)”的感覺。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高,有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記取:文章得失不由天,厚積善識(shí)多實(shí)踐。
公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是:“信、達(dá)、雅”,準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味,但不可掉書袋。
3、操作能力
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高,秘書人員必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求,學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化(OA)是時(shí)代潮流。
(二)智能素養(yǎng)
才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱,智能是才干的基礎(chǔ)。
增強(qiáng)智能,可以從5個(gè)方面著手:
1、知識(shí)積累。主要包括:馬列主義基本理論、國(guó)際政治、國(guó)內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外,工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí),而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。
積累,意味著積少成多,意味著勤奮好學(xué),絕不是聽其自然,坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國(guó)家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人,都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來(lái)、鄧小平,都曾做過(guò)秘書工作。他們的成功之道,有理想、有追求是一方面,勤奮好學(xué)是另一方面。
知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn):一是“博而返約”,二是“真積力久”。
2、思維訓(xùn)練
人的智能高低,是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說(shuō),人的智慧,則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此,加強(qiáng)智能訓(xùn)練,途徑之一,就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),加強(qiáng)思維訓(xùn)練。
加強(qiáng)思維訓(xùn)練,從秘書工作角度看,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語(yǔ)言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。
語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具,絕對(duì)離不開思維。甚至可以說(shuō),沒有思維就沒有語(yǔ)言,沒有語(yǔ)言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜,越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá),詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng),表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員,既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道,又不斷同各種普通人員打交道,缺乏思維訓(xùn)練,語(yǔ)言表達(dá)能力低,就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力(包括認(rèn)識(shí)論、方法論等)都是思維的基本功,都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力,就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象,能夠“撥開烏云見青山”。
領(lǐng)會(huì)能力(包括聽力、反應(yīng)反射能力)也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì),下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作,也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn),才能正確貫徹意圖,提高辦事效率。有的人說(shuō)話簡(jiǎn)得無(wú)法再簡(jiǎn),幾乎只是“嘣”出幾個(gè)單音節(jié)來(lái);有的人則是口若懸河,滔滔不絕,但又說(shuō)不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對(duì)方的思想。
3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練
是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的,并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些,一要靠思維開發(fā),二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后,應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù),發(fā)生地點(diǎn),報(bào)告者情況,然后確定需要解決什么問(wèn)題,應(yīng)報(bào)告誰(shuí),通知誰(shuí),怎么做,做到靈機(jī)泉涌,左右逢源,分秒不誤,毫厘不差。
4、記憶訓(xùn)練
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便,秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取,應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。
5、自省能力
一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行,善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn),特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足??准屹t人曾子說(shuō):“吾日三省吾身。”曹操也曾說(shuō),“伏自三省?!背3W允〉娜?,容易開發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作,特別要求把事情辦得妥善、得體,這就要不斷反思自己的言行,使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
(三)心理素養(yǎng)
就一般情況說(shuō),秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競(jìng)爭(zhēng)精神這幾種心理素養(yǎng)。
1、多些樂觀和幽默
秘書人員事務(wù)繁重,精神緊張,如履薄水,如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮,工作就很難做得有生氣,有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn),秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂觀和幽默。
樂觀和幽默,不但有益于身心健康,還有益于事業(yè)成功。美國(guó)蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說(shuō):“跟陰郁的人在一起毫無(wú)樂趣可言,跟不能說(shuō)笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對(duì)人與人的關(guān)系,而且對(duì)心理的健康也是非常重要的?!?BR> 我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真,但這并不妨礙樂觀和活潑。
樂觀和幽默,不應(yīng)是輕薄,更不應(yīng)是夸夸其談,嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語(yǔ)言藝術(shù),但不能傷害別人,尤其是不能傷害交談的對(duì)方。一般地說(shuō),拿自己開玩笑可能效果更好些。
幽默是一種自信心的表現(xiàn),反過(guò)來(lái)又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說(shuō)不出幽默語(yǔ)言的,同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對(duì)方拘謹(jǐn)、緊張時(shí),當(dāng)會(huì)談場(chǎng)合很嚴(yán)肅時(shí),當(dāng)對(duì)滿堂聽眾演講時(shí),你如說(shuō)兩句笑話,來(lái)一兩句幽默的語(yǔ)言,那會(huì)使現(xiàn)場(chǎng)氣氛立即輕松下來(lái),會(huì)收到事半功倍的效果。
樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑,而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言,橫眉怒目,裝腔作勢(shì),那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”,厭而煩之。
要樂觀和幽默,就要能容人,就要寬懷大度,遇事冷靜。
2、培植自信心
信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn),特別是同上交往過(guò)分拘謹(jǐn),對(duì)于做好工作感到氣餒,對(duì)于學(xué)習(xí)感到困難重重,對(duì)于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪,常被職稱、待遇等問(wèn)題纏住,怨氣很盛等等,都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心,成效就難以取得。
信心來(lái)自對(duì)自己、對(duì)環(huán)境的清醒分析,而不是盲目自信。既要看到自己的長(zhǎng)處,也要看到自己的短處,既要不滿足、不陶醉于長(zhǎng)處,也要不忌諱短處。只有正視自己的長(zhǎng)處和短處,才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí),也要了解對(duì)象,分析對(duì)象,擇善而處之。這樣,取得成功的可能性就會(huì)大大提高。
3、崇尚競(jìng)爭(zhēng),去除嫉妒
“水向低處流,人往高處走。”除了個(gè)別人,誰(shuí)都想使自己的成就大些,景況好些。于是,人們有意無(wú)意地參加到一場(chǎng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去。
競(jìng)爭(zhēng)是進(jìn)步的動(dòng)力,是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì),辦事業(yè)要競(jìng)爭(zhēng),取得個(gè)人成就也要競(jìng)爭(zhēng)。
但是,競(jìng)爭(zhēng)絕不是嫉妒!嫉妒是消極因素,是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私,導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思?,人家在某一方面超過(guò)了自己。有妒癖的人,總是不愿承認(rèn)別人的長(zhǎng)處和成就,總是“眼紅”人家的所得(包括精神的和物質(zhì)的)。嫉妒的對(duì)象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是,對(duì)別人的“冒尖”之處,有的是默不承認(rèn),絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞,有的是非議、饒舌、貶低,不然,就是“阿Q”再世;進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語(yǔ),揭隱私,上綱上線。
嫉妒心理,既不利于智能發(fā)展,也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競(jìng)爭(zhēng),最可取的態(tài)度,則是向別人學(xué)習(xí),同別人友好,相互諒解和支持,在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。
(四)職業(yè)道德
職業(yè)道德,就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。
秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、埋頭苦干,樂于奉獻(xiàn)
世上三百六十行,行行不一樣。有些是“有名有利”,赫然于世間,顯榮于人前,也有些是默默無(wú)聞,卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù),秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績(jī)體現(xiàn)出來(lái),不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。秘書工作機(jī)密性強(qiáng),許多工作,秘書只能埋頭去做,不能公開宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙,無(wú)論是管理文件,組織會(huì)議,還是起草公文,常常需要加班加點(diǎn),夜以繼日,“眼睛一睜,忙到熄燈”,很少出頭露面,留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說(shuō)得好,“一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來(lái),最后光溜溜的離開這個(gè)世界而去,徹底想起來(lái),名利都是身外物,只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益,才是人生最愉快的事?!泵貢藛T應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。
為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來(lái)?來(lái)自黨性,來(lái)自對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng),來(lái)自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力,是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。
2、嚴(yán)守紀(jì)律,克己奉公
秘書人員必須信守本分,自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后,必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動(dòng),有政策可循的事,一定要按政策辦事。不可自行其是,越權(quán)行動(dòng)。同時(shí),按規(guī)矩和職權(quán)辦事,不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意,假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事,更不能盜用職權(quán)謀私利,營(yíng)私舞弊。
秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律,又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深,既是保密重點(diǎn)對(duì)象,又是竊密重點(diǎn)對(duì)象。秘書人員的保密守則是:不該看不看,不該聽不聽,不該說(shuō)不說(shuō),不該寫不寫。不在公共場(chǎng)所、私人通信中涉及機(jī)密,不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。
3、謙虛謹(jǐn)慎,平等待人
秘書人員身居中樞,上接觸領(lǐng)導(dǎo),在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào),下接觸各方各界人士和群眾,如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。
秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在,不可弄虛作假;評(píng)論干部要實(shí)事求是,不可挾私褒貶;在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話,不可涉及他們之間的關(guān)系問(wèn)題,不可左右傾斜,更不允許撥弄是非、挑撥離間;領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)、談話時(shí),如果自己在場(chǎng),除了必要的問(wèn)話,不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則,也是政治紀(jì)律。
秘書人員對(duì)下不可蠻橫跋扈,盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置,有自知之明。
總起來(lái)說(shuō),秘書要政治上可靠,思想上敏銳,工作上勤奮,學(xué)習(xí)上刻苦,作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn),還要有較高的政治和文化水平。只有這樣,才能做好各項(xiàng)工作。
三、秘書的人際關(guān)系
人際關(guān)系是指人與人之間相互交往與聯(lián)系的關(guān)系。世界上只要有兩個(gè)人,就必然產(chǎn)生人際關(guān)系。
人們活在世界上,每天所面臨的,無(wú)非是處理兩大關(guān)系:一是人與自然的關(guān)系;二是人與人的關(guān)系。
人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性。處理好人際關(guān)系,具有十分重要的意義。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國(guó)成人教育家戴家·卡耐基在調(diào)查了無(wú)數(shù)的明星巨商、軍政要員之后認(rèn)為,一個(gè)人事業(yè)上的成功,只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù),另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。許多研究證明,因?yàn)槿狈寄芏I(yè)或無(wú)法開展工作的人數(shù)要比缺乏與人相處的能力而失去工作的人少得多。無(wú)論從哪方面看,處理好人際關(guān)系都十分重要。所以,我們應(yīng)主動(dòng)地、積極地培養(yǎng)交際的能力。努力建立良好的人際關(guān)系。
根據(jù)社會(huì)心理學(xué)的研究,增進(jìn)人際吸引的因素主要有下列幾種:
1)空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小,越容易形成彼此間的密切關(guān)系。因?yàn)榭臻g上的鄰近不僅為人際交往提供了機(jī)會(huì),而且可以很快滿足自己多方面的愿望,如社交的需要,信息的獲得,生活的關(guān)照等。所謂“遠(yuǎn)親不如近鄰”、“近水樓臺(tái)先得月”就是這個(gè)道理。最后,鄰近的人是“抬頭不見低頭見”,處好同鄰近人的關(guān)系,對(duì)于自己的身心發(fā)展和工作、學(xué)習(xí)的進(jìn)步都有重要的影響。
2)交往頻率因素。空間距離固然是人際交際的客觀條件,但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相聞,老死不相往來(lái)。”有些人雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)水千山,仍書信不斷,關(guān)系密切。這說(shuō)明在一定的時(shí)間內(nèi)人們相互接觸的次數(shù)越多,越容易加深相互間的印象和了解,形成共同的經(jīng)歷、共同的體驗(yàn)和共同的語(yǔ)言,產(chǎn)生親密感。
3)類似性因素。俗話說(shuō):“物以類聚,人以群分?!比伺c人之間假若存在某些類似性(如年齡、性別、籍貫、經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、職業(yè)、地位、態(tài)度等)因素,就會(huì)對(duì)相互吸引產(chǎn)生很大的作用。社會(huì)心理學(xué)證明:人們喜歡態(tài)度、信息、價(jià)值觀和自己一樣的人,的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的人。
4)互補(bǔ)性因素。當(dāng)交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時(shí),就會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引。在現(xiàn)實(shí)生活中,我們常常會(huì)看到這樣的現(xiàn)象:喜歡主動(dòng)支配他人者和期待別人支配自己者在一起能相得益彰;脾氣暴躁的人易和脾氣隨和的人友好相處;活潑健談的人和沉默寡言的人會(huì)結(jié)成親密伙伴。這是由于雙方在氣質(zhì)、性格上都有自己的長(zhǎng)處和短處,彼此之間可以取長(zhǎng)補(bǔ)短,互相滿足對(duì)方的需要??梢哉f(shuō),互補(bǔ)吸引是人際吸引的實(shí)質(zhì)所在。其他人際吸引因素,最終都是需要的互補(bǔ)。
5)個(gè)性品質(zhì)因素。現(xiàn)實(shí)的人際關(guān)系是人們交往過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的個(gè)性互動(dòng)的結(jié)果。優(yōu)良的個(gè)性品質(zhì)如真誠(chéng)、熱情、有能力、大公無(wú)私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都會(huì)導(dǎo)致人際吸引,有利于建立融洽的人際關(guān)系。
6)儀表因素。愛美之心,人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優(yōu)雅的舉止、翩翩的風(fēng)度、時(shí)興的穿戴等等,無(wú)疑都會(huì)造成同性或異性的吸引。由于“第一印象”的作用,儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過(guò)隨著歲月的流逝,儀表因素的吸引力逐漸減弱,轉(zhuǎn)入人的內(nèi)在個(gè)性品質(zhì)上。
(一)秘書處理人際關(guān)系的原則
1.平等。人際交往中,平等是建立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等,即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、感情、不涉及他人隱私權(quán)。人與人之間沒有人身依附關(guān)系,相互之間是獨(dú)立的、平等的。
2.誠(chéng)信。在秘書工作中,誠(chéng)信有著重要的價(jià)值。它實(shí)際上是單位或個(gè)人的無(wú)形資產(chǎn),誠(chéng)信是單位或個(gè)人忠誠(chéng)的外在表現(xiàn),它反映了單位或個(gè)人行為的規(guī)律性和穩(wěn)定性。秘書人員在人際交往中“誠(chéng)而有信”,就能發(fā)揮出自身能力,得到他人或組織的支持、鼓勵(lì),更好地表現(xiàn)自身價(jià)值。講信譽(yù),就是要守信,言行一致,說(shuō)到做到;就是要取信于人,相信別人能夠做好本身所期望的事情;還要自信,給人以信任的力量,使對(duì)方相信你能在困難環(huán)境中克服阻力,不負(fù)眾望。
3.寬容。寬容指心胸寬廣、耐力強(qiáng)、不計(jì)較個(gè)人利益得失?!昂<{百川,有容乃大。”人際交往中,在宏觀方面(政治、法律、民族)不具有矛盾沖突的情況下,即使存在某些交往中的摩擦,也要以博大的胸懷寬容對(duì)方,做到謙虛禮讓。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們相互交往范圍的擴(kuò)大,價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變,思想方法的差異,思維方式的不同,更需要組織或個(gè)人具有更大的相容度,容天下難容之事,容納各種不同觀點(diǎn)、不同行為方式。寬容原則要求秘書人員嚴(yán)以律己,寬以待人,關(guān)心人,理解人,大事清楚,小事糊涂,原則要堅(jiān)持,方法要靈活,以德報(bào)怨,得理讓人。
4、知人知言。社會(huì)中每個(gè)人的氣質(zhì)、性格皆不同,交往的動(dòng)機(jī)、所抱的目的也不同,秘書人員在開展人際交往時(shí),對(duì)交往對(duì)象必須有較深的了解和把握,掌握主動(dòng)。應(yīng)知“知其可以言而不與之言,為失人;知其不可言而與之言,為失言?!?BR> 5、禮儀。禮儀是禮節(jié)和儀式。它是道德的一種外在表現(xiàn)方式,在人際關(guān)系調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。英國(guó)哲學(xué)家洛克說(shuō)過(guò):無(wú)論做什么事情,必須具有優(yōu)雅的風(fēng)度和態(tài)度,這樣才能顯得漂亮,得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是很奇妙的東西,它能使生疏變?yōu)橛H密,使隔閡化為融洽,使不順心變?yōu)殚_心。希爾頓飯店的成功之道。
6、慎獨(dú)。秘書人員在八小時(shí)以內(nèi)和八小時(shí)以外,都要遵章守紀(jì),堅(jiān)持道德品格操守,防止誤入歧途。老子言:“慎終如始,則無(wú)敗事”。怎么樣“慎獨(dú)”?一是要慎“浮躁”,淡泊以明志,寧?kù)o而致遠(yuǎn),戒驕戒躁,慣于自?。欢且鳌敖挥选?,牢記“近朱者赤,近墨者黑”,避免在社交圈里栽跟頭;三是要慎“私欲”。私欲膨脹,利欲熏心,就難免不出問(wèn)題。秘書人員應(yīng)遠(yuǎn)離一切腐朽的、低級(jí)趣味的東西。
(二)秘書交際的藝術(shù)技巧
1.尋找共同語(yǔ)言。交往雙方有共同的話題,共同的語(yǔ)言,共同的體驗(yàn)和共同的情感,就意味著交往有走向成功的可能,尋找這樣的共同點(diǎn),就成為交往的關(guān)鍵。由于任何一個(gè)人都是一個(gè)多元性的集合體,從文化、民族、地域、知識(shí)、能力、職業(yè)、年齡、個(gè)人經(jīng)歷、思想觀點(diǎn)等,總能找到共同語(yǔ)言的基點(diǎn),以利交往的進(jìn)行?!熬品曛呵П?,話不投機(jī)半句多”就是這個(gè)道理。
2.向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。以誠(chéng)相待是人際交往中的基本的道德準(zhǔn)則。交往中,一方要吸引另一方,只有在一定的范圍內(nèi)敞開胸懷,言明所求,喚起理解和同情,取得信任,交往才會(huì)成功。虛假遮掩,或表現(xiàn)出極強(qiáng)的自我保護(hù)性,對(duì)別人過(guò)于防范,都難于使交往成功。在一定條件下,應(yīng)采取“欲取之,則先予之”的方法,合理地實(shí)施交往策略技巧,實(shí)現(xiàn)交往目的。
3.善解人意,站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問(wèn)題。“己所不欲,勿施于人。”成功的交往者總是善于聽取對(duì)方的言論,善于理解對(duì)方的意見和意圖,總是能站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題,設(shè)身處地為對(duì)方著想,考慮對(duì)方的需要、利益、興趣、愛好和方便,減少給對(duì)方帶來(lái)的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價(jià),但給組織或個(gè)人帶來(lái)的利益將是穩(wěn)定的、長(zhǎng)期的。
4.學(xué)會(huì)傾聽。耐心地聽別人講話,尊重講話人的情感和態(tài)度,既表示了你的涵養(yǎng),又體現(xiàn)了你對(duì)他的關(guān)心。任何人都需要傾聽對(duì)象,當(dāng)人們?cè)谏鷼狻⒈瘋?、憤怒、憂愁或興奮、激動(dòng)時(shí),都希望有人來(lái)和自己交往,希望有人細(xì)聽他們?cè)V說(shuō)衷腸。秘書人員在和來(lái)訪者交談時(shí),要認(rèn)真聽取來(lái)訪者的訴說(shuō),熱情接待,并根據(jù)情況及時(shí)作出處理。
5.真誠(chéng)地贊賞。每個(gè)人都希望獲得別人肯定,并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性,因此,內(nèi)心都非常渴望他人的贊賞。贊美對(duì)方的行為,往往會(huì)收到意想不到的效果。所以,秘書人員在交往中,不要吝嗇贊美,只要這種贊美是真誠(chéng)的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。無(wú)私的、適當(dāng)?shù)馁澝溃瓤梢越o對(duì)方帶來(lái)快樂,贏得對(duì)方的好感,又能得到對(duì)方真誠(chéng)的理解和熱情的支持與幫助,有利于做好辦公室工作。
6.沉著應(yīng)付。人際交往中,時(shí)時(shí)會(huì)有意想不到的事情出現(xiàn),這需要秘書人員具有應(yīng)變能力,去應(yīng)付突來(lái)的一切。因?yàn)榻浑H活動(dòng)絕對(duì)不依其中一方設(shè)計(jì)的“程序”走,要在變化中去重新調(diào)整、重新組織,去適應(yīng)變化了的情境,緩和氣氛,扭轉(zhuǎn)形勢(shì),化解矛盾,變被動(dòng)為主動(dòng)。要學(xué)會(huì)巧妙地避開所談的話題,模糊地對(duì)答,靈活地變通,避實(shí)就虛,運(yùn)用幽默等處理意料之外的情況。