一、管理協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
管理協(xié)調(diào)是指運(yùn)用各種管理手段，對(duì)本系統(tǒng)各部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)。管理本身就具有基本的協(xié)調(diào)職能，它運(yùn)用計(jì)劃、組織、指揮等管理手段與人、財(cái)、物、信息等管理要素結(jié)合成一個(gè)整體，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)有效管理目標(biāo)的目的。管理協(xié)調(diào)大體上有以下幾種實(shí)現(xiàn)有效管理目標(biāo)的目的。管理協(xié)調(diào)大體上有以下幾種方式：目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)、執(zhí)行措施的協(xié)調(diào)、工作安排的協(xié)調(diào)、督促檢查的協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏協(xié)調(diào)等。
(二)運(yùn)用管理協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
根據(jù)不同的管理協(xié)調(diào)方式，各有相應(yīng)的步驟、方法：
1.目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)的步驟、方法
秘書往往草擬目標(biāo)、計(jì)劃草案，能產(chǎn)生不可低估的影響。目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)要求：一是長期、中期和近期的目標(biāo)計(jì)劃一致；二是組織的目標(biāo)計(jì)劃與客觀環(huán)境的發(fā)展要求和變化規(guī)律一致；三是個(gè)人的愿望和要求與組織的目標(biāo)計(jì)劃、局部的目標(biāo)計(jì)劃與整體的目標(biāo)計(jì)劃一致等，秘書維護(hù)的目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)，首先要求在制訂目標(biāo)計(jì)劃之間，就要開展深入全面的調(diào)查研究，預(yù)測組織長遠(yuǎn)和中期發(fā)展的趨勢，準(zhǔn)確了解組織現(xiàn)狀，理順個(gè)人與組織、局部和整體、組織與環(huán)境之間的關(guān)系；其次在草擬過程中要多方征求意見，集思廣益，反復(fù)修改，使之趨于完善。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策確立的目標(biāo)計(jì)劃在執(zhí)行的過程中秘書還要加強(qiáng)信息反饋，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的執(zhí)行偏差和矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)采取協(xié)調(diào)措施。作為綜合辦公機(jī)構(gòu)的秘書部門，還要做好各橫向的職能部門之間，縱向的不同系統(tǒng)，不同層次之間的目標(biāo)計(jì)劃的協(xié)調(diào)，使組織各方面的目標(biāo)計(jì)劃，成為一個(gè)橫向配套?？v向貫通，環(huán)環(huán)緊扣的有機(jī)整體，以維護(hù)組織的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書的目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)工作，體現(xiàn)在輔助決策的全過程中，是其發(fā)揮參謀作用的重要途徑。
2.執(zhí)行措施的協(xié)調(diào)方法
領(lǐng)導(dǎo)決策之后，各職能系統(tǒng)之間、各執(zhí)行環(huán)節(jié)之間是否保持在措施、步調(diào)上的協(xié)調(diào)，直接影響決策執(zhí)行效果，甚至影響到?jīng)Q策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，秘書在決策執(zhí)行過程中，要做好以下方面的執(zhí)行協(xié)調(diào)工作：
(1)全面收集執(zhí)行反饋信息，分析整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，發(fā)現(xiàn)失調(diào)趨勢和潛在的因素，立即配合領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行協(xié)調(diào)；
(2)加強(qiáng)督促檢查工作，促使各項(xiàng)執(zhí)行系統(tǒng)按組織決策的目標(biāo)和方案，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；
(3)加強(qiáng)調(diào)查研究，深入實(shí)際，了解實(shí)情，協(xié)助解決執(zhí)行中各子系統(tǒng)遇到的實(shí)際困難和問題，保持整體運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)狀態(tài)；
(4)加強(qiáng)信息溝通，使各執(zhí)行系統(tǒng)動(dòng)態(tài)地把握組織運(yùn)轉(zhuǎn)的整體狀況，自覺地調(diào)整自身的執(zhí)行措施，與組織的整體運(yùn)轉(zhuǎn)保持和諧統(tǒng)一。
(5)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)決策方案的質(zhì)量、數(shù)量、法規(guī)、紀(jì)律方面的要求，以便使執(zhí)行系統(tǒng)以此協(xié)調(diào)自身的執(zhí)行活動(dòng)。
3.工作安排的協(xié)調(diào)方法
管理組織的工作安排，是實(shí)現(xiàn)管理的具體步驟。秘書部門在參與制定和執(zhí)行工作安排時(shí)，需要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。一是要使本單位安排與系統(tǒng)安排、全面安排相協(xié)調(diào)，與所屬各管理層次的工作安排相協(xié)調(diào)，處理好局部安排互相銜接、互相照應(yīng)，若發(fā)現(xiàn)脫節(jié)或空缺，必須約請(qǐng)各方協(xié)商，予以調(diào)整。三是注意執(zhí)行中的調(diào)整和修正。要避免局部安排的調(diào)整會(huì)涉及到其他有關(guān)方面，必要時(shí)相應(yīng)作出變更。更要避免局部調(diào)整可能引起的混亂。四是要及時(shí)收集計(jì)劃執(zhí)行的反饋，若發(fā)現(xiàn)執(zhí)行偏差或計(jì)劃本身的失誤，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出進(jìn)行協(xié)調(diào)的具體方案。
4.督促檢查的協(xié)調(diào)方法
在督促檢查過程中，對(duì)妨礙決策實(shí)施和工作進(jìn)展的各類相關(guān)因素的失調(diào)現(xiàn)象和矛盾、問題，通過協(xié)商和調(diào)整，加以克服，使各相關(guān)方面能夠互相配合，共同努力，協(xié)調(diào)完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。秘書人員在督促檢查中進(jìn)行協(xié)調(diào)，一是要及時(shí)要發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行溝通，化解矛盾，消除分歧；二是深入調(diào)查，對(duì)矛盾突出、關(guān)系很僵、久拖不解的老大難問題，了解其癥結(jié)，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，通過組織措施，予以解決；三是發(fā)現(xiàn)有關(guān)方面確有實(shí)際困難僅靠自身力量很難解決的問題，應(yīng)客觀地向上級(jí)匯報(bào)情況，并建議組織給予必要的支持和幫助，以便恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。
5.運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的協(xié)調(diào)方法
這是指組織整體的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏符合客觀環(huán)境條件發(fā)展變化的要求和組織各子系統(tǒng)、各層次的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，動(dòng)態(tài)地保持和諧統(tǒng)一性。 在組織運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)中，秘書要做好以下幾項(xiàng)工作：
(1)注重收集、處理、分析社會(huì)環(huán)境發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)摸準(zhǔn)時(shí)代的脈搏和社會(huì)發(fā)展的趨勢，
(2)全面地收集和分析反饋信息，把握組織各子系統(tǒng)，各層次的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，綜合分析運(yùn)轉(zhuǎn)的整體狀況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握組織運(yùn)轉(zhuǎn)的態(tài)勢。
(3)一旦出現(xiàn)某個(gè)系統(tǒng)、某個(gè)層次的運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏與整體運(yùn)轉(zhuǎn)失調(diào)，秘書部門應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，查明原因，并提出協(xié)調(diào)的建議方案，領(lǐng)導(dǎo)作出協(xié)調(diào)決定之后秘書部門通過辦文、辦會(huì)、督促檢查等職能活動(dòng)，確保協(xié)調(diào)決定貫徹落實(shí)。組織運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏協(xié)調(diào)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的連續(xù)不斷的過程，秘書部門協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)不斷地進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的協(xié)調(diào)，就能維護(hù)組織適應(yīng)社會(huì)需要，整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(三)相應(yīng)知識(shí)
1.管理與協(xié)調(diào)的關(guān)系
管理主要由計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等環(huán)節(jié)組成。在管理活動(dòng)中，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問題，都有可能造成組織系統(tǒng)的失調(diào)，危及組織最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。有學(xué)者認(rèn)為，組織90%的問題是來自于組織的體制、制度等不健全、不完善或不適應(yīng)環(huán)境的變化。因此，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)并掌握管理的一般規(guī)律，敏銳地洞察組織內(nèi)部矛盾、沖突與管理中潛在問題之間的因果關(guān)系，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決管理中的弊端，從根本上協(xié)調(diào)組織以及組織成員的行為。
2.明確工作制度的特征
工作制度是一種規(guī)范性文件，具有法律、法規(guī)、規(guī)章及其行為規(guī)范所具有的共同性。它的特殊屬性為：其一，工作制度，一般僅限于組織內(nèi)部的有關(guān)人員、有關(guān)活動(dòng)。觸犯者所受到的處罰，限于本組織權(quán)限所及，一般不追究法律責(zé)任，而是行政責(zé)任。其二，工作制度的效力極為特殊。對(duì)上，必須服從于有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章，決不能有任何抵觸；對(duì)組織內(nèi)部的其他文件有約束力，這些文件不得與之相抵觸。其三，工作制度要求規(guī)范、具體，具有很強(qiáng)的操作性。其四，主要的價(jià)值趨向是秩序、效率。它主要是一種內(nèi)部管理性規(guī)范，主要服從于實(shí)現(xiàn)組織管理職能的需要。組織需要以工作制度為粘合劑，將組織各種要素有效地組合成一個(gè)整體，圍繞統(tǒng)一目標(biāo)有序有效地運(yùn)行。
3.制定工作程序時(shí)的幾點(diǎn)注意
程序是指事物運(yùn)動(dòng)過程中必須遵行的前后相連的穩(wěn)定的步驟和系列。
工作程序?qū)Ｖ冈诠ぷ骰顒?dòng)中適應(yīng)工作需要，體現(xiàn)工作規(guī)律的程序。
工作程序的設(shè)計(jì)的基本任務(wù)就是為特定的工作過程或工作環(huán)節(jié)，規(guī)劃和建立了工作步驟系列。制定工作程序時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)明確具體對(duì)象，明確具體目標(biāo)。
(2)明確有關(guān)過程與環(huán)節(jié)的目標(biāo)與任務(wù)。
(3)確定有效完成任務(wù)所需要的工作步驟的內(nèi)容和數(shù)量。
(4)確定各工作步驟間合理的次序。
(5)確定每個(gè)工作步驟應(yīng)采用的方式、方法、技術(shù)手段。
(6)以文字、圖表等形式準(zhǔn)確地表述上述分析規(guī)劃的結(jié)果，形成程序說明、程序手冊(cè)、流程圖、決策表等文件。
工作程序的制定有利于事務(wù)處理過程優(yōu)化；有利于建立穩(wěn)定的工作秩序；有利于減少事務(wù)處理中"多余"的過程，減少了不必要的協(xié)調(diào)和嘗試，省時(shí)、省力、省人；有利于現(xiàn)代化手段的運(yùn)用，使機(jī)器代替人做更多的事情成為可能。
(四)注意事項(xiàng)和要求
1.堅(jiān)持橫向協(xié)調(diào)的原則
(同"關(guān)系協(xié)調(diào)注意事項(xiàng)和要求")
2.當(dāng)好助手，做好參謀
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選準(zhǔn)管理協(xié)調(diào)的方式；理順個(gè)人與組織、局部與整體、組織與環(huán)境之間的關(guān)系；收集各層面情況的反饋信息；調(diào)整管理協(xié)調(diào)的計(jì)劃目標(biāo)；確保管理協(xié)調(diào)的順利進(jìn)行。
二、沖突協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
沖突存在于一切組織之中，一個(gè)健康的組織必須要有適度的沖突，它是矛盾運(yùn)動(dòng)的一種表現(xiàn)形式，也是組織具有活力的表現(xiàn)。沖突協(xié)調(diào)就是努力避免密度、力度過大，程度過烈的沖突，減少?zèng)_突、處理好沖突，使企業(yè)組織平穩(wěn)、健康地發(fā)展。沖突協(xié)調(diào)大體分為三種類型：由于職權(quán)分配或運(yùn)用不當(dāng)形成的事權(quán)沖突；由于分配問題而形成的利益沖突；由于其它矛盾而伴生的情緒沖突。
(二)運(yùn)用沖突協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.事權(quán)沖突協(xié)調(diào)。秘書應(yīng)根據(jù)事權(quán)沖突的不同情況作相應(yīng)的協(xié)調(diào)：若是職權(quán)分配不當(dāng)釀成的失調(diào)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)整和協(xié)調(diào)；若是用權(quán)不當(dāng)引起的失調(diào)，應(yīng)提供文件依據(jù)，約請(qǐng)各方進(jìn)行協(xié)調(diào)；若是職責(zé)重疊、權(quán)力交叉的造成的新問題，可約請(qǐng)相關(guān)方面會(huì)商協(xié)調(diào)，也可請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)主持研究共同解決，或進(jìn)行仲裁協(xié)調(diào)。在事權(quán)中，秘書不能做仲裁的主角，但能起到重要溝通、疏導(dǎo)的協(xié)調(diào)媒介作用。
2.利益沖突協(xié)調(diào)的方法
利益沖突協(xié)調(diào)。利益沖突包括局部與整體之間、局部與局部之間、個(gè)人與組織之間、組織與組織之間出現(xiàn)某一方面或某個(gè)階段利益的沖突，其產(chǎn)生的原因，有分配體制方面，利益分配者方面和有關(guān)關(guān)系發(fā)展變化等多種因素。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行利益沖突協(xié)調(diào)，一是把握信息動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)潛在的引發(fā)利益沖突因素。為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)提供信息依據(jù)和參考方案；二是在草擬決策和工作措施時(shí)，充分考慮各方面的利益關(guān)系分配的合理性參考方案；三是發(fā)現(xiàn)利益沖突后，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)各方根本利益的一致性，引導(dǎo)其從大局著眼，向前看，防止沖突激化，并客觀公正地用協(xié)商的辦法理順利益分配機(jī)制；四是以現(xiàn)行法規(guī)政策為依據(jù)，實(shí)事求是地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂協(xié)調(diào)利益關(guān)系的方案，促進(jìn)沖突的化解。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
管理協(xié)調(diào)是指運(yùn)用各種管理手段，對(duì)本系統(tǒng)各部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)。管理本身就具有基本的協(xié)調(diào)職能，它運(yùn)用計(jì)劃、組織、指揮等管理手段與人、財(cái)、物、信息等管理要素結(jié)合成一個(gè)整體，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)有效管理目標(biāo)的目的。管理協(xié)調(diào)大體上有以下幾種實(shí)現(xiàn)有效管理目標(biāo)的目的。管理協(xié)調(diào)大體上有以下幾種方式：目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)、執(zhí)行措施的協(xié)調(diào)、工作安排的協(xié)調(diào)、督促檢查的協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏協(xié)調(diào)等。
(二)運(yùn)用管理協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
根據(jù)不同的管理協(xié)調(diào)方式，各有相應(yīng)的步驟、方法：
1.目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)的步驟、方法
秘書往往草擬目標(biāo)、計(jì)劃草案，能產(chǎn)生不可低估的影響。目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)要求：一是長期、中期和近期的目標(biāo)計(jì)劃一致；二是組織的目標(biāo)計(jì)劃與客觀環(huán)境的發(fā)展要求和變化規(guī)律一致；三是個(gè)人的愿望和要求與組織的目標(biāo)計(jì)劃、局部的目標(biāo)計(jì)劃與整體的目標(biāo)計(jì)劃一致等，秘書維護(hù)的目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)，首先要求在制訂目標(biāo)計(jì)劃之間，就要開展深入全面的調(diào)查研究，預(yù)測組織長遠(yuǎn)和中期發(fā)展的趨勢，準(zhǔn)確了解組織現(xiàn)狀，理順個(gè)人與組織、局部和整體、組織與環(huán)境之間的關(guān)系；其次在草擬過程中要多方征求意見，集思廣益，反復(fù)修改，使之趨于完善。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策確立的目標(biāo)計(jì)劃在執(zhí)行的過程中秘書還要加強(qiáng)信息反饋，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的執(zhí)行偏差和矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)采取協(xié)調(diào)措施。作為綜合辦公機(jī)構(gòu)的秘書部門，還要做好各橫向的職能部門之間，縱向的不同系統(tǒng)，不同層次之間的目標(biāo)計(jì)劃的協(xié)調(diào)，使組織各方面的目標(biāo)計(jì)劃，成為一個(gè)橫向配套?？v向貫通，環(huán)環(huán)緊扣的有機(jī)整體，以維護(hù)組織的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書的目標(biāo)計(jì)劃協(xié)調(diào)工作，體現(xiàn)在輔助決策的全過程中，是其發(fā)揮參謀作用的重要途徑。
2.執(zhí)行措施的協(xié)調(diào)方法
領(lǐng)導(dǎo)決策之后，各職能系統(tǒng)之間、各執(zhí)行環(huán)節(jié)之間是否保持在措施、步調(diào)上的協(xié)調(diào)，直接影響決策執(zhí)行效果，甚至影響到?jīng)Q策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，秘書在決策執(zhí)行過程中，要做好以下方面的執(zhí)行協(xié)調(diào)工作：
(1)全面收集執(zhí)行反饋信息，分析整體運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，發(fā)現(xiàn)失調(diào)趨勢和潛在的因素，立即配合領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行協(xié)調(diào)；
(2)加強(qiáng)督促檢查工作，促使各項(xiàng)執(zhí)行系統(tǒng)按組織決策的目標(biāo)和方案，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；
(3)加強(qiáng)調(diào)查研究，深入實(shí)際，了解實(shí)情，協(xié)助解決執(zhí)行中各子系統(tǒng)遇到的實(shí)際困難和問題，保持整體運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)狀態(tài)；
(4)加強(qiáng)信息溝通，使各執(zhí)行系統(tǒng)動(dòng)態(tài)地把握組織運(yùn)轉(zhuǎn)的整體狀況，自覺地調(diào)整自身的執(zhí)行措施，與組織的整體運(yùn)轉(zhuǎn)保持和諧統(tǒng)一。
(5)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)決策方案的質(zhì)量、數(shù)量、法規(guī)、紀(jì)律方面的要求，以便使執(zhí)行系統(tǒng)以此協(xié)調(diào)自身的執(zhí)行活動(dòng)。
3.工作安排的協(xié)調(diào)方法
管理組織的工作安排，是實(shí)現(xiàn)管理的具體步驟。秘書部門在參與制定和執(zhí)行工作安排時(shí)，需要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。一是要使本單位安排與系統(tǒng)安排、全面安排相協(xié)調(diào)，與所屬各管理層次的工作安排相協(xié)調(diào)，處理好局部安排互相銜接、互相照應(yīng)，若發(fā)現(xiàn)脫節(jié)或空缺，必須約請(qǐng)各方協(xié)商，予以調(diào)整。三是注意執(zhí)行中的調(diào)整和修正。要避免局部安排的調(diào)整會(huì)涉及到其他有關(guān)方面，必要時(shí)相應(yīng)作出變更。更要避免局部調(diào)整可能引起的混亂。四是要及時(shí)收集計(jì)劃執(zhí)行的反饋，若發(fā)現(xiàn)執(zhí)行偏差或計(jì)劃本身的失誤，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出進(jìn)行協(xié)調(diào)的具體方案。
4.督促檢查的協(xié)調(diào)方法
在督促檢查過程中，對(duì)妨礙決策實(shí)施和工作進(jìn)展的各類相關(guān)因素的失調(diào)現(xiàn)象和矛盾、問題，通過協(xié)商和調(diào)整，加以克服，使各相關(guān)方面能夠互相配合，共同努力，協(xié)調(diào)完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。秘書人員在督促檢查中進(jìn)行協(xié)調(diào)，一是要及時(shí)要發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行溝通，化解矛盾，消除分歧；二是深入調(diào)查，對(duì)矛盾突出、關(guān)系很僵、久拖不解的老大難問題，了解其癥結(jié)，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，通過組織措施，予以解決；三是發(fā)現(xiàn)有關(guān)方面確有實(shí)際困難僅靠自身力量很難解決的問題，應(yīng)客觀地向上級(jí)匯報(bào)情況，并建議組織給予必要的支持和幫助，以便恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。
5.運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的協(xié)調(diào)方法
這是指組織整體的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏符合客觀環(huán)境條件發(fā)展變化的要求和組織各子系統(tǒng)、各層次的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，動(dòng)態(tài)地保持和諧統(tǒng)一性。 在組織運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)中，秘書要做好以下幾項(xiàng)工作：
(1)注重收集、處理、分析社會(huì)環(huán)境發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)摸準(zhǔn)時(shí)代的脈搏和社會(huì)發(fā)展的趨勢，
(2)全面地收集和分析反饋信息，把握組織各子系統(tǒng)，各層次的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，綜合分析運(yùn)轉(zhuǎn)的整體狀況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握組織運(yùn)轉(zhuǎn)的態(tài)勢。
(3)一旦出現(xiàn)某個(gè)系統(tǒng)、某個(gè)層次的運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏與整體運(yùn)轉(zhuǎn)失調(diào)，秘書部門應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，查明原因，并提出協(xié)調(diào)的建議方案，領(lǐng)導(dǎo)作出協(xié)調(diào)決定之后秘書部門通過辦文、辦會(huì)、督促檢查等職能活動(dòng)，確保協(xié)調(diào)決定貫徹落實(shí)。組織運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏協(xié)調(diào)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的連續(xù)不斷的過程，秘書部門協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)不斷地進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的協(xié)調(diào)，就能維護(hù)組織適應(yīng)社會(huì)需要，整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(三)相應(yīng)知識(shí)
1.管理與協(xié)調(diào)的關(guān)系
管理主要由計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等環(huán)節(jié)組成。在管理活動(dòng)中，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問題，都有可能造成組織系統(tǒng)的失調(diào)，危及組織最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。有學(xué)者認(rèn)為，組織90%的問題是來自于組織的體制、制度等不健全、不完善或不適應(yīng)環(huán)境的變化。因此，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)并掌握管理的一般規(guī)律，敏銳地洞察組織內(nèi)部矛盾、沖突與管理中潛在問題之間的因果關(guān)系，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決管理中的弊端，從根本上協(xié)調(diào)組織以及組織成員的行為。
2.明確工作制度的特征
工作制度是一種規(guī)范性文件，具有法律、法規(guī)、規(guī)章及其行為規(guī)范所具有的共同性。它的特殊屬性為：其一，工作制度，一般僅限于組織內(nèi)部的有關(guān)人員、有關(guān)活動(dòng)。觸犯者所受到的處罰，限于本組織權(quán)限所及，一般不追究法律責(zé)任，而是行政責(zé)任。其二，工作制度的效力極為特殊。對(duì)上，必須服從于有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章，決不能有任何抵觸；對(duì)組織內(nèi)部的其他文件有約束力，這些文件不得與之相抵觸。其三，工作制度要求規(guī)范、具體，具有很強(qiáng)的操作性。其四，主要的價(jià)值趨向是秩序、效率。它主要是一種內(nèi)部管理性規(guī)范，主要服從于實(shí)現(xiàn)組織管理職能的需要。組織需要以工作制度為粘合劑，將組織各種要素有效地組合成一個(gè)整體，圍繞統(tǒng)一目標(biāo)有序有效地運(yùn)行。
3.制定工作程序時(shí)的幾點(diǎn)注意
程序是指事物運(yùn)動(dòng)過程中必須遵行的前后相連的穩(wěn)定的步驟和系列。
工作程序?qū)Ｖ冈诠ぷ骰顒?dòng)中適應(yīng)工作需要，體現(xiàn)工作規(guī)律的程序。
工作程序的設(shè)計(jì)的基本任務(wù)就是為特定的工作過程或工作環(huán)節(jié)，規(guī)劃和建立了工作步驟系列。制定工作程序時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)明確具體對(duì)象，明確具體目標(biāo)。
(2)明確有關(guān)過程與環(huán)節(jié)的目標(biāo)與任務(wù)。
(3)確定有效完成任務(wù)所需要的工作步驟的內(nèi)容和數(shù)量。
(4)確定各工作步驟間合理的次序。
(5)確定每個(gè)工作步驟應(yīng)采用的方式、方法、技術(shù)手段。
(6)以文字、圖表等形式準(zhǔn)確地表述上述分析規(guī)劃的結(jié)果，形成程序說明、程序手冊(cè)、流程圖、決策表等文件。
工作程序的制定有利于事務(wù)處理過程優(yōu)化；有利于建立穩(wěn)定的工作秩序；有利于減少事務(wù)處理中"多余"的過程，減少了不必要的協(xié)調(diào)和嘗試，省時(shí)、省力、省人；有利于現(xiàn)代化手段的運(yùn)用，使機(jī)器代替人做更多的事情成為可能。
(四)注意事項(xiàng)和要求
1.堅(jiān)持橫向協(xié)調(diào)的原則
(同"關(guān)系協(xié)調(diào)注意事項(xiàng)和要求")
2.當(dāng)好助手，做好參謀
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選準(zhǔn)管理協(xié)調(diào)的方式；理順個(gè)人與組織、局部與整體、組織與環(huán)境之間的關(guān)系；收集各層面情況的反饋信息；調(diào)整管理協(xié)調(diào)的計(jì)劃目標(biāo)；確保管理協(xié)調(diào)的順利進(jìn)行。
二、沖突協(xié)調(diào)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
沖突存在于一切組織之中，一個(gè)健康的組織必須要有適度的沖突，它是矛盾運(yùn)動(dòng)的一種表現(xiàn)形式，也是組織具有活力的表現(xiàn)。沖突協(xié)調(diào)就是努力避免密度、力度過大，程度過烈的沖突，減少?zèng)_突、處理好沖突，使企業(yè)組織平穩(wěn)、健康地發(fā)展。沖突協(xié)調(diào)大體分為三種類型：由于職權(quán)分配或運(yùn)用不當(dāng)形成的事權(quán)沖突；由于分配問題而形成的利益沖突；由于其它矛盾而伴生的情緒沖突。
(二)運(yùn)用沖突協(xié)調(diào)的方法進(jìn)行協(xié)調(diào)
1.事權(quán)沖突協(xié)調(diào)。秘書應(yīng)根據(jù)事權(quán)沖突的不同情況作相應(yīng)的協(xié)調(diào)：若是職權(quán)分配不當(dāng)釀成的失調(diào)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)整和協(xié)調(diào)；若是用權(quán)不當(dāng)引起的失調(diào)，應(yīng)提供文件依據(jù)，約請(qǐng)各方進(jìn)行協(xié)調(diào)；若是職責(zé)重疊、權(quán)力交叉的造成的新問題，可約請(qǐng)相關(guān)方面會(huì)商協(xié)調(diào)，也可請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)主持研究共同解決，或進(jìn)行仲裁協(xié)調(diào)。在事權(quán)中，秘書不能做仲裁的主角，但能起到重要溝通、疏導(dǎo)的協(xié)調(diào)媒介作用。
2.利益沖突協(xié)調(diào)的方法
利益沖突協(xié)調(diào)。利益沖突包括局部與整體之間、局部與局部之間、個(gè)人與組織之間、組織與組織之間出現(xiàn)某一方面或某個(gè)階段利益的沖突，其產(chǎn)生的原因，有分配體制方面，利益分配者方面和有關(guān)關(guān)系發(fā)展變化等多種因素。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行利益沖突協(xié)調(diào)，一是把握信息動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)潛在的引發(fā)利益沖突因素。為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)提供信息依據(jù)和參考方案；二是在草擬決策和工作措施時(shí)，充分考慮各方面的利益關(guān)系分配的合理性參考方案；三是發(fā)現(xiàn)利益沖突后，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)各方根本利益的一致性，引導(dǎo)其從大局著眼，向前看，防止沖突激化，并客觀公正地用協(xié)商的辦法理順利益分配機(jī)制；四是以現(xiàn)行法規(guī)政策為依據(jù)，實(shí)事求是地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂協(xié)調(diào)利益關(guān)系的方案，促進(jìn)沖突的化解。