一、關系協(xié)調(diào)
(一)學習目標
關系協(xié)調(diào)包括幾種類型：同級關系的協(xié)調(diào)，這是指本部門與平級相關部門的關系協(xié)調(diào)；領導關系協(xié)調(diào)，這是指同一領導層領導間的關系協(xié)調(diào)；秘書部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，這是指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間、秘書與秘書部門負責人之間的關系協(xié)調(diào)；秘書機構與職能機構的關系協(xié)調(diào)，這是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)。秘書通過關系協(xié)調(diào)工作，努力使各方面關系融洽，相互配合，相互影響，步調(diào)一致，共同工作。
(二)運用關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.同級關系協(xié)調(diào)的步驟
同級關系的協(xié)調(diào)，一是指本部門與平級的相關部門的協(xié)調(diào)，二是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)。同級部門的協(xié)調(diào)往往是處理某個問題涉及到幾個相關部門的管理權，由秘書部門代表本著向相關部門說明情況，溝通信息，征求意見和交換看法。認識基本一致后，由部門負責人授權各機關秘書部門，一起會商，制定出大家認同的方案，相關部門聯(lián)名向上行文請示或向下行文決議，充分運用各部門的管理職權協(xié)調(diào)統(tǒng)一地解決問題。秘書部門與本單位內(nèi)的各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)，一是要求秘書部門在撰制文件，擬辦、分發(fā)文件、籌辦會議，征集會議議題，以及辦理事務的過程中，與各職能部門加強溝通，充分尊重各職能管理部門的看法和職權。二是在各職能部門之間發(fā)生事權交叉或沖突時，秘書部門發(fā)揮綜合部門的職能作用，促進各相關方面溝通，促進理解與合作，在局部服從整體，維護全面利益的原則指導下，制定出各方面都可接受的解決問題的辦法，協(xié)調(diào)解決問題。
在分工越來越細，相關因素越來越多的現(xiàn)代管理實踐中，橫向的同級關系的協(xié)調(diào)顯得更重要。一項工作任務，往往難以單一地依靠縱向的行政命令，必須注意橫向的協(xié)同配合，形成整體合力。
2.領導關系協(xié)調(diào)的方法
領導關系協(xié)調(diào)，指領導之間的關系協(xié)調(diào)，秘書人員是領導的近身助手，對領導班子人員間的關系是比較了解的，應把維護領導班子的和諧和工作關系的協(xié)調(diào)作為規(guī)范自己工作行為的重要原則。一是要對領導不分親疏，全面作好公務服務；二是不說是道非，不參與領導間的個人糾紛，不在領導間傳遞不利于團結的小道消息；三是在請示匯報時按領導分工對口，不搞多頭請示，避免造成權力交叉和事權沖突；四是列席領導班子辦公會議時，要認真作好會議記錄，并將會議記錄送缺席的領導成員閱知，加強信息溝通，避免產(chǎn)生因溝通不暢出現(xiàn)的誤會。
當領導成員間發(fā)生爭執(zhí)，雙方不夠冷靜時，秘書人員可隨機轉移其注意力，或以請示工作，接電話等方式讓雙方停止爭執(zhí)，，待冷靜下來后再深入進行討論；當領導間因情況不明產(chǎn)生矛盾時，應及時提供全面的客觀情況，促成領導了解實情，統(tǒng)一認識；當領導間出現(xiàn)某些非原則分歧時，秘書人員要善當"和事佬"，促進團結。
3.秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法
秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)，指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間，秘書與秘書部門負責人之間的關系協(xié)調(diào)。其內(nèi)容包括工作分配、分工與合作；中心工作與常規(guī)工作的安排以及秘書個人之間的人際關系協(xié)調(diào)等。
秘書部門內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法簡列如下：
(1)分工合理，忌勞逸不均。
(2)發(fā)揮所長，忌舍長用短。
(3)判定激勵政策，鼓勵人人爭先。
(4)多開展思想交流，及時溝通。
4.秘書機構與職能機構屬于同一管理層次，雖然各有分工，但管理目標和組織的整體利益是一致的，在日常工作中也可能出現(xiàn)某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，秘書應從以下方面保持兩者之間的協(xié)調(diào)配合關系：一要尊重職能機構的職能管理權。辦文、辦會、辦事過程中若遇到涉及職能管理方面的問題，應虛心聽取有關職能機構的意見，學習其有關專業(yè)知識，切忌不懂裝懂，干擾職能機構正常運轉；二要及時做好信息服務。上傳下達，協(xié)助領導為職能機構排憂解難；三是發(fā)現(xiàn)某職能機構準備制發(fā)的文稿有失誤或疏漏，與公文規(guī)范或政策法規(guī)不符時，應及時指出，與起草者共同研究，進行修改，既要嚴肅認真，又要熱情耐心，坦誠地和諧共事，避免工作配合上的失調(diào)。
(三)相應知識
由于各種關系的不和諧，造成組織運轉失調(diào)。秘書人員應對失調(diào)的性狀有較深的認識和分析，力求作到防范于前，及時發(fā)現(xiàn)，妥善解決。
1.失調(diào)的性狀
組織運轉失調(diào)，一般說來，就會出現(xiàn)下列現(xiàn)象：或整體運轉與局部運轉脫離常規(guī)，或相關方面排列和配合紊亂，或目標體系偏離，或運轉節(jié)奏失去穩(wěn)定和發(fā)生混亂，或組織內(nèi)聚力削弱，或與外界物質能量信息的交換失去平衡，或法規(guī)體系失去約束力等等。失調(diào)又有一定特性，使失調(diào)狀態(tài)多種多樣，秘書要針對失調(diào)狀況，開展協(xié)調(diào)工作。
(1)失調(diào)具有層次性。失調(diào)并不都是簡單的、一眼就能看透的。秘書應注意；有些問題表面保持著協(xié)調(diào)假象而深層則已出現(xiàn)嚴重的失調(diào)，防止被假象所惑，盲目樂觀，造成失調(diào)的擴散和延伸；有些問題表面紛繁復雜，而造成失調(diào)的原因卻很單一，要防止在復雜的現(xiàn)象中抓不住本質，釀成更嚴重的失調(diào)；有些問題只是組織正常運轉中偶然發(fā)生的現(xiàn)象，組織體制及各方面的關系并沒有發(fā)生重大變化，要觀察其發(fā)展變化，不要輕易采取協(xié)調(diào)措施，可憑組織正常運轉的慣性和組織機體的內(nèi)聚力和規(guī)范性，自行調(diào)整，解決問題；有些問題，看起來并不嚴重，但卻是一種十分重要的傾向，要善于抓住征兆，采取對策。
(2)失調(diào)具有相關性。組織的整體與部分、部分與部分、以及組織成員之間是相互聯(lián)系、相互作用的整體。因此，一旦某一子系統(tǒng)、某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失調(diào)，就會影響到相關子系統(tǒng)、相關環(huán)節(jié)，乃致組織整體協(xié)調(diào)。根據(jù)這一特性，秘書在協(xié)調(diào)活動中，一是要在處理某一問題時，要綜合分析其相關部分是否產(chǎn)生了連鎖反應，若存在這種連鎖反應，應綜合協(xié)調(diào)，避免留下隱患，出現(xiàn)新的失調(diào)；二是針對已經(jīng)出現(xiàn)的失調(diào)狀況，預測可能發(fā)生的新的失調(diào) ，采取對策，防止擴散；三是關鍵性環(huán)節(jié)進行調(diào)整時，必須同時調(diào)整其相關環(huán)節(jié)，以保證組織整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(3)失調(diào)阻抗。在組織管理中，失調(diào)阻抗就是對失調(diào)現(xiàn)場產(chǎn)生的擴散的抗御能力。組織內(nèi)聚力、組織機能與管理機能越強，失調(diào)阻抗越大。在失調(diào)阻抗大的組織機體內(nèi)，協(xié)調(diào)狀況比較穩(wěn)定，出現(xiàn)失調(diào)后擴散較慢，恢復協(xié)調(diào)較快。秘書人員在實際工作中，協(xié)助領導搞好組織的基礎建設，不斷強化組織機能和管理機能，做到"對人的關心"與"對工作的關心"的和諧統(tǒng)一，就能增強失調(diào)阻抗，提高對失調(diào)的免疫能力，有效地維護組織協(xié)調(diào)。
2.失調(diào)的分析
(1)失調(diào)分析--求同分析：求同分析指尋求有關各方客觀存在的共同之處。這種共同之處越多，協(xié)調(diào)的積極因素越多。秘書在實際工作中，可從以下幾方面入手：一是從長遠目標和根本利益方面，尋求在認識上的共同之處；二是協(xié)調(diào)配合的重要性必要性方面，尋求相依互利的共同之處；三是從失調(diào)前后的變化中，尋求仍未發(fā)生變化的共同之處；四是從失調(diào)已經(jīng)給各相關方面帶來的損失和可能造成的更大損失，尋求共同之處；五是從相互矛盾的結合部，尋求各方可能接受的共同之處。從多側面分析出共同之處并幫助各有關方面清醒地認識到這些共同之處，就為進行協(xié)調(diào)鋪墊了道路。
(2)失調(diào)分析--差異分析：差異分析指對失調(diào)各方面客觀存在的矛盾或不同之處的分析研究。準確、迅速地分析出有關各方的差異，是探求失調(diào)原因的基礎。秘書在差異分析中，應注意的首先是從利益方面分析其差異，利益要求的沖突或利益分配的變更往往會導致一系列失調(diào)；其次是從職責劃分和職權分配方面分析差異，權力沖突或責任不清都可能造成失調(diào)；其三是從客觀要求與實際狀況方面分析差異，兩者不相適應就可能出現(xiàn)失調(diào)；其四是溝通狀況方面分析其差異，溝通渠道、通暢程度的改變等都可能釀成失調(diào)；其五是從有關各方的行為表現(xiàn)分析其差異，相關方面中的一方或幾方協(xié)調(diào)運轉的行為發(fā)生變化，都可能導致關系失調(diào)。
(3)失調(diào)分析--因果分析：在管理活動中，若無新的干擾或變化的作用，組織就會按計劃協(xié)調(diào)運行。出現(xiàn)了干擾原計劃的失調(diào)現(xiàn)象，必然存在導致失調(diào)的原因。組織計劃制訂了每個子系統(tǒng)，每個工作環(huán)節(jié)，每個時序階段應該做的工作和應該取得的結果。若"應該"有的結果和實際取得的結果不相符，就應尋找其原因，從而或者調(diào)整原有計劃，或者調(diào)整執(zhí)行措施，進行協(xié)調(diào)。因果分析就是從失調(diào)的各相關要素中，找出其中的因果關系，為制訂協(xié)調(diào)措施提供依據(jù)。秘書在進行因果分析時可從以下幾方面著手：一是以求同分析的成果前提，分析各相關方面具有已知共同之處的情況下，為什么會出現(xiàn)失調(diào)；二是以差異分析的成果為前提，分析各相關方面存在的諸差異中，分析哪些與失調(diào)直接相關，哪些間接相關，哪些存在著因果關系，哪些是起主導作用的，哪些是伴生現(xiàn)象；三是從與失調(diào)存在相關性的要素中，分析其間的聯(lián)系，從中找出導致失調(diào)的最根本的原因；四是可從各種失調(diào)表象為結果，推尋其原因，也可以失調(diào)表象為原因，推測其發(fā)展變化的后果，以便透徹地把握失調(diào)的來龍去脈，制訂科學有效的協(xié)調(diào)對策。
求同分析、差異分析和因果分析三者是密切相關不可分割的，在失調(diào)分析中往往需要互為依據(jù)，反復思考。其中本質性的共同之處，關鍵性的差異和起主導作用的因果關系，往往是制訂協(xié)調(diào)方案的著重點。
(四)注意事項和要求
1.堅持橫向協(xié)調(diào)的工作原則
(1)從屬原則
從屬原則是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上。秘書工作部門的地位和性質決定了秘書是為領導當參謀、做服務工作的，因此，秘書協(xié)調(diào)實際上是協(xié)助領導做好協(xié)調(diào)工作。這就決定了秘書部門協(xié)調(diào)工作的從屬性質。秘書工作部門在協(xié)助領導從事協(xié)調(diào)工作時，必須擺正位置，做到既主動，又不越權。所謂主動，即充分發(fā)揮主觀能動性，在領導確定協(xié)調(diào)事項后，不等不靠，在職權范圍內(nèi)積極主動地做好工作；需要領導出面協(xié)調(diào)的，要事先做好準備，并提出預案和建議，有的應先行將協(xié)調(diào)工作完成在相應層次上，盡量減少或避免讓領導直接出面充當協(xié)調(diào)者；協(xié)調(diào)過程中要及時研究分析動向，準確地為領導提供所需的各項材料、依據(jù)；協(xié)調(diào)后主動搞好督促檢查，及時向領導反饋落實情況。所謂不越權，就是要嚴格按照領導意圖去辦事，對于自己把握不準的問題要多匯報，多請示，務必事先征得領導的同意，不要隨便更改領導協(xié)調(diào)意見，不要對重大問題隨意表態(tài)，貫徹落實中遇到新情況，不可自作主張、擅自決定。
(2)依法原則
所謂依法原則，是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)中必須堅持原則，嚴格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題。協(xié)調(diào)是消除分歧、化解矛盾、理順關系、統(tǒng)一步調(diào)的過程，而不是無原則地搞調(diào)和，充當"和事佬"。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和完善，社會主義民主法制的不斷健全，依法辦事，依法行政顯得愈來愈重要了。依法原則要求在進行協(xié)調(diào)時，要用合不合法、符合不符合政策來作為判斷是非、處理問題的依據(jù)；要從全局著眼，從長遠利益出發(fā)，正確處理好國家、集體、個人三者關系；同時，在進行協(xié)調(diào)時，要以法律法規(guī)和政策為先導，把大家的意見統(tǒng)一到法令和政策上來，用政策法令去疏導、說明和教育當事者，避免個人意志代替法律政策。
(3)調(diào)查研究原則
調(diào)查研究原則要求秘書工作部門在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究，堅持實事求是，一切從實際出發(fā)。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問題的基礎，也是做好協(xié)調(diào)工作的基本功。秘書工作部門在進行協(xié)調(diào)工作之前，必須認真調(diào)查研究，掌握情況，搞清矛盾的焦點及其來龍去脈，對各方面提出的意見、陳述的理由，都要本著實事求是的態(tài)度進行分析，然后才能提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)決定。情況不明，是非不清，匆忙草率是不可能進行公正的、行之有效的協(xié)調(diào)的。
(一)學習目標
關系協(xié)調(diào)包括幾種類型：同級關系的協(xié)調(diào)，這是指本部門與平級相關部門的關系協(xié)調(diào)；領導關系協(xié)調(diào)，這是指同一領導層領導間的關系協(xié)調(diào)；秘書部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，這是指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間、秘書與秘書部門負責人之間的關系協(xié)調(diào)；秘書機構與職能機構的關系協(xié)調(diào)，這是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)。秘書通過關系協(xié)調(diào)工作，努力使各方面關系融洽，相互配合，相互影響，步調(diào)一致，共同工作。
(二)運用關系協(xié)調(diào)的方法進行協(xié)調(diào)
1.同級關系協(xié)調(diào)的步驟
同級關系的協(xié)調(diào)，一是指本部門與平級的相關部門的協(xié)調(diào)，二是指秘書部門與本單位各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)。同級部門的協(xié)調(diào)往往是處理某個問題涉及到幾個相關部門的管理權，由秘書部門代表本著向相關部門說明情況，溝通信息，征求意見和交換看法。認識基本一致后，由部門負責人授權各機關秘書部門，一起會商，制定出大家認同的方案，相關部門聯(lián)名向上行文請示或向下行文決議，充分運用各部門的管理職權協(xié)調(diào)統(tǒng)一地解決問題。秘書部門與本單位內(nèi)的各職能管理部門之間的關系協(xié)調(diào)，一是要求秘書部門在撰制文件，擬辦、分發(fā)文件、籌辦會議，征集會議議題，以及辦理事務的過程中，與各職能部門加強溝通，充分尊重各職能管理部門的看法和職權。二是在各職能部門之間發(fā)生事權交叉或沖突時，秘書部門發(fā)揮綜合部門的職能作用，促進各相關方面溝通，促進理解與合作，在局部服從整體，維護全面利益的原則指導下，制定出各方面都可接受的解決問題的辦法，協(xié)調(diào)解決問題。
在分工越來越細，相關因素越來越多的現(xiàn)代管理實踐中，橫向的同級關系的協(xié)調(diào)顯得更重要。一項工作任務，往往難以單一地依靠縱向的行政命令，必須注意橫向的協(xié)同配合，形成整體合力。
2.領導關系協(xié)調(diào)的方法
領導關系協(xié)調(diào)，指領導之間的關系協(xié)調(diào)，秘書人員是領導的近身助手，對領導班子人員間的關系是比較了解的，應把維護領導班子的和諧和工作關系的協(xié)調(diào)作為規(guī)范自己工作行為的重要原則。一是要對領導不分親疏，全面作好公務服務；二是不說是道非，不參與領導間的個人糾紛，不在領導間傳遞不利于團結的小道消息；三是在請示匯報時按領導分工對口，不搞多頭請示，避免造成權力交叉和事權沖突；四是列席領導班子辦公會議時，要認真作好會議記錄，并將會議記錄送缺席的領導成員閱知，加強信息溝通，避免產(chǎn)生因溝通不暢出現(xiàn)的誤會。
當領導成員間發(fā)生爭執(zhí)，雙方不夠冷靜時，秘書人員可隨機轉移其注意力，或以請示工作，接電話等方式讓雙方停止爭執(zhí)，，待冷靜下來后再深入進行討論；當領導間因情況不明產(chǎn)生矛盾時，應及時提供全面的客觀情況，促成領導了解實情，統(tǒng)一認識；當領導間出現(xiàn)某些非原則分歧時，秘書人員要善當"和事佬"，促進團結。
3.秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法
秘書部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)，指秘書部門內(nèi)部的秘書人員之間，秘書與秘書部門負責人之間的關系協(xié)調(diào)。其內(nèi)容包括工作分配、分工與合作；中心工作與常規(guī)工作的安排以及秘書個人之間的人際關系協(xié)調(diào)等。
秘書部門內(nèi)部協(xié)調(diào)的方法簡列如下：
(1)分工合理，忌勞逸不均。
(2)發(fā)揮所長，忌舍長用短。
(3)判定激勵政策，鼓勵人人爭先。
(4)多開展思想交流，及時溝通。
4.秘書機構與職能機構屬于同一管理層次，雖然各有分工，但管理目標和組織的整體利益是一致的，在日常工作中也可能出現(xiàn)某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，秘書應從以下方面保持兩者之間的協(xié)調(diào)配合關系：一要尊重職能機構的職能管理權。辦文、辦會、辦事過程中若遇到涉及職能管理方面的問題，應虛心聽取有關職能機構的意見，學習其有關專業(yè)知識，切忌不懂裝懂，干擾職能機構正常運轉；二要及時做好信息服務。上傳下達，協(xié)助領導為職能機構排憂解難；三是發(fā)現(xiàn)某職能機構準備制發(fā)的文稿有失誤或疏漏，與公文規(guī)范或政策法規(guī)不符時，應及時指出，與起草者共同研究，進行修改，既要嚴肅認真，又要熱情耐心，坦誠地和諧共事，避免工作配合上的失調(diào)。
(三)相應知識
由于各種關系的不和諧，造成組織運轉失調(diào)。秘書人員應對失調(diào)的性狀有較深的認識和分析，力求作到防范于前，及時發(fā)現(xiàn)，妥善解決。
1.失調(diào)的性狀
組織運轉失調(diào)，一般說來，就會出現(xiàn)下列現(xiàn)象：或整體運轉與局部運轉脫離常規(guī)，或相關方面排列和配合紊亂，或目標體系偏離，或運轉節(jié)奏失去穩(wěn)定和發(fā)生混亂，或組織內(nèi)聚力削弱，或與外界物質能量信息的交換失去平衡，或法規(guī)體系失去約束力等等。失調(diào)又有一定特性，使失調(diào)狀態(tài)多種多樣，秘書要針對失調(diào)狀況，開展協(xié)調(diào)工作。
(1)失調(diào)具有層次性。失調(diào)并不都是簡單的、一眼就能看透的。秘書應注意；有些問題表面保持著協(xié)調(diào)假象而深層則已出現(xiàn)嚴重的失調(diào)，防止被假象所惑，盲目樂觀，造成失調(diào)的擴散和延伸；有些問題表面紛繁復雜，而造成失調(diào)的原因卻很單一，要防止在復雜的現(xiàn)象中抓不住本質，釀成更嚴重的失調(diào)；有些問題只是組織正常運轉中偶然發(fā)生的現(xiàn)象，組織體制及各方面的關系并沒有發(fā)生重大變化，要觀察其發(fā)展變化，不要輕易采取協(xié)調(diào)措施，可憑組織正常運轉的慣性和組織機體的內(nèi)聚力和規(guī)范性，自行調(diào)整，解決問題；有些問題，看起來并不嚴重，但卻是一種十分重要的傾向，要善于抓住征兆，采取對策。
(2)失調(diào)具有相關性。組織的整體與部分、部分與部分、以及組織成員之間是相互聯(lián)系、相互作用的整體。因此，一旦某一子系統(tǒng)、某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失調(diào)，就會影響到相關子系統(tǒng)、相關環(huán)節(jié)，乃致組織整體協(xié)調(diào)。根據(jù)這一特性，秘書在協(xié)調(diào)活動中，一是要在處理某一問題時，要綜合分析其相關部分是否產(chǎn)生了連鎖反應，若存在這種連鎖反應，應綜合協(xié)調(diào)，避免留下隱患，出現(xiàn)新的失調(diào)；二是針對已經(jīng)出現(xiàn)的失調(diào)狀況，預測可能發(fā)生的新的失調(diào) ，采取對策，防止擴散；三是關鍵性環(huán)節(jié)進行調(diào)整時，必須同時調(diào)整其相關環(huán)節(jié)，以保證組織整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
(3)失調(diào)阻抗。在組織管理中，失調(diào)阻抗就是對失調(diào)現(xiàn)場產(chǎn)生的擴散的抗御能力。組織內(nèi)聚力、組織機能與管理機能越強，失調(diào)阻抗越大。在失調(diào)阻抗大的組織機體內(nèi)，協(xié)調(diào)狀況比較穩(wěn)定，出現(xiàn)失調(diào)后擴散較慢，恢復協(xié)調(diào)較快。秘書人員在實際工作中，協(xié)助領導搞好組織的基礎建設，不斷強化組織機能和管理機能，做到"對人的關心"與"對工作的關心"的和諧統(tǒng)一，就能增強失調(diào)阻抗，提高對失調(diào)的免疫能力，有效地維護組織協(xié)調(diào)。
2.失調(diào)的分析
(1)失調(diào)分析--求同分析：求同分析指尋求有關各方客觀存在的共同之處。這種共同之處越多，協(xié)調(diào)的積極因素越多。秘書在實際工作中，可從以下幾方面入手：一是從長遠目標和根本利益方面，尋求在認識上的共同之處；二是協(xié)調(diào)配合的重要性必要性方面，尋求相依互利的共同之處；三是從失調(diào)前后的變化中，尋求仍未發(fā)生變化的共同之處；四是從失調(diào)已經(jīng)給各相關方面帶來的損失和可能造成的更大損失，尋求共同之處；五是從相互矛盾的結合部，尋求各方可能接受的共同之處。從多側面分析出共同之處并幫助各有關方面清醒地認識到這些共同之處，就為進行協(xié)調(diào)鋪墊了道路。
(2)失調(diào)分析--差異分析：差異分析指對失調(diào)各方面客觀存在的矛盾或不同之處的分析研究。準確、迅速地分析出有關各方的差異，是探求失調(diào)原因的基礎。秘書在差異分析中，應注意的首先是從利益方面分析其差異，利益要求的沖突或利益分配的變更往往會導致一系列失調(diào)；其次是從職責劃分和職權分配方面分析差異，權力沖突或責任不清都可能造成失調(diào)；其三是從客觀要求與實際狀況方面分析差異，兩者不相適應就可能出現(xiàn)失調(diào)；其四是溝通狀況方面分析其差異，溝通渠道、通暢程度的改變等都可能釀成失調(diào)；其五是從有關各方的行為表現(xiàn)分析其差異，相關方面中的一方或幾方協(xié)調(diào)運轉的行為發(fā)生變化，都可能導致關系失調(diào)。
(3)失調(diào)分析--因果分析：在管理活動中，若無新的干擾或變化的作用，組織就會按計劃協(xié)調(diào)運行。出現(xiàn)了干擾原計劃的失調(diào)現(xiàn)象，必然存在導致失調(diào)的原因。組織計劃制訂了每個子系統(tǒng)，每個工作環(huán)節(jié)，每個時序階段應該做的工作和應該取得的結果。若"應該"有的結果和實際取得的結果不相符，就應尋找其原因，從而或者調(diào)整原有計劃，或者調(diào)整執(zhí)行措施，進行協(xié)調(diào)。因果分析就是從失調(diào)的各相關要素中，找出其中的因果關系，為制訂協(xié)調(diào)措施提供依據(jù)。秘書在進行因果分析時可從以下幾方面著手：一是以求同分析的成果前提，分析各相關方面具有已知共同之處的情況下，為什么會出現(xiàn)失調(diào)；二是以差異分析的成果為前提，分析各相關方面存在的諸差異中，分析哪些與失調(diào)直接相關，哪些間接相關，哪些存在著因果關系，哪些是起主導作用的，哪些是伴生現(xiàn)象；三是從與失調(diào)存在相關性的要素中，分析其間的聯(lián)系，從中找出導致失調(diào)的最根本的原因；四是可從各種失調(diào)表象為結果，推尋其原因，也可以失調(diào)表象為原因，推測其發(fā)展變化的后果，以便透徹地把握失調(diào)的來龍去脈，制訂科學有效的協(xié)調(diào)對策。
求同分析、差異分析和因果分析三者是密切相關不可分割的，在失調(diào)分析中往往需要互為依據(jù)，反復思考。其中本質性的共同之處，關鍵性的差異和起主導作用的因果關系，往往是制訂協(xié)調(diào)方案的著重點。
(四)注意事項和要求
1.堅持橫向協(xié)調(diào)的工作原則
(1)從屬原則
從屬原則是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬位置上。秘書工作部門的地位和性質決定了秘書是為領導當參謀、做服務工作的，因此，秘書協(xié)調(diào)實際上是協(xié)助領導做好協(xié)調(diào)工作。這就決定了秘書部門協(xié)調(diào)工作的從屬性質。秘書工作部門在協(xié)助領導從事協(xié)調(diào)工作時，必須擺正位置，做到既主動，又不越權。所謂主動，即充分發(fā)揮主觀能動性，在領導確定協(xié)調(diào)事項后，不等不靠，在職權范圍內(nèi)積極主動地做好工作；需要領導出面協(xié)調(diào)的，要事先做好準備，并提出預案和建議，有的應先行將協(xié)調(diào)工作完成在相應層次上，盡量減少或避免讓領導直接出面充當協(xié)調(diào)者；協(xié)調(diào)過程中要及時研究分析動向，準確地為領導提供所需的各項材料、依據(jù)；協(xié)調(diào)后主動搞好督促檢查，及時向領導反饋落實情況。所謂不越權，就是要嚴格按照領導意圖去辦事，對于自己把握不準的問題要多匯報，多請示，務必事先征得領導的同意，不要隨便更改領導協(xié)調(diào)意見，不要對重大問題隨意表態(tài)，貫徹落實中遇到新情況，不可自作主張、擅自決定。
(2)依法原則
所謂依法原則，是指秘書工作部門在協(xié)調(diào)中必須堅持原則，嚴格依照法律法規(guī)及政策規(guī)章處理問題。協(xié)調(diào)是消除分歧、化解矛盾、理順關系、統(tǒng)一步調(diào)的過程，而不是無原則地搞調(diào)和，充當"和事佬"。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和完善，社會主義民主法制的不斷健全，依法辦事，依法行政顯得愈來愈重要了。依法原則要求在進行協(xié)調(diào)時，要用合不合法、符合不符合政策來作為判斷是非、處理問題的依據(jù)；要從全局著眼，從長遠利益出發(fā)，正確處理好國家、集體、個人三者關系；同時，在進行協(xié)調(diào)時，要以法律法規(guī)和政策為先導，把大家的意見統(tǒng)一到法令和政策上來，用政策法令去疏導、說明和教育當事者，避免個人意志代替法律政策。
(3)調(diào)查研究原則
調(diào)查研究原則要求秘書工作部門在協(xié)調(diào)中要注意調(diào)查研究，堅持實事求是，一切從實際出發(fā)。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)處理問題的基礎，也是做好協(xié)調(diào)工作的基本功。秘書工作部門在進行協(xié)調(diào)工作之前，必須認真調(diào)查研究，掌握情況，搞清矛盾的焦點及其來龍去脈，對各方面提出的意見、陳述的理由，都要本著實事求是的態(tài)度進行分析，然后才能提出協(xié)調(diào)意見，作出協(xié)調(diào)決定。情況不明，是非不清，匆忙草率是不可能進行公正的、行之有效的協(xié)調(diào)的。