作為一名秘書，不僅需要能夠起草出內(nèi)容正確、表達簡潔準確的公文，而且需要能夠按照《國家行政機關公文格式》（GB/T9704-1999，以下簡稱《格式》）的要求制作出精美的標準格式公文。
如果使用方正飛騰、PageMaker等專業(yè)排版軟件，制作標準格式公文是一件非常簡單的事情，但是，現(xiàn)實情況是，在大多數(shù)的中小機關和企事業(yè)單位，并沒有購買和安裝這類專業(yè)排版軟件，大多數(shù)的秘書人員也并不掌握這些專業(yè)排版軟件的使用技巧。
那么，使用我們最常見、最常用的文字處理軟件word能否制作出符合《格式》要求的標準格式公文呢？答案是肯定的。只不過我們需要提前掌握一些平時使用不到的有關word的專業(yè)知識。
與制作標準格式公文有關的word專業(yè)知識介紹
（一）字符大小的表示方法
在word中，單個字符的大小是用字號和磅數(shù)來表示的，也就是說，在word中，當我們需要設置某些字符的大小時，既可以在格式工具欄的字符大小設置框的下拉列表中選擇某個字號，也可以直接在設置框中輸入某個數(shù)值，來表示字符大小的磅數(shù)。而且輸入的數(shù)值并不局限于下拉列表中列出的常用數(shù)值，而是可以輸入一個介于1和1638之間的任意值。
那么，字號和磅數(shù)之間是一個什么的對應關系呢？下表列出了word中設置的各個字號與磅數(shù)的對應關系。掌握了這種對應關系，我們就可以在需要的時候在二者之間相互換算。
了解了字號和磅數(shù)的對應關系之后，我們還需要了解的另一個問題，就是“磅”是一個什么樣的度量單位？它和其他的常用度量單位比如“毫米”之間怎么換算？
“磅”是電腦系統(tǒng)中常用的一個度量字符大小和字距、行距的長度單位，它是英文“point”的音譯，也可以意譯為“點”，和我們平時見到的重量單位“磅”是兩個完全不同的概念。
“磅”與“英寸”、“毫米”之間的換算關系是：1磅等于1/72英寸，即0.3527mm。
（二）漢字的形狀及其變化
在電腦系統(tǒng)的字庫中，漢字的形狀都是正方形的，即每個漢字在版面中所占的位置都是一個高度和寬度相等的正方形區(qū)域。但是，根據(jù)工作的需要，我們可以通過相應的格式設置來改變每一個漢字的形狀，使之變成高度大于寬度的縱向長方形或者是寬度大于高度的橫向長方形。
設置的方法是，選中需要改變形狀的字符，單擊“格式”→“字體”，打開“字體”設置對話框，選擇其中的“字符間距”選項卡，在選項卡中“縮放”后面的比例設置下拉列表框中選擇或者輸入一個百分數(shù)，當選擇或者輸入的數(shù)值大于100%的時候，字形為寬度大于高度的橫向長方形，當選擇或者輸入的數(shù)值小于100%的時候，字形為高度大于寬度的縱向長方形。也就是說，這個百分數(shù)就是字符寬度與字符高度的比值。比如，根據(jù)《格式》的要求，公文中“發(fā)文機關標識”的字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm。這就要求我們，在標注“發(fā)文機關標識”的時候，要使“發(fā)文機關標識”的字符高度盡量接近22mm，即62磅，這樣才能做到醒目；同時，要使每個字符的寬度盡量接近15mm，這樣就可以使每個字符都呈現(xiàn)高度大于寬度的縱向長方形，看起來比較美觀。
由于設置字符的大小只能同時設置字符的高度和寬度，因此，要想滿足《格式》的這個要求，就必須通過字符的“縮放”來設置。我們用15mm除以22mm，可以得到能夠滿足這種要求的字符的寬高比約等于68%。設置的時候，我們先把“發(fā)文機關標識”的字符選中，在“字符大小”設置框中輸入“62”，然后，打開“字體”設置對話框，把“縮放”比例設置為68%就可以了。
（三）行距的含義及其設置
行距，顧名思義，是指兩行字符之間的距離，即從上一行字符的下邊緣到相鄰的下一行字符的上邊緣的垂直距離。但是，在word的行距設置中，行距的值并不是指的這個距離。
在word的行距設置中，我們所選擇或者輸入的數(shù)值，都是指從一行字符的水平中心線同時向上下兩個方向延伸所得到的兩個方向的距離之和，單位是“磅”。如果在這個以字符的水平中心線為中點的距離內(nèi)，字符上下兩側空白區(qū)域的高度之和與字符高度相等，這種大小的行距就叫單倍行距，以此類推，這個空白區(qū)域高度之和是字符高度的幾倍，就叫幾倍行距。
在word的默認設置中，我們輸入的任何一行字符，都是單倍行距。
了解了word中行距的真正含義，我們就可以在公文排版的時候，利用輸入回車符并設置回車符的大小和行距，來精確地定位公文中某個要素的位置，以克服word排版中不能使用輔助線和自由移動文本塊來精確定位某個版面要素的缺點。
比如，《格式》中要求，下行文中，發(fā)文機關標識的上邊緣至版心的上邊緣距離為25mm，我們就可以在版心的第一行輸入一個高度為71磅（即25mm）的回車符，并把它的行距也設置成71磅，以消除回車符上下兩側的空白區(qū)域。然后，在第二行輸入發(fā)文機關標識的內(nèi)容，并把該行字符的行距設置為與該行字符的高度相同，就使發(fā)文機關標識的位置完全滿足了《格式》的要求。
精確設置行距的方法是：選中回車符或字符，單擊“格式”→“段落”，打開“段落”對話框，選擇“縮進和間距”選項卡，在“行距”下面的下拉列表框中選擇“固定值”，在“行距”設置的下拉列表框右側有一個“設置值”選擇框，選擇或者輸入所需的磅值，如“71磅”、“62磅”，單擊確定。
如果使用方正飛騰、PageMaker等專業(yè)排版軟件，制作標準格式公文是一件非常簡單的事情，但是，現(xiàn)實情況是，在大多數(shù)的中小機關和企事業(yè)單位，并沒有購買和安裝這類專業(yè)排版軟件，大多數(shù)的秘書人員也并不掌握這些專業(yè)排版軟件的使用技巧。
那么，使用我們最常見、最常用的文字處理軟件word能否制作出符合《格式》要求的標準格式公文呢？答案是肯定的。只不過我們需要提前掌握一些平時使用不到的有關word的專業(yè)知識。
與制作標準格式公文有關的word專業(yè)知識介紹
（一）字符大小的表示方法
在word中，單個字符的大小是用字號和磅數(shù)來表示的，也就是說，在word中，當我們需要設置某些字符的大小時，既可以在格式工具欄的字符大小設置框的下拉列表中選擇某個字號，也可以直接在設置框中輸入某個數(shù)值，來表示字符大小的磅數(shù)。而且輸入的數(shù)值并不局限于下拉列表中列出的常用數(shù)值，而是可以輸入一個介于1和1638之間的任意值。
那么，字號和磅數(shù)之間是一個什么的對應關系呢？下表列出了word中設置的各個字號與磅數(shù)的對應關系。掌握了這種對應關系，我們就可以在需要的時候在二者之間相互換算。
了解了字號和磅數(shù)的對應關系之后，我們還需要了解的另一個問題，就是“磅”是一個什么樣的度量單位？它和其他的常用度量單位比如“毫米”之間怎么換算？
“磅”是電腦系統(tǒng)中常用的一個度量字符大小和字距、行距的長度單位，它是英文“point”的音譯，也可以意譯為“點”，和我們平時見到的重量單位“磅”是兩個完全不同的概念。
“磅”與“英寸”、“毫米”之間的換算關系是：1磅等于1/72英寸，即0.3527mm。
（二）漢字的形狀及其變化
在電腦系統(tǒng)的字庫中，漢字的形狀都是正方形的，即每個漢字在版面中所占的位置都是一個高度和寬度相等的正方形區(qū)域。但是，根據(jù)工作的需要，我們可以通過相應的格式設置來改變每一個漢字的形狀，使之變成高度大于寬度的縱向長方形或者是寬度大于高度的橫向長方形。
設置的方法是，選中需要改變形狀的字符，單擊“格式”→“字體”，打開“字體”設置對話框，選擇其中的“字符間距”選項卡，在選項卡中“縮放”后面的比例設置下拉列表框中選擇或者輸入一個百分數(shù)，當選擇或者輸入的數(shù)值大于100%的時候，字形為寬度大于高度的橫向長方形，當選擇或者輸入的數(shù)值小于100%的時候，字形為高度大于寬度的縱向長方形。也就是說，這個百分數(shù)就是字符寬度與字符高度的比值。比如，根據(jù)《格式》的要求，公文中“發(fā)文機關標識”的字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm。這就要求我們，在標注“發(fā)文機關標識”的時候，要使“發(fā)文機關標識”的字符高度盡量接近22mm，即62磅，這樣才能做到醒目；同時，要使每個字符的寬度盡量接近15mm，這樣就可以使每個字符都呈現(xiàn)高度大于寬度的縱向長方形，看起來比較美觀。
由于設置字符的大小只能同時設置字符的高度和寬度，因此，要想滿足《格式》的這個要求，就必須通過字符的“縮放”來設置。我們用15mm除以22mm，可以得到能夠滿足這種要求的字符的寬高比約等于68%。設置的時候，我們先把“發(fā)文機關標識”的字符選中，在“字符大小”設置框中輸入“62”，然后，打開“字體”設置對話框，把“縮放”比例設置為68%就可以了。
（三）行距的含義及其設置
行距，顧名思義，是指兩行字符之間的距離，即從上一行字符的下邊緣到相鄰的下一行字符的上邊緣的垂直距離。但是，在word的行距設置中，行距的值并不是指的這個距離。
在word的行距設置中，我們所選擇或者輸入的數(shù)值，都是指從一行字符的水平中心線同時向上下兩個方向延伸所得到的兩個方向的距離之和，單位是“磅”。如果在這個以字符的水平中心線為中點的距離內(nèi)，字符上下兩側空白區(qū)域的高度之和與字符高度相等，這種大小的行距就叫單倍行距，以此類推，這個空白區(qū)域高度之和是字符高度的幾倍，就叫幾倍行距。
在word的默認設置中，我們輸入的任何一行字符，都是單倍行距。
了解了word中行距的真正含義，我們就可以在公文排版的時候，利用輸入回車符并設置回車符的大小和行距，來精確地定位公文中某個要素的位置，以克服word排版中不能使用輔助線和自由移動文本塊來精確定位某個版面要素的缺點。
比如，《格式》中要求，下行文中，發(fā)文機關標識的上邊緣至版心的上邊緣距離為25mm，我們就可以在版心的第一行輸入一個高度為71磅（即25mm）的回車符，并把它的行距也設置成71磅，以消除回車符上下兩側的空白區(qū)域。然后，在第二行輸入發(fā)文機關標識的內(nèi)容，并把該行字符的行距設置為與該行字符的高度相同，就使發(fā)文機關標識的位置完全滿足了《格式》的要求。
精確設置行距的方法是：選中回車符或字符，單擊“格式”→“段落”，打開“段落”對話框，選擇“縮進和間距”選項卡，在“行距”下面的下拉列表框中選擇“固定值”，在“行距”設置的下拉列表框右側有一個“設置值”選擇框，選擇或者輸入所需的磅值，如“71磅”、“62磅”，單擊確定。