第十一章 公文辦理程序
1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？
答：公文處理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)。
收文辦理程序主要有：
⑴ 簽收、拆封與登記 ⑵ 分發(fā)與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦
2 機(jī)關(guān)收文的主要來(lái)源有哪些？簽收公文要注意哪些問(wèn)題？
答：機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來(lái)源：⑴ 機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)要件 ⑵ 郵局送來(lái)的掛號(hào)函件和電報(bào) ⑶ 外機(jī)關(guān)和部門直接送來(lái)的文件材料
簽收公文要做到“四查清”：
⑴ 查清信封或信筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收。
⑵ 查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致。
⑶ 查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因。
⑷ 查清文件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。
3 收文登記的作用是什么？收文登記的范圍有哪些？
答：收文登記的作用是：
⑴ 便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失 ⑵ 便于檢查和檢索文件
⑶ 便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 ⑷ 作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)
收文登記的范圍有：
⑴ 上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件。
⑵ 下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示性、報(bào)告性文件。
⑶ 重要的帶有密級(jí)的刊物、資料。
⑷ 其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件。
⑸ 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。
4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點(diǎn)？
答：收文登記的形式，一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。
⑴ 簿冊(cè)式登記的優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記。
⑵ 聯(lián)單式登記的優(yōu)點(diǎn)是，可以減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目，簡(jiǎn)化登記手續(xù)。
⑶ 卡片式登記的好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進(jìn)行分類排列。
5 簡(jiǎn)述公文分發(fā)的原則與要求。
答：⑴ 對(duì)那些方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮型文件，或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，以及文書人員還不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
⑵ 對(duì)那些屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。
⑶ 對(duì)來(lái)文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文件，要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的承辦部門或主管人分送。
⑷ 在文件件數(shù)少、閱辦閱知部門多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送。
⑸ 公文的分發(fā)要建立登記交接制度，以便及時(shí)收回，防止文件散失。
6 公文的傳閱應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題？
答：⑴ 傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門傳閱，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象。
⑵ 傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。
⑶ 在傳閱過(guò)程中傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理。
⑷ 每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。
7 為什么說(shuō)擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？怎樣做好公文擬辦工作？
答：擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。
做好擬辦工作，要求做到以下幾點(diǎn)：
⑴ 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來(lái)文的北京，查明問(wèn)題的癥結(jié)所在，以便有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的擬辦意見(jiàn)。
⑵ 要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見(jiàn)既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。
⑶ 要熟悉業(yè)務(wù)。要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況。
⑷ 擬辦意見(jiàn)要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
⑸ 擬辦意見(jiàn)不是具體的承辦計(jì)劃和方案，文字要簡(jiǎn)明扼要，除講明簡(jiǎn)單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見(jiàn)之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。
8 簡(jiǎn)述公文批辦的作用及主要內(nèi)容。
答：批辦的作用就在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神，工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。
批辦的主要內(nèi)容：
⑴ 提出處理該份文件所述問(wèn)題的原則和方法。
⑵ 提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人、規(guī)定承辦的時(shí)限。
⑶ 凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
⑷ 各項(xiàng)批辦意見(jiàn)，均應(yīng)鄭重地填寫《公文處理單》的“批辦意見(jiàn)”欄目?jī)?nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。
9 為什么說(shuō)承辦是公文處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？承辦公文要注意哪些問(wèn)題？
答：承辦在公文處理工作中是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。任何一份公文都是為了解決一定的問(wèn)題而形成的。問(wèn)題如何解決，公文辦理是否及時(shí)，就在承辦這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。
承辦部門或承辦人員在處理來(lái)文過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見(jiàn)的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)辦理，不得延誤推諉。
⑵ 對(duì)沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見(jiàn)的公文，即一般性公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
⑶ 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文草稿請(qǐng)有關(guān)部門或單位會(huì)上，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
⑷ 來(lái)文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人員要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。
10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區(qū)別。
答：催辦工作應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：
⑴ 要明確催辦范圍 ⑵ 要將催辦落實(shí) ⑶ 要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)
查辦工作其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問(wèn)題：
⑴ 黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況。
⑵ 各種會(huì)議的決辦事項(xiàng)。
⑶ 文件、電報(bào)的擬辦、批復(fù)事項(xiàng)。
⑷ 對(duì)需要解決的重大問(wèn)題提出查辦意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。
⑸ 領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦的事項(xiàng)。
從機(jī)關(guān)文書部門的工作來(lái)說(shuō)，查辦和催辦都是對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查或催詢，其區(qū)別在于：
⑴ 承辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文，文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。
⑵ 查辦的問(wèn)題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，即通過(guò)文字表達(dá)形式對(duì)所要進(jìn)行查辦的事項(xiàng)登記上賬，提出明確的質(zhì)與量的規(guī)定和應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)要求，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施，對(duì)查辦的結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的。
11 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？
答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費(fèi)多少時(shí)間。機(jī)關(guān)工作人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己經(jīng)辦的事應(yīng)該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來(lái)龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務(wù)的完成，也有利于他人和有關(guān)工作的順利進(jìn)行。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
⑴ 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。
⑵ 需要辦理復(fù)文的文件，辦完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)。
⑶ 用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
⑷ 不需復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。
12 公文在起草過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意哪些具體問(wèn)題？
答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。
⑵ 擬寫的文稿要達(dá)到如下的要求：情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
⑶ 文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體的年、月、日。
⑷ 在文件擬稿中，如要引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。
⑸ 在文件擬稿中，涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國(guó)家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。
⑹ 擬寫文稿，在使用簡(jiǎn)短時(shí)應(yīng)先用全稱，并加以注明。
⑺ 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
13 公文審核的重點(diǎn)是什么？簡(jiǎn)述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容。
答：公文審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
公文審核中“六查”的主要內(nèi)容：
⑴ 查是否需要行文，以什么名義行文。
⑵ 查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。
⑶ 查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。
⑷ 查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。
⑸ 查文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
⑹ 查公文格式是否符合規(guī)定。
14 為什么說(shuō)簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題？
答：公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一個(gè)重要表現(xiàn)，是一件及其嚴(yán)肅的事情，必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)。
⑵ 以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
⑶ 簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)付完全責(zé)任。
⑷ 文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
⑸ 幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)廉署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。
15 簡(jiǎn)述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。
答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備。
⑵ 文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
⑶ 編排發(fā)文字號(hào)。
⑷ 對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度的公文進(jìn)行標(biāo)注。
⑸ 確定分送單位和印制份數(shù)。
16 繕印與校對(duì)公文有哪些要求？
答：繕印公文要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及換掉層次、段落。
⑵ 繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無(wú)誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁(yè)面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。
⑶ 繕印公文不要出現(xiàn)末頁(yè)無(wú)正文的現(xiàn)象。
⑷ 繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。
⑸ 公文的繕印要建立登記制度。
校對(duì)公文必須注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 公文的校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)。
⑵ 校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制，特別重要的文件，還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”。
⑶ 校對(duì)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)標(biāo)明，在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字處加字或減字。
⑷ 校對(duì)完畢后，應(yīng)對(duì)文件的格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無(wú)誤后，校對(duì)人在校樣上簽字，然后付印。
17 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問(wèn)題？
答：公文用印要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后始得用印。
⑵ 公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
⑶ 兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。
⑷ 公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或者單位相一致。
⑸ 公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印。
發(fā)文登記一般采用簿冊(cè)式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機(jī)關(guān)采用這種方式。
⑴ 內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿。
封發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。
⑵ 收文機(jī)關(guān)的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。
⑶ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒(méi)有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。
⑷ 文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。
⑸ 會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。
1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？
答：公文處理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)。
收文辦理程序主要有：
⑴ 簽收、拆封與登記 ⑵ 分發(fā)與傳閱 ⑶ 擬辦、批辦與承辦 ⑷ 催辦、查辦與注辦
2 機(jī)關(guān)收文的主要來(lái)源有哪些？簽收公文要注意哪些問(wèn)題？
答：機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來(lái)源：⑴ 機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)要件 ⑵ 郵局送來(lái)的掛號(hào)函件和電報(bào) ⑶ 外機(jī)關(guān)和部門直接送來(lái)的文件材料
簽收公文要做到“四查清”：
⑴ 查清信封或信筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收。
⑵ 查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致。
⑶ 查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因。
⑷ 查清文件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。
3 收文登記的作用是什么？收文登記的范圍有哪些？
答：收文登記的作用是：
⑴ 便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失 ⑵ 便于檢查和檢索文件
⑶ 便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 ⑷ 作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)
收文登記的范圍有：
⑴ 上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件。
⑵ 下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示性、報(bào)告性文件。
⑶ 重要的帶有密級(jí)的刊物、資料。
⑷ 其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件。
⑸ 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。
4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優(yōu)點(diǎn)？
答：收文登記的形式，一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。
⑴ 簿冊(cè)式登記的優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記。
⑵ 聯(lián)單式登記的優(yōu)點(diǎn)是，可以減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目，簡(jiǎn)化登記手續(xù)。
⑶ 卡片式登記的好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進(jìn)行分類排列。
5 簡(jiǎn)述公文分發(fā)的原則與要求。
答：⑴ 對(duì)那些方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮型文件，或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，以及文書人員還不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
⑵ 對(duì)那些屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人。
⑶ 對(duì)來(lái)文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文件，要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的承辦部門或主管人分送。
⑷ 在文件件數(shù)少、閱辦閱知部門多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送。
⑸ 公文的分發(fā)要建立登記交接制度，以便及時(shí)收回，防止文件散失。
6 公文的傳閱應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題？
答：⑴ 傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門傳閱，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象。
⑵ 傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。
⑶ 在傳閱過(guò)程中傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理。
⑷ 每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。
7 為什么說(shuō)擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？怎樣做好公文擬辦工作？
答：擬辦是收文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。
做好擬辦工作，要求做到以下幾點(diǎn)：
⑴ 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來(lái)文的北京，查明問(wèn)題的癥結(jié)所在，以便有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的擬辦意見(jiàn)。
⑵ 要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見(jiàn)既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。
⑶ 要熟悉業(yè)務(wù)。要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況。
⑷ 擬辦意見(jiàn)要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
⑸ 擬辦意見(jiàn)不是具體的承辦計(jì)劃和方案，文字要簡(jiǎn)明扼要，除講明簡(jiǎn)單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見(jiàn)之下，要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。
8 簡(jiǎn)述公文批辦的作用及主要內(nèi)容。
答：批辦的作用就在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神，工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交待意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。
批辦的主要內(nèi)容：
⑴ 提出處理該份文件所述問(wèn)題的原則和方法。
⑵ 提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人、規(guī)定承辦的時(shí)限。
⑶ 凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
⑷ 各項(xiàng)批辦意見(jiàn)，均應(yīng)鄭重地填寫《公文處理單》的“批辦意見(jiàn)”欄目?jī)?nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。
9 為什么說(shuō)承辦是公文處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)？承辦公文要注意哪些問(wèn)題？
答：承辦在公文處理工作中是一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。任何一份公文都是為了解決一定的問(wèn)題而形成的。問(wèn)題如何解決，公文辦理是否及時(shí)，就在承辦這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。
承辦部門或承辦人員在處理來(lái)文過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見(jiàn)的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)辦理，不得延誤推諉。
⑵ 對(duì)沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見(jiàn)的公文，即一般性公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
⑶ 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文草稿請(qǐng)有關(guān)部門或單位會(huì)上，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
⑷ 來(lái)文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人員要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。
10 怎樣做好公文的催辦與查辦工作？試比較公文催辦與查辦工作的區(qū)別。
答：催辦工作應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：
⑴ 要明確催辦范圍 ⑵ 要將催辦落實(shí) ⑶ 要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)
查辦工作其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問(wèn)題：
⑴ 黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況。
⑵ 各種會(huì)議的決辦事項(xiàng)。
⑶ 文件、電報(bào)的擬辦、批復(fù)事項(xiàng)。
⑷ 對(duì)需要解決的重大問(wèn)題提出查辦意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。
⑸ 領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦的事項(xiàng)。
從機(jī)關(guān)文書部門的工作來(lái)說(shuō)，查辦和催辦都是對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行監(jiān)督檢查或催詢，其區(qū)別在于：
⑴ 承辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文，文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。
⑵ 查辦的問(wèn)題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，即通過(guò)文字表達(dá)形式對(duì)所要進(jìn)行查辦的事項(xiàng)登記上賬，提出明確的質(zhì)與量的規(guī)定和應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)要求，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施，對(duì)查辦的結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的。
11 為什么要履行注辦手續(xù)？注辦一般包括哪些內(nèi)容？
答：履行注辦手續(xù)十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注辦是隨手可做的事，不需要花費(fèi)多少時(shí)間。機(jī)關(guān)工作人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，自己經(jīng)辦的事應(yīng)該有始有終，手續(xù)完備，使公文處理的來(lái)龍去脈留下清晰的記錄。這樣既利于自己工作任務(wù)的完成，也有利于他人和有關(guān)工作的順利進(jìn)行。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
⑴ 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。
⑵ 需要辦理復(fù)文的文件，辦完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)。
⑶ 用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
⑷ 不需復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。
12 公文在起草過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意哪些具體問(wèn)題？
答：⑴ 公文擬稿要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。
⑵ 擬寫的文稿要達(dá)到如下的要求：情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，直書不曲，字詞規(guī)范，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
⑶ 文稿中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體的年、月、日。
⑷ 在文件擬稿中，如要引用某份公文，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。
⑸ 在文件擬稿中，涉及計(jì)量單位時(shí)，必須使用國(guó)家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位。
⑹ 擬寫文稿，在使用簡(jiǎn)短時(shí)應(yīng)先用全稱，并加以注明。
⑺ 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
13 公文審核的重點(diǎn)是什么？簡(jiǎn)述公文審核中“六查”的主要內(nèi)容。
答：公文審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
公文審核中“六查”的主要內(nèi)容：
⑴ 查是否需要行文，以什么名義行文。
⑵ 查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。
⑶ 查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。
⑷ 查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。
⑸ 查文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
⑹ 查公文格式是否符合規(guī)定。
14 為什么說(shuō)簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)？簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題？
答：公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。公文的草稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿，公文就可據(jù)以生效。公文的簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，簽發(fā)公文是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一個(gè)重要表現(xiàn)，是一件及其嚴(yán)肅的事情，必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)。
⑵ 以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
⑶ 簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)付完全責(zé)任。
⑷ 文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
⑸ 幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)廉署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。
15 簡(jiǎn)述核發(fā)公文的內(nèi)容與要求。
答：⑴ 文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備。
⑵ 文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
⑶ 編排發(fā)文字號(hào)。
⑷ 對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度的公文進(jìn)行標(biāo)注。
⑸ 確定分送單位和印制份數(shù)。
16 繕印與校對(duì)公文有哪些要求？
答：繕印公文要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及換掉層次、段落。
⑵ 繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無(wú)誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁(yè)面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。
⑶ 繕印公文不要出現(xiàn)末頁(yè)無(wú)正文的現(xiàn)象。
⑷ 繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。
⑸ 公文的繕印要建立登記制度。
校對(duì)公文必須注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 公文的校對(duì)必須以原稿為準(zhǔn)。
⑵ 校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制，特別重要的文件，還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”。
⑶ 校對(duì)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、漏字等，須以醒目的色筆和統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)標(biāo)明，在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字處加字或減字。
⑷ 校對(duì)完畢后，應(yīng)對(duì)文件的格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無(wú)誤后，校對(duì)人在校樣上簽字，然后付印。
17 公文在用印、發(fā)文登記和封發(fā)環(huán)節(jié)要注意哪些問(wèn)題？
答：公文用印要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
⑴ 公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后始得用印。
⑵ 公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。
⑶ 兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。
⑷ 公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或者單位相一致。
⑸ 公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印。
發(fā)文登記一般采用簿冊(cè)式登記的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多數(shù)機(jī)關(guān)采用這種方式。
⑴ 內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿。 ⑵ 內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿。 ⑶ 外收發(fā)的發(fā)文登記簿。
封發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
⑴ 文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。
⑵ 收文機(jī)關(guān)的郵政編碼地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。
⑶ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒(méi)有注明的，須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。
⑷ 文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。
⑸ 會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。