第十章 公文處理工作
第一節(jié) 公文處理工作概述
1）什么是公文處理工作：廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解：
1.從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
2.從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經歷一系列處理環(huán)節(jié)。
3.從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
4.從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
狹義方面來說：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
2）公文處理工作的特點：
1.政治性。是指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。
2.時限性。是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的。
3.機要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性。
4.規(guī)范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規(guī)范。
3）公文處理工作的作用：
公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在：
1.助手作用。在機關內部，公文處理工作是機關領導人和業(yè)務工作者不可或缺的助手。
2.紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發(fā)生各種各樣的聯系。
3.查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務與組織
（1）公文處理工作的基本任務：科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。
基本任務的主要內容包括以下幾個方面：
1.文件的收發(fā)、登記和分類；
2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；
3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；
4.會議、匯報、電話的記錄和整理；
5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管；
6.文件材料的系統整理、編目和歸檔工作；
7.處理群眾來信；
8.為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。
（2）公文處理工作的組織：
1）公文處理工作的組織機構：
1.對于一些較大的機關來說?？煽紤]設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。
2.對于一些較小的機關，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
3.對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業(yè)則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。
文書處理部門：公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳（室）負責，其下邊可以設立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構。
2）公文處理工作的組織領導
1.從全國來說，由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。
2.從一個機關來說，它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導。其主要職責是：
A.對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。
B.總結機關及其所屬單位公文處理工作的經駙，推廣先進典型，發(fā)現問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。
C.設計文書規(guī)格，促進機關公文處理工作的規(guī)范化、標準化，組織印制機關公文規(guī)范化、標準化需要的公文表格、公文版頭，公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設備。
D.指導、幫助機關部門專職、兼職文書人員的業(yè)務工作。
E.制定機關公文處理工作規(guī)范、規(guī)章制度， 并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協調。
3.從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關、單位的文書處理工作進行業(yè)務指導。
4.從機關主要 業(yè)務職能部門來說，機關的業(yè)務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責是：
A.負責本部門、本單位同機關辦公廳（室）、檔案室的聯系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關公文處理工作事項。
B.在本部門、本單位負責人的領導下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質量、效率和效益、進行檢查、總結，學習先進經驗，發(fā)現問題，及時糾正。
C.拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應當補做的工作。
5.對機關檔案部門來說。機關檔案部門所開展的業(yè)務工作和公文處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。其主要職責是：
A.協組機關辦公廳（室）在公文立卷、歸檔等業(yè)務方面。對機關各部門的文書工作人員進行幫組和指導。
B.同機關辦公廳（室）以及其他公文處理部門共同制定對本機關的公文處理工作、公文立卷及歸檔工作等方面的規(guī)章制度。
C.從有利于開展檔案工作的角度，對本機關的公文處理工作提出合理的建議。
3）公文處理工作的組織形式：是指一個機關如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說，一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
1.公文處理工作組織形式的類型：
A.集中形式。它是指在一個機關內，除了文件的承辦處，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關的中心機構，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關領導和各業(yè)務部門聯系，而各業(yè)務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員。
B.公工形式。它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）以及各業(yè)務機構的公文處理部門或專職、兼職文書工作人員分工負責進行。其分工又大體有以下兩種情況：a.按文件內容和職責分工。b.按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。
2.公文處理工作組織形式的選擇。
應根據各機關的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關工作效率和方便工作為原則。
通常要結合考慮以下幾種情況：
A.機關的工作性質、任務和職權范圍。
B.機關內部組織機構設置的層次、數量。
C.機關收發(fā)文件數量的多少。
D.機關辦公駐地是集中還是分散以及距離遠近。
E.機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備等。
小機關適用：集中形式。
中等機關：視情況而定。
大機關采用：分工處理的形式。
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
1）公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進行的原則。
2）公文處理工作的具體要求：
1.公文處理必須準確、周密、確保質量。
2.公文處理必須及時、迅速、注重時效。
3.公文處理必須做到安全可靠，確保機密。
4.公文處理必須加強集中統一管理。
5.公文處理必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行。
6.精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。
第一節(jié) 公文處理工作概述
1）什么是公文處理工作：廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解：
1.從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關與領導簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
2.從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復等，也必須經歷一系列處理環(huán)節(jié)。
3.從公文的管理來說，機關秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
4.從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關的機關工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
狹義方面來說：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
2）公文處理工作的特點：
1.政治性。是指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。
2.時限性。是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的。
3.機要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性。
4.規(guī)范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規(guī)范。
3）公文處理工作的作用：
公文處理工作對機關工作人員所起的作用主要表現在：
1.助手作用。在機關內部，公文處理工作是機關領導人和業(yè)務工作者不可或缺的助手。
2.紐帶作用。任何一個機關，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關與之發(fā)生各種各樣的聯系。
3.查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務與組織
（1）公文處理工作的基本任務：科學地組織機關的文書工作，及時準確在處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。
基本任務的主要內容包括以下幾個方面：
1.文件的收發(fā)、登記和分類；
2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；
3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；
4.會議、匯報、電話的記錄和整理；
5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管；
6.文件材料的系統整理、編目和歸檔工作；
7.處理群眾來信；
8.為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。
（2）公文處理工作的組織：
1）公文處理工作的組織機構：
1.對于一些較大的機關來說?？煽紤]設立專門的機構，歸機關的辦公廳（室）領導。
2.對于一些較小的機關，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
3.對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內設文書科或秘書科等公文處理工作機構；小型企業(yè)則只在辦公室內設專、兼職的文書工作人員就行了。
文書處理部門：公文處理工作的主要部分由機關的辦公廳（室）負責，其下邊可以設立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構。
2）公文處理工作的組織領導
1.從全國來說，由中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。
2.從一個機關來說，它的公文處理工作由本機關的秘書長或辦公室主任負責領導。其主要職責是：
A.對本機關公文處理工作的任務和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。
B.總結機關及其所屬單位公文處理工作的經駙，推廣先進典型，發(fā)現問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。
C.設計文書規(guī)格，促進機關公文處理工作的規(guī)范化、標準化，組織印制機關公文規(guī)范化、標準化需要的公文表格、公文版頭，公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設備。
D.指導、幫助機關部門專職、兼職文書人員的業(yè)務工作。
E.制定機關公文處理工作規(guī)范、規(guī)章制度， 并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協調。
3.從上下級機關的關系來說，上級領導機關的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關、單位的文書處理工作進行業(yè)務指導。
4.從機關主要 業(yè)務職能部門來說，機關的業(yè)務職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責是：
A.負責本部門、本單位同機關辦公廳（室）、檔案室的聯系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關公文處理工作事項。
B.在本部門、本單位負責人的領導下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質量、效率和效益、進行檢查、總結，學習先進經驗，發(fā)現問題，及時糾正。
C.拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應當補做的工作。
5.對機關檔案部門來說。機關檔案部門所開展的業(yè)務工作和公文處理工作具有密切的關系，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。其主要職責是：
A.協組機關辦公廳（室）在公文立卷、歸檔等業(yè)務方面。對機關各部門的文書工作人員進行幫組和指導。
B.同機關辦公廳（室）以及其他公文處理部門共同制定對本機關的公文處理工作、公文立卷及歸檔工作等方面的規(guī)章制度。
C.從有利于開展檔案工作的角度，對本機關的公文處理工作提出合理的建議。
3）公文處理工作的組織形式：是指一個機關如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說，一個機關到底采取什么樣的合理工作形式，對機關內公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
1.公文處理工作組織形式的類型：
A.集中形式。它是指在一個機關內，除了文件的承辦處，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關的中心機構，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關領導和各業(yè)務部門聯系，而各業(yè)務部門一般就不再設立公文處理機構或者專職、兼職的文書工作人員。
B.公工形式。它是指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）以及各業(yè)務機構的公文處理部門或專職、兼職文書工作人員分工負責進行。其分工又大體有以下兩種情況：a.按文件內容和職責分工。b.按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。
2.公文處理工作組織形式的選擇。
應根據各機關的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關工作效率和方便工作為原則。
通常要結合考慮以下幾種情況：
A.機關的工作性質、任務和職權范圍。
B.機關內部組織機構設置的層次、數量。
C.機關收發(fā)文件數量的多少。
D.機關辦公駐地是集中還是分散以及距離遠近。
E.機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備等。
小機關適用：集中形式。
中等機關：視情況而定。
大機關采用：分工處理的形式。
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
1）公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進行的原則。
2）公文處理工作的具體要求：
1.公文處理必須準確、周密、確保質量。
2.公文處理必須及時、迅速、注重時效。
3.公文處理必須做到安全可靠，確保機密。
4.公文處理必須加強集中統一管理。
5.公文處理必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行。
6.精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。