自考“企業(yè)檔案管理”筆記(17)

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9.論:檔案綜合統(tǒng)計?(可能出多選或名詞)
    答:(1)收進量。含義是指在統(tǒng)計期內(nèi),企業(yè)檔案機構(gòu)接收歸檔入庫的檔案數(shù)量。它屬于時期指標。
    (2)移出量。該指標是指在統(tǒng)計期內(nèi),檔案除正常利用之外移出庫外的數(shù)量。它也屬時期指標,計量單位與收進量一致。
    (3)銷毀量。這是指在統(tǒng)計期內(nèi),經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準銷毀的檔案數(shù)量。其性質(zhì)為時期指標,計量單位與收進量一致。
    (4)封存量。這是指在統(tǒng)計期內(nèi),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,執(zhí)行封存期的檔案數(shù)量。性質(zhì)與計量單位同收進量。
    (5)接轉(zhuǎn)量。該指標是指在統(tǒng)計期初的庫藏檔案數(shù)量。它屬時點指標,計量單位同前。
    (6)庫藏量。該指標是指在統(tǒng)計期末的庫藏檔案數(shù)量。性質(zhì)與計量單位同接轉(zhuǎn)量。
    10.為什么要統(tǒng)一收進量的計量單位?☆
    答:收進量的計量單位,由于企業(yè)檔案種類較多,實體形態(tài)差異較大,因此,有必要對收進量的計量單位進行統(tǒng)一。
    (1)收進量的基本計量單位為“卷”。
    (2)收進量的通用計量單位為“米”。它是指檔案疊放排列的厚度之和。
    (3)資料收進量的計量單位為“冊”。
    (4)圖表型檔案材料的計量單位為“自然張”與“標準張”。所謂自然張,就是圖表型檔案材料的實際張數(shù);而標準張則是以4號圖紙或A4型號的復(fù)印紙幅面大小為基本單位,稱為1張,其他幅面的圖表型檔案均折算為這種標準的倍數(shù)或分數(shù)。
    (5)新型檔案的計量單位為:照片檔案用“張”,錄音、錄像、影片檔案用“盒”,電子檔案用“片”。
    11.檔案專題統(tǒng)計通常它可分為(ACD)
    A狀況
    B封存量統(tǒng)計
    C密級
    D保管期限
    E接轉(zhuǎn)量統(tǒng)計
    12.企業(yè)檔案管理統(tǒng)計包括(BCE)
    A檔案專題統(tǒng)計
    B整理
    C鑒定
    D檔案分類統(tǒng)計
    E保管
    13.企業(yè)檔案利用統(tǒng)計(ACE)
    A檔案用戶統(tǒng)計
    B檔案整理統(tǒng)計
    C利用檔案統(tǒng)計
    D檔案分類統(tǒng)計
    E利用服務(wù)統(tǒng)計
    14.檔案及其工作進行統(tǒng)計分析,往往涉及到三個基本的“部件”(ACE)
    A總量指標
    B綜合指標
    C相對指標
    D單一指標
    E平均指標
    15.總量指標計量單位一般有實物單位、勞動單位和貨幣單位三種形式。(選擇)
    16.實物單位有:卷、張、臺、套、米、平方米等。
    17.勞動時間有:天、小時。
    18.論:企業(yè)檔案統(tǒng)計工作的相對指標?
    答:相對指標就是在企業(yè)檔案工作中,兩個相互聯(lián)系的指標數(shù)值之比,用來反映企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。相對指標常用百分數(shù)來表示。相對指標有:歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率。
    (1)歸檔率。它是用來檢查企業(yè)所形成文件歸檔齊全程度的,也是考核企業(yè)檔案機構(gòu)檔案收集工作的一項重要指標。即實際歸檔數(shù)與應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)的百分比。
    (2)完整率。完整率的指標是檢查已歸檔的文件是否齊全的一項指標。具體地說,就是已歸檔的文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的文件份數(shù)之比的百分數(shù)。
    (3)準確率。準確率指標主要是用來考查企業(yè)所形成的準確的科技文件份數(shù)與應(yīng)歸檔的科技文件份數(shù)的百分比。
    (4)查全率。檔案查全率是指用戶利用的檔案數(shù)量與庫藏范圍內(nèi)相關(guān)檔案數(shù)量的百分比。
    (5)查準率。該指標是指在統(tǒng)計期內(nèi),用戶利用檔案數(shù)量與調(diào)卷數(shù)量之比。