秘書常識:事務(wù)文書(二)

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總結(jié)的寫作
    總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價,從中得出規(guī)律性認識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。
    (一)總結(jié)的種類
    從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié),從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié),它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查,進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié),尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見。 總結(jié)也有各種別稱,如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。
    (二)總結(jié)的寫法
    1、標題
    文件式標題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例:《××局19××年度擁軍優(yōu)屬工作總結(jié)》。
    文章式標題 以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點,不出現(xiàn)總結(jié)字樣,但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某企業(yè)的專題總結(jié)《技術(shù)改造是振興企業(yè)之路》和某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的?》。
    雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題,正題揭示觀點或概括內(nèi)容,副標題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例:《知名教授上講臺 教書育人放異彩——××大學(xué)德育工作總結(jié)》。
    2、正文
    前言 一般介紹工作背景、基本概況等,也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔,開宗明義。
    主體 應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分,可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu),即按主體內(nèi)容從所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分,標序加題,逐一寫來。www.Examw.com
    結(jié)尾 作為總結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié),要求簡短利索。
    3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié),應(yīng)在標題下方居中署名。
    調(diào)查報告的寫作
    人們在完成了調(diào)查工作之后,為了使調(diào)查的成果形成為文字,就要撰寫調(diào)查報告。那么調(diào)查報告是怎樣一種文章體裁呢?調(diào)查報告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報告。由于調(diào)查報告是調(diào)查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結(jié)合的實用性文體,是從調(diào)查目的通向社會效益和經(jīng)濟效益的橋梁和工具,它在社會生活、經(jīng)濟活動和人類的其他實踐活動中具有十分重要的作用。
    調(diào)查報告
    調(diào)查報告亦有別稱,像考察報告、調(diào)研報告及××調(diào)查等都是常見的。
    從內(nèi)容性質(zhì)分,調(diào)查報告有以下六種:考試論壇
    (一)專題型調(diào)查報告。
    這是針對某個事情或問題撰寫的調(diào)查報告。它能及時揭露現(xiàn)實生活中的矛盾,反映群眾的意見和要求,研究急需解決的具體的實際問題,并根據(jù)調(diào)查的結(jié)果提出處理意見,或者對策,或是建議。
    (二)綜合型調(diào)查報告。
    它是以綜合調(diào)查眾多的對象及其基本情況為內(nèi)容的報告。具有全面、系統(tǒng)、深入和篇幅較長的特點。它與專題調(diào)查報告的主要區(qū)別點就在于它的綜合性上。它使讀者可以從報告中看到事物的相對完整的“鳥瞰圖。”
    (三)理論研究型調(diào)查報告。
    這是以學(xué)術(shù)研究為目的而撰寫的報告,它以收集、分類、整理資料并提出問題、報告結(jié)論為特點,大多發(fā)表在學(xué)術(shù)刊物上,或載于學(xué)術(shù)著作中。
    (四)實際建議型調(diào)查報告。
    這是由于實際工作需要而寫的調(diào)查報告,其主要內(nèi)容是為預(yù)測、決策、制定政策、處理問題等進行調(diào)查所獲得的材料及有關(guān)的建議。
    (五)歷史情況型調(diào)查報告。
    這是根據(jù)需要以歷史情況為對象進行調(diào)查而形成的調(diào)查報告。它可以供人們了解某一事物或問題的歷史資料和歷史真相。
    (六)現(xiàn)實情況型調(diào)查報告。
    它是以正在發(fā)生、發(fā)展的一些現(xiàn)實生活為對象進行調(diào)查后所形成的調(diào)查報告。人們可以通過它了解和認識某些事物和問題的客觀現(xiàn)實情況,以作為其它認識活動的依據(jù)或參考。
    二、調(diào)查報告的寫法
    調(diào)查報告的寫作方法主要是:一、熟悉調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)特點;二、把握調(diào)查報告的寫作程序?!∈紫?,我們來看調(diào)查報告在結(jié)構(gòu)上有什么特點。一般來說,調(diào)查報告的內(nèi)容大體有:標題、#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#、概況介紹、資料統(tǒng)計、理性分析、總結(jié)和結(jié)論或?qū)Σ?、建議,以及所附的材料等。根據(jù)這些內(nèi)容所形成的調(diào)查報告的結(jié)構(gòu),就包括標題、#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#、正文、結(jié)尾和落款。
    (一)標題
    調(diào)查報告的標題有單標題和雙標題兩類。所謂單標題,就是一個標題。其中又有公文式標題和文章式標題兩種。公文標題為“事由+文種”構(gòu)成,如《浙江省農(nóng)村中學(xué)語文教學(xué)情況的調(diào)查報告》。文章式標題,如《××市的校辦企業(yè)》;其二是標明作者通過調(diào)查所得到的觀點的標題,如《調(diào)整教育政策 增加教育投入》。所謂雙標題,就是兩個標題,即一個正題、一個副題。如《為了造福子孫后代——××縣封山育林調(diào)查報告》。
    (二)#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#
    #秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#又稱引言。它是調(diào)查報告的前言,簡潔明了地介紹有關(guān)調(diào)查的情況,或提出全文的引子,為正文寫作作好鋪墊。常見的#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#有:一、簡介式#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#。對調(diào)查的課題、對象、時間、地點、方式、經(jīng)過等作簡明的介紹。二、概括式#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#。對調(diào)查報告的內(nèi)容(包括課題、對象、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查結(jié)果和分析的結(jié)論等)作概括的說明。三、交代式#秘書資格考試# #秘書常識:事務(wù)文書(二)#。即對課題產(chǎn)生的由來作簡明的介紹和說明。
    (三)正文
    正文是調(diào)查報告的主體。它對調(diào)查得來的事實和有關(guān)材料進行敘述,對所作出的分析、綜合進行議論,對調(diào)查研究的結(jié)果和結(jié)論進行說明。正文的結(jié)構(gòu)有不同的框架。(一)根據(jù)邏輯關(guān)系安排材料的框架有:縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。這三種結(jié)構(gòu),以縱橫式結(jié)構(gòu)常為人們采用。(二)按照內(nèi)容表達的層次組成的框架有:“情況——成果——問題——建議”式結(jié)構(gòu),多用于反映基本情況的調(diào)查報告;“成果——具體做法——經(jīng)驗”式結(jié)構(gòu),多用于介紹經(jīng)驗的調(diào)查報告;“問題——原因——意見或建議”式結(jié)構(gòu),多用于揭露問題的調(diào)查報告;“事件過程——事件性質(zhì)結(jié)論——處理意見”式結(jié)構(gòu),多用于揭示案件是非的調(diào)查報告。
    (四)結(jié)尾
    結(jié)尾的內(nèi)容大多是調(diào)查者對問題的看法和建議,這是分析問題和解決問題的必然結(jié)果。調(diào)查報告的結(jié)尾方式主要有補充式、深化式、建議式、激發(fā)式等。
    (五)落款
    調(diào)查報告的落款要寫明調(diào)查者——單位名稱和個人姓名,以及完稿時間。如果標題下面已注明調(diào)查者,則落款時可省略。其次,我們要把握調(diào)查報告的寫作程序。調(diào)查報告寫作要經(jīng)過以下五個程序:
    (一)確定主題
    主題是調(diào)查報告的靈魂,對調(diào)查報告寫作的成敗具有決定性的意義。因此,確定主題要注意:報告的主題應(yīng)與調(diào)查主題一致;要根據(jù)調(diào)查和分析的結(jié)果,重新確定主題;主題宜小,且宜集中;要盡量與標題協(xié)調(diào)一致,避免文題不副。
    (二)取舍材料
    首先,要選取與主題有關(guān)的材料,舍棄與主題無關(guān)的材料,使主題集中、鮮明、突出。其次,要經(jīng)過鑒別,精選材料,不僅使每一材料都能有用,而且能以一當(dāng)十。
    (三)擬定提綱
    這是調(diào)查報告構(gòu)思中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。調(diào)查報告的提綱有兩種,一種是觀點式提綱,即將調(diào)查者在調(diào)查研究中形成的觀點按邏輯關(guān)系一一地列寫出來。另一種是條目式提綱,即按層次意義表達上的章、節(jié)、目,逐一地一條條地寫成提綱。也可以將這兩種提綱結(jié)合起來制作提綱。
    (四)起草報告
    這是調(diào)查報告寫作的行文階段。要根據(jù)已經(jīng)確定的主題、選好的材料和寫作提綱,有條不紊地行文。在寫的過程中,要從實際需要出發(fā)選用語言、標點符號和表達方法,還要注意靈活地劃分段落。
    (五)修改報告
    報告起草好以后,要認真修改。主要是對報告的主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言文字和標點符號進行檢查,加以增、刪、改、調(diào)。在完成這些工作之后,才能定稿向上報送或發(fā)表。