第三課 公文擬寫的基本要求
公文屬于一種應用文，在寫作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質、特點和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據(jù)起來，主要有以下幾點基本要求：
一、觀點正確
公文是傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)的工具，是黨的基本路線和國家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾的根據(jù)和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點必須正確無誤。
所謂觀點必須正確無誤，就是說公文的指導思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法，根據(jù)黨中央提出的建議有中國特色的社會主義的總任務、總目標，站在全局的高度去觀察形勢，分析問題，解決問題。無論是制發(fā)有關全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國家的指示精神相抵觸、相違背。這一點是至關重要的。凡是與黨和國家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級機關有權撤銷，宣布無效。
應當指出的是，有的黨政機關直屬業(yè)務部門在制發(fā)公文時，一味地強調(diào)本部門、本戰(zhàn)線工作如何重要，在制發(fā)規(guī)定、下達通知、制定措施上過分地維護本部門、本戰(zhàn)線的利益，而忽視戰(zhàn)線、其他部門的必要利益，結果造成了部門或戰(zhàn)線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級執(zhí)行部門帶來了困難。因此，擬寫公文重要的一條，就是要有全局觀念、觀點要正確，不能各行其是，各自為政。
二、實事求是
實事求是，是毛澤東同志一貫倡導的，是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是黨的思想路線的核心。黨政機關及其所屬業(yè)務部門的公文是否體現(xiàn)了實事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內(nèi)容好球的重要標志之一，同時也反映出一個領導機關、一個業(yè)務部門的思想、政策水平和工作作風。
實事求是，就是要唯書、不唯上，要唯實。對上請示工作，報告情況，要實實在在，一是一，二是二，不說假話、大話、空話、有喜報喜、有憂報憂，不搞實用主義，不投領導所好，不看領導眼色行事。對下發(fā)指示，作決定，要遵循各項工作的客觀發(fā)展規(guī)律，從實際情況出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的公文真正切實可行。從日常接觸到的公文來看，不堅持實事求是的情況時有所見。比如，聽說上級要扶持貧困戶，落實優(yōu)惠政策，于是在報告中過分地強調(diào)困難；聽說上級要總結典型經(jīng)驗，又專揀好的說；總結工作時，講成績不惜筆墨，講問題寥寥數(shù)語，幾筆帶過；如果工作中發(fā)生了問題，上級要求查處時，報告情況又輕描淡寫、含含糊糊、羞羞答答、甚至說假話，打馬虎眼，對下級發(fā)指示不從實際出發(fā)，講大話、放空炮等等。這些問題的出現(xiàn)，不僅使公文推動了嚴肅性和權威性，推動了下級機關和廣大干部群眾對公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領導機關的威信，給工作帶來損失。黨的十一屆三中全會以來，黨中央的報告、決議、決定、指示、會議公報等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執(zhí)行，根本的原因就是這些文件充分體現(xiàn)了實事求是的精神。從某種意義上說，實事求是是公文的生命。
三、準確及時
既然公文是為解決具體問題而寫的，這就要求在實事求是的基礎上準確的反映和表達客觀實際情況。從擬寫的構思到動筆，都要做到周密思考，行文樸實嚴謹，尤其應當鮮明，態(tài)度要明朗，觀點要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機關名、事物名、標點符號等，均須仔細核對準確，避免出差錯和有所出入。從公文的通篇結構上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實完整準確。
公文在準確反映實際情況的同時，能否做到及時是事關工作效率，有時甚至是關系到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時、適時，決不允許遲緩拖延，貽誤工作。對于緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務，該做出指示的要及時下達，該向上級請示的要及時請示。不僅如此，對日常反映情況、指導工作的文件，也須寫得適時，掌握關鍵時機。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計劃指導。再如，一項工作的經(jīng)驗總結，在事過許久才能著手進行，便不能及時推廣經(jīng)驗和吸取教訓。公文的時間性是一個不容忽視的問題，這也是擬文時必須達到的基本要求。
四、簡明生動
公文是一種辦事的工具，它不需要像文學作品那樣作細膩的描寫，也不需要像學術論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標準，關鍵要看質量如何。為此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費閱讀的時間。毛澤東同志在《*八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有誰來看呢？”他在《關于建立報告制度》一文中曾提出過具體要求，規(guī)定寫“綜合報告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達到這些要求，就要開門見山，直截了當，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。
當然，說公文應簡明扼要，直書不曲，并非完全排隊必要的語言色彩。也就是說，為了提高公文的表現(xiàn)力和說服力，也要充分考慮公文的生動性問題。生動性就是在抽象的論述中適當?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言著重敘事說理，而不是描景抒情；公文的章法結構貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準確地用到公文里，都具有畫龍點睛之功效，使公文的詞句更加生動活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過河”等詞句，生動形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實、生動、言簡意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時，會給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。
五、體式規(guī)范
公文的體式包括公文的文體、結構、附加標記和文件格式。擬寫公文必須符合規(guī)定的體式，不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件，都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫。公文擬寫符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因為只有體式規(guī)范統(tǒng)一，結構完整，標記明確的公文，才能保證其效用的發(fā)揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今后機關要實現(xiàn)辦公自動化，而辦公自動化又是以文件處理的標準化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標準化的基礎。因此，必須要求文書工作人員根據(jù)不同的文種，按照公文格式的要求，寫全文件結構的各個組成部分。
六、注意書寫材料的運用
公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫。因為紙張大小不一和書寫的格式五花八門，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個機關都應當為文書人員準備標準的文件稿紙。紙型按國家的統(tǒng)一規(guī)定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發(fā)人、會簽機關或部門、發(fā)文號、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項，以便于逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項目，可根據(jù)本機關的實際需要設計和印制。
書寫時，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標準字體，不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚，如改動太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對工作。
公文所選用的紙張質量如何，對文件字跡的質量具有直接的關系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由于文件不僅具有傳達意圖，處理公務的現(xiàn)實執(zhí)行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說，機關工作中所形成的絕大多數(shù)文件，當它們的現(xiàn)實執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后，都需要進行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時，就應當首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長期保存或永久保存。
公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。
墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。
純藍墨水和紅墨水屬于有機染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書寫文件應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水和其他質量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用復寫紙。所有這些，文書、秘書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。
公文屬于一種應用文，在寫作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便于閱讀理解等。但由于它的性質、特點和作用不同于一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據(jù)起來，主要有以下幾點基本要求：
一、觀點正確
公文是傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)的工具，是黨的基本路線和國家政策、法律的體現(xiàn)，是宣傳群眾、組織群眾的根據(jù)和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點必須正確無誤。
所謂觀點必須正確無誤，就是說公文的指導思想和內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法，根據(jù)黨中央提出的建議有中國特色的社會主義的總任務、總目標，站在全局的高度去觀察形勢，分析問題，解決問題。無論是制發(fā)有關全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國家的指示精神相抵觸、相違背。這一點是至關重要的。凡是與黨和國家的政策、法律相抵觸、相違背的公文，上級機關有權撤銷，宣布無效。
應當指出的是，有的黨政機關直屬業(yè)務部門在制發(fā)公文時，一味地強調(diào)本部門、本戰(zhàn)線工作如何重要，在制發(fā)規(guī)定、下達通知、制定措施上過分地維護本部門、本戰(zhàn)線的利益，而忽視戰(zhàn)線、其他部門的必要利益，結果造成了部門或戰(zhàn)線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級執(zhí)行部門帶來了困難。因此，擬寫公文重要的一條，就是要有全局觀念、觀點要正確，不能各行其是，各自為政。
二、實事求是
實事求是，是毛澤東同志一貫倡導的，是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是黨的思想路線的核心。黨政機關及其所屬業(yè)務部門的公文是否體現(xiàn)了實事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內(nèi)容好球的重要標志之一，同時也反映出一個領導機關、一個業(yè)務部門的思想、政策水平和工作作風。
實事求是，就是要唯書、不唯上，要唯實。對上請示工作，報告情況，要實實在在，一是一，二是二，不說假話、大話、空話、有喜報喜、有憂報憂，不搞實用主義，不投領導所好，不看領導眼色行事。對下發(fā)指示，作決定，要遵循各項工作的客觀發(fā)展規(guī)律，從實際情況出發(fā)，有的放矢，使發(fā)出的公文真正切實可行。從日常接觸到的公文來看，不堅持實事求是的情況時有所見。比如，聽說上級要扶持貧困戶，落實優(yōu)惠政策，于是在報告中過分地強調(diào)困難；聽說上級要總結典型經(jīng)驗，又專揀好的說；總結工作時，講成績不惜筆墨，講問題寥寥數(shù)語，幾筆帶過；如果工作中發(fā)生了問題，上級要求查處時，報告情況又輕描淡寫、含含糊糊、羞羞答答、甚至說假話，打馬虎眼，對下級發(fā)指示不從實際出發(fā)，講大話、放空炮等等。這些問題的出現(xiàn)，不僅使公文推動了嚴肅性和權威性，推動了下級機關和廣大干部群眾對公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成為空文，而且也降低了領導機關的威信，給工作帶來損失。黨的十一屆三中全會以來，黨中央的報告、決議、決定、指示、會議公報等，所以受到廣大人民群眾的歡迎，得到順利貫徹執(zhí)行，根本的原因就是這些文件充分體現(xiàn)了實事求是的精神。從某種意義上說，實事求是是公文的生命。
三、準確及時
既然公文是為解決具體問題而寫的，這就要求在實事求是的基礎上準確的反映和表達客觀實際情況。從擬寫的構思到動筆，都要做到周密思考，行文樸實嚴謹，尤其應當鮮明，態(tài)度要明朗，觀點要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前后要一致，不能自機矛盾等。此外，引文、數(shù)字、人名、地名、機關名、事物名、標點符號等，均須仔細核對準確，避免出差錯和有所出入。從公文的通篇結構上，也要求前后一致層次合理，才能確保其所反映的事實完整準確。
公文在準確反映實際情況的同時，能否做到及時是事關工作效率，有時甚至是關系到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時、適時，決不允許遲緩拖延，貽誤工作。對于緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務，該做出指示的要及時下達，該向上級請示的要及時請示。不僅如此，對日常反映情況、指導工作的文件，也須寫得適時，掌握關鍵時機。如果或通知，拖到夏初才擬稿發(fā)出，第一季度的工作便失去了計劃指導。再如，一項工作的經(jīng)驗總結，在事過許久才能著手進行，便不能及時推廣經(jīng)驗和吸取教訓。公文的時間性是一個不容忽視的問題，這也是擬文時必須達到的基本要求。
四、簡明生動
公文是一種辦事的工具，它不需要像文學作品那樣作細膩的描寫，也不需要像學術論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明了，便于閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標準，關鍵要看質量如何。為此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費閱讀的時間。毛澤東同志在《*八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有誰來看呢？”他在《關于建立報告制度》一文中曾提出過具體要求，規(guī)定寫“綜合報告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達到這些要求，就要開門見山，直截了當，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。
當然，說公文應簡明扼要，直書不曲，并非完全排隊必要的語言色彩。也就是說，為了提高公文的表現(xiàn)力和說服力，也要充分考慮公文的生動性問題。生動性就是在抽象的論述中適當?shù)夭捎靡恍┚唧w形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言著重敘事說理，而不是描景抒情；公文的章法結構貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準確地用到公文里，都具有畫龍點睛之功效，使公文的詞句更加生動活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過河”等詞句，生動形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，群眾形容黨的十一屆三中全會以前農(nóng)村的困難景象是“干部沒少挨累，群眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實、生動、言簡意賅，發(fā)人深省。用得恰到好處時，會給公文內(nèi)容增添色彩，別有一番味道。
五、體式規(guī)范
公文的體式包括公文的文體、結構、附加標記和文件格式。擬寫公文必須符合規(guī)定的體式，不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向群眾發(fā)布的文件，都要根據(jù)文種的要求和規(guī)定的格式擬寫。公文擬寫符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因為只有體式規(guī)范統(tǒng)一，結構完整，標記明確的公文，才能保證其效用的發(fā)揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今后機關要實現(xiàn)辦公自動化，而辦公自動化又是以文件處理的標準化為條件的，符合公文格式的文件是文件處理標準化的基礎。因此，必須要求文書工作人員根據(jù)不同的文種，按照公文格式的要求，寫全文件結構的各個組成部分。
六、注意書寫材料的運用
公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統(tǒng)一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什么紙就寫。因為紙張大小不一和書寫的格式五花八門，不便于審核修改和日后歸檔保存。每個機關都應當為文書人員準備標準的文件稿紙。紙型按國家的統(tǒng)一規(guī)定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發(fā)人、會簽機關或部門、發(fā)文號、印制份數(shù)、附件、發(fā)出日期等項，以便于逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項目，可根據(jù)本機關的實際需要設計和印制。
書寫時，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標準字體，不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚，如改動太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便于審核印制、校對工作。
公文所選用的紙張質量如何，對文件字跡的質量具有直接的關系，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由于文件不僅具有傳達意圖，處理公務的現(xiàn)實執(zhí)行性作用，而且還具有提供給今后工作查考利用的存史性作用。也就是說，機關工作中所形成的絕大多數(shù)文件，當它們的現(xiàn)實執(zhí)行效用一旦完成或者消失以后，都需要進行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時，就應當首先考慮到選用什么樣的紙張作為載體材料，才便于公文長期保存或永久保存。
公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應該盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。
墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適于長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化后變成不溶性的黑色的高價鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易于保存。
純藍墨水和紅墨水屬于有機染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書寫文件應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水和其他質量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用復寫紙。所有這些，文書、秘書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。