第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
（一）會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用
1.有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度
單位會(huì)計(jì)制度可以通過會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和傳遞時(shí)間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。
2.有利于及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄
及時(shí)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。
（二）會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和方法
單位應(yīng)根據(jù)具體情況(主要包括組織結(jié)構(gòu)、人員分工、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn))制定每一種憑證的傳遞程序和方法。
單位組織會(huì)計(jì)憑證傳遞，必須遵循內(nèi)部牽制原則，內(nèi)部牽制原則是建立內(nèi)部牽制制度的基本準(zhǔn)則，主要是指辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)手續(xù)制度要相互制約、相互監(jiān)督。
組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，還必須根據(jù)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)所需要的時(shí)間，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)的停留時(shí)間，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及時(shí)記錄。
會(huì)計(jì)憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
會(huì)計(jì)憑證的保管主要有下列要求：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。
(1)從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。
(2)若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時(shí)可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。
5.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。(教材：P203 15年)
【例題1·多選題】其他單位因特殊原因需要使用本單位的原始憑證，錯(cuò)誤的做法是( )。
A.可以外借
B.將外借的會(huì)計(jì)憑證拆封抽出
C.不得外借，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制
D.將向外單位提供的憑證復(fù)印件在專設(shè)的登記簿上登記
【答案】AB
【解析】會(huì)計(jì)憑證不得外借，其它單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
【本章小結(jié)】
一、原始憑證的分類
二、記賬憑證的分類
三、原始憑證的填制要求和審核內(nèi)容（注意多項(xiàng)選擇題）
（一）原始憑證的填制要求
1.記錄要真實(shí)。
2.內(nèi)容要完整。
3.手續(xù)要完備。
4.書寫要清楚、規(guī)范。
5.編號(hào)要連續(xù)。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。
7.填制要及時(shí)。
（二）原始憑證的審核內(nèi)容
經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理：
1.對(duì)于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)據(jù)以編制記賬憑證入賬；
2.對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正錯(cuò)誤或重開后，再辦理正式會(huì)計(jì)手續(xù)；
3.對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
四、記賬憑證的填制要求和審核內(nèi)容
填制記賬憑證時(shí)若發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。
1.填制時(shí)(未入賬)——重新填制即可修改錯(cuò)誤。
2.已登記入賬的記賬憑證錯(cuò)誤更正：
（1）在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)
①金額以外有錯(cuò)——先用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。
②如果會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤。也可將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證：調(diào)增金額用藍(lán)字、調(diào)減金額用紅字。
（2）發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的——應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
| 分類標(biāo)準(zhǔn) | 憑證類別 | 含義 | 舉例 | 備注 |
來源不同 | 外來原始憑證 | 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證 | 發(fā)貨票、運(yùn)貨單、收款通知單、付款通知單 | 外來原始憑證一般都是一次憑證 |
自制原始憑證 | 由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證 | 收料單、領(lǐng)料單、發(fā)貨票 | ||
填制手續(xù)及內(nèi)容 | 一次憑證 | 一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證 | 發(fā)貨票、運(yùn)貨單、收款通知單、付款通知單、收料單、領(lǐng)料單、發(fā)貨票 | 一次憑證是一次有效的憑證，數(shù)量較多，外來的原始憑證一般都是一次憑證。 |
累計(jì)憑證 | 在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證 | 為了控制材料的用量而設(shè)計(jì)的“限額領(lǐng)料單” | 一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬 | |
匯總原始憑證 | 對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證 | 發(fā)出材料匯總表 | 編制匯總原始憑證可以簡化編制憑證手續(xù)，但它本身不具備法律效率 | |
格式 | 通用憑證 | 由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證 | 某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)，在該省通用;由人民銀行制作的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，在全國通用 | 可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用 |
專用憑證 | 由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證 | 產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表、開工單、制造費(fèi)用分配表 |
| 分配標(biāo)準(zhǔn) | 憑證類別 | 含義 |
內(nèi)容 | 收款憑證 | 用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證 |
付款憑證 | 用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證 | |
轉(zhuǎn)賬憑證 | 用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證 | |
填列方式 | 復(fù)式憑證 | 將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證 |
單式憑證 | 每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的一個(gè)會(huì)計(jì)科目及其金額的記賬憑證 |