第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
（一）會計憑證傳遞的作用
1.有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度
單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。
2.有利于及時進(jìn)行會計記錄
及時記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會計核算，實行會計監(jiān)督。
（二）會計憑證傳遞程序和方法
單位應(yīng)根據(jù)具體情況(主要包括組織結(jié)構(gòu)、人員分工、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點)制定每一種憑證的傳遞程序和方法。
單位組織會計憑證傳遞，必須遵循內(nèi)部牽制原則，內(nèi)部牽制原則是建立內(nèi)部牽制制度的基本準(zhǔn)則，主要是指辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各項手續(xù)制度要相互制約、相互監(jiān)督。
組織會計憑證的傳遞，還必須根據(jù)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)所需要的時間，規(guī)定會計憑證在各個環(huán)節(jié)的停留時間，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及時記錄。
會計憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
會計憑證的保管主要有下列要求：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
(1)從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。
(2)若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
5.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。(教材：P203 15年)
【例題1·多選題】其他單位因特殊原因需要使用本單位的原始憑證，錯誤的做法是( )。
A.可以外借
B.將外借的會計憑證拆封抽出
C.不得外借，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制
D.將向外單位提供的憑證復(fù)印件在專設(shè)的登記簿上登記
【答案】AB
【解析】會計憑證不得外借，其它單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
【本章小結(jié)】
一、原始憑證的分類
二、記賬憑證的分類
三、原始憑證的填制要求和審核內(nèi)容（注意多項選擇題）
（一）原始憑證的填制要求
1.記錄要真實。
2.內(nèi)容要完整。
3.手續(xù)要完備。
4.書寫要清楚、規(guī)范。
5.編號要連續(xù)。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。
7.填制要及時。
（二）原始憑證的審核內(nèi)容
經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理：
1.對于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時據(jù)以編制記賬憑證入賬；
2.對于真實、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續(xù)；
3.對于不真實、不合法的原始憑證，會計機(jī)構(gòu)、會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。
四、記賬憑證的填制要求和審核內(nèi)容
填制記賬憑證時若發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。
1.填制時(未入賬)——重新填制即可修改錯誤。
2.已登記入賬的記賬憑證錯誤更正：
（1）在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時
①金額以外有錯——先用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。
②如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤。也可將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證：調(diào)增金額用藍(lán)字、調(diào)減金額用紅字。
（2）發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的——應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
| 分類標(biāo)準(zhǔn) | 憑證類別 | 含義 | 舉例 | 備注 |
來源不同 | 外來原始憑證 | 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證 | 發(fā)貨票、運貨單、收款通知單、付款通知單 | 外來原始憑證一般都是一次憑證 |
自制原始憑證 | 由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證 | 收料單、領(lǐng)料單、發(fā)貨票 | ||
填制手續(xù)及內(nèi)容 | 一次憑證 | 一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證 | 發(fā)貨票、運貨單、收款通知單、付款通知單、收料單、領(lǐng)料單、發(fā)貨票 | 一次憑證是一次有效的憑證，數(shù)量較多，外來的原始憑證一般都是一次憑證。 |
累計憑證 | 在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證 | 為了控制材料的用量而設(shè)計的“限額領(lǐng)料單” | 一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時結(jié)出累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費用限額進(jìn)行費用控制，期末按實際發(fā)生額記賬 | |
匯總原始憑證 | 對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證 | 發(fā)出材料匯總表 | 編制匯總原始憑證可以簡化編制憑證手續(xù)，但它本身不具備法律效率 | |
格式 | 通用憑證 | 由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證 | 某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)，在該省通用;由人民銀行制作的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證，在全國通用 | 可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用 |
專用憑證 | 由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證 | 產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計算表、開工單、制造費用分配表 |
| 分配標(biāo)準(zhǔn) | 憑證類別 | 含義 |
內(nèi)容 | 收款憑證 | 用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會計憑證 |
付款憑證 | 用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會計憑證 | |
轉(zhuǎn)賬憑證 | 用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會計憑證 | |
填列方式 | 復(fù)式憑證 | 將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項所涉及的全部會計科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證 |
單式憑證 | 每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證 |