庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，也可以在計(jì)算機(jī)中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。
企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中，所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足，但又不能占用大面積的庫房和積壓大量的存貨，因此，需要建立庫存記錄。庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，也可以在計(jì)算機(jī)中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。無論使用什么系統(tǒng)，都記錄同樣的信息。
1．庫存控制卡的內(nèi)容
(1) 項(xiàng)目。庫存項(xiàng)目應(yīng)準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，如A4白文件紙。
(2) 單位。貨物訂購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放的單位，如令、盒、包等。
(3) 庫存參考號(hào)。給每一庫存項(xiàng)編號(hào)，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系，如C4，柜子編號(hào)是C，架板編號(hào)是4。
(4) 庫存量。一種物品應(yīng)該存儲(chǔ)的數(shù)量，這個(gè)數(shù)量要考慮到費(fèi)用、存儲(chǔ)空間和保存期限。
(5) 再訂貨量。當(dāng)庫存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須訂購(gòu)新物品以達(dá)到庫存量，通過考慮需要多少物品能保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行、平均使用量、物品交貨的時(shí)間長(zhǎng)短來確定這個(gè)數(shù)字。
(6) 最小庫存量。當(dāng)庫存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須采取緊急行動(dòng)，檢查是否已經(jīng)訂貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時(shí)間。緊急時(shí)有必要向供應(yīng)商緊急訂購(gòu)，以保證貨物在很短的時(shí)間內(nèi)就能交貨。
(7) 日期。必須記錄所有行動(dòng)的日期。
(8) 接收。記錄所有接收信息，包括發(fā)票號(hào)和供應(yīng)商的名字。在一些記錄卡片上，供應(yīng)商的名字記錄在卡片的前頭，在這些情況下，物品的庫存參考號(hào)可能是供應(yīng)商的目錄號(hào)。
(9) 發(fā)放。記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量、所發(fā)放物品的申請(qǐng)?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個(gè)人(部門)。
(10) 余額。在每一次處理后計(jì)算物品庫存余額。接收物品時(shí)在余額上加上接收的數(shù)量，物品的發(fā)放將從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫存物品的實(shí)際數(shù)量，并用于執(zhí)行庫存檢查。發(fā)現(xiàn)差異時(shí)要通知和報(bào)告給管理人員。
庫存的每一項(xiàng)都應(yīng)該記錄在庫存控制卡片上。秘書在每次物品發(fā)放或接收時(shí)填寫庫存控制卡，并記錄該項(xiàng)庫存的余額。
2．庫存記錄的目的
準(zhǔn)確的庫存記錄要保證滿足以下條件。
(1) 大量的資金不被不必要的庫存占用。
(2) 空間不被用來存儲(chǔ)不必要的貨物。
(3) 能監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。
(4) 保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。
(5) 監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失。
(6) 可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價(jià)。
3．庫存的管理要求
(1) 秘書在收到貨物以后，應(yīng)立即辦理辦公設(shè)備和耗材的進(jìn)貨登記，保證辦公設(shè)備和耗材準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)。
(2) 辦公設(shè)備和耗材出貨時(shí)，秘書應(yīng)實(shí)時(shí)地辦好出貨手續(xù)，對(duì)發(fā)放什么物品，發(fā)放給誰，哪些物品還存儲(chǔ)在庫里等做好記錄。
(3) 辦公設(shè)備和耗材的庫存管理要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的3卡一致。保證辦公設(shè)備和耗材的有效管理。
(4) 對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
4．辦公用品使用的監(jiān)督與調(diào)查
1) 對(duì)各部門使用的辦公物品進(jìn)行調(diào)查
(1) 核對(duì)用品領(lǐng)用申請(qǐng)單與辦公用品進(jìn)貨單。
(2) 核對(duì)用品申請(qǐng)單與實(shí)際使用情況。
(3) 核對(duì)辦公用品領(lǐng)用單與實(shí)際辦公用品庫存卡。
2) 對(duì)辦公用品使用的監(jiān)督
(1) 核對(duì)發(fā)票與辦公用品實(shí)物一致。
(2) 核對(duì)支票與送貨單一致。