2014年秘書資格考試(三級)實務(wù)案例分析

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人物:秘書鐘苗、同事周偉、張總(聲音)、李經(jīng)理(聲音)
    物品:印章、帶存根的介紹信、用印申請單、電話
    場景:秘書辦公室
    情景一
    秘書鐘苗著職業(yè)裝坐在辦公桌前整理文件。鏡頭掃過辦公室,環(huán)境整潔,但地面有*露的電源線。門口有滅火器。
    電話鈴響下,鐘苗及時拿起聽筒:“你好!偉南公司?!甭犕仓袀鱽硗轮軅サ穆曇簦骸扮娒?,我一會兒要去天地公司聯(lián)系業(yè)務(wù),你給我開張介紹信?!薄昂玫摹!辩娒绱鸬?,“別忘了填張用印申請單?!敝軅ィ骸昂玫摹!?BR>    電話鈴又響了,鐘苗及時拿起聽筒:“你好!偉南公司?!甭犕仓袀鱽韽埧偟穆曇簦骸扮娒?,今天下行我臨時有個會議,原定召開的各部門經(jīng)理會議挪到明天下午吧,時間地點不變,你安排一下?!辩娒纾骸昂玫?。我馬上安排?!?BR>    放下電話,鐘苗從文件夾中抽出“上司工作日志”,在上面做了修訂;又抽出“個人工作日志”做了修改。
    鐘苗拿起電話,撥號。鐘苗:“后勤嗎?我是鐘苗,今天下午的會取消了,就不用會議室了。會議改在明天下午舉行,我預(yù)訂一下會議室。時間還下午兩點鐘?!?BR>    “好的,謝謝啊!”鐘苗放下話筒。
    “得趕緊通知各位經(jīng)理?!辩娒缱哉Z道。她繼續(xù)撥電話:“銷售部嗎?請問趙經(jīng)理在嗎?趙經(jīng)理,我是鐘苗,今天下午的會議取消了,改在明天下午進行……”
    (畫面淡出)
    情景二
    鐘苗繼續(xù)整理文件。周偉推門進來,把用印申請單遞細鐘苗。
    周偉:“這是用印申請單?!?特寫)
    偉南公司用印申請單
    鐘苗接過來看了看,說:“喲,你們部李經(jīng)理沒有簽字,我不能給你蓋章。”周偉有些著急,“我已經(jīng)跟李經(jīng)理說過了,他同意了?!薄皠e急,我問一下?!辩娒缯f著撥通了李經(jīng)理的電話。
    鐘苗:“李經(jīng)理,周偉去天地公司聯(lián)系業(yè)務(wù)需要開介紹信,您沒有在用印申請表上簽字,您看怎么辦?”李經(jīng)理:“噢,這事我知道。我正在開會,你先給他開介紹信,一會兒我補一下簽字?!辩娒纾骸昂玫?。”
    鐘苗隨手從桌子上的文件夾中取出介紹信,填好相關(guān)內(nèi)容,然后從抽屜里拿出印章。(特定:章的位置正確,騎年蓋月,但章蓋倒了。)
    鐘苗將介紹信撕下遞給周偉:“給?!薄爸x謝!”周偉接過來看了看,“鐘苗,能不能給我開幾張空白介紹信,每次都要找經(jīng)理簽字,太麻煩了!”
    鐘苗一邊在文件夾中找“用印登記本”,一邊回答:“這恐怕不行,你用的時候再來開就是了?!薄澳呛冒?。”周偉無奈地說,“我走了啊!再見!”鐘苗:“再見。”
    鐘苗翻開“用印登記本”,根據(jù)“用印申請表”在上面進行登記。
    1、秘書著裝正確。對
    2、電源線*露,存在安全隱患。錯
    3、放置滅火器,有安全意識。對
    4、接聽電話及時。對
    5、電話應(yīng)答語正確。對
    6、知道用印需要填定申請單。對
    7、能夠?qū)ぷ魅罩炯皶r進行修改。對
    8、能夠管理上司工作日志。對
    9、能夠及時預(yù)訂會議室。對
    10、能夠及時將會議變動信息通知相關(guān)人員。對
    11、用印申請表上必須要有負責人簽字。錯
    12、碰到不明確的情況,能夠主動向上司請示核準。對
    13、介紹信應(yīng)放在加鎖的抽屜里,隨用隨開。錯
    14、印章必須要加鎖保管。錯
    15、文末落款位置正確,騎年蓋月。對
    16、文末章蓋倒了。錯
    17、沒有蓋騎縫章。錯
    18、不能開空白介紹信。對
    19、用印后能夠進行用印登記。對