第十章會計檔案
本章內容簡介：
本章介紹的是會計檔案的相關知識，主要包括五部分內容：
（1）會計檔案的概念和內容；（2）會計檔案的歸檔；（3）會計檔案的保管期限；（4）會計檔案的查閱和復制；（5）會計檔案的銷毀。
本章分值及題型：
本章內容非常少，分值也不多，大約在3分左右。主要題型是選擇題和判斷題，也可能涉及簡答題。
本章重點：（1）會計檔案的保管期限；（2）會計檔案的銷毀。
一、會計檔案的概念和內容
（一）概念：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。
（二）內容：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，會計憑證包括記賬憑證、原始憑證、匯總憑證等；會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、輔助賬簿等；財務會計報告包括會計報表、附表、附注及文字說明（財務情況說明書）等；其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案的歸檔
主要掌握下列內容：
1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管一年；期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
2.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
三、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天（1月1日）算起，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。具體情況參見教材171頁。
會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。
2.保管期限為25年的會計檔案有：現金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款）；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農牧業(yè)稅結算憑證；會計移交清冊。
4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫、退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。
5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年；銀行余額調節(jié)表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。
6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告；財政總預算會計旬報。
會計基礎延伸閱讀
《基礎會計》是會計學科體系的重要組成部分，也是會計的入門課程。要學習會計學科，首先要學習基礎會計。作為會計專業(yè)的學員，以后還將繼續(xù)學習中級財務會計、成本會計、管理會計、財務管理等一些深層次的會計課程，熟練掌握基礎會計的理論、方法，為以后學習其他會計課程打好基礎是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學員，本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學生的專業(yè)知識結構，擴大學生的知識面。掌握科學的學習方法是學好這門課程的關鍵所在： 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎課，有關的概念、理論很多，對于這些概念一定要準確地理解其含義，對于相關理論不僅要掌握其內容，還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎會計將教會我們如何對具體的經濟業(yè)務進行核算的方法，如：設置會計科目與帳戶、復式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產計算、負債計算、所有者權益計算、成本計算、利潤計算、財產清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強，要求學員認真完成實務操作作業(yè)，并多向教師及財會人員請教，對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認識，做到能運用所學理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯系
1、注意各項經濟業(yè)務之間的聯系在一個企業(yè)的生產經營過程中會發(fā)生許多筆經濟業(yè)務，許多經濟業(yè)務之間是有聯系的，例如：“業(yè)務一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計人員要注意到兩筆經濟業(yè)務之間的連貫關系。
2、注意各賬戶之間的聯系為了更方便地記錄各項經濟業(yè)務，在會計中設置了許多獨立的賬戶，如：原材料賬戶、現金賬戶、銀行存款賬戶、應付賬款賬戶等等，一筆經濟業(yè)務的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數量變化，如：“業(yè)務一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應付賬款賬戶增加10000元。所以在學習中要注意各賬戶的相互聯系，會判斷一筆業(yè)務的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯系前面介紹的設置會計科目與賬戶、復式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產計算、負債計算、所有者權益計算、成本計算、利潤計算、財產清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內在的聯系，在學習中要注意這種聯系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報表，因為編制報表要使用前面核算方法得出的數據。
三、處理三個關系
1、處理好全面與重點的關系基礎會計講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學員能夠從中總結出重點內容，只有處理好全面與重點的關系，才能高效率地學好這門課程，達到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關系會計課程主要教給學員能夠獨立完成會計實際工作的方法，以注重實踐為特點，因此死記硬背的學習方法是不能很好地完成學習任務的，要求學員能夠處理好理解與記憶的關系，即在理解的基礎上加強記憶。
3、處理好自學與面授的關系由于面授時間有限，所以要求學員充分利用教材、錄像、課件、網上資源等多種媒體進行自學，處理好自學與面授之間的互補關系，達到最佳的學習效果。
本章內容簡介：
本章介紹的是會計檔案的相關知識，主要包括五部分內容：
（1）會計檔案的概念和內容；（2）會計檔案的歸檔；（3）會計檔案的保管期限；（4）會計檔案的查閱和復制；（5）會計檔案的銷毀。
本章分值及題型：
本章內容非常少，分值也不多，大約在3分左右。主要題型是選擇題和判斷題，也可能涉及簡答題。
本章重點：（1）會計檔案的保管期限；（2）會計檔案的銷毀。
一、會計檔案的概念和內容
（一）概念：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。
（二）內容：會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。其中，會計憑證包括記賬憑證、原始憑證、匯總憑證等；會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、輔助賬簿等；財務會計報告包括會計報表、附表、附注及文字說明（財務情況說明書）等；其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案的歸檔
主要掌握下列內容：
1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管一年；期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
2.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
三、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天（1月1日）算起，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。具體情況參見教材171頁。
會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。
2.保管期限為25年的會計檔案有：現金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款）；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農牧業(yè)稅結算憑證；會計移交清冊。
4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫、退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。
5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年；銀行余額調節(jié)表；銀行對賬單；財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。
6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告；財政總預算會計旬報。
會計基礎延伸閱讀
《基礎會計》是會計學科體系的重要組成部分，也是會計的入門課程。要學習會計學科，首先要學習基礎會計。作為會計專業(yè)的學員，以后還將繼續(xù)學習中級財務會計、成本會計、管理會計、財務管理等一些深層次的會計課程，熟練掌握基礎會計的理論、方法，為以后學習其他會計課程打好基礎是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學員，本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑，有助于完善學生的專業(yè)知識結構，擴大學生的知識面。掌握科學的學習方法是學好這門課程的關鍵所在： 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎課，有關的概念、理論很多，對于這些概念一定要準確地理解其含義，對于相關理論不僅要掌握其內容，還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎會計將教會我們如何對具體的經濟業(yè)務進行核算的方法，如：設置會計科目與帳戶、復式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產計算、負債計算、所有者權益計算、成本計算、利潤計算、財產清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法，要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強，要求學員認真完成實務操作作業(yè)，并多向教師及財會人員請教，對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認識，做到能運用所學理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯系
1、注意各項經濟業(yè)務之間的聯系在一個企業(yè)的生產經營過程中會發(fā)生許多筆經濟業(yè)務，許多經濟業(yè)務之間是有聯系的，例如：“業(yè)務一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。 業(yè)務二 用銀行存款支付10000元的貨款。”會計人員要注意到兩筆經濟業(yè)務之間的連貫關系。
2、注意各賬戶之間的聯系為了更方便地記錄各項經濟業(yè)務，在會計中設置了許多獨立的賬戶，如：原材料賬戶、現金賬戶、銀行存款賬戶、應付賬款賬戶等等，一筆經濟業(yè)務的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數量變化，如：“業(yè)務一 企業(yè)購10000元的材料，貨款未付。”會使物資采購賬戶增加10000元，應付賬款賬戶增加10000元。所以在學習中要注意各賬戶的相互聯系，會判斷一筆業(yè)務的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯系前面介紹的設置會計科目與賬戶、復式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產計算、負債計算、所有者權益計算、成本計算、利潤計算、財產清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內在的聯系，在學習中要注意這種聯系，掌握好各種核算方法的使用順序，如：一定要最后編制報表，因為編制報表要使用前面核算方法得出的數據。
三、處理三個關系
1、處理好全面與重點的關系基礎會計講授的都是一些最基本的理論、方法，在要求大家全面掌握的同時，還要求學員能夠從中總結出重點內容，只有處理好全面與重點的關系，才能高效率地學好這門課程，達到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關系會計課程主要教給學員能夠獨立完成會計實際工作的方法，以注重實踐為特點，因此死記硬背的學習方法是不能很好地完成學習任務的，要求學員能夠處理好理解與記憶的關系，即在理解的基礎上加強記憶。
3、處理好自學與面授的關系由于面授時間有限，所以要求學員充分利用教材、錄像、課件、網上資源等多種媒體進行自學，處理好自學與面授之間的互補關系，達到最佳的學習效果。