2.1 符合性
質(zhì)量體系文件必須做到以下兩個符合性：
（1） 符合企業(yè)的質(zhì)量方針和目標；
（2） 符合所選質(zhì)量保證模式標準的要求。
這兩個符合性，也是質(zhì)量體系認證的基本要求。
2.2 確定性
在描述任何質(zhì)量活動過程時，必須使其具有確定性。即何時、何地，由誰，依據(jù)什么文件，怎么做及應保留什么記錄等必須加以明確規(guī)定，排除人為的隨意性。只有這樣才能保證過程的一致性，才能保障產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。
2.3 相容性
各種與質(zhì)量體系有關的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標承擔好相應的任務。從質(zhì)量策劃開始就應當考慮保持文件的相容性。
2.4 可操作性
質(zhì)量體系文件都必須符合企業(yè)的客觀實際，具有可操作性。這是文件得以有效貫徹實施的重要前提。因此，應該做到編寫人員深入實際進行調(diào)查研究，使用人員及時反饋使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可以操作且行之有效。
2.5 系統(tǒng)性
質(zhì)量體系本應是一個由組織結構、程序、過程和資源構成的有機的整體。而在體系文件編寫的過程中，由于要素及部門人員的分工不同，側重點不同及其局限性，保持全局的系統(tǒng)性較為困難。因此，應該站在系統(tǒng)高度，著重搞清每個程序在體系中的作用，其輸入、輸出與其他程序之間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。此外，文件之間的支撐關系必須清晰：質(zhì)量體系程序要支撐質(zhì)量手冊，即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都有交待、有控制的安排。作業(yè)文件也應如此支撐質(zhì)量體系程序。
2.6 簡化
簡化可獲得如下效果：
（1） 節(jié)??；
（2） 減少差錯；
（3） 降低人員素質(zhì)和培訓要求。
在市場經(jīng)濟條件下，人員的流動性增加，簡化的效果更明顯。一個簡化的系統(tǒng)（過程）是更為可靠的系統(tǒng)（過程）。
質(zhì)量體系文件必須做到以下兩個符合性：
（1） 符合企業(yè)的質(zhì)量方針和目標；
（2） 符合所選質(zhì)量保證模式標準的要求。
這兩個符合性，也是質(zhì)量體系認證的基本要求。
2.2 確定性
在描述任何質(zhì)量活動過程時，必須使其具有確定性。即何時、何地，由誰，依據(jù)什么文件，怎么做及應保留什么記錄等必須加以明確規(guī)定，排除人為的隨意性。只有這樣才能保證過程的一致性，才能保障產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。
2.3 相容性
各種與質(zhì)量體系有關的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標承擔好相應的任務。從質(zhì)量策劃開始就應當考慮保持文件的相容性。
2.4 可操作性
質(zhì)量體系文件都必須符合企業(yè)的客觀實際，具有可操作性。這是文件得以有效貫徹實施的重要前提。因此，應該做到編寫人員深入實際進行調(diào)查研究，使用人員及時反饋使用中存在的問題，力求盡快改進和完善，確保文件可以操作且行之有效。
2.5 系統(tǒng)性
質(zhì)量體系本應是一個由組織結構、程序、過程和資源構成的有機的整體。而在體系文件編寫的過程中，由于要素及部門人員的分工不同，側重點不同及其局限性，保持全局的系統(tǒng)性較為困難。因此，應該站在系統(tǒng)高度，著重搞清每個程序在體系中的作用，其輸入、輸出與其他程序之間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。此外，文件之間的支撐關系必須清晰：質(zhì)量體系程序要支撐質(zhì)量手冊，即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都有交待、有控制的安排。作業(yè)文件也應如此支撐質(zhì)量體系程序。
2.6 簡化
簡化可獲得如下效果：
（1） 節(jié)??；
（2） 減少差錯；
（3） 降低人員素質(zhì)和培訓要求。
在市場經(jīng)濟條件下，人員的流動性增加，簡化的效果更明顯。一個簡化的系統(tǒng)（過程）是更為可靠的系統(tǒng)（過程）。